Använda Microsoft Query för att hämta externa data

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Du kan använda Microsoft Query för att hämta data från externa källor. Genom att använda Microsoft Query för att hämta data från företagets databaser och filer kan du inte skriva in de data som du vill analysera i Microsoft Excel. Du kan också uppdatera Excel-rapporter och sammanfattningar automatiskt från den ursprungliga källdatabasen närhelst databasen uppdateras med ny information.

Använda Microsoft Query kan du ansluta till externa datakällor, markera data från de externa källorna, importera data i kalkylbladet och uppdatera data som behövs för att behålla dina kalkylbladsdata som synkroniseras med data i externa källor.

Typer av databaser som du kan komma åt     Du kan hämta data från flera olika typer av databaser, inklusive Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server och Microsoft SQL Server OLAP Services. Du kan också hämta data från Excel-arbetsböcker och textfiler.

Microsoft Office innehåller drivrutiner som du kan använda för att hämta data från följande datakällor:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-provider )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Text filen databaser

Du kan använda också ODBC-drivrutiner eller drivrutiner för datakällor från andra tillverkare för att hämta information från datakällor som inte visas här, inklusive andra typer av OLAP-databaser. Information om hur du installerar en ODBC-drivrutin eller drivrutin för datakälla som inte finns med här finns i dokumentationen för databasen eller kontakta återförsäljaren.

Markera data från en databas     Du hämtar data från en databas genom att skapa en fråga som är en fråga som du ber om data som lagras i en extern databas. Om dina data lagras i en Access-databas, kan du till exempel vill veta försäljningssiffrorna för en viss produkt efter region. Du kan hämta en del av data genom att välja bara data för den produkt och region som du vill analysera.

Med Microsoft Query kan välja du kolumner med data som du vill använda och importera dessa data till Excel.

Uppdatera ditt kalkylblad på en gång     När du har externa data i en Excel-arbetsbok när databasen ändras, kan du uppdatera data för att uppdatera din analys – utan att behöva återskapa sammanfattande rapporter och diagram. Du kan till exempel skapa en månatliga försäljning sammanfattning och uppdatera den varje månad när de nya försäljningssiffrorna kommer i.

Hur Microsoft Query använder datakällor     När du har konfigurerat en datakälla för en viss databas kan du använda den när du vill skapa en fråga för att välja och hämta data från databasen – utan att behöva ange alla anslutningsinformationen. Microsoft Query använder datakällan att ansluta till den externa databasen och visa vilka data som är tillgängliga. När du skapar din fråga och returnera data till Excel, erbjuder Microsoft Query Excel-arbetsbok med information om källan frågan och data så att du kan ansluta till databasen när du vill uppdatera data.

Använda Microsoft Query för att importera data    om du vill importera externa data till Excel med Microsoft Query, följer du de här grundläggande stegen som beskrivs i detalj i följande avsnitt.

Vad är en datakälla?     En datakälla är en lagrad uppsättning information som gör att Excel och Microsoft Query att ansluta till en extern databas. När du använder Microsoft Query för att konfigurera en datakälla kan du namnge datakällan och uppge namnet och platsen för databasen eller server, vilken typ av databasen och informationen om inloggning och lösenord. Informationen innehåller också namnet på en OBDC drivrutin eller en drivrutin för datakälla, som är ett program som ansluter till en viss typ av databasen.

Skapa en datakälla med Microsoft Query:

  1. Klicka på Från andra källor på fliken Data i gruppen Hämta externa Data och klicka sedan på Från Microsoft Query.

  2. Gör något av följande:

    • Ange en datakälla för en databas, en textfil eller en Excel-arbetsbok, klicka på fliken databaser.

    • Klicka på fliken OLAP-kuber om du vill ange en datakälla för OLAP-kub. Den här fliken är endast tillgänglig om du körde Microsoft Query från Excel.

  3. Dubbelklicka på < ny datakälla >.

    - eller -

    Klicka på < ny datakälla > och klicka sedan på OK.

    Dialogrutan Skapa ny datakälla visas.

  4. Skriv ett namn som identifierar datakällan i steg 1.

  5. Klicka på en drivrutin för typ av databas som du använder som datakälla i steg 2.

    Meddelanden: 

    • Om den externa databasen som du vill komma åt stöds inte av ODBC-drivrutiner som installeras med Microsoft Query och sedan måste du hämta och installera Microsoft Office-kompatibel ODBC-drivrutin från en tredjepartsleverantör, till exempel tillverkaren av den databasen. Kontakta återförsäljaren installationsinstruktioner.

    • OLAP-databaser kräver inte ODBC-drivrutiner. När du installerar Microsoft Query installeras drivrutiner för databaser som har skapats med hjälp av Microsoft SQL Server Analysis Services. Om du vill ansluta till andra OLAP-databaser, måste du installera en datakällans drivrutin och klienten program.

  6. Klicka på Anslut och ange sedan den information som behövs för att ansluta till datakällan. Den information som du tillhandahåller beror på vilken typ av datakälla som du har valt för databaser, Excel-arbetsböcker och textfiler. Du kanske du uppmanas att ange ett inloggningsnamn, ett lösenord, version av den databas som du använder, var databasen eller annan information som är specifika för typ av databasen.

    Viktigt!: 

    • Använd starka lösenord med kombinationer av stora och små bokstäver, siffror och symboler. Svaga lösenord är lösenord som inte är kombinationer av dessa element. Starkt lösenord: Y6dh!et5. Svagt lösenord: House27. Lösenord bör vara minst 8 tecken långa. Lösenord som innehåller minst 14 tecken är bättre.

    • Det är viktigt att du kommer ihåg lösenordet. Microsoft kan inte hämta lösenordet om du skulle glömma det. Om du skriver ned ett lösenord måste du förvara det på en säker plats, och inte tillsammans med den information som det ska skydda.

  7. Klicka på OK eller Slutför för att återgå till dialogrutan Skapa ny datakälla när du har angett informationen som krävs.

  8. Om databasen har tabeller och du vill ha en viss tabell ska visas automatiskt i Frågeguiden, klicka på rutan för steg 4 och klicka sedan på den tabell som du vill använda.

  9. Om du inte vill skriva ditt inloggningsnamn och lösenord när du använder datakällan markerar du kryssrutan Spara mitt användar-ID och lösenord i definitionen av datakällan. Det sparade lösenordet krypteras inte. Om kryssrutan inte är tillgänglig finns i din databasadministratör att avgöra om det här alternativet kan göras tillgängliga.

    Säkerhetsmeddelande: Undvik att spara inloggningsinformation när du ansluter till datakällor. Informationen kan lagras som oformaterad text, vilket innebär att illvilliga användare kan komma åt den och använda den för att göra intrång i datakällan.

När du har slutfört dessa steg visas namnet på datakällan i dialogrutan Välj datakälla.

Använd Frågeguiden för de flesta frågor     Frågeguiden är det enkelt att markera och samla data från olika tabeller och fält i databasen. Med Frågeguiden kan välja du de tabeller och fält som du vill ska ingå. En inre koppling (en fråga operation som anger att rader från två tabeller kombineras baserat på identiska fältvärden) skapas automatiskt när guiden känner igen ett primärnyckelfält i en tabell och ett fält med samma namn i en annan tabell.

Du kan också använda guiden sortera resultatet och utföra enkel filtrering. I det sista steget i guiden kan du välja att returnera data till Excel eller förfina frågan i Microsoft Query. När du har skapat frågan kan köra du den i antingen Excel eller Microsoft Query.

Gör följande om du vill starta Frågeguiden.

  1. Klicka på Från andra källor på fliken Data i gruppen Hämta externa Data och klicka sedan på Från Microsoft Query.

  2. Kontrollera att kryssrutan Använd Frågeguiden för att skapa eller redigera frågor är markerad i dialogrutan Välj datakälla.

  3. Dubbelklicka på den datakälla som du vill använda.

    - eller -

    Klicka på den datakälla som du vill använda och klicka sedan på OK.

Arbeta direkt i Microsoft Query för andra typer av frågor     Om du vill skapa en mer komplex fråga än vad Frågeguiden kan arbeta du direkt i Microsoft Query. Du kan använda Microsoft Query kan du visa och ändra frågor att börja skapa i Frågeguiden eller skapa nya frågor utan att använda guiden. Arbeta direkt i Microsoft Query när du vill skapa frågor som gör du följande:

  • Markera särskilda data från ett fält     I en stor databas kanske du vill välja vissa data i ett fält och utelämna data som du inte behöver. Om du behöver data för två av produkterna i ett fält som innehåller information om många produkter kan använda du villkor för att markera data för de två produkter som du vill använda.

  • Hämta data baserat på olika villkor varje gång du kör frågan     Om du behöver för att skapa samma Excel-rapport eller sammanfattning för olika områden i samma externa data, till exempel en separat försäljningsrapport för varje region – du kan skapa en parameterfråga. När du kör en parameterfråga uppmanas för ett värde som ska användas som villkoret när frågan markerar poster. Till exempel en parameterfråga kan du uppmanas att ange en viss region och du kan återanvända den här frågan om du vill skapa var och en av dina nationella försäljningsrapporter.

  • Ansluta till data på olika sätt     Inre kopplingar som skapas i Frågeguiden är den vanligaste typen av koppling som används för att skapa frågor. Ibland, men vill du använda en annan typ av koppling. Till exempel om du har en tabell med information om produktförsäljning och en tabell med kunduppgifter förhindras en inre koppling (typ som skapats med Frågeguiden) hämtning av kundposter för kunder som inte har gjort ett inköp. Använda Microsoft Query kan ansluta du dessa tabeller så att alla kundposter ska hämtas tillsammans med försäljningsdata för de kunder som har gjort inköp.

Gör följande om du vill starta Microsoft Query.

  1. Klicka på Från andra källor på fliken Data i gruppen Hämta externa Data och klicka sedan på Från Microsoft Query.

  2. Kontrollera att kryssrutan Använd Frågeguiden för att skapa eller redigera frågor är avmarkerad i dialogrutan Välj datakälla.

  3. Dubbelklicka på den datakälla som du vill använda.

    - eller -

    Klicka på den datakälla som du vill använda och klicka sedan på OK.

Reusing och dela frågor     I både Frågeguiden och Microsoft Query kan spara du dina frågor som en .dqy-fil som du kan ändra, återanvända och dela. Excel kan öppna DQY-filer direkt, vilket gör att du eller andra användare att skapa ytterligare externa dataområden från samma fråga.

Öppna en sparad fråga från Excel:

  1. Klicka på Från andra källor på fliken Data i gruppen Hämta externa Data och klicka sedan på Från Microsoft Query. Dialogrutan Välj datakälla visas.

  2. Klicka på fliken frågor i dialogrutan Välj datakälla.

  3. Dubbelklicka på den sparade frågan som du vill öppna. Frågan visas i Microsoft Query.

Om du vill öppna en sparad fråga och Microsoft Query redan är öppen, klicka på Microsoft Query Arkiv-menyn och klicka sedan på Öppna.

Om du dubbelklickar på en .dqy-fil Excel öppnas frågan körs och sedan infogar resultatet i ett nytt kalkylblad.

Om du vill dela en sammanfattning av Excel eller en rapport som baseras på externa data kan du kan ge andra användare en arbetsbok som innehåller externa dataområden eller kan du skapa en mall. En mall kan du spara sammanfattning eller rapporten utan att spara externa data så att filen blir mindre. Hämta externa data när en användare öppnar rapportmallen.

När du har skapat en fråga i antingen Frågeguiden eller Microsoft Query kan du returnera data till ett Excel-kalkylblad. Data blir en externt dataområde eller Pivottabellrapport som du kan formatera och uppdatera.

Formatering hämtade data     I Excel kan använda du Verktyg, till exempel diagram eller automatiska delsummor presentera och sammanfatta data som hämtats från Microsoft Query. Du kan formatera data och formateringen bevaras när du uppdaterar externa data. Du kan använda egna kolumnetiketter i stället för fältnamnen och lägga till radnummer automatiskt.

Excel kan automatiskt formatera nya data som du skriver i slutet av ett område så att de matchar föregående rader. Excel kan också automatiskt kopiera formler som har upprepats i föregående rader och utökas till ytterligare rader.

Obs!: För att kunna utökas till nya rader i området, format och formler måste anges i minst tre av de fem föregående raderna.

Du kan aktivera det här alternativet (eller inaktivera igen) när som helst:

  1. Klicka på Arkiv > Alternativ > Avancerat.

    I Excel 2007: Klicka på Microsoft Office-knappen , klicka på Excel-alternativ och klicka sedan på kategorin Avancerat.

  2. I avsnittet Alternativ för redigering markerar du kryssrutan utöka data område format och formler. Avmarkera den här kryssrutan om du vill inaktivera automatiska område dataformateringen igen.

Uppdatera externa data     När du uppdaterar externa data kan kör du frågan om du vill hämta alla nya eller ändrade data som matchar dina specifikationer. Du kan uppdatera en fråga i Microsoft Query och Excel. Excel innehåller flera alternativ för uppdatering av frågor, inklusive uppdatering av data när arbetsboken öppnas och automatisk uppdatering vid regelbundna intervaller. Du kan fortsätta att arbeta i Excel när data uppdateras och du kan också kontrollera status medan data uppdateras. Mer information finns i Uppdatera anslutna (importerade) data.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×