Du kan använda dataverifiering för att begränsa vilken typ av data eller värden användare kan ange i en cell. Ett av de vanligaste bruken för dataverifiering är att skapa en listruta.
Hämta våra exempel
Du kan hämta en exempelarbetsbok som innehåller alla datavalideringsexempel från den här artikeln. Du kan följa exemplen, eller skapa egna datavalideringsscenarier.
Hämta datavalideringsexempel för Excel
Använda dataverifiering på en cell eller ett cellområde
Obs!: Med de tre första stegen i det här avsnittet lägger du till valfri typ av dataverifiering. Steg 4 – 8 är specifikt till för att skapa en listruta.
-
Markera en eller flera celler som du vill verifiera.
-
Klicka på Dataverifiering i gruppen Dataverktyg på fliken Data.
-
Välj Lista i rutan Tillåt på fliken Inställningar.
-
I rutan Källa skriver du listvärdena, avgränsade med kommatecken. Exempel:
-
Om du vill begränsa ett svar till två alternativ ("Har du barn?" t.ex.) skriver du Ja,Nej.
-
Om du vill begränsa betyget för kvaliteten på en produkt till tre alternativ, skriver du Dålig,OK,Bra.
Obs!: De här stegen rekommenderas vanligtvis bara för listalternativ som troligtvis aldrig skulle ändras. Om du har en lista som kan komma att ändras eller om du behöver lägga till eller ta bort alternativ med tiden är det bättre om du följer anvisningarna under Bäst metod nedan.
Bästa metod: Du kan också skapa poster i listan genom att referera till ett cellområde någon annanstans i arbetsboken. Det effektivaste sättet är att skapa en lista och sedan formatera den som en Excel-tabell (Välj formatmallar > Formatera som tabell på fliken Start och välj det tabellformat som fungerar bäst för dig). Välj sedan tabellens dataområde, d.v.s. den del av tabellen som bara har listan och inte tabellrubriken (Avdelning i det här fallet), och ge det ett meningsfullt namn i rutan Namn ovanför kolumn A.
I stället för att skriva dina listvärden i dataverifieringsrutan Källa lägger du nu till det namn som du just definierade med ett likhetstecken (=) framför.
Det bästa med att använda en tabell är att dataverifieringslistan uppdateras automatiskt när du lägger till eller tar bort alternativ i tabellistan.
Obs!: Det är bäst att placera listorna i ett separat kalkylblad (dolt om det behövs) så att ingen annan kan redigera dem.
-
-
Kontrollera att kryssrutan Nedrullningsbar listruta i cell är markerad. Annars visas inte pilen för listrutan intill cellen.
-
Om du vill ange hur nullvärden (tomma värden) ska hanteras markerar eller avmarkerar du kryssrutan Ignorera tomma celler.
Obs!: Om de tillåtna värdena baseras på ett cellområde med ett definierat namn och området innehåller en tom cell, tillåts alla värden i den verifierade cellen om kryssrutan Ignorera tomma celler är markerad. Detta gäller även för celler som en verifieringsformel refererar till: om en referenscell är tom tillåts alla värden i den verifierade cellen om kryssrutan Ignorera tomma celler är markerad.
-
Testa dataverifieringen för att se till att den fungerar som den ska. Prova att ange både giltiga och ogiltiga värden i cellerna för att kontrollera att inställningarna fungerar som förväntat och att meddelandena visas som de ska.
Meddelanden:
-
Efter att du har skapat listrutan är det viktigt att du kontrollerar att den fungerar som du vill. Kontrollera till exempel om cellen är bred nog att visa alla posterna.
-
Om listan med poster från listrutan finns i ett annat kalkylblad och du inte vill att användarna ska kunna se den eller göra ändringar i den, kan du dölja och skydda kalkylbladet. Mer information om hur du skyddar ett kalkylblad finns i avsnittet Låsa celler för att skydda dem.
-
Ta bort dataverifiering – Markera den eller de celler som innehåller dataverifieringen som du vill ta bort. Gå sedan till Data > Dataverifiering och tryck på Ta bort allt och sedan på OK i dataverifieringsdialogrutan.
Lägga till andra typer av dataverifiering
Följande tabell innehåller andra typer av dataverifiering och information om hur du lägger till den i kalkylblad.
Om du vill göra så här: |
Följ anvisningarna nedan: |
---|---|
Begränsa datainmatningen till heltal inom ett bestämt intervall. |
|
Begränsa datainmatningen till decimaltal inom ett bestämt intervall. |
|
Begränsa datainmatningen till datum inom ett bestämt datumintervall. |
|
Begränsa datainmatningen till tider inom ett bestämt tidsintervall. |
|
Begränsa datainmatningen till text med en bestämd längd. |
|
Beräkna vilka värden som är tillåtna baserat på innehållet i en annan cell. |
|
Exempel på formler för dataverifiering
Obs!: I följande exempel använder du anpassningsalternativet där du skriver formler för att ange villkor. Du behöver inte oroa dig för om rutan Data visas eller inte, eftersom det inaktiveras med anpassningsalternativet.
Om du vill förvissa dig om att |
Skriver du den här formeln |
Cellen som innehåller ett produkt-ID (C2) alltid börjar med standardprefixet "ID-" och är minst tio (fler än nio) tecken lång. |
=OCH(VÄNSTER(C2, 3) ="ID-",LÄNGD(C2) > 9) ![]() |
Cellen som innehåller ett produktnamn (D2) bara innehåller text. |
=ÄRTEXT(D2) ![]() |
Den cell som innehåller någon annans födelsedag (B6) måste ha ett högre värde än antalet år i cell B4. |
= OM(B6<=(IDAG()-(365*B4)),SANT,FALSKT) ![]() |
All information i cellområdet A2:A10 innehåller unika värden. |
=ANTAL.OM($A$2:$A$10;A2)=1 ![]() Obs!: Du måste ange dataverifieringsformeln för cell A2 först och sedan kopiera A2 till A3:A10 så att det andra argumentet i ANTAL.OM matchar den aktuella cellen. A2)=1-delen ska alltså ändras till A3)=1, A4)=1 o.s.v. Mer information |
Se till att en e-postadress i cell B4 innehåller @-symbolen. |
=ÄRTAL(HITTA("@",B4) ![]() |
Vanliga frågor
-
Varför är inte kommandot Dataverifiering aktiverat i menyfliksområdet? Kommandot kanske inte är tillgängligt eftersom:
-
En Microsoft Excel-tabell kanske är länkad till en SharePoint-webbplats Du kan inte använda dataverifiering med en Excel-tabell som är länkad till en SharePoint-webbplats. Du måste bryta länken eller konvertera Excel-tabellen till ett cellområde för att kunna lägga till dataverifiering.
-
Du kanske håller på att lägga till data Kommandot Dataverifiering är inte aktiverat på fliken Data när du lägger till data i en cell. Tryck på Retur eller ESC för att inaktivera inmatningsläget.
-
Kalkylbladet kanske är skyddat eller delas med andra Det går inte att ändra inställningarna för dataverifiering om arbetsboken är skyddad eller om den delas med andra. Mer information om hur du slutar dela eller skydda en arbetsbok finns i Skydda en arbetsbok.
-
-
Kan jag ändra teckenstorlek? Nej, det går inte att ändra teckenstorleken. Det enda sättet att ändra visningsstorleken är att justera skärmzoomningen i det nedre högra hörnet i Excel-fönstret. Du kan emellertid använda en ActiveX-kombinationsruta. Mer information finns i Lägga till en listruta eller kombinationsruta i ett kalkylblad.
-
Finns det något sätt att göra om dataverifieringen så att den fyller i automatiskt eller väljer automatiskt när jag skriver indata? Nej, men du kan använda en ActiveX-kombinationsruta om du har den funktionen.
-
Kan jag markera flera alternativ i en dataverifieringslista? Inte om du inte använder en ActiveX-kombinationsruta eller listruta.
-
Kan jag välja ett alternativ i en dataverifieringslista och låta det fylla i en annan lista? Ja! Det här kallas för underordnad dataverifiering. Mer information finns i Skapa underordnade listrutor.
-
Hur kan jag ta bort all dataverifiering i ett kalkylblad? Du kan använda dialogrutan Gå till > Special. Gå till fliken Start > Redigering > Sök och markera (eller tryck på F5 eller Ctrl+G på tangentbordet). Välj sedan Special > Dataverifiering och välj antingen Alla (för att hitta alla celler med dataverifiering) eller Samma (för att hitta celler som matchar vissa dataverifieringsinställningar).
Öppna sedan dataverifieringsdialogrutan (fliken Data > Dataverifiering) och tryck först på knappen Ta bort alla och sedan på OK.
-
Kan jag tvinga någon att göra en inmatning i en eller flera celler med dataverifiering? Nej, men du kan använda VBA (Visual Basic for Applications) för att kontrollera om någon har gjort en inmatning under vissa förhållanden, t.ex. innan de sparar eller stänger arbetsboken. Om de inte har gjort ett val kan du avbryta händelsen och hindra användaren från att fortsätta tills ett val har gjorts.
-
Hur kan jag färglägga celler baserat på valet från en dataverifieringslista? Du kan använda villkorsstyrd formatering. I det här fallet använder du alternativet Formatera endast celler som innehåller.
-
Hur verifierar jag en e-postadress? Du kan använda metoden Anpassad > Formel och kontrollera om det @-tecknet finns med i inmatningen. I det här fallet är formeln =ÄRTAL(HITTA("@";D2)). Funktionen HITTA söker efter @-tecknet. Om det finns returnerar formeln dess numeriska position i textsträngen och godkänner inmatningen. Om det inte hittas returnerar HITTA ett fel och förhindrar inmatningen.
Har du en specifik fråga om funktioner?
Hjälp oss att göra Excel bättre
Har du förslag på hur vi kan förbättra nästa version av Excel? Titta i så fall på avsnitten i Excel User Voice.
Se även
Video: Skapa och hantera listrutor