När du väljer datakällan för en rapport öppnar du rapporten i layoutvy och öppnar egenskapssidan genom att trycka på ALT+RETUR. Klicka på fyrkanten strax nedanför fliken för rapportobjektet så att hela rapporten markeras och välj egenskapen genom att klicka på Datakälla på fliken Data på egenskapssidan. Därefter kan du ange datakällan genom att välja ett objekt från listan eller genom att klicka på knappen Skapa 
Datakällan för en rapport avgör vilka fält från databasen som kan visas i rapporten. I en relationsdatabas är relaterade data vanligtvis utspridda över flera tabeller. Information om kunder lagras till exempel i en tabell och information om order lagras i en annan tabell. Rapporter ger dig ett flexibelt sätt att "sätta ihop" data och visa dem på precis det sätt du vill och kan optimeras för utskrift. Mer information om rapportpostkällor finns i resten av den här artikeln. En översikt över rapporter finns i artikeln Introduktion till rapporter i Access.
Obs!: Den här artikeln gäller inte för Access-webbappar – den sortens databas som du utformar med Access och publicerar online. Mer information finns i Skapa en Access-app.
Artikelinnehåll
Olika typer av datakällor
Tabell
Om alla fält som du behöver finns i en enda tabell kan du använda den tabellen som rapportens datakälla. Om fälten som du behöver finns i två eller fler tabeller måste du försäkra dig om att tabellerna kan kopplas logiskt via något slags gemensamt värde och sedan skapa en namngiven fråga eller en inbäddad fråga som ska användas som datakällan.
Namngiven fråga
En namngiven fråga, som oftast bara kallas för en fråga, är en fråga som har sparats som ett databasobjekt. Du kan använda en namngiven fråga som en datakälla för flera formulär eller rapporter. Ändringar i frågedesignen påverkar emellertid alla former och rapporter som använder den som en datakälla. Det är relativt enkelt att ta bort en namngiven fråga, vilket kopplar från alla formulär eller rapporter som använder den.
Inbäddad fråga
En inbäddad fråga är en fråga som lagras i egenskapen Datakälla för ett annat objekt. Eftersom en inbäddad fråga inte är ett separat objekt är det mindre troligt att du kopplar från rapporten genom att oavsiktligt ta bort eller ändra rapportens fråga. Vi rekommenderar att du skapar en inbäddad fråga om du vill att frågan uteslutande ska användas för rapporten (och inte delas med andra objekt).
Inbäddade frågor skapas som standard när du använder verktygen Rapportdesign, Tom rapport eller Etiketter, som beskrivs i nästa avsnitt. Inbäddade frågor skapas också med rapportguiden, förutsatt att du väljer data från mer än en tabell för rapporten. Om du bara väljer data från en tabell binder rapportguiden rapporten direkt till den tabellen.
Du kan också skapa en inbäddad fråga genom att kopiera SQL-instruktionen från en namngiven fråga som är öppen i SQL-vyn och sedan klistra in SQL-instruktionen i egenskapen Datakälla för en rapport. Så här öppnar du en namngiven fråga i SQL-vyn:
-
Högerklicka på frågan i navigeringsfönstret och klicka på Design.
-
Klicka på SQL-vy i gruppen Resultat på fliken Design och sedan på Datablad.
Så här skapas datakällor med rapportverktygen
När du skapar en rapport i Access klickar du på något av verktygen i gruppen Rapporter på fliken Skapa. Beroende på hur du använder verktygen skapar respektive verktyg någon av de tre typerna av datakälla som beskrivs i föregående avsnitt.
I följande tabell ser du vad varje rapportverktyg gör och vilka typer av datakällor som skapas som standard.
|
Verktyg |
Beskrivning |
Standarddatakälla |
|
Rapport |
Skapar en enkel rapport med tabellformat som innehåller alla fälten i datakällan. |
Tabell eller namngiven fråga, som du måste välja i navigeringsfönstret innan du klickar på verktyget. |
|
Rapportdesign |
Öppnar en tom rapport i designvyn, där du kan lägga till de fält och kontroller som du vill använda. |
Inbäddad fråga om du drar fälten från åtgärdsfönstret Fältlista till rapporten. Du kan också välja en tabell eller namngiven fråga från listrutan Datakälla på egenskapssidan. |
|
Tom rapport |
Öppnar en tom rapport i layoutvyn och visar åtgärdsfönstret Fältlista. När du drar fält från fältlistan till rapporten skapar Access en inbäddad fråga och sparar den i egenskapen Datakälla för rapporten. |
Inbäddad fråga om du drar fälten från åtgärdsfönstret Fältlista till rapporten. Du kan också välja en tabell eller namngiven fråga från listrutan Datakälla på egenskapssidan. |
|
Rapportguiden |
Visar en guide i flera steg, där du kan ange fält, grupperings- och sorteringsnivåer samt layoutalternativ. Guiden skapar en rapport baserad på de val som du gör. |
Inbäddad fråga om du väljer fält från mer än en tabell. Om du bara väljer fält från en tabell används den tabellen som datakällan. |
|
Etiketter |
Visar en guide som låter dig välja standardetikettstorlek eller en egen etikettstorlek samt vilka fält som du vill visa och hur du vill att de ska sorteras. Guiden skapar etikettrapporten baserad på de val som du gör. |
Tabell eller namngiven fråga, som du måste välja innan du klickar på verktyget. |
Obs!: Med verktygen Rapportdesign, Rapportguiden och Etiketter skapas klientrapporter, som inte är kompatibla med webbdatabaser. Mer information om webbdatabaser finns i artikeln om hur du redigerar eller publicerar en webbdatabas i SharePoint.
Arbeta med datakällor
Omvandla en datakälla till en inbäddad fråga
En rapport som är bunden till en tabell eller angiven fråga kan modifieras så att den är bunden till en inbäddad fråga i stället. Som vi nämnt tidigare kan detta göra det lättare att underhålla en databas genom att rapporterna blir mer fristående och mindre beroende av andra objekt. Beroende på den aktuella typen av datakälla använder du någon av följande metoder för att konvertera den till en inbäddad fråga:
Metod 1: Klicka på knappen Skapa
Om egenskapen Datakälla är ett tabellnamn kan du snabbt skapa en inbäddad fråga genom att klicka på knappen Skapa i egenskapsrutan Datakälla.
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på den rapport som du vill ändra och klicka på Layoutvy.
-
Högerklicka var som helst i rapporten och klicka sedan på Rapportegenskaper.
-
Klicka i egenskapsrutan Datakälla på fliken Alla och sedan på knappen Skapa
-
Du tillfrågas om du vill skapa en fråga baserat på tabellen. Fortsätt genom att klicka på Ja.
Frågeverktyget öppnas i Access och tabellen som ursprungligen fanns i egenskapen Kontrollkälla läggs till. -
Lägg till fält i frågerutnätet genom att dubbelklicka på varje fältnamn som du vill ta med i rapporten. Du måste göra det för alla fält som ska visas i rapporten.
-
Så här lägger du till fält från relaterade tabeller eller frågor:
-
Klicka på Lägg till tabeller i gruppen Frågeformat på fliken Design (Visa tabell i Access 2013 ).
-
Markera den tabell eller fråga som du vill lägga till.
-
Se till att tabellerna och frågorna som du lägger till är kopplade på ett logiskt sätt. Exempelvis är det troligt att ID-fältet i tabellen Kund har en kopplingslinje som kopplar den till fältet Kund-ID i tabellen Order. Du kan skapa kopplingslinjer genom att dra ett fältnamn från en tabell eller fråga till ett fältnamn i en annan tabell eller fråga.
Mer information om hur du skapar frågor finns i artikeln Introduktion till frågor. -
Lägg till fält i frågerutnätet genom att dubbelklicka på varje fältnamn som du vill ta med i rapporten. Du måste göra det för alla fält som ska visas i rapporten.
-
-
Så här testar du frågan:
-
Klicka på Visa i gruppen Resultat på fliken Design och sedan på Datablad.
-
Gå tillbaka till designvyn, klicka på Visa i gruppen Resultat på fliken Design och sedan på Designvy.
-
-
När du är nöjd och de data som har returnerats av frågan är de data som du vill ta med i rapporten klickar du på Stäng i gruppen Stäng på fliken Design.
-
Spara ändringarna i SQL-instruktionen och uppdatera egenskapen genom att klicka på Ja.
Obs!: Om den nya frågan inte innehåller alla fält som användes i rapporten uppmanas du att ange ett parametervärde för varje fält som saknas. Du kan antingen ta bort referensen till fältet i rapporten eller följa anvisningarna i Redigera en inbäddad fråga för att lägga till fälten som saknas i frågan.
Metod 2: Lägga till ett fält från en relaterad tabell med hjälp av fältlistan
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på den rapport som du vill ändra och klicka på Layoutvy.
-
Om åtgärdsfönstret Fältlista inte redan visas klickar du på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design.
-
Om Visa alla tabeller visas överst i fältlistan klickar du på kommandot så att fält i relaterade tabeller och andra tabeller visas.
-
Expandera en tabell under Tillgängliga fält i relaterade tabeller och dra ett av fälten till rapporten.
Datakällan ändras till en inbäddad fråga som innehåller fältet som du lade till. Du kan fortsätta att lägga till fält på det här sättet eller redigera den inbäddade frågan genom att följa stegen i Redigera en inbäddad fråga.
Metod 3: Kopiera och klistra in SQL från en namngiven fråga
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på frågan som innehåller den SQL-instruktion som du vill kopiera och klicka sedan på Designvy.
-
Klicka på Visa och sedan på SQL-vy i gruppen Vyer på fliken Start.
-
Kopiera texten i SQL-fönstret och stäng sedan frågan utan att spara.
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på den rapport som du vill lägga till den inbäddade frågan i och klicka sedan på Layoutvy .
-
Om egenskapssidan inte visas trycker du på F4 för att visa den.
-
Markera texten i egenskapen Datakälla på fliken Alla och klistra in SQL-koden i egenskapsrutan genom att trycka på CTRL+P.
Obs!: Om den nya frågan inte innehåller alla fält som användes i rapporten uppmanas du att ange ett parametervärde för varje fält som saknas. Du kan antingen ta bort referensen till fältet i rapporten eller följa anvisningarna i Redigera en inbäddad fråga för att lägga till fälten som saknas i frågan.
Metod 4: Kopiera och klistra in SQL från ett annat formulär eller en annan rapport
Du kan kopiera en inbäddad fråga direkt från egenskapen Datakälla för ett objekt till ett annat. På så sätt, om ett annat formulär eller en annan rapport innehåller en inbäddad fråga som returnerar rätt data, kan den enkelt återanvändas för den rapport som du arbetar i.
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på formuläret eller rapporten som innehåller den inbäddade SQL-instruktion som du vill kopiera och klicka sedan på Layoutvy.
-
Högerklicka någonstans i formuläret eller rapporten och klicka sedan på Egenskaper för formulär eller Rapportegenskaper.
-
Markera hela SQL-instruktionstexten i egenskapsrutan Datakälla på fliken Alla och kopiera texten genom att trycka på CTRL+C.
-
Stäng formuläret eller rapporten utan att spara.
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på den rapport som du vill lägga till den inbäddade frågan i och klicka sedan på Layoutvy .
-
Högerklicka var som helst i rapporten och klicka sedan på Rapportegenskaper.
-
Markera texten i egenskapen Datakälla på fliken Alla och klistra in SQL-koden i egenskapen genom att trycka på CTRL+P.
Obs!: Om den nya frågan inte innehåller alla fält som användes i rapporten uppmanas du att ange ett parametervärde för varje fält som saknas. Du kan antingen ta bort referensen till fältet i rapporten eller följa anvisningarna i avsnittet Redigera en inbäddad fråga nedan för att lägga till fälten som saknas i frågan.
Redigera en inbäddad fråga
I takt med att databasen växer kan du behöva ändra datakällan för en rapport och till exempel lägga till fler fält i en rapport. Öppna frågeverktyget genom att följa anvisningarna nedan:
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på rapporten som innehåller den inbäddade fråga som du vill redigera och klicka sedan på Layoutvy.
-
Högerklicka var som helst i rapporten och klicka sedan på Rapportegenskaper.
-
Klicka i egenskapsrutan Datakälla på fliken Alla och klicka sedan på knappen Skapa
Frågan öppnas i frågeverktyget. -
Redigera frågan efter behov och klicka på Stäng i gruppen Stäng på fliken Design.
-
Spara ändringarna och uppdatera egenskapen genom att klicka på Ja.
Frågeverktyget stängs. Alla ändringar som du gör i frågeverktyget återges i SQL-instruktionen i egenskapen Datakälla.
Mer information om hur du skapar frågor finns i artikeln Introduktion till frågor.
Spara en inbäddad fråga som en namngiven fråga
Du kanske upptäcker att den inbäddade frågan som fungerar som datakällan för en rapport också kan vara användbar för andra ändamål. I så fall kan du spara den som en namngiven fråga som på så vis kan användas av andra objekt.
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på rapporten som innehåller den inbäddade frågan och klicka på Layoutvy.
-
Högerklicka var som helst i rapporten och klicka sedan på Rapportegenskaper.
-
Klicka i egenskapsrutan Datakälla på fliken Alla och klicka sedan på knappen Skapa
Frågan öppnas i frågeverktyget. -
Klicka på Spara som i gruppen Stäng på fliken Design.
-
Skriv ett frågenamn i den översta rutan i dialogrutan Spara som och klicka på OK.
Frågan sparas som en namngiven fråga i navigeringsfönstret.
-
Klicka på Stäng i gruppen Stäng på fliken Design.
Du tillfrågas om du vill spara ändringarna i den inbäddade frågan, även om du inte gjort några ändringar. I de flesta fall stänger du bara frågeverktyget genom att klicka på Nej. Om du har gjort ändringar som du vill använda i rapportens inbäddade fråga klickar du däremot på Ja.
