Använda dataverifiering i celler

Hämta våra exempel

Du kan hämta en exempelarbetsbok som innehåller alla datavalideringsexempel från den här artikeln. Du kan följa exemplen, eller skapa egna datavalideringsscenarier.

Hämta datavalideringsexempel för Excel

Använda dataverifiering på en cell eller ett cellområde

Obs!: Med de tre första stegen i det här avsnittet lägger du till valfri typ av dataverifiering. Steg 4 – 8 är specifikt till för att skapa en listruta.

Markera en eller flera celler som du vill verifiera.
Klicka på Dataverifiering i gruppen Dataverktyg på fliken Data.
Välj Lista i rutan Tillåt på fliken Inställningar.
I rutan Källa skriver du listvärdena, avgränsade med kommatecken. Exempel:
1. Om du vill begränsa ett svar till två alternativ ("Har du barn?" t.ex.) skriver du Ja,Nej.
2. Om du vill begränsa betyget för kvaliteten på en produkt till tre alternativ, skriver du Dålig,OK,Bra.
  
  Obs!: De här stegen rekommenderas vanligtvis bara för listalternativ som troligtvis aldrig skulle ändras. Om du har en lista som kan komma att ändras eller om du behöver lägga till eller ta bort alternativ med tiden är det bättre om du följer anvisningarna under Bäst metod nedan.
  
  Bästa metod: Du kan också skapa poster i listan genom att referera till ett cellområde någon annanstans i arbetsboken. Det effektivaste sättet är att skapa en lista och sedan formatera den som en Excel-tabell (Välj formatmallar > Formatera som tabell på fliken Start och välj det tabellformat som fungerar bäst för dig). Välj sedan tabellens dataområde, d.v.s. den del av tabellen som bara har listan och inte tabellrubriken (Avdelning i det här fallet), och ge det ett meningsfullt namn i rutan Namn ovanför kolumn A.
I stället för att skriva dina listvärden i dataverifieringsrutan Källa lägger du nu till det namn som du just definierade med ett likhetstecken (=) framför.

Det bästa med att använda en tabell är att dataverifieringslistan uppdateras automatiskt när du lägger till eller tar bort alternativ i tabellistan.

Obs!: Det är bäst att placera listorna i ett separat kalkylblad (dolt om det behövs) så att ingen annan kan redigera dem.
Kontrollera att kryssrutan Nedrullningsbar listruta i cell är markerad. Annars visas inte pilen för listrutan intill cellen.
Om du vill ange hur nullvärden (tomma värden) ska hanteras markerar eller avmarkerar du kryssrutan Ignorera tomma celler.

Obs!: Om de tillåtna värdena baseras på ett cellområde med ett definierat namn och området innehåller en tom cell, tillåts alla värden i den verifierade cellen om kryssrutan Ignorera tomma celler är markerad. Detta gäller även för celler som en verifieringsformel refererar till: om en referenscell är tom tillåts alla värden i den verifierade cellen om kryssrutan Ignorera tomma celler är markerad.
Testa dataverifieringen för att se till att den fungerar som den ska. Prova att ange både giltiga och ogiltiga värden i cellerna för att kontrollera att inställningarna fungerar som förväntat och att meddelandena visas som de ska.

Meddelanden:

Efter att du har skapat listrutan är det viktigt att du kontrollerar att den fungerar som du vill. Kontrollera till exempel om cellen är bred nog att visa alla posterna.
Om listan med poster från listrutan finns i ett annat kalkylblad och du inte vill att användarna ska kunna se den eller göra ändringar i den, kan du dölja och skydda kalkylbladet. Mer information om hur du skyddar ett kalkylblad finns i avsnittet Låsa celler för att skydda dem.
Ta bort dataverifiering – Markera den eller de celler som innehåller dataverifieringen som du vill ta bort. Gå sedan till Data > Dataverifiering och tryck på Ta bort allt och sedan på OK i dataverifieringsdialogrutan.

Lägga till andra typer av dataverifiering

Följande tabell innehåller andra typer av dataverifiering och information om hur du lägger till den i kalkylblad.

Om du vill göra så här:	Följ anvisningarna nedan:
Begränsa datainmatningen till heltal inom ett bestämt intervall.	Följ steg 1 till 3 i Använda dataverifiering på en cell eller ett cellområde ovan. Välj Hela nummer i listan Tillåt. Välj önskad typ av begränsning i rutan Data. Om du till exempel vill ange en övre och undre gräns klickar du på Mellan. Ange minimum, maximum eller ett specifikt värde som du vill tillåta. Du kan också skriva en formel som returnerar ett talvärde. Anta exempelvis att du verifierar data i cell F1. Om du vill definiera en minsta gräns för avdrag till två gånger antalet barn i cellen väljer du Större än eller lika med i rutan Data och anger formeln, *=2F1, i rutan Minimum**.
Begränsa datainmatningen till decimaltal inom ett bestämt intervall.	Följ steg 1 till 3 i Använda dataverifiering på en cell eller ett cellområde ovan. Välj Decimal i rutan Tillåt. Välj önskad typ av begränsning i rutan Data. Om du till exempel vill ange en övre och undre gräns klickar du på Mellan. Ange minimum, maximum eller ett specifikt värde som du vill tillåta. Du kan också skriva en formel som returnerar ett talvärde. Om du t.ex. vill ange en högsta gräns för provisioner och bonus på 6 % av en säljares lön i cell E1, väljer du Mindre än eller lika med i rutan Data och skriver formeln *=E16% i rutan Maximum. Obs!: Om du vill att användarna ska kunna ange procentvärden, t.ex. 20 %, väljer du Decimal i rutan Tillåt, väljer önskad typ av begränsning i rutan Data, anger det minsta, högsta eller exakta värdet som ett decimaltal, t.ex. 0,2, och visar sedan dataverifieringscellen i procentformat genom att markera cellen och klicka på Procentformat i gruppen Tal på fliken Start**.
Begränsa datainmatningen till datum inom ett bestämt datumintervall.	Följ steg 1 till 3 i Använda dataverifiering på en cell eller ett cellområde ovan. Välj Datum i rutan Tillåt. Välj önskad typ av begränsning i rutan Data. Om du till exempel vill tillåta datum efter en viss dag klickar du på Större än. Ange startdatum, slutdatum eller ett visst datum som du vill tillåta. Du kan också skriva en formel som returnerar ett datum. Om du t.ex. vill ange ett tidsintervall mellan dagens datum och tre dagar framåt väljer du Mellan i rutan Data, skriver =IDAG() i rutan Startdatum och =IDAG()+3 i rutan Slutdatum.
Begränsa datainmatningen till tider inom ett bestämt tidsintervall.	Följ steg 1 till 3 i Använda dataverifiering på en cell eller ett cellområde ovan. Välj Tid i rutan Tillåt. Välj önskad typ av begränsning i rutan Data. Om du till exempel vill tillåta tider före en viss tid på dagen klickar du på Mindre än. Ange den starttid, sluttid eller specifika tid som ska tillåtas. Om du vill ange specifika tider använder du tidsformatet hh:mm. Om du t.ex. har cell E2 konfigurerad med en starttid (08:00) och cell F2 med en sluttid (17:00) och vill begränsa mötestiderna mellan dessa tider väljer du Mellan i rutan Data, anger =E2 i rutan Starttid och anger sedan =F2 i rutan Sluttid.
Begränsa datainmatningen till text med en bestämd längd.	Följ steg 1 till 3 i Använda dataverifiering på en cell eller ett cellområde ovan. Välj Textlängd i rutan Tillåt. Välj önskad typ av begränsning i rutan Data. Om du till exempel vill tillåta upp till ett visst antal tecken väljer du Mindre än eller lika med. I det här fallet vill vi begränsa inmatningen till 25 tecken, så välj mindre än eller lika med i rutan Data och ange 25 i rutan Maximum.
Beräkna vilka värden som är tillåtna baserat på innehållet i en annan cell.	Följ steg 1 till 3 i Använda dataverifiering på en cell eller ett cellområde ovan. I rutan Tillåt väljer du önskad typ av data. Välj önskad typ av begränsning i rutan Data. Klicka på den cell som du vill använda för att ange vad som är tillåtet i rutan eller rutorna under rutan Data. Om du till exempel bara vill tillåta redigering av ett affärskonto om resultatet inte leder till att budgeten i cell E1 överskrids väljer du Tillåt > Heltal, Data, mindre än eller lika med och Maximum >= =E1.

Exempel på formler för dataverifiering

Obs!: I följande exempel använder du anpassningsalternativet där du skriver formler för att ange villkor. Du behöver inte oroa dig för om rutan Data visas eller inte, eftersom det inaktiveras med anpassningsalternativet.

Om du vill förvissa dig om att	Skriver du den här formeln
Cellen som innehåller ett produkt-ID (C2) alltid börjar med standardprefixet "ID-" och är minst tio (fler än nio) tecken lång.	=OCH(VÄNSTER(C2, 3) ="ID-",LÄNGD(C2) > 9)
Cellen som innehåller ett produktnamn (D2) bara innehåller text.	=ÄRTEXT(D2)
Den cell som innehåller någon annans födelsedag (B6) måste ha ett högre värde än antalet år i cell B4.	*= OM(B6<=(IDAG()-(365B4)),SANT,FALSKT)**
All information i cellområdet A2:A10 innehåller unika värden.	=ANTAL.OM($A$2:$A$10;A2)=1 Obs!: Du måste ange dataverifieringsformeln för cell A2 först och sedan kopiera A2 till A3:A10 så att det andra argumentet i ANTAL.OM matchar den aktuella cellen. A2)=1-delen ska alltså ändras till A3)=1, A4)=1 o.s.v. Mer information
Se till att en e-postadress i cell B4 innehåller @-symbolen.	=ÄRTAL(HITTA("@",B4)

Vanliga frågor

Varför är inte kommandot Dataverifiering aktiverat i menyfliksområdet? Kommandot kanske inte är tillgängligt eftersom:
- En Microsoft Excel-tabell kanske är länkad till en SharePoint-webbplats Du kan inte använda dataverifiering med en Excel-tabell som är länkad till en SharePoint-webbplats. Du måste bryta länken eller konvertera Excel-tabellen till ett cellområde för att kunna lägga till dataverifiering.
- Du kanske håller på att lägga till data Kommandot Dataverifiering är inte aktiverat på fliken Data när du lägger till data i en cell. Tryck på Retur eller ESC för att inaktivera inmatningsläget.
- Kalkylbladet kanske är skyddat eller delas med andra Det går inte att ändra inställningarna för dataverifiering om arbetsboken är skyddad eller om den delas med andra. Mer information om hur du slutar dela eller skydda en arbetsbok finns i Skydda en arbetsbok.
Kan jag ändra teckenstorlek? Nej, det går inte att ändra teckenstorleken. Det enda sättet att ändra visningsstorleken är att justera skärmzoomningen i det nedre högra hörnet i Excel-fönstret. Du kan emellertid använda en ActiveX-kombinationsruta. Mer information finns i Lägga till en listruta eller kombinationsruta i ett kalkylblad.
Finns det något sätt att göra om dataverifieringen så att den fyller i automatiskt eller väljer automatiskt när jag skriver indata? Nej, men du kan använda en ActiveX-kombinationsruta om du har den funktionen.
Kan jag markera flera alternativ i en dataverifieringslista? Inte om du inte använder en ActiveX-kombinationsruta eller listruta.
Kan jag välja ett alternativ i en dataverifieringslista och låta det fylla i en annan lista? Ja! Det här kallas för underordnad dataverifiering. Mer information finns i Skapa underordnade listrutor.
Hur kan jag ta bort all dataverifiering i ett kalkylblad? Du kan använda dialogrutan Gå till > Special. Gå till fliken Start > Redigering > Sök och markera (eller tryck på F5 eller Ctrl+G på tangentbordet). Välj sedan Special > Dataverifiering och välj antingen Alla (för att hitta alla celler med dataverifiering) eller Samma (för att hitta celler som matchar vissa dataverifieringsinställningar).

Öppna sedan dataverifieringsdialogrutan (fliken Data > Dataverifiering) och tryck först på knappen Ta bort alla och sedan på OK.
Kan jag tvinga någon att göra en inmatning i en eller flera celler med dataverifiering? Nej, men du kan använda VBA (Visual Basic for Applications) för att kontrollera om någon har gjort en inmatning under vissa förhållanden, t.ex. innan de sparar eller stänger arbetsboken. Om de inte har gjort ett val kan du avbryta händelsen och hindra användaren från att fortsätta tills ett val har gjorts.
Hur kan jag färglägga celler baserat på valet från en dataverifieringslista? Du kan använda villkorsstyrd formatering. I det här fallet använder du alternativet Formatera endast celler som innehåller.
Hur verifierar jag en e-postadress? Du kan använda metoden Anpassad > Formel och kontrollera om det @-tecknet finns med i inmatningen. I det här fallet är formeln =ÄRTAL(HITTA("@";D2)). Funktionen HITTA söker efter @-tecknet. Om det finns returnerar formeln dess numeriska position i textsträngen och godkänner inmatningen. Om det inte hittas returnerar HITTA ett fel och förhindrar inmatningen.