Obs!: Den här artikeln har fyllt sitt syfte och kommer snart att tas bort. För att undvika förvirring kommer vi att ta bort alla länkar som vi känner till. Om du har skapat länkar till den här sidan ber vi dig ta bort dem. På det sättet gör vi tillsammans webben mer användbar.
Webbplats post lådor har använts av många organisationer som samarbets verktyg. Den kom från en gemensam post låda som hjälper dig att koordinera och lagra grupp-och projektrelaterade meddelanden på ett och samma ställe och en SharePoint-webbplats för att lagra alla dina vanliga filer. Men eftersom de personer som samarbetar har ändrat under åren har kunder bett om en lösning som främjar ett mer aktivt samarbete. Därför har vi föråldrade webbplats post lådor och uppmuntrar dig att flytta till Office 365-grupper som ger en mycket bättre samarbete.
För mer information om det beslutet, se underutnyttjandet av webbplats post lådorna.
Med grupper i Office 365 kan du välja en grupp personer som du vill samarbeta med och enkelt skapa en samling med resurser som personerna kan dela. Du behöver inte tilldela behörigheter för alla dessa resurser manuellt eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter som de behöver för verktygen som gruppen har tillgång till.
Office 365-grupper går utöver vad webbplats post lådor ger och inkluderar:
-
Gäst åtkomst – med webbplats post lådor gick det inte att erbjuda personer utanför din organisations åtkomst. Med grupper kan du ge gäster åtkomst till e-postkonversationer, filer och den delade OneNote-anteckningsboken.
-
Delad inkorg – där de konversationer du traditionellt har i post lådan äger rum. Den delade inkorgen är fullt sökbar och skapar på så sätt ett användbart arkiv med gruppens meddelanden. Nybörjare inom till gruppen kan söka eller rulla bakåt i historiken för att snabbt komma igång med vad som har meddelats med gruppen.
-
Bibliotek för delade filer – din grupp har ett bibliotek i SharePoint-filer där användarna kan lagra, dela och samar beta i dokument, arbets böcker, presentationer, bilder och andra typer av filer som de behöver arbeta med.
-
Delad kalender – gruppen får en delad kalender för att publicera händelser relaterade till gruppen. Varje medlem som abonnerar på gruppen blir automatiskt inbjuden till händelser som publiceras i kalendern så att dessa händelser också kan visas i deras Office 365-kalendrar om de vill.
-
Delad OneNote-anteckningsbok – Gruppen har automatiskt tillgång till en delad OneNote-anteckningsbok där gruppmedlemmar kan samla in och samarbeta om information. Många grupper använder anteckningsgruppen för att skapa en aktiv wiki med vanliga frågor och andra resurser.
-
Innehållet kan upptäckas-grupper i Outlook är offentliga inom din organisation som standard, vilket innebär att de är enkla för andra personer i organisationen att upptäcka och gå med i och gå med i gruppen. Om gruppens innehåll är känsligt kan du göra gruppen privat, vilket döljer innehållet från personer som inte är medlemmar och kräver att gruppägaren godkänner alla förfrågningar om medlemskap.
-
Self-Service-skapande-administratörer behöver inte längre gå bogged efter förfrågningar från användare för att skapa grupper. Användare kan skapa sina egna grupper efter behov. Om du vill kontrol lera vilka användare i organisationen som kan skapa grupper läser du styra vem som kan skapa Office 365-grupper.
Katalog hantering
Att ha koll på katalogen är något som bekymrar alla administratörer. Här är några av de verktyg för Office 365-grupper som hjälper dig att göra det enklare:
-
Namngivnings principer – med namngivnings principer kan du definiera vad som är och acceptabla namn för grupperna. Det gör att användare inte kan använda svordomar eller förbjudna namn för grupper. Dessutom kan du använda prefix och suffix för företagets standard i grupp namnen.
-
Dynamiskt medlemskap – Dynamiskt medlemskap gör att du kan använda regler för att ställa in gruppmedlemskap, vilket lägger till (eller tar bort) gruppmedlemmar baserat på metadata (som avdelning eller roll) i active directory.
-
Dold grupp medlemskap – om du vill att medlemskaps listan ska vara konfidentiell, till exempel om medlemmarna är elever, kan du dölja medlems listan från fristående parter.
-
Behörighet för skapande – Det kan finnas personer i organisationen som inte ska kunna skapa nya grupper. Det finns olika tekniker för att hantera behörighet att skapa grupper i katalogen.
-
Granskningsloggar – Du kan lugnt låta användare skapa grupper och hantera gruppmedlemskap eftersom granskningsloggar för Office 365-grupper gör att du kan ta reda på vem som skapade eller tog bort en viss grupp eller ändrade gruppens medlemskap.
Leverans hantering
Leveranshantering ger dig några olika metoder att hantera hur meddelanden ska skickas eller tas emot av gruppen. Dessutom finns det verktyg för att övervaka flödet av dessa meddelanden.
-
Skicka som och Skicka för – De här inställningarna ger specifika användare möjlighet att skicka e-postmeddelanden som om de kommer från gruppen eller är för gruppens räkning.
-
Avsändarbegränsningar – De här inställningarna gör att du kan styra vem som kan skicka meddelanden till gruppen. Gruppen kan konfigureras för att tillåta e-post från externa parter men du kan vilja begränsa detta till bara vissa specifika externa partner.
-
Stöd för externa användare – Genom att bjuda in gäster till gruppen kan du välja att de ska inkluderas i gruppens e-postkonversationer.
-
Transport regler – transport regler fungerar på samma sätt som de gör för Exchange. Reglerna kan leta efter meddelanden som uppfyller vissa villkor och kan användas för att hantera dessa meddelanden.
-
E-posttips – E-posttips är informativa meddelanden som visas för användare när de skriver ett meddelande. De kan minska antalet meddelanden som inte kan levereras genom att varna användare om meddelandet troligen ska till externa parter eller överskrider meddelandekvoter.
-
Flera proxyadresser – En grupp kan ha alias precis som en postlåda för en användare. Ytterligare proxyadresser kan vara praktiska för att ta emot meddelanden som skickats till andra alias eller för att göra det lättare att kontakta en grupp som har ett långt eller svårstavat namn.
-
Maximal storlek för sändning och mottagning – Kvoter kan minska problemen när gruppen tar emot (eller skickar) extremt stora meddelanden och ger möjlighet att hantera lagrings- och bandbreddskrav.
Innehållsprinciper
Office 365 har även en del verktyg för att hantera vilken typ av innehåll som delas i gruppen.
Rikt linjer för användning – du kan ange användnings regler för Office 365-grupper – för att utbilda användarna om de bästa metoderna för att hålla deras grupper effektiva och att utbilda dem med interna innehålls principer.
Data klassificering – du kan skapa ett anpassningsbart data klassificerings system för Office 365-grupper som tillåter separering av grupper efter princip typ (till exempel "oklassificerad", "företags konfidentiellt" eller "Top Secret"). På det här sättet kan dina grupper utnyttja principerna för annat innehåll i organisationen. Med utöknings bar princip kan organisationen konfigurera en slut punkt som anropas när en grupp skapas eller ändras – och du kan sedan implementera egna principer för att skapa eller ändra grupp.
Varför görs den här ändringen?
Webbplats post lådor uppmuntra ett passivt samarbete. När samarbete blir mer kritiskt för moderna team har våra kunder allt i fråga om lösningar som ger en mer aktiv samarbets upplevelse. Därför har vi beslutat att ta bort webbplats post lådorna och befordra användningen av grupper.
Det är enkelt att komma igång med grupper och det kan vara upp till minuter.
Skapa en SharePoint Online-gruppwebbplats som medföljer en Office 365-grupp genom att följa de här stegen:
-
Gå till SharePoint Online. Du kan komma dit genom att logga in på Office 365-portalen på https://www.Office.com sedan klicka på Start programmet i det övre högra hörnet i webbläsaren.
-
Klicka på + Skapa webbplats på Start sidan för SharePoint och välj grupp webbplats
-
Ange namnet på den nya grupp webbplatsen och beskrivningen i fönstret som visas. Fyll i alla andra fält som din organisation behöver och klicka på Nästa.
-
Lägg till ägare och medlemmar till webbplatsen i följande fönster och klicka på Slutför. Du kan välja att lägga till samma medlemmar som hör till grupp webbplatsen för klassisk användning.
Den nya SharePoint Online-gruppwebbplatsen är nu klar att användas. Mer information finns i skapa en grupp webbplats i SharePoint Online .
Om du vill komma åt dina grupper klickar du på Start programmet och går till e-post. Fliken grupper visas under mappar och en grupp skapas med samma namn som webbplats namnet i SharePoint. Den här gruppen är den delade post lådan i form av ett konversations utrymme, fliken filer som ger en snabb överblick av sidan dokument från SharePoint-webbplatsen, en grupp kalender och en antecknings bok som också kan visas på SharePoint-webbplatsen.
Nu är du redo att använda gruppen.
Vad händer med mina befintliga webbplats post lådor?
Vi förstår att vissa av er kanske har viktiga data i webbplats post lådorna som du behöver för att dina åtgärder ska bli vanliga. Dina befintliga webbplats post lådor fortsätter att fungera som förut under tiden.
Vad händer om jag använder Project Online?
Om du är Project Online -kund kan du inte ansluta till SharePoint Online-gruppwebbplatsen. Men du kan fortsätta att använda den klassiska versionen av Project-gruppwebbplatsen som fortsätter att fungera, men det går inte att skapa en ny webbplats post låda. Om du behöver en distributions lösning tillsammans med webbplatsen rekommenderar vi att du skapar en ny Office 365-grupp och använder det för e-post. Mer information finns i skapa en grupp i Outlook .
Vi håller på att arbeta på en lång sikt och meddelar dig när vi har en lösning.
Vad händer härnäst?
Vi har börjat sätta igång med administrations verktyg för klient organisation för att ansluta befintliga SharePoint-gruppwebbplatser till nya Office 365-grupper. Mer information finns i detta inlägg.
Mer information
Vi lyssnar
Den här artikeln uppdaterades senast den tionde 2018 som resultatet av dina synpunkter. Om du har hittat den här informationen, särskilt om du inte gjorde det, kan du använda knapparna nedan för att berätta hur vi kan göra den bättre.
