Använda en skärm läsare för att hämta Excel-data för åtkomst till Skriv bords databaser

Använda en skärm läsare för att hämta Excel-data för åtkomst till Skriv bords databaser

Symbolen för uppläsning med etiketten Skärmläsarinnehåll. Det här avsnittet handlar om att använda en skärmläsare med Office

Den här artikeln vänder sig till personer med nedsatt syn som använder ett skärmläsarprogram med Office-produkterna och är en del av innehållsuppsättningen Hjälpmedel i Office. Mer allmän hjälp finns i Support för Office.

Använd Access med tangent bordet och en skärm läsare för att importera ett Excel kalkyl blad till Access eller länka från en Access Skriv bords databas till ett Excel kalkyl blad. Vi har testat det med skärm läsaren, JAWS och NVDA, men den kan fungera med andra skärm läsare så länge de följer vanliga hjälpmedels standarder och tekniker.

Meddelanden: 

I det här avsnittet

Förbereda Excel-kalkylbladet för import och länkning

Om du vill gå igenom kalkyl bladet och bestämma hur du vill importera data från ett Excel kalkyl blad till Access gör du det.

  • Bestäm om du vill länka till eller importera hela kalkyl bladet eller bara en del av det. Om du bara vill att en del av ett kalkyl blad ska Access kan du definiera ett namngivet område som bara innehåller de celler som du vill använda. Anvisningar finns i använda en skärm läsare för att namnge en cell eller ett data område i Excel.

  • Kontrol lera att Excel kalkyl bladet är i platt fil format så att guiden enkelt kan hantera data i det. Åtgärda till exempel möjliga fel värden, ta bort onödiga tomma kolumner och rader och kontrol lera att varje kolumn innehåller samma datatyp på varje rad. Mer detaljerad information om hur du förbereder import och länkning finns i förbereda kalkyl bladet, förbereda Excel-data och felsöka saknade eller felaktiga värden i en Excel-arbetsbok.

Förbereda mål databasen för import

Innan du importerar data från ett Excel kalkyl blad kan du ta en stund att kontrol lera att mål Access databasen är klar för importen och bestämma hur du vill lagra importerade data.

  • Kontrol lera att mål Access databasen inte är skrivskyddad och att du har behörighet att göra ändringar i databasen.

  • Bestäm om du vill lagra data i en ny eller befintlig tabell:

    • Om du väljer att lagra data i en ny tabell skapas en tabell i Access och importerade data läggs till i tabellen. Om det redan finns en tabell med det angivna namnet skriver Access över innehållet i tabellen med importerade data.

    • Om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell läggs raderna i det Excel kalkyl bladet till i den angivna tabellen.

  • Om du bestämmer dig för att lägga till Excel data i en befintlig Access tabell bör du kontrol lera att struktur-och fält inställningarna i källdata i Excel matchar dem i mål tabellen i Access. Om du vill öppna Access tabellen i designvyn för granskning trycker du på ALT + H, W, D. kontrol lera tabellen mot check listan i avsnittet förbereda mål databasen, steg 2, i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Importera data

När du importerar data skapar Access en kopia av data i en ny eller befintlig tabell utan att ändra käll Excel kalkyl bladet.

Obs!: Du kan behöva en kollega för att hjälpa dig i steg 9 för att markera det fält som du vill redigera.

  1. Stäng käll Excel arbets bok om den är öppen.

  2. Öppna mål Access databasen där importerade data ska lagras.

    Tips: Om du vill skapa en ny, tom databas trycker du på ALT + F, N, L.

  3. Om du vill öppna dialog rutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad gör du något av följande, beroende på vilken Access-version du använder:

    • I Office 365 prenumerations version eller Access 2019 trycker du på ALT + X, N, 1, sedan F och X.

    • I Access 2016 ellerAccess 2013 trycker du på ALT + X för att gå till fliken externa data . Tryck på TABB tills du kommer till gruppen importera & länk , tryck på högerpilen tills du hör "Excel" och tryck sedan på RETUR.

    Dialog rutan Hämta externa data-Excel-kalkylblad öppnas.

  4. I dialog rutan Hämta externa data-Excel-kalkylblad gör du något av följande för att ange Excel-filen som innehåller de data du vill importera:

    • Om du vill flytta fokus till textfältet för fil namn trycker du på F och klistrar in eller skriver sökvägen till Excel filen.

    • Om du vill bläddra efter filen trycker du på R. Dialog rutan Öppna fil öppnas. Navigera till den fil du vill använda och tryck på RETUR när du vill markera den.

  5. Gör något av följande för att ange hur du vill lagra importerade data:

    • Om du vill lagra data i en ny tabell trycker du på I för att gå till och välja Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen . Senare ombeds du namnge den här tabellen.

    • Om du vill lägga till data i en befintlig tabell trycker du på A för att gå till och markerar kryss rutan Lägg till en kopia av posterna i tabellen . Tryck på tabbtangenten en gång för att markera tabellen. Fokus flyttas till listan tabeller. Tryck på Alt + nedåtpil för att expandera listan, tryck på uppåt-eller nedåtpilen tills du hör den tabell som du vill använda och tryck på RETUR för att markera den. Det här alternativet är inte tillgängligt om databasen inte innehåller några tabeller.

  6. Tryck på TABB tills du kommer till knappen OK och tryck på RETUR. Guiden Importera kalkyl blad startas.

    Tips: Om skärm läsaren inte läser Windows automatiskt trycker du på ESC-tangenten + W.

  7. Om käll Excel s arbets boken bara innehåller ett kalkyl blad och inga områden kan du gå vidare till nästa steg. Om arbets boken innehåller mer än ett kalkyl blad eller namngivet område gör du något av följande för att markera kalkyl bladet eller området som ska importeras:

    • Om du vill markera ett kalkyl blad trycker du på Alt + W, trycker på TABB en gång, trycker på nedpilen tills du hör önskat kalkyl blad och trycker på RETUR för att markera det.

    • Om du vill välja ett namngivet område trycker du på Alt + R, trycker på tabbtangenten en gång, trycker på nedpilen tills du hör det område du vill använda och trycker på RETUR för att markera det.

    Nästa guide fönster öppnas.

  8. Om den första raden i käll kalkyl bladet eller området innehåller fält namnen trycker du på I för att flytta till och markerar den första raden innehåller alternativet kolumn rubriker . Tryck på RETUR för att flytta fokus till nästa guide fönster.

    Om du lägger till data i en befintlig tabell kan du gå vidare till steg 11.

  9. I fönstret ny guide kan du ange information om varje fält som du importerar, om det behövs. Det första fältet i kalkyl bladet eller området är markerat. Du kan göra följande:

    • Om du vill ändra namnet på det aktuella fältet trycker du på ALT + M och skriver det nya namnet.

    • Om du vill ändra data typen för fältet trycker du på Alt + T. Fokus flyttas till listan datatyp . Tryck på Alt + nedåtpil för att expandera listan. Tryck på nedåtpilen tills du hör det värde du vill ha och tryck sedan på TABB-tangenten en gång.

    • Om du vill ändra om fältet är indexerat eller inte trycker du på Alt + I. Du hör det aktuella värdet. Tryck på Alt + nedåtpil för att expandera listan. Tryck på nedåtpilen tills du hör det värde du vill ha och tryck sedan på TABB-tangenten en gång.

    • Om du inte vill importera det aktuella fältet trycker du på ALT + S för att flytta till och markerar alternativet Importera inte fält .

    Om du vill välja ett annat fält trycker du på F6 tills du hör "fönster" och ber en kollega att hjälpa dig att välja önskat fält. Ändra fälten enligt beskrivningen ovan. När du är klar trycker du på RETUR för att gå till nästa guide fönster.

  10. Lägga till en primär nycklar för den nya tabellen. Med primär nycklar identifieras posterna i tabellen så att du snabbt kan hämta data. Gör något av följande:

    • Om du vill låta Access lägga till primär knappen trycker du på A.

    • Om du vill välja en egen primär nycklar trycker du på C. Om du vill ange vilken tangent som ska användas trycker du på TABB en gång. Fokus flyttas till listan med viktiga nycklar. Tryck på Alt + nedåtpil för att expandera listan. Tryck på uppåt-eller nedåtpilen tills du hör den tangent du vill använda.

    • Om du inte vill använda primär nycklar trycker du på O.

    Tryck på RETUR för att flytta det sista fönstret i guiden.

  11. Det sista guide fönstret öppnas. Fokus är i rutan Importera till tabell och du hör det aktuella namnet på mål tabellen. Om du vill ändra tabell namnet skriver du ett nytt namn och trycker på RETUR för att slutföra importen.

    Obs!: Om du hör ett varnings meddelande om att tabellen redan finns och vill skriva över den befintliga tabellen med importerade data trycker du på Y. Om du vill byta namn på tabellen trycker du på N. Tryck på Alt + I för att flytta fokus tillbaka till rutan Importera till tabell , Skriv ett nytt tabell namn och tryck på RETUR.

  12. Om importen var helt eller delvis lyckades Access visar import statusen. Access du uppmanas att spara import stegen för att snabbt upprepa dem utan import guiden. Välj det här alternativet genom att trycka på ALT + V. Om du vill namnge import stegen trycker du på ALT + A och anger ett namn för importen. Spara import stegen genom att trycka på ALT + S.

    Om importen Miss lyckas hör du "ett fel uppstod vid importen", följt av fil namnet. Tryck på RETUR för att avsluta aviseringen.

Skapa en länk till data i Excel

Använd guiden Länka kalkyl blad om du vill skapa en länk från en Access databas till data i Excel, så att du kan använda fråge-och rapporterings verktygen i Access utan att behöva behålla en kopia av Excel data i databasen.

När du länkar till ett Excel kalkyl blad eller ett namngivet område skapar Access en ny tabell som är länkad till käll cellerna. Eventuella ändringar som du gör i käll cellerna i Excel visas i den länkade tabellen i Access. Du kan inte redigera innehållet i motsvarande tabell i Access. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data måste du göra ändringarna i käll Excel s filen.

En databas kan innehålla flera länkade tabeller.

Starta guiden Länka kalkyl blad

I Access kan du välja den Excel arbets bok som du vill länka till och starta guiden Länka kalkyl blad. Du kan antingen öppna Excel boken i Access eller använda dialog rutan Hämta externa data-Excel-kalkylblad .

Öppna Excel-arbetsboken i Access

  1. Öppna den Access-databas där du vill skapa länken.

  2. Tryck på ALT + F, O för att gå till menyn Öppna .

  3. Tryck på O för att bläddra efter arbets boken. Dialog rutan Öppna öppnas.

  4. Om du vill ändra filtypen trycker du på TABB tills du hör "filtyper, Microsoft Access" och trycker sedan på Alt + nedåtpil. Tryck på uppilen tills du hör "alla filer" och tryck sedan på RETUR.

  5. Bläddra till den arbets bok som du vill använda och tryck sedan på RETUR för att välja den och starta guiden Länka kalkyl blad.

Använda dialog rutan Hämta externa data-Excel-kalkylblad

  1. Öppna den Access-databas där du vill skapa länken.

    Tips: Om du inte vill länka till en befintlig databas trycker du på ALT + F, N, L för att skapa en ny, tom databas.

  2. Om du vill öppna dialog rutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad gör du något av följande, beroende på vilken Access-version du använder:

    • I prenumerations versionen Office 365 eller Access 2019 trycker du på ALT + X, N, 1, sedan F och X.

    • I Access 2016 eller Access 2013 trycker du på ALT + X för att gå till fliken externa data . Tryck på TABB tills du kommer till gruppen importera & länk , tryck på högerpilen tills du hör "Excel" och tryck sedan på RETUR.

    Dialog rutan Hämta externa data-Excel-kalkylblad öppnas.

  3. I dialog rutan Hämta externa data-Excel-kalkylblad gör du något av följande för att ange Excel-filen som du vill skapa länken till:

    • Om du vill flytta fokus till textfältet för fil namn trycker du på F och klistrar in eller skriver sökvägen till Excel filen.

    • Om du vill bläddra efter filen trycker du på R. Dialog rutan Öppna fil öppnas. Navigera till den fil du vill använda och tryck på RETUR när du vill markera den.

  4. Tryck på Alt + L för att gå till och markera länken till data källan genom att skapa en länkad tabelloch tryck på RETUR. Guiden Länka kalkyl blad startas.

Använda guiden Länka kalkyl blad för att skapa en länk till Excel-data

Guiden Länka kalkyl blad hjälper dig genom länkningen. Välj de alternativ du vill ha och se till att Excel data är kopplade till databasen på nolltid.

Tips: Om skärm läsaren inte läser Windows automatiskt trycker du på ESC-tangenten + W.

  1. Om käll Excel s arbets boken bara innehåller ett kalkyl blad och inga områden kan du gå vidare till nästa steg. Om arbets boken innehåller mer än ett kalkyl blad eller namngivet område gör du något av följande för att markera kalkyl bladet eller området:

    • Om du vill markera ett kalkyl blad trycker du på Alt + W, trycker på TABB en gång, trycker på nedpilen tills du hör önskat kalkyl blad och trycker på RETUR för att markera det.

    • Om du vill markera ett område trycker du på Alt + R, trycker på tabbtangenten en gång, trycker på nedpilen tills du hör det område du vill använda och trycker på RETUR för att markera det.

    Nästa guide fönster öppnas.

  2. Om den första raden i käll kalkyl bladet eller området innehåller fält namnen trycker du på I för att flytta till och markerar den första raden innehåller alternativet kolumn rubriker . Tryck på RETUR för att flytta fokus till nästa guide fönster.

  3. Det sista guide fönstret öppnas. Fokus är i rutan länkade tabell namn och du hör det aktuella namnet på den länkade tabellen. Om du vill ändra tabell namnet skriver du ett nytt tabell namn och trycker på RETUR för att slutföra importen.

    Obs!: Om du hör ett varnings meddelande om att tabellen redan finns och vill skriva över den befintliga tabellen med importerade data trycker du på Y. Om du vill byta namn på mål tabellen trycker du på N. Tryck på Alt + k för att flytta fokus tillbaka till rutan Importera till tabell , Skriv ett nytt tabell namn och tryck på RETUR.

  4. Om länkningen lyckades hör du "länken färdig", följt av Excel fil namnet. Tryck på RETUR för att avsluta aviseringen. Navigera till den länkade tabellen och granska dess innehåll. Information om fel sökning finns i felsöka #Num! och andra felaktiga värden i en länkad tabell i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

    Om länkningen Miss lyckas kontrollerar du Excel källfil igen mot check listan i avsnittet förbereda mål databasen, steg 2, i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Se även

Använda en skärmläsare för att skapa tabeller i Access-skrivbordsdatabaser

Använda en skärmläsare för att skapa en fråga i Access-databaser för skrivbordet

Använda en skärm läsare för att skapa ett formulär i Skriv bords databaser i Access

Använda en skärm läsare för att exportera en Access-tabell till en textfil

Kortkommandon i Access

Använda en skärm läsare för att utforska och navigera i Access

Teknisk support för kunder med funktionshinder

Microsoft vill tillhandahålla bästa möjliga upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller har frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för hjälpmedel för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.

Om du är användare från en myndighet, kommersiell inrättning eller ett företag kan du kontakta Answer Desk för hjälpmedel för företag.

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×