Använda rapporter och diagram i Business Contact Manager

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

En rapport är ett utmärkt verktyg för att få insikter till dina konton, affärskontakter, Leads, affärsmöjligheter, affärsprojekt och marknadsföringsaktiviteter. Du kan öppna mängder av rapporter i Business Contact Manager för Outlook, plus ändra, spara, uppdatera och återanvända en nästan obegränsad mängd ytterligare rapporter.

Den här artikeln beskrivs de rapport-funktionerna i Business Contact Manager för Outlook och hur du kan arbeta med rapporter, anpassa dem och använda dem för att starta andra affärsverksamhet.

Vad vill du göra?

Öppna och ändra en rapport

Spara, uppdatera och skriva ut en öppen rapport

Skapa ett diagram från en rapport

Exportera en rapport till Excel eller något annat program för analys

Starta en marknadsföringsaktivitet från en rapport

Öppna en rapport från en gadget

Visa lista över vanliga rapporter

Öppna och ändra en rapport

Business Contact Manager för Outlook innehåller många fördefinierade rapporter. Om du inte ser exakt vad du behöver kan du öppna en rapport som liknar och ändra den efter behov. Du kan också spara din anpassade rapporter för senare återanvändning.

Öppna en rapport

  1. I menyfliksområdet, klicka på fliken rapporter tillgängliga rapporter grupperade efter deras relaterade arbetsytor: Kontakthantering, Försäljning, marknadsföring eller Affärsprojekt. Öppna gruppen innehåller rapporter som du har ändrat och sparat.

    Fliken Rapporter i menyfliksområdet

  2. Om du vill öppna en fördefinierad rapport, klicka på knappen för typ av rapport som du vill se och klicka sedan på namnet på rapporten i listan.

  3. Om du vill öppna en modifierad rapport som du har sparat, klicka på Sparade rapporter, klicka på rapportnamnet på i dialogrutan Öppna sparade rapporter och klicka sedan på Öppna.

Tips: Om du är osäker på innehåller vilken grupp eller kategori den rapport som du letar efter finns en lista över vanliga rapporter.

Om du behöver hjälp med att ändra en rapport finns i Ändra en rapport för att göra den mer användbar.

Överst på sidan

Ändra en rapport

Du har en stor mängd kontroll över utseendet på dina rapporter i Business Contact Manager för Outlook.

I det här avsnittet

Ändra layouten för en rapport

Ändra en rapport för att göra dem mer användbara

Ändra layouten för en rapport

Det finns flera sätt att ändra layout eller utseende, för en rapport. Du kan använda dessa metoder individuellt eller i kombination. ordningen på de ändringar du gör spelar ingen roll.

  • Använd fönstret Anpassa rapport    Klicka på något av alternativen för att öppna Fönstret Anpassa rapporten i menyfliksområdet i gruppen Layout:

    • Välj kolumn. Om du vill ändra vilka kolumner som ska visas på den här knappen och sedan klicka på fliken + (plus) logga att expandera listan och visa alla objekt i den. De tillgängliga alternativen varierar beroende på rapporten som du ändrar. Markera kryssrutorna för de kolumner som du vill visa och avmarkera kryssrutorna för objekt som du inte vill ska visas i rapporten.

    • Sidhuvud och sidfot. Om du vill lägga till ett sidhuvud eller en sidfot i rapporten eller lägga till anteckningar i rapporten, klicka på den här knappen och sedan Markera kryssrutorna och ange information för de kolumner som du vill visa. Avmarkera kryssrutorna för de kolumner som du inte vill ska visas i rapporten.

    • Teckensnitt. Om du vill ändra hur teckensnitt och tal visas klickar du på teckensnitt. Klicka på de alternativ som du vill ändra och uppdatera dem efter behov. Du kan ändra teckensnitt i själva rapporten på etiketterna för rader och kolumner och i de numeriska fälten för summor och delsummor.

  • Använd kontrollerna sortera och filtrera     Menyfliksområdet i gruppen Sortera och filtrera gör du något av följande:

    • Filter. Du kan begränsa resultatet ska visas i rapporten genom att filtrera rapporten. Mer information om filtrering en rapport finns i Filtrera poster i Business Contact Manager.

    • Stigande eller Fallande. Klicka på något av dessa alternativ för att ändra sorteringsordningen för posterna i rapporten. Listor sorteras i alfabetisk ordning baserat på primärt fält i rapporten. Till exempel i rapporten med titeln affärskontakter efter konto sorteras i listan först efter på kontonamnet. Under kontonamnet visas varje affärskontakt som är länkade till ett konto i alfabetisk ordning.

      Tips: Namn visas som informationen i fältet Fullständigt namn. Om du tar med rubriker i det fullständiga namnet ingå rubrikerna i sorteringen. Till exempel skulle det fullständiga namnet Sr. Carlos Lacerda stå under S.

  • Ändra ordning på kolumner     Om du vill ändra ordningen på kolumner i en rapport, helt enkelt klicka på ett kolumnnamn och drar den sedan till önskad plats.

  • Sortera objekt i en sekundär datafält    Om du vill vända ordningen på text och tal i ett sekundärt fält klickar du på namnet på fältet i rapporten. Du kan till exempel klicka på kolumnen Business Contact Name för att sortera namnen på listan över affärskontakter under varje kontonamn i omvänd alfabetisk ordning i rapporten med titeln Affärskontakter efter konto. Klicka på rubriken för kolumnen igen om du vill återställa den ursprungliga ordern. Om du klickar på kolumnnamnet adress - postnummer över på samma sätt listan affärskontakter under varje kontonamn i omvänd nummerordning.

  • Visa eller dölja grupper i en sekundär datafält     Klicka på - (minustecken) på en rad i rapporten om du vill dölja alla underordnade objekt och visa bara den första raden i rapportposten. Till exempel i rapporten med titeln Affärskontakter efter konto kan du på – (minustecken) med ett kontonamn så här döljer du listan över länkade affärskontakter. Om du vill ange att en lista är komprimerad ändras -- (minustecken) till ett + (plustecknet). Den här funktionen kan användas för att minska storlek och komplexitet i rapporten. Om du vill expandera en grupp genom att klicka på + plustecknet.

Överst på sidan

Ändra en rapport för att göra dem mer användbara

Det finns flera sätt att du kan ändra dina rapporter och göra dem mer användbar till dig själv eller medarbetare.

  • Filtrera resultat    Använda enkla och Avancerade filter när du har öppnat en rapport för att utesluta specifika poster från rapporten. Filtrera rapportresultat kan vara användbart för olika uppgifter. Till exempel är en rapport på Leads som är filtrerad efter plats ett utmärkt sätt för en direktutskick marknadsföringskampanjer om en händelse som du planerar i området. Mer information om filtrering finns i Filtrera poster i Business Contact Manager.

  • Ändra utseende    Uppdatera hur dina rapporter kommer att se ut med information i ändra layouten för en rapport

  • Data anpassningar    Innan du öppnar en rapport, kan du ringa viktiga ändringar i den, med anpassningar som användardefinierade fält eller ändringar i standard-posterna i olika listor. Lägga till egna fält i Lead- formulär till exempel att registrera den branschspecifika information du behöver och generera rapporter från den. Ändra alternativen i en lista, och dessa alternativ blir kolumner med data i rapporten nästa.

Mer information om hur du redigerar värden i listor finns Skapa och anpassa posttyper och listor.

Obs!: Om ett användardefinierat fält som du har lagt till en rapport tas bort från din Business Contact Manager-databasen, visas inte den sparade rapporten information från fältet borttagna. Om du exporterar en rapport med information till Excel innan fältet tas bort dessa rapporter inte är påverkas.

Överst på sidan

Korrigera datafel i en rapport

När du visar över en rapport kan upptäcka du fel som du vill korrigera. Du kan till exempel se att en affärskontakt har kopplats till fel konto. Den här typen av fel kan inte korrigeras i rapporten, men måste åtgärdas i enskilda poster ingår.

Om du vill åtgärda felet i det här exemplet kan öppna affärskontaktposten och ange rätt konto på Sidan Allmänt post i fältet Länkat konto. Om du sedan gå tillbaka till rapporten och i gruppen åtgärder, klickar du på Uppdatera rapporten blir korrekt.

Överst på sidan

Spara, uppdatera och skriva ut en öppen rapport

När du har granskat en rapport, kanske du vill spara de ändringar som du har gjort, uppdatera data eller skriva ut rapporten. Börja med en öppen rapport att slutföra någon av de här åtgärderna.

Spara en ändrad rapport

Det finns behöver inte spara en rapport som du inte har ändrat, eftersom det är tillgänglig på fliken rapporter i menyfliksområdet. Sparade rapporter lagras i Business Contact Manager för Outlook databas.

  1. Klicka på fliken rapporter i menyfliksområdet och sedan på typ av rapport du vill öppna och klicka sedan på rapportens namn så att det öppnas.

  2. Anpassa rapporten enligt beskrivningen i Öppna och ändra en rapport.

  3. Klicka på Spara som i menyfliksområdet i gruppen åtgärder.

  4. Skriv ett namn för rapporten i Spara som i dialogrutan som öppnas och klicka sedan på OK.

Klicka på Sparade rapporter om du vill öppna en anpassad rapport.

Tips: Rapporten sparas i samma kategori som den rapport som du har ändrat om du vill skapa den sparade rapporten.

Uppdatera data i en rapport

Rapporteringsdata uppdateras varje gång du öppnar en sparad rapport. Du kan också uppdatera den efter behov.

  1. Klicka på fliken rapporter i menyfliksområdet och sedan på typ av rapport du vill öppna och klicka sedan på rapportens namn så att det öppnas.

  2. Klicka på Uppdatera i menyfliksområdet i gruppen åtgärder.

Skriva ut en rapport

  1. Klicka på fliken rapporter i menyfliksområdet och sedan på typ av rapport du vill öppna och klicka sedan på rapportens namn så att det öppnas.

  2. Klicka på Skriv ut i menyfliksområdet i gruppen åtgärder.

Överst på sidan

Skapa ett diagram från en rapport

Du kan skapa ett diagram från de flesta rapporter i Business Contact Manager för Outlook och från de egna rapporter som du har skapat från en rapport. Rapporter som kan visas i diagrammet formuläret visas en aktiv diagramknappen ( Knappen Diagram ), i menyfliksområdet. Rapporter som saknar data kan inte visas som diagram.

  1. Öppna den rapport som du vill visa som ett diagram.

  2. Klicka på diagram i menyfliksområdet i gruppen Visa. Om ett diagram är för lång för att visa på skärmen, ska en vågrät rullningslist visas under diagrammet.

    Tips: Om du vill skapa mer sofistikerade diagram, exportera rapportdata till Excel och använda det för att skapa ditt diagram. Mer information om hur du exporterar rapportdata till Excel finns i Exportera en rapport till Excel eller något annat program för analys.

exempel på diagram

  1. Använda kontrollerna i gruppen diagram i menyfliksområdet för att anpassa ditt diagram.

  2. Etiketter     Klicka på etiketter om du vill lägga till eller ta bort axelrubriker och förklaring.

  3. Värden     Klicka på värden för att markera de data som visas i rapporten. Du kan till exempel visa Tal affärsmöjligheter    eller intäkter data i diagrammet för affärsmöjligheter efter källa.

  4. Förväntat    och Total    markerar du kryssrutorna om du vill att diagrammet ska visa faktisk intäkt eller den förväntade intäkter.

    Obs!: De här kryssrutorna är inte tillgängliga på varje diagram.

Överst på sidan

Exportera en rapport till Excel eller något annat program för analys

Du kan enkelt exportera en Business Contact Manager för Outlook rapport till Microsoft Excel eller något annat program för djupare analys. Om du vill exportera rapportdata till ett annat program än Excel, börjar du med att exportera data till Excel. I Excel kan sparar du sedan data i ett filformat som kan öppnas i det andra programmet. Till exempel kan en Excel-fil som sparats i kommaavgränsade värden (.csv) filformat öppnas i en mängd olika program.

Gör något av följande:

Spara rapporten som en Excel-fil på datorn   

  1. Öppna den rapport som du vill exportera till Excel.

  2. Klicka på Exportera till Excel i menyfliksområdet i gruppen åtgärder. Rapporten öppnas i Excel.

  3. Klicka på knappen Spara om du vill öppna dialogrutan Spara som i Excel. Välj fler än 20 filformat för att spara rapporten.

E-rapporten som en Excel-fil bifogad fil   

  1. Öppna den rapport som du vill skicka ett e-postmeddelande.

  2. Klicka på Skicka som e-post i menyfliksområdet i gruppen åtgärder. En Outlook-e-postformulär öppnas med rapporten bifogad som en Excel-fil (.xlsx format).

  3. Fyll i raderna till och ämne, Skriv ett meddelande (valfritt) och klicka sedan på Skicka.

Överst på sidan

Starta en marknadsföringsaktivitet från en rapport

Du kan använda en rapport som innehåller adresser, telefonnummer eller e-postadresser med konton, affärskontakter, eller leder till att starta en marknadsföringsaktivitet i Business Contact Manager för Outlook.

  1. Öppna den rapport som du vill använda som grund för en marknadsföringsaktivitet.

  2. Klicka på CTRL + A Om du vill markera alla poster i listan.

  3. Klicka på Ny samtalslista, Massa e-post eller Utskrift av direktutskick på i gruppen kommunicera i menyfliksområdet och klicka sedan på Alla mottagare eller Markerad mottagare.

  4. Skapa mottagarlista för aktiviteten och innehållet i marknadsföringsaktiviteter aktivitetsformuläret som öppnas.

    Information om hur du skapar en samtalslista finns i Skapa och använda samtalslistor i Business Contact Manager. Mer information om hur du skapar andra marknadsföringsaktiviteter finns i marknadsföra produkter och tjänster i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Öppna en rapport från en gadget

Om du vill öppna en rapport från en gadget klickar du på ikonen rapport i gadgeten. Rapporter som öppnas från gadgetar fungerar precis som med rapporter som öppnas från menyfliksområdet.

Mer information om gadgetar finns i använda gadgetar i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Visa lista över vanliga rapporter

Följande lista över vanliga rapporter som är tillgängliga i Business Contact Manager för Outlook är ordnade efter posttyp.

Tips: De flesta rapporter kan omvandlas till ett diagram, enligt beskrivningen i Skapa ett diagram från en rapport.

Kontorapporter    

  • Konton efter tilldelning

  • Konton efter ort

  • Konton efter Delstat/provins

  • Konton efter postnummer

  • Konton efter område

  • Konton efter kategori

  • Konton efter klassificering

  • Konton efter betalningsstatus

  • Konton efter källa

  • Sammanfattning av kontoaktivitet

  • Aktivitet efter konto

  • Ej underhållna konton

  • Snabblista över konton

Företag kontakt rapporter    

  • Affärskontakter efter konto

  • Affärskontakter tilldelning efter

  • Affärskontakter efter ort

  • Affärskontakter efter Delstat/provins

  • Affärskontakter efter postnummer

  • Affärskontakter efter kategori

  • Affärskontakter efter klassificering

  • Affärskontakter efter betalningsstatus

  • Affärskontakter efter källa

  • Affärskontakter efter årsdag

  • Affärskontakter efter födelsedag

  • Affärskontaktsaktivitet

  • Aktivitet efter affärskontakt

  • Ej underhållna affärskontakter

  • Snabblista över affärskontakter

Lead-rapporter

  • Leads efter tilldelning

  • Leads efter tilldelats och bedömning av sökande

  • Leads efter poäng

Rapporter om affärsmöjligheter

  • Affärsmöjligheter efter produktartiklar eller tjänst

  • Affärsmöjligheter tilldelning efter

  • Affärsmöjligheter efter källa

  • Affärsmöjligheter efter konto

  • Affärsmöjligheter efter affärskontakt

  • Försenade affärsmöjligheter

  • Försäljningsflöde

  • Försäljningsförloppet

  • Aktivitet efter affärsmöjlighet

Andra försäljningsrapporter

  • Främsta kunder efter intäkter: konton

  • Främsta kunder efter intäkter: Affärskontakter

  • Viktigaste produkter: Bästsäljande produkter

  • Viktigaste produkter: Mest lönsamma produkter

  • Viktigaste produkter: Produkter med störst marginal

  • Vanliga referenter: Efter antal leads

  • Vanliga referenter: Efter Total försäljning

  • Inaktiva kunder: Under de senaste 30 dagarna

  • Inaktiva kunder: Under de senaste 90 dagarna

  • Inaktiva kunder: Under de senaste 180 dagarna

  • Inaktiva kunder: Under de senaste 365 dagarna

Marknadsföring rapporter

  • Affärsmöjligheter efter marknadsföringsaktivitet

  • Affärskontakter efter marknadsföringsaktivitet

  • Konton efter marknadsföringsaktivitet

  • Marknadsföringsaktiviteter efter kampanj

  • Marknadsföringsaktiviteter efter typ

  • Använda Telefonloggar efter samtalslista

Jobb projektrapporter

  • Affärsprojekt - alla

  • Affärsprojekt - Förfaller snart

  • Affärsprojekt - försenade

  • Affärsprojekt efter Status

  • Affärsprojekt efter förfallodatum

  • Affärsprojekt tilldelning efter

  • Affärsprojekt efter typ

  • Affärsprojekt efter prioritet

  • Affärsprojekt efter konto

  • Affärsprojekt efter affärskontakt

  • Projektuppgifter – alla

  • Projektuppgifter – förfaller snart

  • Projektuppgifter – försenade

  • Projektuppgifter efter projekt

  • Projektuppgifter tilldelning efter

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×