Använda Project Online med externa användare

I Project Online är en Project Web App-webbplats en webbplatssamling i SharePoint Online och delning av en Project Web App-webbplatsen med externa användare fungerar på samma sätt som delning av vilken annan SharePoint Online-webbplats som helst. I den här artikeln visar vi alternativ för extern delning som är relevanta för Project Web App i Project Online, tillsammans med licensieringskonsekvenser av att ge dina externa användare åtkomst till Project Web App-funktioner i Project Online. Vi uppmuntrar dig att läsa om hur du hanterar extern delning för SharePoint Online-miljön.

När en Project Web App-webbplats har delats med en extern användare kan användaren samarbeta med dokument och listor på den webbplatsen, inklusive risker och problem. All interaktion på en Project-webbplats kräver en Project Online-licens.

Obs!: Mer information om Project Online-licensöverväganden för externa användare finns i Tjänstbeskrivning för Project Online.

Att hantera licenser och behörigheter för externa användare fungerar likadant som för interna användare. (Om du vill hitta externa användare i användarlistan tittar du efter användare med #EXT# i användarnamnet.)

Planera delning av Project Web App med externa användare

Det finns två alternativ för att dela din Project Web App-webbplats i Project Online. Du kan fylla i din Office 365-katalog i förväg med användare som du vill dela webbplatsen med eller så kan du skicka delningsinbjudningar till användarna direkt via din Project Web App-webbplats.

Fylla i katalogen i förväg   

Du kan fylla i din Office 365-katalogen med externa användare, till exempel med hjälp av Azure Active Directory B2B-samarbete eller genom att lägga till användare manuellt och ändra användartypen till gäst. Det finns flera fördelar med att göra det:

  • När du konfigurerar delning för Project Web App-webbplatsen kan du välja alternativet Tillåt endast delning med externa användare som redan finns i organisationens katalog. Då får du bättre kontroll över delning av webbplatsen genom att begränsa vilka som kan bjudas in till webbplatsen.

  • Om du importerar en lista med användare till katalogen samtidigt kan du automatiskt lägga till dem i säkerhetsgrupper och använda dessa säkerhetsgrupper till att kontrollera webbplatsbehörigheter för de olika Project Web App-rollerna, till exempel projektledare eller teammedlem.

  • Du kan tilldela licenser till de importerade användarna innan du skickar dem länken till den Project Web App-webbplats så att de har åtkomst när de loggar in på Project Web App.

Lägga till användare under tiden   

Om du väljer att inte fylla i katalogen i förväg kan du välja alternativet Tillåt externa användare som accepterar att dela inbjudningar och att logga in som autentiserade användare när du konfigurerar delning för webbplatsen.

Fördelen med den här metoden är att webbplatsen lätt kan delas med alla som har ett Office 365- eller Microsoft-konto. Du kan bjuda in nya användare när du behöver genom att klicka på dela på Project Web App-webbplatsen. Användare som accepterar inbjudningar läggs till i din Office 365-katalog och du kan hantera dem där.

En sak att observera i den här metoden är att inbjudna användare inte läggs till i din Office 365-katalog förrän de accepterar delningsinbjudan och de måste finnas i katalogen innan du kan tilldela dem en Project Online-licens. På grund av detta, kommer de inte har fullständig åtkomst till Project Web App-webbplatsen när de först får inbjudan. De kan fortfarande arbeta med dokument, problem och risker men de kan inte hantera projekt eller arbeta med tidrapporter förrän de har en Project Online-licens.

Välja en delningsmetod   

Du kan använda någon av delningsmetoderna ovan eller använda en kombination av de två metoderna. Du kan fylla i katalogen i förväg med en första lista över användare och sedan bjuda in fler senare. Det viktiga är att välja det delningsalternativ som passar bäst för dig.

Alternativet Tillåt endast delning med externa användare som redan finns i organisationens katalog är mer begränsande och ger dig större kontroll över vem som kan bjudas in till webbplatsen. Om du vill använda det här alternativet måste du fylla i katalogen i förväg med de användare som du vill bjuda in till webbplatsen.

Alternativet Tillåt externa användare som accepterar delningsinbjudningar och logga Office 365in som autentiserade användare är det mest mångsidiga och du kan skicka inbjudningar till alla med ett eller Office 365- eller Microsoft-konto. Du kan fortfarande fylla i användare i förväg i katalogen med det här alternativet men det är inte nödvändigt.

Konfigurera delning för Project Web App

Använd följande procedur för att konfigurera delning för din Project Web App-webbplats i Project Online. Se till att delning är aktiverat på klientnivå innan du fortsätter.

Konfigurera delning för Project Web App

  1. I administrationscentret för SharePoint Online, i området för webbplatssamlingar markerar du kryssrutan för den Project Web App-webbplats som du vill dela.

  2. Klicka på Delning i menyfliksområdet.

  3. Välj det alternativ som du vill använda för delning:

    • Tillåt endast delning med externa användare som redan finns i organisationens katalog om du bara vill dela med användare som du har importerat från en annan katalog eller klientorganisation.

    • Tillåt externa användare som accepterar delningsinbjudningar och loggar in som autentiserade användare om du vill kunna skicka inbjudningar till användare med ett Microsoft- eller Office 365-konto.

  4. Klicka på Spara.

När du har konfigurerat delningsalternativen för din Project Web App-webbplats och lagt till användare i din Office 365-katalog (om det behövs) kan du bjuda in externa användare till webbplatsen genom att använda knappen Dela på webbplatsen på samma sätt som du skulle bjuda in interna användare.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×