Använda ett trelägesarbetsflöde

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Med trelägesarbetsflödet följs status för ett listobjekt upp genom tre faser (lägen). Det kan användas i hantering av affärsprocesser där en organisation är tvungen att följa upp en stor volym av ärenden eller objekt, exempelvis kundstödsärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter.

I den här artikeln

Hur fungerar Trelägesarbetsflödet?

Konfigurera en lista kan användas med ett Trelägesarbetsflöde

Lägga till ett Trelägesarbetsflöde i en lista

Starta ett Trelägesarbetsflöde på ett objekt

Slutföra en arbetsflödesuppgift i ett Trelägesarbetsflöde

Så fungerar trelägesarbetsflödet

Trelägesarbetsflödet stöder affärsprocesser som kräver att en organisation följer upp status för ett ärende eller ett objekt genom tre olika lägen och två övergångar mellan dessa lägen. En person tilldelas en uppgift och erhåller en e-postavisering om uppgiften från arbetsflödet i samband med varje övergång. När uppgiften utförts, uppdateras statusen för objektet av arbetsflödet, som sedan fortsätter till nästa statusläge. Trelägesarbetsflödet är utformat så att det fungerar med listmallen Ärendeuppföljning, men kan användas med alla listor som konfigureras med en Alternativ-kolumn med tre eller fler värden. Värdena i Alternativ-kolumnen fungerar som de statuslägen som arbetsflödet följer upp.

Trelägesarbetsflödet kan användas i hantering av affärsprocesser där en organisation är tvungen att följa upp en stor volym ärenden eller objekt, exempelvis kundstödsärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter. De anställda på ett litet evenemangsplaneringsföretag kan exempelvis med en ärendeuppföljningslista och ett anpassat trelägesarbetsflöde hantera de många evenemangsrelaterade uppgifter som de planerar. I trelägesarbetsflödet följs evenemangsplaneringsuppgifterna upp genom tre lägen: Aktiv, Färdig för granskning och Slutförd. Alla evenemangsförberedande uppgifter som ska utföras inför ett specifikt evenemang kompileras i en ärendeuppföljningslista som skapats för evenemanget och markeras som Aktiv. Evenemangskoordinatorn tilldelar enskilda uppgifter till sina gruppmedlemmar och startar sedan trelägesarbetsflödet på dessa objekt, så att arbetet med evenemangsuppgiften kan påbörjas.

När arbetsflödet startar skapas en uppgift för den person som valts ut för denna. När en gruppmedlem tagit emot en uppgift, utför han eller hon det arbete som krävs för att uppgiften ska slutföras. Det kan vara arbete som utförs utanför listan eller webbplatsen där ärendeuppföljningslistan finns. Om en gruppmedlem exempelvis erhåller en arbetsflödesuppgift som går ut på att utarbeta ett cateringschema, kontaktar han eller hon ett cateringföretag och utarbetar sedan tillsammans med företaget en plan. När cateringschemat tagits fram markerar gruppmedlemmen sin arbetsflödesuppgift som slutförd. I det här läget uppdateras status för evenemangsuppgiften i ärendeuppföljningslistan från Aktiv till Färdig för granskning och en andra uppgift skapas, i vilken evenemangskoordinatorn ska granska cateringschemat. När evenemnagskoordinatorn granskat och godkänt cateringschemat markerar hon eller han arbetsflödesuppgiften som slutförd och status för uppgiften uppdateras från Färdig för granskning till Slutförd.

En arbetsflödesdeltagare kan slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde på två olika sätt. Deltagaren kan redigera arbetsflödesuppgiften så att den markeras som slutförd eller ändra status för arbetsflödesobjektet i listan (om deltagaren har behörighet att ändra denna lista). Om en deltagare manuellt uppdaterar status för arbetsflödesobjektet i listan, slutförs arbetsflödesuppgiften. Om deltagaren redigerar arbetsflödesuppgiften så att den markeras som slutförd, uppdateras status för arbetsflödesuppgiften i listan till Slutförd.

Åtgärderna i trelägesarbetsflödet i det här exemplet följer denna process:

Flödesschema av ett exempel på trelägesarbetsflöde

Överst på sidan

Konfigurera en lista som används med ett trelägesarbetsflöde

Innan du kan använda ett trelägesarbetsflöde måste du konfigurera en lista som ska användas tillsammans med arbetsflödet. Denna lista måste innehålla de objekt som du planerar att följa upp eller hantera med hjälp av arbetsflödet. Listmallen Ärendeuppföljning är utformad så att den ska fungera med trelägesarbetsflödet, men du kan också skapa en anpassad lista som används med arbetsflöden. Om du skapar en anpassad lista som ska användas med trelägesarbetsflödet, måste du säkerställa att listan innehåller minst en Alternativ-kolumn som inkluderar tre eller fler alternativvärden. När du konfigurerar ett trelägesarbetsflöde som ska användas med listan, måste du ange den Alternativ-kolumn som innehåller lägesvärdena som arbetsflödet följer upp.

Skapa en ärendeuppföljningslista som används med ett trelägesarbetsflöde

Du kan som standard använda ett trelägesarbetsflöde med alla listor som du skapar från listmallen Ärendeuppföljning.

  1. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på Skapa på sidan Allt webbplatsinnehåll.

    I de flesta fall kan du använda Webbplatsåtgärder-menyn Bild av knapp i stället att slutföra det här steget.

  1. Klicka på Ärendeuppföljning under Uppföljning.

    1. I rutan Namn anger du ett namn på listan. Listnamnet är obligatoriskt.

      Namnet visas högst upp på sidan, blir en del av webbadressen för sidan och visas i navigeringselement som hjälper användare att hitta och öppna listan.

  2. Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.

  3. Klicka på Ja i avsnittet Navigering om du vill lägga till en länk till den här listan på Snabbstart.

  4. Klicka på Skapa.

Skapa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde

Om du vill skapa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde måste du lägga till minst en Alternativ-kolumn som innehåller lägesvärdena som ska följas upp av arbetsflödet.

  1. Klicka på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på Skapa på sidan Allt webbplatsinnehåll.

    I de flesta fall kan du använda Webbplatsåtgärder-menyn Bild av knapp i stället att slutföra det här steget.

  1. Klicka på Anpassad lista under Anpassade listor.

    1. I rutan Namn anger du ett namn på listan. Listnamnet är obligatoriskt.

      Namnet visas högst upp på sidan, blir en del av webbadressen för sidan och visas i navigeringselement som hjälper användare att hitta och öppna listan.

  2. Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.

  3. Klicka på Ja i avsnittet Navigering om du vill lägga till en länk till den här listan på Snabbstart.

  4. Klicka på Skapa.

Anpassa en anpassad lista som kan användas med ett trelägesarbetsflöde

  1. Om listan inte redan är öppen klickar du på namnet i Snabbstart.

    Om namnet på listan inte visas klickar du först på Visa allt webbplatsinnehåll och sedan på namnet på listan.

  2. På menyn Inställningar menyn inställningar klickar du på Listinställningar.

  3. Klicka på Skapa kolumn under Kolumner.

  4. Ange vid Namn och typ under Kolumnnamn namnet på den kolumn som du ska ange lägesvärdena för arbetsflödet med.

  5. Välj Alternativ (flervalsmeny) under Informationstypen i den här kolumnen är.

  6. Ange en frivillig beskrivning för kolumnen vid Ytterligare kolumninställningar under Beskrivning.

  7. Klicka på Ja under Kräv att den här kolumnen innehåller information.

  8. Ange tre eller fler alternativvärden som du vill ha för den här kolumnen i listrutan under Ange varje alternativ på en separat rad.

    Dessa värden kommer att bli arbetsflödets lägen.

  9. Välj Nedrullningsbar meny eller Alternativknappar under Visa alternativ med.

  10. Klicka på Nej under Tillåt egna alternativ.

  11. Ange om du önskar ett specifikt standardvärde för denna kolumn eller om du vill lägga till det i standardvyn för listan.

  12. Klicka på OK.

Överst på sidan

Lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista

Du måste lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista innan du kan använda det på objekt i listan. När du lägger till ett trelägesarbetsflöde i en lista, anger du vilken kolumn i listan som innehåller lägesvärdena som du vill ska följas upp av arbetsflödet. Du anger också information om vad du vill ska hända vid respektive läge i arbetsflödet. Du kan exempelvis ange de individer som uppgifterna ska tilldelas och innehållet i de e-postaviseringar som uppgiftsmottagarna får.

Du måste ha behörigheten Hantera listor för att kunna lägga till ett arbetsflöde i en lista.

  1. Öppna listan som du vill lägga till ett trelägesarbetsflöde i.

    1. Klicka på Inställningar för listaInställningar-menyn menyn inställningar , eller klicka på inställningar för typ av bibliotek som du öppnar.

      I ett dokumentbibliotek klickar du till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek.

  2. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Behörigheter och hantering.

    Om arbetsflöden redan har lagts till i listan, biblioteket eller innehållstypen kommer du i det här steget direkt till sidan Ändra arbetsflödesinställningar, vilket betyder att du måste klicka på Lägg till arbetsflöde för att komma till sidan Lägg till arbetsflöde. Om inget arbetsflöde har lagts till i listan, biblioteket eller innehållstypen, kommer du i det här steget direkt till sidan Lägg till arbetsflöde.

  3. Klicka på Lägg till arbetsflöde på sidan Ändra arbetsflödesinställningar.

  4. Klicka på Tre lägen under Välj arbetsflödesmall under Arbetsflöde på sidan Lägg till arbetsflöde.

  5. Ange ett unikt namn för arbetsflödet vid Namn.

  6. Ange en uppgiftslista som ska användas med arbetsflödet vid Uppgiftslista.

    • Du kan använda den standardinställda Uppgifter-listan eller skapa en ny lista. Om du använder den standardinställda Uppgifter-listan, kommer arbetsflödesdeltagare enkelt att kunna hitta och visa sina arbetsflödesuppgifter genom att använda Mina uppgifter-vyn över Uppgifter-listan.

    • Skapa en ny uppgiftslista om uppgifterna för detta arbetsflöde kommer att exponera känslig eller konfidentiell information som du vill hålla separat från den allmänna listan Uppgifter.

    • Skapa en ny uppgiftslista om din organisation kommer att ha många arbetsflöden eller om arbetsflödena inbegriper många uppgifter. I det här fallet kan det vara lämpligt att skapa uppgiftslistor för respektive arbetsflöde.

  7. I avsnittet Historiklista väljer du en historiklista som ska användas med detta arbetsflöde. I historiklistan visas alla de händelser som inträffar under varje instans av arbetsflödet.

    Du kan använda den standardinställda Historik-listan eller skapa en ny. Om din organisation kommer att ha många arbetsflöden kan det vara lämpligt att skapa en separat historiklista för respektive arbetsflöde.

  8. Gör något av följande vid Startalternativ:

    • Om du vill tillåta att arbetsflödet startas manuellt markerar du kryssrutan Tillåt att det här arbetsflödet startas manuellt av en autentiserad användare med behörigheten Redigera objekt. Markera kryssrutan Kräv behörigheten Hantera listor för att starta arbetsflödet om du vill kräva ytterligare behörigheter för att starta arbetsflödet.

    • Om du vill att arbetsflödet ska startas automatiskt när nya objekt skapas, markerar du kryssrutan Starta det här arbetsflödet när nya objekt skapas.

  9. Klicka på Nästa.

  10. Välj, vid Arbetsflödestillstånd under Välj ett Alternativ-fält, den Alternativ-kolumn i listan som innehåller de värden som du vill använda för lägena i ditt arbetsflöde och välj sedan de kolumnvärden som du vill ha som Starttillstånd, Mellantillstånd och Sluttillstånd i arbetsflödet.

  11. Ange i de två avsnitten Ange vad som ska göras när ett arbetsflöde initieras (alternativ för den första uppgiften i arbetsflödet) och Ange vad som ska göras när ett arbetsflöde ändras till sitt mellantillstånd (alternativ för den andra uppgiften i arbetsflödet) följande information:

    Uppgiftsinformation

Uppgiftsrubrik:

Ange information som du vill inkludera i uppgiftsrubriken. Om du markerar kryssrutan Inkludera listfält läggs uppgiftsinformationen för listobjektet till i det anpassade meddelandet.

Uppgiftsbeskrivning:

Ange information som du vill inkludera i beskrivningen av uppgiften. Om du markerar kryssrutan Inkludera listfält läggs uppgiftsinformationen för listobjektet till i det anpassade meddelandet. Om du markerar kryssrutan Infoga länk till listobjekt inkluderas en länk till listobjektet i beskrivningen.

Förfallodatum för uppgift:

Om du vill ange ett förfallodatum för uppgiften markerar du kryssrutan Inkludera listfält och markerar sedan den datumkolumn i listan som innehåller förfallodatuminformationen som du vill använda.

Uppgift tilldelad:

Om du vill tilldela uppgiften till en person som angetts i listan klickar du på Inkludera listfält och väljer sedan den kolumn i listan som innehåller användarinformationen som du vill använda. När detta arbetsflöde startas tilldelas den första uppgiften till den person vars namn visas i denna kolumn för arbetsflödesobjektet.

Vill tilldela uppgiften i alla instanser av det här arbetsflödet till en person anger du, klickar du på anpassad och sedan skriver eller markerar du namnet på den person du vill tilldela uppgiften.

Information om e-postmeddelande

Markera kryssrutan Skicka e-postmeddelande om du vill att arbetsflödesdeltagarna ska få e-postaviseringar om sina arbetsflödesuppgifter.

Om du vill säkerställa att arbetsflödesdeltagarna erhåller e-postaviseringar och påminnelser om respektive persons arbetsflödesuppgifter efter att arbetsflödena startats, kontrollerar du hos serveradministratören att e-post aktiverats för din webbplats.

Till

Skriv namnet på den person som du vill att en e-postavisering om arbetsflödesuppgiften ska skickas till. Markera kryssrutan Inkludera uppgift tilldelad till om du vill skicka e-postaviseringen till ägaren av uppgiften.

Ämne

Skriv önskad ämnesrad för e-postaviseringen. Markera kryssrutan Använd uppgiftsrubrik om du vill lägga till uppgiftsrubriken på ämnesraden i e-postmeddelandet.

Brödtext

Skriv den information som du vill ska visas som brödtext i e-postaviseringen. Markera kryssrutan Infoga länk till listobjekt om du vill inkludera en länk till listobjektet i meddelandet.

  1. Klicka på OK.

Överst på sidan

Starta ett trelägesarbetsflöde på ett objekt

Ett trelägesarbetsflöde måste först läggas till i en lista för att det ska bli tillgängligt för användning på objekt i listan.

Ett trelägesarbetsflöde kan konfigureras så att det startas automatiskt när nya objekt läggs till i en lista eller konfigureras så att användarna med specifika behörigheter tillåts starta arbetsflödet manuellt. Vissa arbetsflöden kan tillåta båda alternativen. Om du vill starta ett trelägesarbetsflöde på ett listobjekt manuellt, måste du ha behörigheten Redigera objekt för listan. Vissa arbetsflöden kan kräva att du har behörigheten Hantera listor.

Om du vill säkerställa att arbetsflödesdeltagarna erhåller e-postaviseringar och påminnelser om respektive persons arbetsflödesuppgifter efter att du startat ett arbetsflöde, kontrollerar du hos serveradministratören att e-post aktiverats för din webbplats.

  1. Öppna listan som innehåller det objekt som du vill starta ett trelägesarbetsflöde på.

  2. Peka på objektet som du vill starta ett arbetsflöde på, klicka på pilen som visas och sedan på Arbetsflöden.

    Obs!: Kommandot Arbetsflöden är endast tillgängligt när objektet är i en lista eller ett bibliotek som minst ett arbetsflöde associerats till.

  3. Klicka på namnet på trelägesarbetsflödet som du vill starta under Starta ett nytt arbetsflöde.

    Arbetsflödet startas genast.

Överst på sidan

Slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde

För att kunna slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde, måste du ha minst behörigheten Redigera objekt för uppgiftslistan där arbetsflödesuppgifterna registreras.

  1. Öppna listan uppgifter för webbplatsen och välj sedan Mina uppgifterVisa-menyn och leta reda på arbetsflödesuppgiften.

    Obs!:  Om standardlistan Uppgifter inte används i arbetsflödet kanske inte din arbetsflödesuppgift visas i listan Uppgifter. Leta reda på arbetsflödesuppgiften genom att gå till den lista eller det bibliotek där arbetsflödesobjektet har sparats. Peka på namnet på den uppgift du vill slutföra, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden. Klicka på namnet på det arbetsflöde där du deltar under Pågående arbetsflöden på sidan Arbetsflödesstatus. Leta reda på din arbetsflödesuppgift under Uppgifter.

  2. Peka på namnet på den uppgift som du vill slutföra, klicka på pilen som visas och sedan på Redigera objekt.

  3. Skriv in eller markera den information som krävs för att slutföra uppgiften på det formulär som visas.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×