Använda Access eller Excel för att hantera data

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Microsoft Access och Microsoft Excel har många likheter som gör det svårt att avgöra vilket program som du ska använda. Båda programmen kan till exempel lagra stora mängder data, köra kraftfulla frågor och verktyg för dataanalys att dela upp och spela dessa data och utföra avancerade beräkningar som returnerar de data som du behöver.

Varje program har dock Radera fördelar, beroende på vilken typ av data som du hanterar och vad du vill göra med dessa data. Till exempel om det är målet att upprätthålla dataintegriteten i ett format som kan användas av flera användare är Access det bästa valet medan Excel passar bättre för komplexa numeriska data som du vill analysera på djupet.

I många fall kan du använda båda programmen med var och en för syftet som lämpar sig bäst. I allmänhet Access är bättre för att hantera data: hjälper du låter den vara rörigt, enkelt att söka och tillgängliga till flera användare samtidigt. Excel är vanligtvis bättre för att analysera data: utföra komplicerade beräkningar, utforska möjliga utfall och producerar hög kvalitet diagram. Om du använder Access för att lagra data och Excel för att analysera den kan du få fördelarna med båda programmen.

Innan du bestämmer vilket program du använder, kanske du vill jämföra fördelarna med att varje program får du lära dig när det är bäst att använda en av och ta reda på hur du arbetar med båda programmen att uppnå exakt resultat som du vill använda.

Obs!: Alla Microsoft Office-paket innehåller Excel, men inte alla paket innehåller Access.

Jämföra fördelarna med varje program

Välja rätt program är viktigt om du vill komma åt och uppdatera informationen med högsta prestanda och noggrannheten. Om du vill ta reda på vilket program som är bäst för de uppgifter som du vill utföra kan det hjälpa för att jämföra de fördelar som programmen har att erbjuda gäller datalagring, dataanalys, flera användare samarbete och säkerhet.

Platt kontra relationsdata    För att avgöra vilket program som passar bäst för lagring av dina data, fråga dig själv följande fråga: är data relationella eller inte? Data som kan finnas effektivt i en enda tabell eller ett kalkylblad kallas för platta eller icke-relationella data. Om du vill skapa en enkel lista över kunder, med endast en adress- och kontaktinformation person för varje kund kan Excel vara ett bättre val. Om du vill lagra en mer komplex Kundlista som innehåller fakturering och leverans adresser för varje kund eller flera kontaktpersoner för varje kund är Access bättre lösning.

I relationsdatabas organisera din information med flera tabeller. I en väl utformad relationsdatabas varje tabell är platt och innehåller information om endast en typ av data. Till exempel om du skapar en kunddatabas ska namnen på kunderna lagras i en tabell, medan de kunder fakturering och leverans adresser ska lagras i en separat tabell. Lagra adresser separat från namn är en bra idé eftersom varje kund kan ha flera olika adresser och du vill kunna ange flera adresser för varje kund utan att behöva ange kundnamn för varje adress.

Lokala kontra externa data    Du kan använda Access för att ansluta till data från en mängd externa datakällor så att du kan visa, fråga, och redigera dessa data utan att behöva importera den. I Access finns till exempel kommandon för att ansluta till befintliga data i en Microsoft SQL Server-databas, en dBASE-fil eller en mapp i Outlook, tillsammans med många andra datakällor. Du kan använda Excel för att ansluta till en mängd olika datakällor inklusive Access, SQL Server och Analysis Services-databaser, text och XML-filer och ODBC- och OLE DB-datakällor. Du kan dock inte redigera data om du vill ändra diagrammets källdata via användargränssnittet i Excel.

Både Access och Excel med kommandon för att ansluta till data i Windows SharePoint Services listor. Men kan i Excel bara en skrivskyddad anslutning till SharePoint-listor. i Access kan du läsa och skriva data till SharePoint-listor.

Dataintegritet kontra flexibilitet    Unik identifierare bevara integritet för dina data och de säkerställa att ingen två rader (eller poster) innehåller exakt samma data. Unik identifierare får användarna också det snabbaste sättet att hämta data när du söker på eller sortera dina data. I Access kan använda du datatypen Räknare för att automatiskt skapa en unik identifierare för varje post. Du kan använda dessa identifierare till relaterade poster i en tabell till en eller flera poster i en annan tabell.

Strukturer som Access gäller för dina data säkerställer dataintegriteten. Access kan kräva att nya poster i en tabell har ett befintligt motsvarande värde i en annan tabell så att du inte kan skapa ”överblivna” poster. Till exempel skulle du inte vill ha en order som inte innehåller kundinformation. Access kan kräva att alla nya poster i tabellen order har värdet motsvarande kund i tabellen kunder. Det krävs för korrespondens med värden som kallas referensintegritet.

Du kan också ange egna villkor och regler för att ytterligare säkerställa att data har angetts korrekt. Excel kan du lägga till data på ett sätt som mer fritt format, men eftersom Excel inte stöder relationsdata stöder inte referensintegritet. Du kan emellertid använda kommandot Dataverifiering för att styra inmatning i Excel.

Ställa frågor    Om du ofta behöver visa data i en mängd olika sätt, beroende på ändring av villkor eller händelser, vara Access ett bättre val för att lagra och arbeta med dina data. Access kan du snabbt ta fram de rader och kolumner med data som du vill använda om data finns i en tabell eller tabeller med hjälp av Structured Query Language (SQL) frågor. Du kan också använda uttryck för att skapa beräknade fält i frågor. Med hjälp av ett uttryck i Access liknar processen med att använda formler i Excel för att beräkna värden. Du kan också använda Access-frågor sammanfatta data och presentera aggregerade värden, till exempel summor och medelvärden räknas.

Modellering    Du kan använda konsekvensanalys verktyg för att förutsäga resultatet av en kalkylbladsmodell i Excel. Vad händer om-analys kan du köra olika scenarier på dina data, till exempel bästa tänkbara och värsta tänkbara scenario och jämföra flera scenarier i en sammanfattningsrapport resulterande data. Inga liknande funktionen är tillgänglig i Access.

Pivoting och diagram    I båda programmen kan du skapa pivottabellrapporter och pivottabell diagram. I Excel kan dock mer avancerade pivottabell rapportering och diagramfunktioner än Access. Om du planerar att skapa omfattande pivottabellrapporter och lägga till proffsiga diagram regelbundet kan använda du pivottabell reporting eller pivottabell diagram i Excel i stället för funktioner i Access.

Både Access och Excel kan användas i samverkande miljöerna, till exempel Windows SharePoint Services och filresurser över nätverket, men det finns skillnader i hur data kan utnyttjas av flera användare.

Flera användaråtkomst till data    Under normal drift kan Access flera användare öppna en enda databas på samma gång, Det här fungerar bra eftersom Access låser bara de data som redigeras; andra användare kan därmed redigera olika poster utan konflikter. I Excel kan dela du en arbetsbok med andra användare, men flera användare samarbete funktioner bästa när användare arbeta med data i arbetsboken på olika tider i stället för samtidigt. I praktiken användare av en Access-databas samarbeta i en uppsättning dataoch användare i en Excel-arbetsbok samarbeta i ett dokument.

Med hjälp av Windows SharePoint Services för samarbete    Båda programmen integrera med Microsoft Windows SharePoint Services, till exempel SharePoint-listor och dokumentbibliotek.

I Access finns en mängd olika sätt att samarbeta med flera användare på en SharePoint-webbplats. Till exempel du kan ladda upp en fullständig databas till en Windows SharePoint Services-dokumentbibliotek, ringa formulär och rapporter som är tillgängliga som Windows SharePoint Services-vyer och länka en databas till data som lagras i SharePoint-listor.

I Excel kan bara ett sätt att samarbeta med flera användare på en SharePoint Services-webbplats. Du kan överföra en arbetsbok till Windows SharePoint Services-dokumentbibliotek där enskilda användare kan checka ut arbetsboken du vill göra ändringar i, hindra andra användare från att ändra arbetsboken samtidigt. Användare kan redigera en arbetsbok utan utcheckning av dokumentbiblioteket då de måste stämma överens med andra användare att undvika konflikter.

Med hjälp av nätverksmappar för samarbete    Om du sparar en Access-databas i en delad nätverksmapp kan flera användare öppna databasen och arbeta med dess data samtidigt. Enskilda poster är låsta när en användare redigerar dem. Om du sparar en Excel-arbetsbok i en delad nätverksmapp kan endast en användare redigera arbetsboken i taget. För att visa syften, öppnar flera användare arbetsboken medan en annan användare redigerar den men dessa användare kan inte göra ändringar av data tills den användare som redigerar arbetsboken stängs den.

Båda programmen innehåller liknande funktioner, lösenord och kryptering – som kan hjälpa dig att förhindra dataförlust och skydda dina data mot obehörig åtkomst. Det finns emellertid vissa skillnader mellan Access och Excel i hur användarnivå data skydd fungerar.

Skydd mot dataförlust    Ditt arbete sparas kontinuerligt i Access, så att i händelse av ett oväntat fel du inte troligen förlorar mycket arbete (om sådan finns). Men eftersom ditt arbete sparas kontinuerligt i Access, är det också möjligt att göra ändringar som du vid ett senare tillfälle du inte vill behålla. Om du vill vara säker på att du kan återställa databasen på samma sätt som du vill använda, bör du skapa en säkerhetskopia av databasfilen enligt ett schema som passar dina behov. Du kan återställa en hel databas från en säkerhetskopia eller återställa tabellen eller andra databasobjekt som du behöver. Om du använder en säkerhetskopiering av system fil kan använda du också en kopia av en databas från en säkerhetskopia av filen för att återställa data. Du kan spara information för återskapning med bestämda mellanrum när du uppdaterar informationen i Excel.

Användarnivå dataskydd    I Excel kan du ta bort kritiska eller privata data från vyn genom att dölja kolumner och rader med data och skydda hela kalkylbladet för att styra användarnas åtkomst till dolda data. Förutom att skydda ett kalkylblad och dess element kan du också låsa och låsa upp celler i ett kalkylblad att hindra andra användare från att oavsiktligt ändra viktiga data.

Fil-säkerhet på användarnivå    Du kan använda kryptering i båda programmen på filnivå, för att förhindra obehöriga användare från att se data. Du kan också kräva att lösenord anges om du vill öppna en databas eller en arbetsbok. Dessutom kan kan du skydda en databasfil eller en arbetsbok genom att använda en digital signatur.

Begränsad åtkomst till data    I Excel kan ange du användare-baserade behörighet att komma åt data eller ange skrivskyddade rättigheter som innebär att andra användare från att göra ändringar i de data som de har tillgång till. Access tillhandahåller inte säkerhet på användarnivå funktioner men Access stöder säkerhetsmodell användare av en databasserver de ansluter till. Om du länkar till en SharePoint-lista heeds Access användarbehörigheter för SharePoint-lista. Om du vill förhindra att obehöriga användare från Access-data krypterar du databasen genom att ange ett lösenord. Användare måste ange lösenordet för att läsa data från databasen, även om de åtkomst till innehållet med hjälp av ett annat program, till exempel Excel.

Mer information om hur du skyddar dina data finns i skydda en Access 2007-databas och skydd och säkerhet i Excel.

När bör jag använda Access?

Mycket allmänna är Access det bästa alternativet när du har att spåra och registrera data regelbundet, och sedan visa, exportera eller skriva ut delar av dessa data. Access-formulär får ett bekvämare gränssnitt än ett Excel-kalkylblad för att arbeta med dina data. Du kan använda Access för att automatisera utföra vanliga åtgärder och Access-rapporter kan du summera data i utskrivna eller elektroniska formulär. I Access finns mer struktur för dina data. Du kan till exempel styra vilka typer av data går att anges, vilka värden som kan anges och du kan ange hur data i en tabell är relaterade till data i en annan tabell. Den här strukturen hjälper dig att se till att endast de rätta typerna av data anges.

Access lagrar data i tabeller som ser ut ungefär som kalkylblad, men Access-tabeller är utformade för komplexa frågor i relation till data som lagras i andra tabeller.

Använd Access i följande fall:

  • Förutse många personer som arbetar i databasen och du vill robusta alternativ som på ett säkert sätt hantera uppdateringar till dina data, till exempel spela in portlåsning och konfliktlösningsfunktioner upplösning.

  • Kommer att behöva lägga till fler tabeller i en datamängd som kommer från en platt eller icke-relationella tabell.

  • Om du vill köra komplexa frågor.

  • Om du vill skapa en mängd olika rapporter eller adressetiketter.

  • Hantera kontakter    Du kan hantera dina kontakter och adresser, och sedan skapa rapporter i Access eller sammanställa data med Microsoft Office Word för att skriva ut standardbrev, kuvert eller adressetiketter.

  • Lager- och tillgångsuppföljning    Du kan skapa en inventering av artiklar i hemmet eller verksamheten och lagra foton eller andra relaterade dokument tillsammans med dessa data.

  • Order spårning    Du kan ange information om produkter, kunder och order och skapa rapporter som visar försäljning per anställd, region, tidsperiod eller något annat värde.

  • Uppgift spårning    Du kan följa upp uppgifter för en grupp personer och ange nya aktiviteter samtidigt som andra uppdaterar sina befintliga uppgifter i samma databas.

  • Ordna Lånebibliotek bibliotek    Du kan använda Access för att lagra data om böcker och CD-skivor och hålla reda på vilka lånades ut dem till.

  • Planering av evenemang    Du kan ange information om händelsedatum, platser och deltagare och skriv sedan ut scheman eller sammanfattningar om händelser.

  • Näringslära spårning    Hålla reda på recept och logga Light och utöva aktiviteter.

När bör jag använda Excel?

Som ett kalkylbladsprogram lagra Excel stora mängder data i en arbetsbok som innehåller ett eller flera kalkylblad. I stället för som fungerar som ett system för databasen, till exempel Access, men optimeras Excel för dataanalys och beräkningen. Du kan använda den här flexibla program för att bygga modeller för att analysera data, skriva enkla och komplexa formler för att utföra beräkningar på dessa data, pivot data något sätt som du vill använda och presentera data i en mängd professionellt utseende diagram.

Använd Excel i följande fall:

  • Kräv en platt eller icke-relationella vy över dina data i stället för en relationsdatabas som använder flera tabeller och när dina data är mest numeriska.

  • Vanliga göra beräkningar och statistiska jämförelser av dina data.

  • Vill du använda pivottabellrapporter för att visa hierarkiska data i en kompakt och flexibel layout.

  • Planera att skapa diagram regelbundet och vill använda de nya diagramfunktionerna format som är tillgängliga i Excel.

  • Vill framhäva data med hjälp av villkorsstyrd formatering ikoner, datastaplar, och teckenfärg skalor.

  • Vill du utför avancerade konsekvensanalyser åtgärder på dina data, till exempel statistik-, teknik- och regressionsanalys.

  • Om du vill hålla reda på objekt i en enkel lista för personligt bruk eller för samarbete ändamål.

  • Accounting    Du kan använda de kraftfulla beräkningsfunktionerna i Excel för ekonomiska rapporter – till exempel en kassaflödesrapport, resultaträkning eller resultaträkning.

  • Budgetering    Om dina behov personal- eller hänför, du kan skapa olika budgetberäkningar i Excel, till exempel en budget för marknadsföringsplan, en Händelsebudget eller en pensionsbudget.

  • Fakturering och försäljning    Excel är även användbart för att hantera fakturerings- och försäljningsdata och det enkelt att skapa formulär som du behöver, till exempel fakturor, packsedlar eller inköpsorder.

  • Rapportering    Du kan skapa olika typer av rapporter i Excel som avspeglar dina dataanalyser eller sammanfatta data, till exempel rapporter som mäter projektresultat, prognosdata, sammanfatta data eller visar variansdata.

  • Planering    Excel är ett fantastiskt verktyg för att skapa professionella planer eller användningsbara planeringskalendrar, till exempel veckoplaner, marknadsundersökningsplaner, skatteplanering inför årsslut eller planeringar för att hjälpa dig att planera veckoinköp, parter eller semestrar.

  • Spårning    Du kan använda Excel för att hålla reda på data i en tidrapport eller en lista, till exempel en tidrapport för att spåra arbete eller en Inventarielista som håller reda på utrustning.

  • Använda kalendrar    På grund av dess rutnät-liknande natur Excel lämpar sig bra för att skapa någon typ av kalender – till exempel en skolkalender att hålla reda på aktiviteter under året skola eller en räkenskapsår kalender att spåra företag händelser och milstolpar.

Användbara Excel-mallar i någon av dessa kategorier, finns i mallar för Excel på Microsoft Office Online.

Använda Access och Excel

Det kan finnas tillfällen som du vill dra nytta av fördelarna med båda programmen har att erbjuda. Till exempel du har skapat ett kalkylblad i Excel som du kan beräkna och analysera data, men kalkylbladet har blivit för stora och komplexa och många andra användare behöver ha tillgång till data. Nu kan du vill importera eller länka kalkylbladet till Access och använda den som en databas i stället för att arbeta med den i Excel. Eller du kanske har data i en Access-databas som du vill skapa vissa detaljerad pivottabellrapporter i Excel och professionellt utseende diagram i Excel.

Oavsett vilket program du använder först, kan du alltid överföra data från ett program till en annan där du kan fortsätta att arbeta med den. Med eller utan en dataanslutning kan du hämta data till Access från Excel (och vice versa) genom att kopiera, importera eller exportera dem.

Mer information om hur du kan utbyta data mellan båda programmen finns i flytta data från Excel till Access.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×