Använda Office 365-grupper i stället för postlådor

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Postlådor har använts av många organisationer som deras samarbetsverktyg för val. Den levererades med en gemensam postlåda som hjälper dig att samordna och lagra team och projekt, relaterade e-post i en och samma plats och en SharePoint-webbplats för att lagra dina vanliga filer. Eftersom samarbetat för personer som har ändrats under år bett kunder om en lösning som höjer mer aktiva form av samarbete. Därför vi har inaktuell postlådor och uppmanar dig att gå till Office 365-grupper som ger en mycket rikare samarbete upplevelse.

Mer information om detta beslut finns Utfasningen av postlådor.

Med grupper i Office 365 kan du välja en grupp personer som du vill samarbeta med och enkelt skapa en samling med resurser som personerna kan dela. Du behöver inte tilldela behörigheter för alla dessa resurser manuellt eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter som de behöver för verktygen som gruppen har tillgång till.

Office 365 grupper utöver vad postlådor erbjuder och innehålla:

  • Gäståtkomst – med postlådor kunde du ger personer utanför organisationen åtkomst. Med grupper erbjuder du gäster tillgång till e-postkonversationer, filer och även delad OneNote-anteckningsbok.

  • Delade Inkorgen - där de konversationer du traditionellt har i postlådan äga rum. Den här delade Inkorgen är helt sökbart så att den blir en levande arkivering av gruppens meddelanden. Nystartare i gruppen kan söka eller bläddra igenom historiken till komma igång snabbt på vad är överförts med gruppen tidigare.

  • Delade filer biblioteket - gruppen har ett SharePoint-filer bibliotek där användarna kan lagra, dela och samarbeta i dokument, arbetsböcker, presentationer, bilder eller andra typer av filen som de behöver för att arbeta med.

  • Delad kalender - arbetsgruppen får en delad kalender kan du publicera händelser som hör till gruppen. Varje medlem som prenumererar på gruppen uppmanas automatiskt att händelser publicerat i kalendern så att dessa händelser kan också visas i sina kalendrar för Office 365 om de vill.

  • Delad OneNote-anteckningsbok - gruppen har automatiskt en delad OneNote-anteckningsbok där gruppmedlemmarna kan samla in och dela information. Många grupper använda anteckningsboken för att skapa en levande Wiki-sida med vanliga frågor och svar och andra resurser.

  • Är innehållet kan identifieras - grupper i Outlook är offentliga inom din organisation som standard, vilket innebär att de är lättare för andra personer i din organisation att upptäcka och ansluta till eller granska material i gruppen. Om innehållet i gruppen är känsliga kan du växla gruppen till privat, som döljer innehållet från icke-medlemmar och kräver gruppägare att godkänna alla förfrågningar om att ansluta till.

  • Standardsidan för att skapa - administratörer behöver få vilse i begäran från användare att skapa grupper. Användare kan skapa egna grupper efter behov. Om du vill styra vilka användare i organisationen kan skapa finns grupper i Kontrollera vem som kan skapa Office 365-grupper.

Directory Management

Behålla katalogen under kontrollen är viktig för varje administratör. Här är några av de verktyg som erbjuder Office 365-grupper för att förenkla som:

  • Namnge principer – namnge principer gör att du kan definiera vad är och inte är acceptabel namn för dina grupper. Som förhindrar att ge vanvördigt eller förbjudna namn till grupper. Du kan också använda företagets standard prefix eller suffix till gruppnamn.

  • Dynamiska medlemskap - dynamiska medlemskap kan du ange gruppmedlemskap av regeln som lägger till (eller tar bort) medlemmarna i gruppen baserat på metadata (till exempel avdelning eller roll) i active directory.

  • Dolda gruppmedlemskap - om du har ett skäl till att listan ska medlemskap av gruppen konfidentiella, till exempel om medlemmarna är elever kan du dölja medlemslistan från utomstående part.

  • Behörigheter för att skapa - där kanske vissa personer i din organisation som du inte vill ska kunna skapa nya grupper. Det finns flera metoder för att hantera behörigheter för att skapa i katalogen.

  • Granskningsloggar - du kan ha flera KONFIDENS att tillåta användare att skapa grupper och hantera gruppmedlemskap eftersom granskningsloggar för Office 365-grupper kan du spåra vem som har skapat eller tagit bort en viss grupp eller gjort ändringar i medlemskap i gruppen.

Leveranshantering

Leveranshantering ger dig några metoder för att hantera hur meddelanden ska skickas eller tas emot av gruppen. Det finns dessutom verktyg för att övervaka flödet i dessa meddelanden.

  • Skicka som och Skicka för – De här inställningarna ger specifika användare möjlighet att skicka e-postmeddelanden som om de kommer från gruppen eller är för gruppens räkning.

  • Avsändarbegränsningar – De här inställningarna gör att du kan styra vem som kan skicka meddelanden till gruppen. Gruppen kan konfigureras för att tillåta e-post från externa parter men du kan vilja begränsa detta till bara vissa specifika externa partner.

  • Stöd för externa användare – genom att bjuda in gäster till din grupp kan du låta ingår i e-postkonversationer i gruppen.

  • Transport regler - transportregler fungerar för grupper precis som de gör för Exchange. Reglerna kan leta reda på meddelanden som uppfyller vissa villkor och sedan kan utföra åtgärder på dessa meddelanden.

  • E-posttips – E-posttips är informativa meddelanden som visas för användare när de skriver ett meddelande. De kan minska antalet meddelanden som inte kan levereras genom att varna användare om meddelandet troligen ska till externa parter eller överskrider meddelandekvoter.

  • Flera proxyadresser - en grupp kan ha alias precis som en postlåda fungerar. Ytterligare proxyadresser kan vara praktiskt för att acceptera meddelanden som skickas till de andra alias eller gör det enklare att nå en grupp som har en lång eller svåra att stavningskontrollen namn.

  • Maximal storlek för sändning och mottagning – Kvoter kan minska problemen när gruppen tar emot (eller skickar) extremt stora meddelanden och ger möjlighet att hantera lagrings- och bandbreddskrav.

Innehållsprinciper

Office 365 har även en del verktyg för att hantera vilken typ av innehåll som delas i gruppen.

Riktlinjer för användning – Du kan definiera riktlinjer för användning för Office 365-grupper. Det kan användas för att informera användare om metodtips som ser till att grupper fungerar effektivt samt utbilda dem om interna innehållsprinciper. Ett exempel på detta finns i: Riktlinjer för användning för Microsoft-kunder och -partner.

Dataklassificering – Du kan skapa ett anpassningsbart dataklassificeringssystem för Office 365-grupper som tillåter uppdelning av grupper efter principtyp (t.ex. allmänt, företagssekretess eller hemligt). Det gör att grupperna kan använda principer för annat innehåll i organisationen. Utökningsbara principer gör att organisationen kan konfigurera en slutpunkt som anropas när en grupp skapas eller ändras. Du kan sedan implementera egna principer för att skapa eller ändra grupper.

Varför vi den här ändringen?

Postlådor bör passiv form av samarbete. Med collaboration bli mer kritiska för moderna team har våra kunders allt frågat efter lösningar som ger en mer aktivt samarbete upplevelse. Vi har valt därför återkalla postlådor och informerar om användningen av grupper.

Det är enkelt att komma igång med grupper och du kan vara igång i minuter.

Skapa en SharePoint Online gruppwebbplats som levereras med en Office 365-grupp genom att följa dessa steg:

  1. Gå till SharePoint Online. Du kan få det genom att logga in på Office 365-portalen på https://www.office.comsedan på startprogrammet i det övre högra hörnet i webbläsaren.

  2. Klicka på + Skapa webbplats på startsidan för SharePoint och välj Gruppwebbplats

  3. Ange nya team webbplats namn och beskrivning, i det fönster som dyker upp. Fyll i andra fält din organisation kräver och klicka på Nästa.

  4. Lägga till ägare och medlemmar på webbplatsen i fönstret följande och klicka på Slutför. Du kan välja att lägga till samma medlemmar som tillhörde din klassisk uppleva gruppwebbplats.

Nyligen skapade SharePoint Online gruppwebbplatsen är nu klar att användas. Mer information finns i Skapa en gruppwebbplats i SharePoint Online .

Om du vill komma åt dina grupper, klicka på startprogrammet och gå till e-post. Du hittar en grupper flik under mappar och en grupp skapas åt dig med samma namn som namnet på webbplatsen i SharePoint. Den här gruppen finns den delade postlådan i form av en konversation blanksteg, fliken filer som ger en snabb överblick över sidan dokument från SharePoint-webbplatsen, gruppen kalender och en anteckningsbok som du kan också visa från SharePoint-webbplatsen.

Du är nu redo att använda gruppen.

Vad är min befintliga postlådor?

Vi förstår att vissa av du kanske har viktiga data i din postlådor som du behöver för fortlöpande din verksamhet. Din befintliga postlådor fortsätter att fungera som tidigare för närvarande.

Vad händer om jag använder Project Online?

Om du är en Project Online -kund kan du inte ansluta till SharePoint Online gruppwebbplatsen. Du kan fortsätta använda klassisk upplevelse project gruppwebbplatsen som fortsätter att fungera minus möjligheten att skapa en ny postlåda. Om du behöver en adressetikett lösning tillsammans med webbplatsen rekommenderar vi att skapa en ny grupp i Office 365 och använda det för e-post. Mer information finns i Skapa en grupp i Outlook .

Vi håller på att arbeta på en långsiktiga lösning och meddelar dig när vi har en lösning.

Vad händer nu?

Vi har börjat att introducera innehavare Administrationsverktyg för att ansluta befintliga SharePoint-gruppwebbplatser till nya Office 365-grupper. Mer information finns i det här inlägget.

Mer information

Vi lyssnar

I den här artikeln uppdaterades senast den 10 juli 2018 resultat av dina kommentarer. Om du har hittat den här informationen användbar och särskilt om du inte använder du feedback kontrollerna nedan till berätta för oss hur vi kan göra den bättre.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×