Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer

Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

The workflows included with SharePoint products are features that you can use to automate your business processes, making them both more consistent and more efficient. You can use a SharePoint Collect Signatures workflow to route documents created in Excel, Word, or InfoPath to one or more people for their signatures.

For more info, see Overview of workflows included with SharePoint.

Viktigt!:  By default, the Collect Signatures workflow is not activated and is not listed in the Select a workflow template list box of the association form. To make it available for use, a site administrator must activate them at the site collection level. If you have Site collection level permissions, see Enable SharePoint workflow templates.

If all you need to do is complete a Collect Signatures workflow task    Just go to the COMPLETE segment and expand it. You might not need any of the other segments for now.

Jämförelse mellan manuell process och automatiserat arbetsflöde

SharePoint-arbetsflöden är:

  • Efficient and consistent    A Collect Signatures workflow automatically routes the document, assigns signature tasks, and tracks their progress. The activity in the workflow can be monitored and adjusted from a central status page, and the history of events in the workflow run is maintained for 60 days after completion.

  • Du nöjer dig med mindre    Med ett arbetsflöde för insamling av signaturer kan du och dina kollegor spara tid och bekymmer, samtidigt som signeringsprocessen effektiviseras och standardiseras.

Här är ett diagram över en enkel version av arbetsflödet för insamling av signaturer.

Flödesschema över arbetsflödesprocess

Tips för dig som läser den här artikeln

The information in this article is presented in expandable segments.

If all you need to do is complete a Collect Signatures workflow task    Just go to the COMPLETE segment and expand it. You might not need any of the other segments for now.

If you want to add, start, monitor, and maintain workflows    If you aren’t already familiar with these tasks, you might find it useful to work your way through this article, segment by segment, the first time that you design and add a workflow. Once you’re familiar with the information and the article layout, you’ll be able to go straight to the segment you need on any return visits.

En anmärkning om bilderna    Skärmbilderna och de konceptuella diagrammen i den här artikelserien om arbetsflöden baseras huvudsakligen på arbetsflöden för godkännande. Bilderna och diagrammen i den här artikeln har emellertid anpassats för arbetsflöden för insamling av signaturer då detta ansetts nödvändigt för att undvika missförstånd.

Några ord om hur du skriver ut den här artikeln    Det här är en lång artikel. Om du bara vill skriva ut vissa avsnitt kontrollerar du att bara de avsnitten är expanderade när du skriver ut. (Om du vill att alla bilder ska skrivas ut väljer du liggande orientering i stället för stående.)

Några ord om hur du söker    Innan du söker efter text eller ord i den här artikeln kontrollerar du att alla avsnitt som du vill söka i är expanderade.

Mer information om arbetsflöden för insamling av signaturer

A Collect Signatures workflow is a SharePoint products feature that routes a document or form created in Word, Excel, or InfoPath to one or more people for their signature. The workflow automates, streamlines, and standardizes the whole process.

Illustration av arbetsflödesdirigering

Det grundläggande arbetsflödet för insamling av signaturer som ingår i SharePoint fungerar som en mall. Med hjälp av mallen kan du lägga till flera arbetsflöden för insamling av signaturer på dina webbplatser. Varje arbetsflöde som du lägger till är en unik version av det grundläggande arbetsflödet för insamling av signaturer och fungerar på ett särskilt sätt, beroende på vilka inställningar som du anger när du lägger till det.

  • Första gången du lägger till ett arbetsflöde för insamling av signaturer i en lista, i ett bibliotek eller i en webbplatssamling kan du ange antalet deltagare samt om deltagarnas uppgifter ska tilldelas en i taget efter varandra (seriellt eller i följd) eller alla på en gång (parallellt). Du kan också välja om deltagarnas uppgifter ska delas upp i två eller flera olika faser. Du kan ändra de här inställningarna varje gång du startar arbetsflödet manuellt för ett dokument.

  • Varje angiven deltagare tilldelas en uppgift via arbetsflödet. Deltagarna kan sedan välja mellan att signera (eller inte signera) dokumentet, tilldela om signaturuppgiften eller ta bort uppgiften.

  • När arbetsflödet körs kan du övervaka förloppet och göra justeringar (om det behövs) från samma centrala sida med arbetsflödesstatus.

  • Listan över alla arbetsflödeshändelser som inträffade under körningen (instansen) av arbetsflödet är tillgänglig på sidan Arbetsflödesstatus i 60 dagar efter arbetsflödets slutförande.

The Collect Signatures workflow isn’t designed to collect approvals and rejections for a document, or to control webpage publishing for a website. If you want to add a workflow in which participants approve or reject the document that they review, see the article, All about Approval workflows.

Also, Collect Signatures workflows aren’t designed to collect feedback. If you want to use a workflow to collect feedback about a document, see the article, All about Collect Feedback workflows.

Du kan ytterligare anpassade arbetsflöden som ingår i SharePoint, med hjälp av Microsoft SharePoint Designer 2013.

To add a workflow   By default, you must have the Manage Lists permission to add a workflow. (The Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors group do not.)

To start a workflow   Also by default, you must have the Edit Items permission to start a workflow that’s already been added. (The Members group and the Owners group both have the Edit Items permission by default; the Visitors group does not.)

Ägare kan också välja att konfigurera särskilda arbetsflöden så att de bara kan startas av medlemmar i gruppen Ägare. (Om du vill göra det markerar du kryssrutan Kräv behörigheten Hantera listor för att starta arbetsflödet på den första sidan i associationsformuläret.)

Fler och fler affärstransaktioner genomförs på elektronisk väg. Det betyder att digitala signaturer används allt oftare för att juridiskt binda parterna till deras transaktioner. En digital signatur används för att verifiera identiteten för den person som signerat dokumentet, och bekräftar att innehållet inte har modifierats sedan den digitala signaturen lades till i dokumentet. Digitala signaturer baseras på krypteringstekniker och minskar riskerna i samband med elektroniska affärstransaktioner. Viktiga förbättringar kring digital signering har implementerats i Office i syfte att uppfylla säkerhetsbehoven på företag och offentliga myndigheter runtom i världen.

För att kunna skapa en digital signatur behöver du ett digitalt certifikat, som bekräftar din identitet för andra involverade parter och som du skaffar från en betrodd certifikatutfärdare. Om du inte har något digitalt certifikat har Microsoft partner som utfärdar digitala certifikat liksom andra avancerade signaturer.

Huvudfaserna är som följer:

  • BEFORE the workflow runs (plan, add, start)   
    Before you add a workflow, you plan where you want to add it (for a single list or library, or for the entire site collection) and the details of how it will work. After you’ve added and configured the workflow, anyone with the necessary permissions can start the workflow on a specific document. The workflow can also be set up to run automatically. Automatic runs can be activated based on either or both of two triggering events: when any document is added to or created in a list or library, or when any document in a list or library is changed.

  • WHILE the workflow runs (complete, monitor, adjust)   
    While the workflow runs, individual participants complete their assigned tasks. Meanwhile, the progress of the workflow can be monitored from a central Workflow Status page for that particular instance of the workflow. Adjustments to the workflow while it runs can be made from that same page; and, if necessary, the workflow can be canceled or terminated from there.

  • AFTER the workflow runs (review, report, change)   
    When the workflow is complete, the whole history of that run (or instance) can be reviewed for up to 60 days on the Workflow Status page. If there’s ever anything that you want to change about the way the workflow functions, you can open and edit the association form that you completed when you first added the workflow.

Följande flödesschema illustrerar dessa faser ur synvinkeln för någon som lägger till ett nytt arbetsflöde.

Arbetsflödesprocess

Planera ett nytt arbetsflöde för insamling av signaturer

I det här avsnittet ska vi titta närmare på de beslut som du måste fatta och den information som du behöver innan du lägger till en version av arbetsflödet för insamling av signaturer.

If you’re already familiar with how to add this type of workflow and only need a reminder about the specific steps, you can go straight to the appropriate ADD segment (List/library or Site collection) of this article.

De arbetsflöden som ingår i SharePoint fungerar som huvudmallar som de enskilda arbetsflöden som du lägger till för listor, bibliotek och webbplatssamlingar baseras på.

Varje gång du lägger till ett arbetsflöde för insamling av signaturer lägger du i själva verket till en version av den allmänna arbetsflödesmallen för insamling av signaturer. Du ger varje version ett eget namn och egna inställningar, som du anger i associationsformuläret när du lägger till just den versionen. På så sätt kan du lägga till flera arbetsflöden, där alla versioner baseras på huvudarbetsflödesmallen för insamling av signaturer, men där varje version namnges och anpassas efter hur den ska användas.

I den här bilden har tre arbetsflöden som baseras på arbetsflödesmallen för godkännande lagts till: Ett för alla innehållstyper i ett enskilt bibliotek, ett för en enskild innehållstyp i ett enskilt bibliotek och ett för en enskild innehållstyp i en hel webbplatssamling.

Tre arbetsflöden som baseras på arbetsflödesmallen för godkännande

När du lägger till en ny arbetsflödesversion baserat på någon av de medföljande arbetsflödesmallarna fyller du i ett associationsformulär där du anger hur du vill att den nya versionen ska fungera.

Följande avsnitt innehåller en lista med frågor som hjälper dig att fylla i associationsformuläret. Men börja gärna med att titta igenom formuläret och fälten i det.

Den första sidan i associationsformuläret

Första sidan i associationsformuläret

Andra sidan i associationsformuläret

Andra sidan i associationsformuläret

Fälten på den här andra sidan visas också i initieringsformuläret, som öppnas varje gång arbetsflödet startas manuellt, och kan redigeras vid det tillfället för just den körningen.

Nine questions to answer

När du har besvarat alla frågorna i det här avsnittet är det dags att lägga till arbetsflödet.

This article concerns the workflow template that appears in the menu as Collect Signatures – SharePoint 2010. If you’re not sure that this workflow type is the best choice for you, refer back to the LEARN segment of this article. For further information about the other workflow templates that are available, see the article, About the workflows included with SharePoint.

It’s important to know that signature lines of the type we’re discussing here can be inserted only in documents created in Word, Excel, or InfoPath.

Vad är en innehållstyp?

Each document or other item stored in a SharePoint list or library belongs to one or another content type. A content type can be as basic and generic as Document or Excel Spreadsheet, or as highly specialized as Legal Contract or Product Design Specification. Some content types are available in SharePoint products by default, but you can both customize these and add others that you create yourself.

Du kan välja att den nya versionen av arbetsflödet för insamling av signaturer bara ska vara tillgängligt i en enskild lista eller i ett enskilt bibliotek, eller i hela webbplatssamlingen.

  • Om du lägger till arbetsflödet för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek kan du konfigurera det så att det körs för alla innehållstyper eller bara för en enskild innehållstyp.

  • Om du lägger till arbetsflödet för hela webbplatssamlingen måste du däremot konfigurera det så att det bara körs för en enskild webbplatsinnehållstyp.

  • In all cases, each document on which a Collect Signatures workflow is run must be a file that was created in Word, Excel, or InfoPath.

Översikt över webbplatssamling med förklaringar av hur du lägger till ett arbetsflöde på tre olika sätt

Ge arbetsflödesversionen ett namn som:

  • Beskriver vad arbetsflödet används för.

  • Skiljer arbetsflödet från andra arbetsflöden.

Ett exempel

Anta att du är medlem i en grupp med redigerare och att ni vill använda två olika arbetsflöden för insamling av feedback:

  • You’ll run the first workflow on each document submitted by a member of your own group. This workflow collects feedback only from the manager of your group.

  • You’ll run the second workflow on each document submitted by people outside of your own group. This workflow collects feedback fromevery member of your group.

You might name the first workflow Inside Submission Feedback and the second one Outside Submission Feedback.

Tips: Som vanligt är det en bra idé att etablera konsekventa namngivningsregler, som distribueras till relevanta användare.

Du kan välja att arbetsflödet ska använda webbplatsens standardlista för uppgifter och historik, andra befintliga listor eller begära nya listor för detta specifika arbetsflöde.

  • Om webbplatsen ska ha flera arbetsflöden, eller om vissa arbetsflöden ska omfatta flera uppgifter, bör du överväga att begära nya listor för varje arbetsflöde. (Hanteringen av onödigt långa listor kan påverka prestanda negativt. Det är lättare för systemet att hantera flera kortare listor än en väldigt lång lista.)

  • If the tasks and history for this workflow will contain sensitive or confidential data that you’ll want to keep separated from the general lists, then you should definitely indicate that you want new, separate lists for this workflow. After you add the workflow, be sure that appropriate permissions are set for the new lists.

Signaturrader kan infogas i dokumentet vid två tillfällen:

  • Innan arbetsflödet startas för dokumentet.

  • När arbetsflödet har startat, men innan den första deltagaren lägger till sin signatur på en signaturrad.

Infogningen av en digital signatur i ett dokument omfattar två steg:

  1. First, someone inserts asignature line in the body of the document.
    Infogad men inte signerad signaturrad

  2. Then someone adds their signature to the inserted line.
    Infogad signaturrad med signatur

Keep this in mind    From the moment that the first participant adds their signature to the document, the document is locked against editing. Any further change to the document after that point — except other signers adding their signatures — invalidates or deletes all signatures that have been added. And because the insertion of a signature line counts as a change in the document, all signature lines must already be present in the document before the first participant adds their actual signature to one of those lines.

Frågan kan alltså besvaras på tre enkla sätt:

  • För manuell och automatisk start    Dokumentet baseras på en mall eller ett formulär som redan innehåller signaturrader, så att ingen behöver lägga till dem för varje enskild arbetsflödesinstans.

  • För en manuell start    Personen som startar arbetsflödet infogar alla signaturrader som behövs innan arbetsflödet startas.

  • För en automatisk start    Den första deltagaren som öppnar dokumentet infogar alla nödvändiga signaturrader innan han eller hon lägger till sin egen signatur.

Här följer en kort grafisk sammanfattning av ovanstående.

Dokument utan första signatur och därför fortfarande öppet för ändringar

Dokument med infogad första signatur och därför låst mot ändringar

Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det alltid startas manuellt, alltid automatiskt eller på endera sätt:

  • När du startar ett arbetsflöde för insamling av signaturer för ett särskilt dokument manuellt visas ett annat formulär, initieringsformuläret. Initieringsformuläret innehåller bara inställningarna från den andra sidan av associationsformuläret. Det betyder att den person som startar arbetsflödet kan ändra inställningarna (endast för den aktuella instansen) innan han eller hon klickar på Starta.

  • Med en automatisk start visas givetvis inget initieringsformulär, vilket innebär att standardinställningarna som har angetts i associationsformuläret används utan modifikation.

Följande bild illustrerar skillnaden mellan en manuell och en automatisk start.

Jämförelse mellan formulär för manuell och automatisk start

Any changes that you make in the initiation form are applied only during the current instance of the workflow. To change the permanent, default settings of the workflow, you edit the original association form, as explained in the CHANGE segment of this article.

Manuell start

Om du tillåter manuella starter kan alla med nödvändig behörighet när som helst starta arbetsflödet för tillämpligt dokument.

En fördel med en manuell start är att du och dina kollegor kan köra arbetsflödet om och när ni väljer att göra det. En annan är att du kan välja att ändra inställningar med hjälp av initieringsformuläret varje gång du kör arbetsflödet.

Nackdelen med en manuell start är att du måste komma ihåg att köra arbetsflödet när det behövs.

Automatisk start

Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startas automatiskt när något av följande inträffar:

  • Ett nytt dokument skapas i eller överförs till listan eller biblioteket.

  • Ett dokument som redan lagras i listan eller biblioteket ändras.

Fördelen med en automatisk start är att ingen behöver komma ihåg att starta arbetsflödet. Det körs varje gång som en utlösande händelse inträffar.

Särskilda anmärkningar för automatisk start med arbetsflöden för insamling av signaturer

Unlike in some of the other included workflows, it isn’t possible to add more tasks after a Collect Signatures workflow has started. When the workflow starts automatically, it assigns only those signature tasks already specified in its default settings. Each of those tasks can indeed be reassigned during the workflow run, but no additional tasks can be created and assigned. In other words, a Collect Signatures workflow should only run automatically when the identity, or at least the number, of participants is known beforehand.

Det som däremot är möjligt efter en automatisk start är att ta bort eller avbryta uppgifter som redan har tilldelats. Observera dock att den associerade signaturraden inte tas bort från dokumentet om du avbryter en uppgift.

Här följer tre scenarier där en automatisk start används. Observera i varje scenario att:

  • Arbetsflödet körs för ett bibliotek dit dokument som behöver signeras överförs.

  • Den grupp personer som tilldelas signaturuppgifter är stabil över tid och behöver inte granskas eller ändras varje gång arbetsflödet startar.

Om objektet som överförs är ett dokument eller ett formulär som redan innehåller rätt signaturrader behöver deltagarna i arbetsflödet självklart inte infoga signaturrader under körningen av arbetsflödet.

Scenario 1: En uppgift, en undertecknare

Eftersom nya kostnadsanspråk måste signeras av Anna skapar hon biblioteket Nya kostnadsanspråk. Alla i organisationen kan skapa eller överföra ett anspråk.

Anna creates a workflow and gives it the same name: New Expense Claims. The workflow runs automatically on each new document, assigning only one signature task — to Anna, of course.

Flödesschema för arbetsflöde

Scenario 2: Flera uppgifter, flera undertecknare

Den här gången måste avtal signeras av Anna och Sean och Frank, d.v.s. av alla tre.

Sean creates a library named Contracts for Signatures. She creates a Collect Signatures workflow named Signatures (annaANDseanANDfrank). The workflow runs automatically on each new document, assigning one signature task to each of the three people.

Den första undertecknaren som öppnar dokumentet infogar signaturraderna för alla tre undertecknare innan han eller hon lägger till sin egen signatur.

Flödesschema för arbetsflöde

Scenario 3: Flera uppgifter, en undertecknare

I den här versionen måste avtal signeras av Anna eller Sean eller Frank, d.v.s. av någon av de tre.

Sean creates a library named Contracts for Signature and a workflow named Signature (annaORseanORfrank). She also creates a mailing list or distribution group, also named annaORseanORfrank, which includes all three of them.

Again the workflow runs automatically on each new document in the library, but this time it assigns only one signature task, to the annaORseanORfrank group.

Den här typen av sortering kallas för en gruppuppgift och fungerar så här: Arbetsflödet skickar en uppgiftsavisering via e-post till alla medlemmar i gruppen, men skapar bara en uppgift, som vem som helst i gruppen kan begära och utföra för hela gruppens räkning.

Flödesschema för arbetsflöde

For instructions on claiming and completing a group task, see the COMPLETE segment of this article.

När du lägger till ett arbetsflöde för en innehållstyp för hela webbplatssamlingen kan du välja att även lägga till arbetsflödet för alla andra innehållstyper i webbplatssamlingen som ärver från den innehållstyp som du lägger till arbetsflödet för. (Observera att det här alternativet inte visas om du bara lägger till ett arbetsflöde för en enskild lista eller ett enstaka bibliotek.)

Meddelanden: 

  • Det kan ta lång tid att göra alla ytterligare tillägg.

  • Om du vill lägga till arbetsflödet för underordnade innehållstyper på webbplatser eller underwebbplatser där arvskopplingen har brutits, kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare för webbplatserna eller underwebbplatserna innan du påbörjar åtgärden.

Du måste uppge namnet och e-postadressen för alla som ska tilldelas en signaturuppgift.

Group tasks or individual?    If you assign a task to a group or distribution list, a group task will be assigned: Each member of the group will receive a task notification, but only one member will need to claim and complete the task. For instructions on claiming and completing a group task, see the COMPLETE segment of this article.

One stage or multiple stages?   You can choose to have only one stage of signature tasks, or to have multiple stages. If you have more than one stage, the stages will be performed one after another.

Parallel reviews or serial reviews?   For the participants in any one stage, you can choose either to have their signature tasks assigned all at the same time (in parallel) or to have their tasks assigned one after another (in serial) in the order that you indicate. The serial option can be useful if, for example, one of the signers is the real decision-maker concerning the document and it doesn’t make sense for any of the other signers to complete their signature tasks if the decision-maker decides not to sign.

Ett exempel

Det här enkla scenariet illustrerar några av fördelarna med både flera faser och seriella uppgiftstilldelningar:

Anta att Frank lägger till ett nytt arbetsflöde för insamling av signaturer för ett avtalsbibliotek. Eftersom Frank är den egentliga beslutsfattaren vill han vara den första att signera varje avtal. Om han väljer att inte signera, tilldelas varken Anna eller Sean någon signaturuppgift. Frank kan konfigurera detta på något av två sätt:

  • By using a serial review   Frank sets up a single serial stage in which he is the first participant and Anna and Sean are the second and the third.
    Here’s how Frank sets up his single-stage serial review.
    Poster som visas i ett formulär

  • By using two stages   If Frank wants Anna and Sean to be assigned their tasks at the same time, so that Sean doesn’t have to wait for Anna to add her signature before she can add her own, he can set up two stages in the workflow. The first stage includes only his own signature task, and the second is a parallel stage containing Anna and Sean’s tasks. If the first stage isn’t completed, the second stage won’t start.
    Here’s how Frank sets up his two-stage parallel review.
    Inställningar i ett formulär

Här är diagram som illustrerar båda lösningarna. I båda versioner måste Frank utföra sin signaturuppgift för att Anna och Sean ska tilldelas sina.

Flödesscheman över båda versioner

Du kan skriva namnen på eller adresserna till alla som ska meddelas när det här arbetsflödet startas eller avslutas i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

  • Du tilldelar inte någon arbetsflödesuppgift till personen i fråga genom att ange hans eller hennes namn här.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

Add a Collect Signatures workflow (for only one list or library)

If you’re not yet familiar with adding workflows, you might find it useful to review the preceding LEARN and PLAN segments in this article before you proceed with the steps in this segment.

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post    För att e-postaviseringar ska kunna skickas från arbetsflödet måste e-post vara aktiverat för SharePoint-webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du är osäker på om detta redan har gjorts eller inte.

Permissions    The SharePoint products default settings require that you have the Manage Lists permission to add workflows for lists, libraries, or site collections. (The Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors group do not. For more information about permissions, see the LEARN segment of this article.)

Följ anvisningarna nedan:

  1. Öppna den lista eller det bibliotek som du vill lägga till arbetsflödet för.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

    Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. Exempelvis heter fliken Kalender i en kalenderlista.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. On the Workflow Settings page, specify either a single content type for the workflow to run on or All (for all content types), and then click Add a workflow.

    Obs!:  Collect Signatures workflows can be run only on documents created in created in Word, Excel, or InfoPath.

    Kommandot Lägg till arbetsflöde med innehållstypen Dokument

    1. Gå igenom den första sidan i associationsformuläret.
      (Anvisningar finns efter bilden.)

Första sidan i associationsformuläret för en enskild lista eller ett enstaka bibliotek

Bildtext 1

Innehållstyp

Behåll Alla som standardval, eller välj en särskild innehållstyp.

Bildtext 2

Arbetsflöde

Select the Collect Signatures – SharePoint 2010 template.

Obs!:  If the Collect Signatures – SharePoint 2010 template doesn’t appear in the list, contact your SharePoint administrator to find out about having it activated for your site collection or workspace. If you have Site collection permissions, see Enable SharePoint workflow templates.

Bildtext 3

Namn

Skriv ett namn för arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för de som använder listan eller biblioteket.

For suggestions about naming your workflow, see the PLAN segment of this article.

Bildtext 4

Task List

Välj en uppgiftslista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Ny uppgift om du vill skapa en ny lista.

For information about reasons for creating a new task list (as opposed to choosing an existing one), see the PLAN segment of this article.

Bildtext 5

Historiklista

Välj en historiklista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista om du vill skapa en ny lista.

For information about reasons for creating a new history list (as opposed to choosing an existing one), see the PLAN segment of this article.

Bildtext 6

Start Options

Ange hur arbetsflödet kan startas.

For information about the various options, see the PLAN segment of this article.

  1. När du är nöjd med inställningarna i formuläret klickar du på Nästa.

  2. Gå igenom den andra sidan i associationsformuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

    I SharePoint visas alla alternativen på den andra sidan i associationsformuläret varje gång som du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan ändra alternativen för bara den aktuella instansen.

Andra sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Assign to

Ange namn eller adresser för de användare som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • If the tasks will be assigned one at a time (in serial)   
    Enter the names or addresses in the order in which you want the tasks to be assigned.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • If you include a group or distribution list   
    A group task will be assigned: Each member of the group will receive a task notification, but only one member will need to claim and complete the task. For instructions on claiming and completing a group task, see the COMPLETE segment of this article.

Bildtext 2

Ordning

Ange om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

For more information about using serial and parallel stages, see the PLAN segment of this article.

Bildtext 3

Add a new stage

Lägg till valfria faser utöver den första fas som du nyss konfigurerat.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

For more information about using multiple stages, see the PLAN segment of this article.

Bildtext 4

CC

Ange namnen på eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas.

  • Entering a name here doesn’t result in the assignment of a workflow task.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  1. När du är nöjd med alla inställningar på den här sidan skapar du arbetsflödet genom att klicka på Spara.

Den nya arbetsflödesversionen skapas i SharePoint.

Nästa steg

Om du är redo att starta och testa det nya arbetsflödet går du till avsnittet Starta i den här artikeln.

You’ll find instructions for inserting signature lines into a document in the INSERT segment of this article.

Add a Collect Signatures workflow (for a whole site collection)

Om du inte redan känner till att lägga till arbetsflöden, kan det vara praktiskt att granska segmenten i den här artikeln får du reda på och Planera innan du fortsätter med steg i det här avsnittet.

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

Email   In order for the workflow to send email notifications, email must be enabled for your site. If you’re not sure that this has already been done, check with your SharePoint administrator.

Behörigheter    Standardinställningarna för SharePoint-produkter måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek och webbplatssamlingar. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och gruppen besökare inte. Mer information om behörigheter finns i avsnittet Läs mer i den här artikeln.)

Följ anvisningarna nedan:

  1. Gå till webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar för Ikon för Inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

    Klicka på Inställningar för Knappen Inställningar i namnlisten i SharePoint 2016. i SharePoint Online, och sedan på webbplatsinnehåll. Klicka på Webbplatsinställningar från webbplatsens innehåll.

  3. On the Site Settings page, under Web Design Galleries, click Site Content Types.
    Länken Webbplatsinnehållstyper under Gallerier

  4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som du vill lägga till ett arbetsflöde för på sidan Webbplatsinnehållstyper.

    Obs!:  Collect Signatures workflows can be run only on documents created in created in Word, Excel, or InfoPath.

    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

    1. On the page for the selected content type, under Settings, click Workflow Settings.
      Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

    2. Klicka på länken Lägg till ett arbetsflöde på sidan arbetsflödesinställningar.
      Länken Lägg till arbetsflöde

    3. Gå igenom den första sidan i associationsformuläret.
      (Anvisningar finns efter bilden.)

Första sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Arbetsflöde

Select the Collect Signatures – SharePoint 2010 template.

Obs!: Om mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 inte finns med i listan kan du be SharePoint-administratören att ta reda på om aktivera den för din webbplatssamling eller arbetsyta. Om du har behörigheter för webbplatssamling finns i Aktivera SharePoint-arbetsflödesmallar.

Bildtext 2

Namn

Skriv ett namn för arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för de som använder webbplatssamlingen.

Förslag på hur du namnger ett arbetsflöde, finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Uppgiftslista

Välj en uppgiftslista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Ny uppgift om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny uppgiftslista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Historiklista

Välj en historiklista som du vill använda med arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista om du vill skapa en ny lista.

Information om när du bör skapa en ny historiklista (i stället för att välja en befintlig lista) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 5

Startalternativ

Ange hur arbetsflödet kan startas.

Information om de olika alternativen finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 6

Uppdatera innehållstyper för lista och webbplats?

Ange om arbetsflödet ska läggas till för (associeras med) alla andra webbplats- och listinnehållstyper som ärver från den här innehållstypen.

  • Det kan ta lång tid att göra alla ytterligare tillägg.

  • Om du vill lägga till arbetsflödet för underordnade innehållstyper på webbplatser eller underwebbplatser där arvskopplingen har brutits, kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare för webbplatserna eller underwebbplatserna innan du påbörjar åtgärden.

  1. När du är nöjd med inställningarna på sidan klickar du på Nästa.

  2. Gå igenom den andra sidan i associationsformuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

    I SharePoint visas alla alternativen på den andra sidan i associationsformuläret varje gång som du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan ändra alternativen för bara den aktuella instansen.

Andra sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Tilldela

Ange namn eller adresser för de användare som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt)   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du lägger till en grupp eller distributionslista   
    en Gruppuppgift ska tilldelas: varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men endast en medlem måste du begära och utföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och utför en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Ange om uppgifterna i den här fasen ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriella och parallella faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till valfria faser utöver den första fas som du nyss konfigurerat.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

KOPIA

Ange namnen på eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas.

  • Ange ett namn här 't resultatet tilldelar en uppgift i ett arbetsflöde.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  1. När du är nöjd med alla inställningar på den här sidan skapar du arbetsflödet genom att klicka på Spara.

Den nya arbetsflödesversionen skapas i SharePoint.

Nästa steg

Om du är redo att starta och testa det nya arbetsflödet går du till avsnittet Starta i den här artikeln.

Hittar du instruktioner för att infoga signaturrader i ett dokument i avsnittet Infoga i den här artikeln.

Infoga signaturrader

Innan arbetsflödesdeltagare kan lägga till sin signatur, infogas en signaturrad i dokumentet. Infoga av raden och den tillägget av signaturen själva är två separata åtgärder.

Ha följande i åtanke:

  • När en signatur har lagts till på en signaturrad låses dokumentet och kan inte ändras. Den enda ändringen som tillåts är dåfler signaturer läggs till på redan befintliga signaturrader.

  • Om en ändring görs efter att den första signaturen har lagts till blir alla signaturer som redan har lagts till ogiltiga eller så tas de bort från dokumentet.

  • Infogningar och borttagningar av signaturrader betraktas som ändringar i dokumentet.

  • Därför måste alla infogningar eller borttagningar av signaturrader göras innan den första deltagaren lägger till sin signatur.

Här följer en kort grafisk sammanfattning av detta.

Dokument utan första signatur och därför fortfarande öppet för ändringar

Dokument med infogad första signatur och därför låst mot ändringar

Infoga en signaturrad i Word eller Excel:

  1. Placera markören på den plats i dokumentet eller kalkylbladet där du vill infoga en signaturrad.

  2. På den Infoga med TABB-tangenten, i den textgruppen, Klicka på Signaturrad.

  3. I den Signaturinställningar dialogrutan Fyll några, alla eller inga av dessa fyra fält:

    • Föreslagen undertecknare   
      Undertecknarens fullständiga namn.
      (Visas i signaturen.)

    • Den föreslagna undertecknarens titel   
      (visas i signaturen.)

    • Föreslagna undertecknarens e-postadress   
      (inte visas i signaturen.)

    • Instruktioner till undertecknaren   
      eller nödvändig information till undertecknaren.
      (Inte visas i signaturen.)
      Dialogrutan Signaturinställningar

  4. Markera eller avmarkera följande kryssrutor i samma dialogruta:

    • Tillåt att undertecknaren lägger till kommentarer i dialogrutan Signera   
      Tillåt undertecknaren anger syftet med signeringen.
      (Det undertecknare skriver kommer inte ska visas i signaturen.)

    • Visa signaturdatum på signaturraden   
      det datum då signaturen läggs.
      (Visas i signaturen.)

  5. Klicka på OK.

Upprepa samma steg om du vill lägga till fler signaturrader.

Ta bort en signaturrad i Word eller Excel:

  1. Markera signaturraden genom att klicka på den.

  2. Tryck på Ta bort.

Viktigt!: Signaturrader kan bara infogas i InfoPath Filler-formulär.

Infoga en signaturrad i InfoPath:

  1. Klicka på om du vill placera markören där du vill infoga en signaturrad i formuläret.

  2. Klicka på Signaturrad i gruppen Kontroller på fliken Start i menyfliksområdet.

  3. Markera signaturraden genom att klicka på den, högerklicka på raden och klicka sedan på Egenskaper för signaturrad på snabbmenyn.

  4. Fyll i några, alla eller inga av dessa fyra fält på fliken Allmänt i dialogrutan Egenskaper för signaturrad:

    • Meddelande som visas före undertecknandet   
      eller nödvändig information till undertecknaren.
      (Inte visas i signaturen.)

    • Undertecknarens namn   
      (visas i signaturen.)

    • Undertecknarens titel   
      (visas i signaturen.)

    • Undertecknarens e-postadress   
      (inte visas i signaturen.)
      Dialogrutan Egenskaper för signatur

  5. Gör önskade justeringar på fliken Storlek och fliken Avancerat.

  6. Klicka på OK.

Ta bort en signaturrad i InfoPath:

  • Markera kontrollen genom att klicka på den och tryck sedan på DEL.

Nästa steg

Om du är redo att testa det nya arbetsflödet går du till avsnittet Starta i den här artikeln.

Om du utför en uppgift i ett arbetsflöde går du (eller gå tillbaka) till den FÄRDIGT i den här artikeln.

Starta ett arbetsflöde för insamling av signaturer

En påminnelse om signaturer processen: alla ändringar måste göras i dokumentet, inklusive alla infogningar och borttagningar av signaturrader – innan den första deltagaren lägger till sin signatur på en signaturrad. (Mer information finns i avsnittet Planera i den här artikeln.)

Se också till att de personer som arbetsflödet ska tilldelas uppgifter förstå hur du kan lägga till deras signaturer och utföra sina Aktivitetsformulär. De kan bli FÄRDIGT segmentet i den här artikeln användbar.

Två sätt att starta ett arbetsflöde    Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det alltid startas manuellt, alltid automatiskt eller på endera sätt:

  • Manuellt när som helst genom att alla som har behörigheten som krävs.

  • Automatiskt när en viss utlösande händelse inträffar, det vill säga när ett dokument har lagts till i listan eller biblioteket och/eller när ett dokument som redan finns i listan ändras på något sätt.
    (Utlösande händelse eller händelser har angetts i den första sidan i Associationsformuläret, under ursprungliga lägga till och konfigurera av arbetsflödet. Mer information finns i avsnittet Planera i den här artikeln.)

Ett arbetsflöde kan ”t start för dokument som är utcheckat. (Ett dokument kan checkas ut när ett arbetsflöde har startats på den, men när det är utcheckat läggs inga ytterligare arbetsflöden kan startas på dokumentet tills den checkas in igen.)

Om arbetsflödet har konfigurerats att starta automatiskt körs det för dokumentet som har utlöst det varje gång en utlösande händelse inträffar.

När arbetsflödet startar tilldelas den eller de första uppgifterna och en uppgiftsavisering skickas till alla som tilldelats en uppgift. Dessutom skickas startaviseringar (som inte bör förväxlas med uppgiftsaviseringar) till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet och till alla personer i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

Om de nödvändiga signaturraderna inte redan finns i dokumentet när den utlösande åtgärden startar arbetsflödet måste de infogas innan den första signaturen läggs till i dokumentet.

Några ord om behörigheter    Vanligtvis måste du ha behörigheten Redigera objekt du vill starta ett arbetsflöde. (Som standard, gruppen medlemmar och gruppen ägare båda har den här behörigheten men gruppen besökare inte. En ägare kan dock också välja, på grundval arbetsflöde arbetsflöde Kräv behörigheten Hantera listor för personer som startar arbetsflödet. Genom att välja det här alternativet anger ägare princip att endast de och andra ägare kan starta ett visst arbetsflöde. Mer information finns i Läs mer i den här artikeln.)

Två ställen att starta från

Du kan starta ett arbetsflöde manuellt från två ställen:

  • Från listan eller biblioteket där dokumentet lagras.

  • Från i själva dokumentet, öppnad i Microsoft Office-program som den skapades. (Observera att det här måste vara det fullständiga, installerade programmet och inte en webbprogram version.)

De återstående två underavsnitten i det här avsnittet innehåller anvisningar för båda metoderna.

  1. Lägg till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet eller uppmana deltagarna i arbetsflödet att se till att alla signaturrader finns i dokumentet innan någon lägger till sin signatur på en av raderna.

  2. Gå till den lista eller det bibliotek där det dokument som du vill köra arbetsflödet för lagras.

  3. Klicka på ikonen framför dess namn markerar du objektet och sedan på den filer flik i menyfliksområdet, i den gruppen arbetsflöden klickar du på arbetsflöden.

  4. På sidan arbetsflöden: dokument namn under Starta ett nytt arbetsflöde, klicka på det arbetsflöde som du vill köra.
    Länk för att starta arbetsflödet

  5. Ändra den här instansen av arbetsflödet efter önskemål i initieringsformuläret.

    Obs!: Ändringar du gör här, i initieringsformuläret är används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra de ändringar som tillämpas varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, finns i avsnittet Ändra i den här artikeln.

Andra sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Tilldela

Gör önskade ändringar i listan med personer som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du lägger till en grupp eller distributionslista   
    en Gruppuppgift ska tilldelas: varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men endast en medlem måste du begära och utföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och utför en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Kontrollera inställningarna som anger om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriella och parallella faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till fler faser utöver de som redan har konfigurerats om det behövs.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

KOPIA

Ta bort och lägg till efter behov. Tänk på att:

  • Ange ett namn här 't resultatet tilldelar en uppgift i ett arbetsflöde.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  1. När du är nöjd med inställningarna i initieringsformuläret startar du arbetsflödet genom att klicka på Starta.

Den eller de första uppgifterna tilldelas via arbetsflödet och startaviseringar skickas till dig och alla som lagts till i fältet Kopia i initieringsformuläret.

  1. Lägg till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet eller uppmana deltagarna i arbetsflödet att se till att alla signaturrader finns i dokumentet innan någon lägger till sin signatur på en av raderna.

  2. Öppna dokumentet i det installerade Office-programmet på datorn.

    Obs!: Den här metoden kan inte användas när dokumentet är öppet i web application version av Microsoft Office-program. Det måste vara öppet i den fullständiga, installerade versionen av programmet på datorn.

  3. Klicka på fliken Arkiv i det öppna dokumentet, klicka på Spara och skicka och klicka sedan på det arbetsflöde som du vill köra för dokumentet.

  4. Om följande meddelande visas, som anger att arbetsflödet kräver att filen checkas in, klickar du på knappen Checka in.
    (Om det här meddelandet inte visas går du till steg 5.)

  5. Klicka på den stora knappen Starta arbetsflöde.

  6. Ändra den här instansen av arbetsflödet efter önskemål i initieringsformuläret på sidan Ändra ett arbetsflöde.

    Obs!: Ändringar du gör här, i initieringsformuläret är används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra de ändringar som tillämpas varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, finns i avsnittet Ändra i den här artikeln.

Andra sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Tilldela

Gör önskade ändringar i listan med personer som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget   
    ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt   
    Namnens och adressernas ordning spelar ingen roll.

  • Om du lägger till en grupp eller distributionslista   
    en Gruppuppgift ska tilldelas: varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men endast en medlem måste du begära och utföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och utför en Gruppuppgift finns i avsnittet FÄRDIGT i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Kontrollera inställningarna som anger om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder seriella och parallella faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till en ny fas

Lägg till fler faser utöver de som redan har konfigurerats om det behövs.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela för fasen och trycker på CTRL+DEL.

Mer information om hur du använder flera faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

KOPIA

Ta bort och lägg till efter behov. Tänk på att:

  • Ange ett namn här 't resultatet tilldelar en uppgift i ett arbetsflöde.

  • När arbetsflödet startas manuellt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som startar det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  • När arbetsflödet startas automatiskt skickas start- och stoppmeddelanden till den person som ursprungligen lade till det oavsett om han eller hon har lagts till i det här fältet.

  1. När du är nöjd med inställningarna i initieringsformuläret startar du arbetsflödet genom att klicka på Starta.

Den eller de första uppgifterna tilldelas via arbetsflödet och staraviseringar skickas till dig och alla som lagts till i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Nästa steg

  • Om det är första gången som det här arbetsflödet har körts de andra deltagarna måste information och hjälp för att kunna utföra sina tilldelade uppgifter? (De kan användbart FÄRDIGT segmentet i den här artikeln.)

  • Det är också en bra idé att kontrollera att deltagarna får sina e-postaviseringar, och särskilt att de inte hanteras fel av skräppostfiltren.

  • Och du kan naturligtvis ha en eller flera arbetsflödesuppgifter att slutföra dig själv. Gå till den FÄRDIGT i den här artikeln för information.

  • Under tiden, om du vill ta reda på hur du kan hålla reda på förloppet för den aktuella instansen av arbetsflödet, går du till avsnittet ÖVERVAKA i den här artikeln.

Utföra en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av signaturer

Om det här är första gången du tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av signaturer rekommenderar vi att du läser det här avsnittet i artikeln innan du utför uppgiften. På så sätt vet du vilka alternativ du har att välja mellan.

Obs!: Om du vet att du har tilldelats en arbetsflödesuppgift, men inte har fått något aviseringsmeddelande i inkorgen för e-post kontrollerar du om aviseringen har skickats till fel mapp på grund av skräppostfiltret. I så fall ändrar du inställningarna för filtret så att aviseringarna inte filtreras bort.

Börja med att försäkra dig om att du läser rätt artikel

Olika typer av arbetsflöden kräver olika uppgiftsåtgärder.

Innan du börjar bör du därför kontrollera att den uppgift som du har tilldelats verkligen är en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av signaturer och inte en uppgift för en annan typ av arbetsflöde.

Leta efter texten din signatur krävs i det här dokumentet i något av följande platser:

  • På raden ämne i uppgiftsaviseringen
    Identifiera text i uppgiftsaviseringen

  • I meddelandefältet i dokumentet som ska granskas
    Identifiera text i objektet som ska granskas

  • I uppgiftsrubriken på sidan Arbetsflödesstatus
    Identifiera text i uppgiftsrubriken på sidan Arbetsflödesstatus

Om du inte kan se din signatur krävs i det här dokumentet text på dessa platser, kontrollerar du detta med den person som startade eller lade till arbetsflödet att ta reda på vilka arbetsflödesmall som baseras på, eller om det är ett anpassat arbetsflöde.

Om din uppgift verkligen är en uppgift för insamling av signaturer läser du bara vidare.

När du tilldelas en uppgift i ett arbetsflöde får du vanligtvis reda på detta på något av tre sätt:

  • Du får en uppgiftsavisering via e-post.

  • Du öppnar ett Microsoft Office-dokument och ser ett meddelandefält som informerar dig om att du har tilldelats en relaterad uppgift.

  • Du besöker SharePoint-webbplatsen och upptäcker att du har tilldelats en eller flera uppgifter.

När du får reda på att du har tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av signaturer gör du normalt sett två saker:

  • Granska dokumentet    Du öppnar och granskar dokumentet och signerar det (eller inte).

  • Du utför uppgiften    Du fyller i och skickar uppgiftsformuläret.

Följande tre objekt är ofta involverade i genomförandet av en uppgift:

  • Aviseringsmeddelandet (som du får som ett e-postmeddelande)

  • Dokumentet som skickats för signering (som du öppnar och signerar eller väljer att inte signera)

  • Uppgiftsformuläret (som du öppnar, fyller i och skickar)

Så här ser de tre objekten ut.

Obs!: Knappen Öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i meddelandet med uppgiftsaviseringen visas bara när meddelandet öppnas i den fullständiga, installerade versionen av Outlook, inte när det öppnas i webbprogrammet Outlook Web Access.

Meddelande med uppgiftsavisering, objekt för granskning och uppgiftsformulär

Obs!: Knappen Öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i meddelandet med uppgiftsaviseringen visas bara när meddelandet öppnas i den fullständiga, installerade versionen av Outlook, inte när det öppnas i webbprogrammet Outlook Web Access.

(Observera att om aktiviteten inte har tilldelats dig personligen, men till en hel grupp eller distributionslista lista som du är medlem och sedan bör du begära aktiviteten innan du slutför det. Mer information finns i avsnittet begär en Gruppuppgift innan du utför den i det här avsnittet.)

Följ anvisningarna nedan:

  1. Klicka på länken till dokumentet i anvisningarna under Så här slutför du den här uppgiften i meddelandet med uppgiftsaviseringen.

  2. Klicka på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet i det öppna dokumentet.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med e-postaviseringen

Obs!: Knappen Öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i meddelandet med uppgiftsaviseringen (som visas i bilden ovanför den svarta pilen) visas bara när meddelandet öppnas i den fullständiga, installerade versionen av Outlook, inte när det öppnas i webbprogrammet Outlook Web Access.

(Observera att om aktiviteten inte har tilldelats dig personligen, men till en hel grupp eller distributionslista lista som du är medlem och sedan bör du begära aktiviteten innan du slutför det. Mer information finns i avsnittet begär en Gruppuppgift innan du utför den i det här avsnittet.)

Följ anvisningarna nedan:

  1. I listan eller biblioteket där dokumentet som ska granskas lagras klickar du på länken Pågår för dokumentet och arbetsflödet.

  2. Klicka på rubriken för din uppgift på sidan Arbetsflödesstatus.

  3. Klicka på länken till dokumentet i meddelandefältet Det här arbetsflödet gäller för i uppgiftsformuläret.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

Observera att om aktiviteten inte har tilldelats dig personligen, men till en hel grupp eller distributionslista lista som du är medlem och sedan bör du begära aktiviteten innan du slutför det. Mer information finns i avsnittet begär en Gruppuppgift innan du utför den i det här avsnittet.

Tänk också på att om signaturraden har skapats för en särskild användare och du signerar den när du är inloggad som en annan användare, så kanske avvikelsen syns på signaturraden. I det här exemplet skapades signaturraden för Frank Martinez, men signaturen lades till av någon som var inloggad som Anna Lidman.

Signaturrad med namnet på en annan undertecknare

I följande exempel skapades dokumentet i Word.

Objekt som ska granskas med tre meddelandefält

Lägg märke till de tre gula meddelandefälten överst i dokumentet:

Markerat som slutgiltigt    Det här meddelandefältet anger att minst en person redan har lagt till sin signatur på signaturraden.

Viktigt!:  Det betyder att alla ändringar som görs i dokumentet, förutom då en signatur läggs till på en redan befintlig signaturrad, resulterar i att alla signaturrader som redan har lagts till tas bort eller blir ogiltiga. (Det innebär att infogningen eller borttagningen av signaturraderinte tillåts i detta läge, utan endast infogningen av själva signaturerna.)

Signaturer    Du kan öppna fönstret Signaturer genom att klicka på knappen Visa signaturer. Klicka på pilen intill ditt namn under Begärda signaturer och klicka på Signera på den nedrullningsbara menyn.

Meddelanden: 

  • Om ditt namn visas mer än en gång i listan Begärda signaturer betyder det att det finns mer än en signaturrad som du ska lägga till din signatur på. Följ samma steg för varje signatur som du lägger till.

  • Om ditt namn inte visas i listan Begärda signaturer kontaktar du den person som startade arbetsflödet eller, om det startades automatiskt, den person som lade till det.

  • InfoPath-formulär har inget Signaturer-fönster eller någon lista av typen Begärda signaturer. Kontrollera att du har signerat alla dina signaturrader innan du sparar dokumentet och utför uppgiften.

Objekt där fönstret Signaturer är öppet

Om du ser ett meddelande om digitala signaturer från tredjepartsproviders fortsätter du genom att klicka på OK. (Markera kryssrutan om du inte vill att meddelandet ska visas igen.)

Dialogrutan Signera öppnas.

Dialogrutan Signera

När du signerar dokumentet skriver du bara ditt namn i rutan bredvid det stora krysset (X), klickar på Signera och sedan på OK i dialogrutan Bekräftelse för signatur.

Obs! Om ditt namn visas mer än en gång i listan Begärda signaturer innebär det att det finns mer än en signaturrad som du ska lägga till din signatur på. Följ samma instruktioner för alla signaturer du lägger till.

Arbetsflödesuppgift    När du är redo att gå igenom och skicka uppgiftsformuläret klickar du på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet Arbetsflödesuppgift.

Uppgiftsformuläret för ett arbetsflöde för insamling av signaturer ser ut ungefär så här.

Uppgiftsformulär med markerade alternativ

Observera att de första två kontroller (Ta bort objekt och det här arbetsflödet gäller för dokumentrubrik) visas inte i uppgiftsformuläret när det öppnas från i dokumentet ska signeras. De visas endast när uppgiftsformuläret öppnas direkt från meddelandet med uppgiftsaviseringen eller aktivitetslistan på sidan Arbetsflödesstatus.

Bildtext 1

Ta bort objekt

Klicka på den här länken om du vill ta bort den här uppgiften från den aktuella instansen av arbetsflödet.

  • Dokumentet som ska signeras tas inte bort om du tar bort uppgiften.

  • En uppgift som har tagits bort visas inte längre i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (Borttagningen registreras dock i området Historik på sidan.)

Obs!:  Om du inte startade den här instansen av arbetsflödet kanske du vill höra med den person som startade det, eller den person som lade till det om det startades automatiskt, innan du tar bort uppgiften.

Bildtext 2

Det här arbetsflödet gäller för dokumentrubrik

Öppna dokumentet som ska signeras genom att klicka på länken här.

Bildtext 3

Status, begärd av, konsoliderade kommentarer, förfallodatum datum

Du kan inte redigera eller ändra posterna i de här fyra fälten, men informationen i fälten kanske kan vara till hjälp.

Observera att rutan Konsoliderade kommentarer innehåller alla kommentarer som skickats via formuläret av deltagare som redan har utfört sina uppgifter i samma instans av arbetsflödet.

På samma sätt visas den text som du lägger till i rutan Kommentarer (4) i rutan Konsoliderade kommentarer för efterföljande deltagare när du har skickat in ditt formulär.

Bildtext 4

Kommentarer

Den text som du anger här registreras i arbetsflödeshistoriken och visas också i fältet Konsoliderade kommentarer (3) för efterföljande deltagare.

Bildtext 5

Logga

När du har signerat dokumentet och lagt till eventuell feedback i fältet Kommentarer klickar du på den här knappen för att skicka formuläret och utföra uppgiften.

Bildtext 6

Avbryt

Klicka på den här knappen om du vill stänga uppgiftsformuläret utan att spara ändringarna eller svaren. Uppgiften förblir ofullständig och tilldelad till dig.

Bildtext 7

Tilldela om uppgift

Klicka på den här knappen om du vill tilldela uppgiften till någon annan.

En bild av sidan där du anger information om omtilldelningen finns i och ytterligare anvisningar går du till avsnittet 7 i det här avsnittet, tilldela en uppgift till någon annan.

Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Om en uppgift har tilldelats till en hel grupp som du hör till kan alla medlemmar i gruppen begära och utföra uppgiften för gruppens räkning.

Begär uppgiften innan du öppnar och signerar dokumentet. Så fort du begär uppgiften tilldelas den till dig och ingen annan medlem i gruppen kan utföra den. (På så sätt arbetar bara en person med uppgiften.)

  1. Peka på namnet på uppgiften som har tilldelats till gruppen på sidan Arbetsflödesstatus tills en pil visas.

  2. Klicka på pilen, klicka på Redigera objekt och klickar sedan på knappen Begär uppgift i uppgiftsformuläret.
    Så här begär du en gruppuppgift

När sidan Arbetsflödesstatus uppdateras kan du se att uppgiften inte längre är tilldelad till gruppen, utan specifikt till dig.

Om du senare vill frisläppa uppgiften till gruppen igen utan att utföra den, följer du samma steg för att komma tillbaka till uppgiftsformuläret, men nu klickar du på knappen Släpp uppgift.

Knappen Släpp uppgift i uppgiftsformuläret

Om du vill att någon annan ska utföra en arbetsflödesuppgift som du har tilldelats klickar du på knappen Tilldela om uppgift i uppgiftsformuläret för arbetsflödet.

Formuläret visas.

Formulär för omtilldelning av uppgift

Bildtext 1

Tilldela om uppgift till

Ange namnet på eller adressen till den person som du vill tilldela uppgiften.

Om du vill tilldela uppgiften till den person som startade arbetsflödet, eller till den person som lade till arbetsflödet om det startades automatiskt , lämnar du det här fältet tomt.

Bildtext 2

Ny begäran

Lägg till information som den person som du tilldelar om uppgiften till behöver för att kunna utföra uppgiften. (Den text som du lägger till här visas i området Konsoliderade kommentarer.)

Bildtext 3

Ny varaktighet

Gör något av dessa tre saker:

  • Vill behålla det befintliga förfallodatumet    Lämna fältet tomt.

  • Ta bort förfallodatumet helt    Skriv talet 0.

  • Att ange ett nytt förfallodatum datum    Skriv ett tal och ange varaktighetsenheterna i följande fält. De två posterna identifiera tillsammans, period innan ändra uppgift förfaller.

Observera att uppgifter i ett arbetsflöde för insamling av signaturer inte tilldelas förfallodatum eller varaktigheter som standard.

Bildtext 4

Nya varaktighetsenheter

Om du har angett en ny varaktighet för aktiviteten, använda det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera period innan uppgiften förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När formuläret är klar klickar du på Skicka. Uppgiften markeras slutförd, en ny uppgift tilldelas till personen som nu ansvarar för uppgiften och en uppgiftsavisering skickas.

Eventuell ny information som du angav visas i området med texten Delegerad av i den nya uppgiftsaviseringen (nummer 1 i följande bild).

Uppgiftsavisering för omtilldelad uppgift

Under tiden spåras alla dessa ändringar och visas i områdena Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus, som du ser här.

Områdena Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus för en omtilldelad uppgift

Övervaka, justera eller stoppa ett arbetsflöde för insamling av signaturer som körs

Sidan Arbetsflödesstatus för en arbetsflödesinstans är en central plats där du kan övervaka, justera eller stoppa det pågående arbetsflödet.

Först ska vi demonstrera hur du kommer till sidan, därefter lär du dig hur du använder alternativen och informationen på sidan och slutligen ska vi titta på två andra sidor som innehåller ytterligare övervakningsinformation.

Klicka på länken Pågår  för önskat objekt och arbetsflöde i listan eller biblioteket som objektet finns i.

I det här exemplet är objektet dokumentet Utkast till viktiga idéer och arbetsflödet är Godkännande 3.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

Sidan Arbetsflödesstatus öppnas.

  • Om listan eller biblioteket innehåller ett stort antal objekt kan du snabbt hitta det objekt som du letar efter genom att sortera och/eller filtrera. Om du märker att du ofta sorterar och/eller filtrerar på samma sätt kan det vara en bra idé att skapa en anpassad vy som automatiserar sorteringen eller filtreringen.

  • Du kan också öppna sidan Arbetsflödesstatus genom att klicka på länken Visa statusen för det här arbetsflödet i en e-postavisering av typen "har startat" eller på länken Visa arbetsflödeshistorik i en e-postavisering av typen "har slutförts" för den specifika instans som du är intresserad av.

Här, under bilden av varje avsnitt på sidan Arbetsflödesstatus, hittar du frågorna om övervakning som besvaras i avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödesinformation

Avsnittet Arbetsflödesinformation på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor som besvaras:

  • Vem startade den här instansen av arbetsflödet?

  • När startades den här instansen?

  • När inträffade den senaste åtgärden i den här instansen?

  • Vilket objekt körs den här instansen för?

  • Vilken är den här instansens aktuella status?

Avsnittet Uppgifter

Avsnittet Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor som besvaras:

  • Vilka uppgifter har redan skapats och tilldelats och vad har de för status?

  • Vilka uppgifter har redan utförts och vad blev resultatet?

  • Vilket är förfallodatumet för varje uppgift som redan har skapats och tilldelats? (Observera att uppgifter i ett arbetsflöde för insamling av signaturer inte tilldelas förfallodatum eller varaktigheter som standard.)

Uppgifter som har tagits bort och som inte redan har tilldelats visas inte i det här avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor som besvaras:

  • Vilka händelser har redan inträffat i den här instansen av arbetsflödet?

  • Observera att försenade uppgifter och aviseringar om försenade uppgifter inte visas i det här området.

Du kan stoppa en pågående arbetsflödesinstans innan den avslutas på normalt vis på något av två sätt:

  • Avbryt arbetsflödet    Alla uppgifter avbryts men finns kvar i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.

  • Avsluta arbetsflödet    Alla uppgifter avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (De återges emellertid fortfarande i området Arbetsflödeshistorik.)

Anvisningar för respektive metod finns här nedan.

Avbryt alla uppgifter, men behåll dem i listan Uppgifter och i området Historik

Om den aktuella instansen av ett arbetsflöde inte längre behövs kan arbetsflödet avbrytas.

Som standard kan den här proceduren utföras av den person som startade den här instansen av arbetsflödet eller av någon med behörigheten Hantera listor. (Som vi redan nämnt ingår behörigheten Hantera listor som standard i gruppen Ägare, men inte i gruppen Medlemmar eller i gruppen Besökare.)

  • Klicka på länken Avbryt alla uppgifter i Samla in feedback i området strax under Visualisering av arbetsflöde på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla aktuella aktiviteter avbryts och arbetsflödet slutar med statusen Avbruten. Avbrutna uppgifter finns kvar i området uppgifter och i området Arbetsflödeshistorik.

Avsluta (alla uppgifter som har tagits bort ur listan Uppgifter men inte ur Historik)

Om det uppstår ett fel eller om arbetsflödet stoppas eller slutar svara kan du avsluta det.

Som standard kan den här proceduren bara utföras av någon som har behörigheten Hantera listor. (Som vi redan nämnt ingår behörigheten Hantera listor som standard i gruppen Ägare, men inte i gruppen Medlemmar eller i gruppen Besökare.)

  • Klicka på länken Avsluta arbetsflödet i området strax under Visualisering av arbetsflöde på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla aktiviteter som skapats av arbetsflödet avbryts och tas bort från området uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus, även om de är fortfarande visas i området Arbetsflödeshistorik. Arbetsflödet slutar med statusen Avbruten.

Sidan Arbetsflöden för ett objekt innehåller en lista över de arbetsflöden som för närvarande körs för objektet.

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden på den nedrullningsbara menyn.

  3. Det finns en lista med arbetsflödesinstanser som för närvarande körs för objektet under Pågående arbetsflöden på sidan Arbetsflöden: objektets namn.

Obs!:  Observera att flera instanser av en arbetsflödesversion inte kan köras för samma objekt samtidigt. Exempel: Två arbetsflöden som båda baseras på mallen Samla in signaturer har lagts till. Det ena heter Feedback om planering och det andra Feedback om budget. En instans var av Feedback om planering och Feedback om budget kan köras samtidigt, men inte två instanser av det ena arbetsflödet.

Webbplatsadministratörer kan snabbt få svar på följande:

  • Hur många arbetsflöden som baseras på respektive arbetsflödesmall finns det för tillfället i webbplatssamlingen?

  • Är respektive arbetsflödesmall aktiv eller inaktiv i webbplatssamlingen?

  • Hur många instanser av arbetsflödesversioner som baseras på respektive arbetsflödesmall körs för tillfället i webbplatssamlingen?

Så här visar du den här informationen:

  1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.
    Klicka på arbetsflöden under Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.
    Länken Arbetsflöden under rubriken Webbplatsadministration

Sidan Arbetsflöden öppnas och informationen visas.

Nästa steg

Om det är första gången som den här arbetsflödesversionen har kört kanske du vill använda instruktionerna i avsnittet Granska i den här artikeln visa händelser i instansen och Upptäck om funktionerna arbetsflöde som du vill att det ska.

Granska resultatet från arbetsflödet för insamling av signaturer och skapa rapporter

När arbetsflödesinstansen har slutförts kan du granska händelserna som registrerats i arbetsflödeshistoriken. (Den här informationen är tillgänglig i 60 dagar efter slutförd instans.)

Viktigt!:  Observera att arbetsflödeshistoriken bara är tänkt att användas som en informell referens. Den kan inte användas vid officiella granskningar eller som bevis i samband med juridiska ärenden.

Du kan också köra rapporter om arbetsflödets allmänna prestanda över flera instanser.

Så länge ett objekt finns kvar i samma lista eller bibliotek, och tills samma arbetsflöde körs igen för samma objekt, kan du visa historiken för den senaste instansen från listan eller biblioteket.

Så här visar du sidan Arbetsflödesstatus för den senaste instansen av ett arbetsflöde som körts för ett objekt:

  • Klicka på statuslänken för önskat objekt och arbetsflöde i listan eller biblioteket som objektet finns i.

I det här exemplet är objektet dokumentet med utkast till viktiga idéer och arbetsflödet är Godkännande av nya dok.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

Avsnittet Arbetsflödeshistorik finns i den nedre delen på sidan Arbetsflödesstatus.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Vad gör du om du vill granska historiken för en instans efter att du har kört samma arbetsflöde igen för samma objekt?

Du kan göra det i 60 dagar via listan, biblioteket eller aviseringen om att arbetsflödet slutförts. (Uppgiftshistoriken för arbetsflöden sparas i 60 dagar i SharePoint.)

Från listan eller biblioteket

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Markera objektet genom att klicka på ikonen framför dess namn och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Filer i menyfliksområdet.

  3. På sidan arbetsflöden: objektets namn under Slutförda arbetsflöden, klicka på namn eller status för den arbetsflödesinstans som du vill granska.
    Listan Slutförda arbetsflöden på sidan Arbetsflöden för ett objekt
    fältet arbetsflödesstatus för instansen öppnas.

Från aviseringen om slutfört arbetsflöde

  • Öppna aviseringen om slutfört arbetsflöde för den instans som du vill granska och klicka sedan på länken Visa arbetsflödeshistorik.

Avisering om slutfört arbetsflöde med markerad länk till historiken
fältet arbetsflödesstatus för instansen öppnas.

För att behålla alla Aviseringsfunktionen slutförande kanske du vill skapa en Outlook-regel. Ställ in regeln att Kopiera alla inkommande meddelanden som innehåller text som har slutförts påämnesraden i sin egen, separat mapp. (Se till att din Outlook regel kopior på inkommande meddelanden och inte bara Flytta dem eller de också inte visas i din inkorg.)

Om du vill kontrollera arbetsflödesversionernas prestanda rent generellt – över tid och över flera instanser – kan du skapa den ena eller båda av två fördefinierade rapporter:

  • Aktivitetsvaraktighet    Använd den här rapporten om du vill veta hur lång tid det i genomsnitt tar att utföra varje aktivitet i ett arbetsflöde, och hur lång tid det tar att utföra varje fullständig körning eller instans av arbetsflödet.

  • Avbrotts- och felrapport    Använd den här rapporten om du vill ta reda på om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det slutförs.

Skapa de tillgängliga rapporterna för ett arbetsflöde

  1. Klicka på en länk information i listan eller biblioteket i kolumnen Status för det här arbetsflödet.
    Klicka på arbetsflödesstatus

  2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus.
    Klicka på länken Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik

  3. Leta reda på det arbetsflöde som du vill visa en rapport och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
    Klicka på länken till Aktivitetsvaraktighet

  4. På sidan Anpassa behålla eller ändra platsen där rapportfilen skapas och klicka sedan på OK.
    Klicka på OK på platsen för fillagring
    rapporten skapat och sparat på den angivna platsen.

  5. När rapporten är klar klickar du på länken i följande illustration som visas för att visa den. Annars klickar du på OK för att slutföra och stänga dialogrutan. (Senare, när du är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
    Visa rapporten genom att klicka på länken

Nästa steg

Om arbetsflödet fungerar som förväntat kan du börja använda det.

Om det finns något du vill ändra hur det fungerar, finns i avsnittet Ändra i den här artikeln.

Skapa arbetsflödesprestanda

Om du vill kontrollera arbetsflödesversionernas prestanda rent generellt – över tid och över flera instanser – kan du skapa den ena eller båda av två fördefinierade rapporter:

  • Aktivitetsvaraktighet    Använd den här rapporten om du vill veta hur lång tid det i genomsnitt tar att utföra varje aktivitet i ett arbetsflöde, och hur lång tid det tar att utföra varje fullständig körning eller instans av arbetsflödet.

  • Avbrotts- och felrapport    Använd den här rapporten om du vill ta reda på om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det slutförs.

Skapa de tillgängliga rapporterna för ett arbetsflöde

  1. Klicka på en länk information i listan eller biblioteket i kolumnen Status för det här arbetsflödet.
    Klicka på arbetsflödesstatus

  2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus.
    Klicka på länken Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik

  3. Leta reda på det arbetsflöde som du vill visa en rapport och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
    Klicka på länken till Aktivitetsvaraktighet

  4. På sidan Anpassa behålla eller ändra platsen där rapportfilen skapas och klicka sedan på OK.
    Klicka på OK på platsen för fillagring
    rapporten skapat och sparat på den angivna platsen.

  5. När rapporten är klar klickar du på länken i följande illustration som visas för att visa den. Annars klickar du på OK för att slutföra och stänga dialogrutan. (Senare, när du är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
    Visa rapporten genom att klicka på länken

Nästa steg

Om arbetsflödet fungerar som förväntat kan du börja använda det.

Om det finns något du vill ändra hur det fungerar, finns i avsnittet Ändra i den här artikeln.

Ändra, inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde för insamling av signaturer

När du har kört den första instansen av det nya arbetsflödet för insamling av signaturer och granskar resultatet kanske du vill ändra arbetsflödets konfiguration.

Du kanske också vill göra fler konfigurationsändringar vid andra tillfällen.

Det kan också hända att du någon gång vill inaktivera arbetsflödet en kortare eller längre tid, utan att ta bort det, eller så kanske du faktiskt vill ta bort det helt.

Om du vill ändra inställningarna för ett befintligt arbetsflöde permanent öppnar du och redigerar associationsformuläret som användes för att lägga till det.

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller i ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket som arbetsflödet körs i.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. Exempelvis heter fliken Kalender i en kalenderlista.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. Klicka på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för under Namn på arbetsflöde (klicka här om du vill ändra inställningarna) på sidan Arbetsflödesinställningar.

    Obs!:  Om arbetsflödet för insamling av signaturer som du vill arbeta med inte visas i listan kan det bero på att det bara är kopplat till en innehållstyp. Vilka arbetsflöden som visas i den här listan beror på kontrollen Visa arbetsflödesassociationer av typen som finns strax ovanför listan (se bilden). Klicka på de olika alternativen för innehållstyp på den nedrullningsbara menyn för att se vilket av dem som motsvarar det arbetsflöde du behöver. När rätt arbetsflöde visas i listan klickar du på dess namn.

  5. Gör och spara dina ändringar i samma tvåsidiga associationsformulär som du använde när du lade till arbetsflödet.

    Mer information om fält och kontroller i Associationsformuläret finns i avsnittet Planera och i relevant lägga till avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet körs i alla listor och i alla bibliotek i webbplatssamlingen

  1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar-ikon Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

Klicka på Webbplatsinnehållstyper under gallerier på sidan Webbplatsinställningar.
Länken Webbplatsinnehållstyper under Gallerier

  1. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på sidan webbplatsinnehållstyper.
    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

  2. På sidan för den valda innehållstypen underInställningar, klickar du påArbetsflödesinställningar.
    Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

  3. Klicka på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för under Namn på arbetsflöde (klicka här om du vill ändra inställningarna) på sidan Arbetsflödesinställningar.

  4. Gör och spara dina ändringar i samma tvåsidiga associationsformulär som du använde när du lade till arbetsflödet.

    Mer information om fält och kontroller i Associationsformuläret finns i avsnittet Planera och i relevant lägga till avsnitt (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller i ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket som arbetsflödet körs i.

  2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

    Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. Exempelvis heter fliken Kalender i en kalenderlista.

  3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

  4. Klicka på länken Ta bort arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.

  5. Använd formuläret på sidan ta bort arbetsflöden inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Det finns fem kolumner i formuläret:

  • Arbetsflöde    Arbetsflödets namn.

  • Instanser    Antalet instanser av arbetsflödet som för närvarande körs för objekt.

  • Tillåt    Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta att fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men som inaktiverar arbetsflödet så att inga nya instanser kan köras. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

  • Ta bort    Alternativet som tar bort arbetsflödet från listan eller biblioteket helt. Alla instanser avslutas omedelbart och kolumnen för det här arbetsflödet inte längre visas på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden inte är ”t kan ångras.)

  1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

  2. Klicka på Inställningar Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och sedan på Webbplatsinställningar.

    Klicka på Inställningar Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online webbplatsinnehåll i SharePoint Online, och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesignergallerier på sidan Webbplatsinställningar.
    Länken Webbplatsinnehållstyper under Gallerier

  4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på sidan webbplatsinnehållstyper.
    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

  5. På sidan för den valda innehållstypen underInställningar, klicka på Arbetsflödesinställningar.

  6. Klicka på länken Ta bort arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.

  7. Använd formuläret på sidan ta bort arbetsflöden inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Nästa steg

Om du har gjort ändringar kontrollerar du ändringarna genom att köra en testinstans av arbetsflödet.

  • Arbetsflöde    Arbetsflödets namn.

  • Instanser    Antalet instanser av arbetsflödet som för närvarande körs för objekt.

  • Tillåt    Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta att fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men som inaktiverar arbetsflödet så att inga nya instanser kan köras. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

  • Ta bort    Alternativet som tar bort arbetsflödet från webbplatssamlingen helt. Alla instanser avslutas omedelbart och kolumnen för det här arbetsflödet inte längre visas på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden ärn't kan ångras.)

Du kan anpassa arbetsflödena i SharePoint på ännu fler sätt.

Du kan till och med skapa egna arbetsflöden från grunden.

Du kan använda följande program:

  • SharePoint Designer 2013    Anpassa arbetsflödesformulär, -åtgärder och -funktioner.

  • Microsoft Visual Studio    Skapa egna anpassade arbetsflödesåtgärder.

Mer information finns i MSDN-hjälpsystemet (Microsoft Software Developer Network).

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×