Använda affärskontakter i Business Contact Manager

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Du kan använda affärskontaktposter för att ordna och lagra massor av information om de personer du gör affärer med.

I den här artikeln beskrivs hur du skapar nya poster och slutföra affärskontaktformuläret.

Vad vill du göra?

Skapa nya affärskontaktposter

Redigera affärskontaktposter

Filtrera listan med affärskontakter

Du kan göra följande med affärskontaktposter:

  • Lägga till dem med hjälp av en mängd olika metoder.

  • Tilldela dem till en anställd eller medarbetare.

  • Länka konton till dem.
    Genom att koppla affärskontaktposter till kontoposter kan du ansluta informationen om dina affärskontakter med information om de företag som de arbetar på. Till exempel när du länkar en eller flera affärskontakter till en kontopost innehåller kommunikationshistoriken för kontoposten kommunikationshistorikobjekt för var och en av dina affärskontakter som är kopplad till kontot.

  • Länka kommunikationshistorikobjekt till affärskontakter, spåra e-postmeddelanden och filtrera listan med kommunikationshistorikobjekt.
    Du kan hålla reda på många av dina aktiviteter (inklusive telefonsamtal, e-postmeddelanden, brev eller filer) avseende din affärskontakt på sidan historik i Business Contact-post.

    Du kan länka e-postmeddelanden till affärskontaktsposter automatiskt. Mer information finns i länka och spåra e-postmeddelanden i Business Contact Manager.

  • Konvertera en affärskontakt till ett Lead eller en annan post som baseras på posttypen affärskontakt.

  • Redigera informationen i affärskontaktposter.

  • Anpassa affärskontaktformuläret genom att lägga till eller ta bort fält och element i fältlistorna.
    Information om hur du anpassar formulär eller skapar andra formulär för att lagra företagsinformation finns Skapa och anpassa posttyper och listor.

Överst på sidan

Skapa nya affärskontaktposter

Företag kontaktposter hjälper dig att hålla reda på den information du har om de personer du gör affärer med.

I det här avsnittet

Lägga till en ny affärskontaktpost manuellt

Importera affärskontakter från ett annat program

Flytta eller kopiera till Business Contact Manager för Outlook-kontakter

Skapa en affärskontaktpost från ett e-postmeddelande

Konvertera en Lead-post till en affärskontaktpost

Det finns flera sätt att få information i affärskontaktposterna. Du kan skriva informationen i posterna, importera data från Outlook eller andra program och kopiera en Outlook-kontakt.

Informationen kan omfatta:

  • Företagsinformation, till exempel företaget eller organisationen av den affärskontakt.

  • Personlig information, till exempel födelsedatum.

  • Kommunikationshistorikobjekt, till exempel e-postmeddelanden och avtalade tider.

  • Alla detaljer som du spelar in i de anpassade fält som du har lagt till i formuläret.

    Tips: Du kan anpassa affärskontakt formulär genom att lägga till fält som är specifika för ditt företag eller flytta avsnitt för att framhäva information som är viktigast för dig. Till exempel en floristen kan skapa ett fält med namnet ”favorit blomma” och värme specialist kan skapa ett fält med namnet ”ugn modell”. Mer information om hur du anpassar formulär finns Skapa och anpassa posttyper och listor.

Överst på sidan

Lägga till en ny affärskontaktpost manuellt

Det tar några minuter att öppna en tom affärskontaktformuläret och ange några viktiga element. Spara formuläret skapas den nya posten affärskontakt. När du utvecklar din relation med personen du senare kan öppna posten igen och lägga till mer information.

art

Du kommer att märka många likheter mellan affärskontaktformuläret och Outlook-kontaktformulär.

Öppna ett formulär för affärskontakt

  1. Klicka på Contact Manager i navigeringsfönstret under Business Contact Manager.

  2. Klicka på Ny affärskontakt i menyfliksområdet i gruppen Ny.

Överst på sidan

Slutföra affärskontaktformuläret

Precis som de flesta andra formulären finns affärskontaktformuläret en allmäninformation och Historik sida.

Du kan anpassa formuläret genom att flytta avsnitt och fält, byta namn på fält och lägga till objekt i listorna. Information om hur du anpassar formulär eller skapar andra formulär för att lagra företagsinformation finns Skapa och anpassa posttyper och listor.

Sidan Allmänt

Business Contact avsnitt

  1. Ange fullständigt namn och befattning på den affärskontakt. Markera en fil som-namnet som du vill i en Outlook kontaktformulär.

    Fullständigt namn är det enda obligatoriska fältet. Lägga till information till andra fält är valfritt.

  1. Tilldela affärskontakten     Klicka på anställdes namn om du vill tilldela den affärskontakt till en annan anställd i fältet tilldelad.

    Obs!: Namnen i listan tilldelad är medarbetare som du har delat Business Contact Manager-databasen. Mer information om hur du delar finns i dela Business Contact Manager-data med andra användare.

    Avsnittet Företagsinformation

    Du kan använda fältet företag eller fältet konto för att lagra namnet på den affärskontakt företag. Använd fältet företag om du inte använder kontoposter.

    Avsnittet länkat konto

    art

  1. Länken affärskontakt till ett konto     Klicka på konto för att länka den affärskontakt till en konto.

  2. I dialogrutan Markera ett konto som ska länkas till den här affärskontakten klickar du på konto och klicka sedan på Länka till.
    Värdet för länkning affärskontakter till ett konto är kommunikationshistoriken för affärskontakten finns även i kommunikationshistoriken för kontoposten. Om fler än en affärskontakt är länkat till samma konto visas också kommunikationshistoriken för varje länkad affärskontakt i kommunikationshistoriken för kontot. Det här gör att du kan se alla kommunikationshistoriken och alla de affärskontakter som är associerad med en organisation i en och samma plats. Mer information om hur du väljer en post att länka finns i länka poster i Business Contact Manager.

    Avsnittet Internet, telefon tal, adresser och visitkort avsnitt

  3. Ange e-post och webbsida adresser, telefonnummer, företag och adresser. Ange information för att slutföra visitkort, precis som i ett formulär för Outlook-kontakt.
    En pil bredvid ett fältnamn (till exempel e-post ) visar att du kan göra flera poster i fältet.

    Tips: Om du anger mer än en adress för en affärskontakt markerar du kryssrutan för det här är e-postadressen att ange vilken adress som används vid dokumentkoppling.

    Avsnittet Källinformation

    art

  4. I avsnittet Källinformation anger du information i följande fält:

    • Källa     Klicka på den metod eller åtgärd vilken affärskontakten fick information om ditt företag. Till exempel en annons eller word munnen.

    • Initierats i     Klicka på den här knappen om du vill markera marknadsföringsaktiviteten eller andra företag post (till exempel en annan affärskontakt) som lägger till den här affärskontakten för företaget.

      Tips: Ange namnet på en marknadsföringsaktivitet kan Business Contact Manager för Outlook att spåra typ och antalet poster som kommer från aktiviteten. Marknadsföringsposten länkar också till affärskontakten. Mer information om marknadsföringsaktiviteter finns i marknadsföra produkter och tjänster i Business Contact Manager.

      Avsnittet Kommentarer

  5. I avsnittet kommentarer skriver du anteckningar, klistrar in kommentarer från andra filer eller bifogar filer, Outlook-objekt eller visitkort.

    art

    Tips: Om fler än en kollega fungerar med en affärskontakt kan vara det bra att känna till när du har skrivit en kommentar. Klicka på Lägg till tidsstämpel om du vill spela in datum och tid för varje post.

  6. När du är klar att mata in information klickar du på Spara och Stäng.

Överst på sidan

Sidan Information

  1. Klicka på information om du vill visa sidan information i menyfliksområdet i gruppen Visa.

  2. Ange mer information om personens jobb och data, till exempel födelsedatum, betalningsstatus, om posten är aktiv och välj önskad metod för kontot.

Sidan Historik

  1. Klicka på Historik i gruppen Visa i menyfliksområdet för att visa sidan Historik.

  2. Lägg till eller visa kommunikationshistorikobjekt, till exempel e-postmeddelanden, affärsanteckningar eller avtalade tider.

    Hur lägger jag till ett kommunikationshistorikobjekt?

    1. Under Kommunikationshistorik klickar du på Nytt och klickar sedan på den typ av objekt du vill lägga till.

    2. Skriv in information i formuläret och klicka sedan på Spara och stäng.

      Mer information om kommunikationshistorikobjekt finns i Spåra din kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

  3. Om du vill söka efter ett visst objekt kan du söka eller filtrera listan med kommunikationshistorikobjekt.

    1. Hur söker jag i listan med kommunikationshistorikobjekt?

      • I rutan Sök anger du den information som du letar efter och klickar sedan på knappen Sök Sökikon .

        Obs!: Endast fälten Ämne och Kopplat till söks igenom. För att visa alla objekt av en viss typ, till exempel e-postmeddelanden, använder du ett filter.

    2. Hur filtrerar jag listan med kommunikationshistorikobjekt?

      • I menyfliksområdet klickar du på fliken Visa.

      • Gör något av följande i avsnittet Filtrera:

        • Klicka på den typ av filter, t.ex. Objekttyp, som du vill använda och klicka sedan på filtret.

        • Klicka på Filtrera och välj sedan villkor för filtret.

          Mer information om hur du filtrerar finns i Filtrera poster i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Importera affärskontakter från ett annat program

Du kan importera affärskontakt och andra typer av poster från program, till exempel ACT! och Microsoft Excel.

Information om hur du importerar data från andra program eller mappen Kontakter i Outlook finns i importera dina data till Business Contact Manager.

Överst på sidan

Flytta eller kopiera till Business Contact Manager för Outlook-kontakter

  1. I navigeringsfönstret klickar du på knappen Kontakter.

  2. Klicka på den kontakt som du vill flytta till Business Contact Manager för Outlook i listan Kontakter.
    Hur markerar jag fler än en post?

    Om du vill markera intilliggande poster trycker du på SKIFT och klickar på den första och den sista posten i den grupp du vill lägga till. Om du vill markera icke intilliggande poster trycker du på CTRL och klickar på de enskilda posterna. Om du vill markera alla poster klickar du på en och trycker sedan på CTRL+A.

    Om du vill kopiera hela innehållet i mappen Outlook-kontakter till Business Contact Manager, importera mappen Outlook-kontakter till affärskontakter. Information om hur du importerar finns i Importera data till Business Contact Manager.

  3. Gör något av följande i menyfliksområdet i gruppen företag.

    • Flytta kontakten   

      1. Klicka på Skapa post.

      2. Peka på Flytta till Business Contact Manager och klicka sedan på Affärskontakt eller typ av post som du vill använda.

    • Kopiera kontakten   

      1. Klicka på Skapa post.

      2. Pekar du på Kopiera till Business Contact Manager och klicka sedan på Affärskontakt eller typ av post som du vill använda.

Om du vill komma åt dina affärskontakter på mobiltelefonen precis som du gör dina Outlook-kontakter kan du använda funktionen för synkronisering av affärskontakter ska vara med dina affärskontakter i mappen Kontakter i Outlook. Information om synkronisering av affärskontakter finns få fjärråtkomst till dina affärskontakter: använda synkronisering i Business Contact Manager.

Viktigt!: Du kan få med dubblettposter i mappen Kontakter om synkronisering av affärskontakter-funktionen är aktiverad. Funktionen för synkronisering av affärskontakter innehåller automatiskt affärskontaktposter i mappen Kontakter i Outlook. När kontakter flyttas eller kopieras till mappen affärskontakter, visas de i mappen Kontakter som affärskontakter för.

Överst på sidan

Skapa en affärskontaktpost från ett e-postmeddelande

Du kan skapa en affärskontaktpost från ett e-postmeddelande från en ny kund.

  1. Klicka på Inkorgen i navigeringsfönstret.

  2. Dubbelklicka på ett e-postmeddelande så att det öppnas.

  3. I menyfliksområdet klickar du på Skapa post i gruppen Företag.

  4. Klicka på Affärskontakt eller typ av affärskontakt post som du vill skapa via e-postadress på raden från i meddelandet.

Du kan skapa affärskontakter från andra e-postadresser i ett meddelande genom att högerklicka på namnet, peka på Skapa i Business Contact Manager och sedan klicka på Business Contact.

Överst på sidan

Konvertera en Lead-post till en affärskontaktspost eller konvertera ett Lead till en affärskontakt

Information om en potentiell kund lagras vanligen i en Lead-post. När den personen blir en faktisk kund kan konvertera du leadposten till en affärskontaktspost.

Du kan också konvertera en affärskontakt till ett Lead eller en annan typ av post som baseras på posttypen affärskontakt.

Du kan skapa nya posttyper som anställd eller leverantör genom att starta med affärskontaktformuläret. Mer information om hur du skapar nya posttyper finns Skapa och anpassa posttyper och listor.

  1. Under Business Contact Manager i navigeringsfönstret klickar du på Kontakthantering.

  2. Klicka på fliken Leads i arbetsytan.

  3. Dubbelklicka på den post som du vill konvertera.

  4. Klicka på Konvertera till i menyfliksområdet i gruppen Redigera och klicka sedan på Affärskontakt.

  5. Redigera den nya posten som behövs.

  6. När du är klar klickar du på Spara och stäng.

Överst på sidan

Redigera affärskontaktposter

När du gör affärer med dina affärskontakter du lära dig mer om dem eventuellt inklusive hur de föredrar att kontakta sina assistenter namn, nya telefonnummer och så vidare. Behålla upp med den här informationsflödet är en daglig aktivitet som du kan förenkla genom att kontinuerligt uppdatera och spara dina affärskontaktposter. Du kan öppna en affärskontaktpost att lägga till eller redigera information eller för att se kommunikationshistorikobjekt, till exempel e-postmeddelanden som är kopplade till affärskontakten.

  1. Under Business Contact Manager i navigeringsfönstret klickar du på Kontakthantering.

  2. Klicka på fliken Affärskontakter i arbetsytan och sedan:

    • Bläddra till den affärskontakt som du vill öppna och dubbelklicka sedan på den.

      ELLER

    • Använda sökrutan för att ange information om den affärskontakt som du letar efter och sedan dubbelklicka på posten.

  3. Lägga till eller redigera information vid behov.

    Tips: Om du har en e-postadress för kontot kan du se till att e-postmeddelanden till och från kontot ingår automatiskt i kommunikationshistoriken för posten. Klicka på E-spårning i gruppen Redigera och klicka sedan på Hantera länkning och spårning. Markera kryssrutan för e-postadressen för kontot och klicka sedan på OK. Mer information om hur du länkar automatiskt e-postmeddelanden till poster finns i länka och spåra e-postmeddelanden i Business Contact Manager.

  4. När du är klar klickar du på Spara och Stäng.

Tips: Du kan redigera innehållet i ett fält i flera affärskontaktposter med en funktion som kallas massredigering. Det här är praktiskt om du vill ange en webbadress för ett dussin affärskontakter som arbetar på samma företag. Mer information om hur du kan redigera flera poster samtidigt finns i Redigera många poster samtidigt i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Filtrera listan med affärskontakter

Du behöver inte rulla igenom alla dina affärskontakter att hitta det du vill ha. I stället kan kan du filtrera en affärskontakt så att du ser bara de poster som du är intresserad av.

  1. Under Business Contact Manager i navigeringsfönstret klickar du på Kontakthantering.

  2. I arbetsytan, högerklicka på fliken Affärskontakter.

  3. Klicka på Filter i dialogrutan Ändra flik.

  4. I dialogrutan Filter affärskontakter kan du använda något eller båda av följande:

    • Enkelt Filter     Markera eller avmarkera förinställda kategorier.

    • Avancerade Filter     Skapa flera filter för att begränsa urvalet.

Den här filtrerad lista används för att skapa en anpassad flik, en samtalslista eller e-postlistan. Det kan också användas som grund för en rapport eller en gadget.

Mer information om filtrering finns i Filtrera poster i Business Contact Manager. Mer information om rapporter finns i använda rapporter och diagram i Business Contact Manager. Mer information om gadgetar finns i använda gadgetar i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×