Sekretesstillägg för Microsoft Word 2010

Använda Office.com-mallar

Fliken Nytt i Microsoft Office Backstage-vyn (klicka på fliken Arkiv och sedan på Nytt ) kan ge dig uppdaterad Hjälp för dokument som baseras på mallar har hämtat från Office.com. Du kan också skicka feedback på mallarna och betygsätta för varje mall som du har laddat ned.

När du öppnar en mall eller en fil som är baserad på en mall kontaktar Word 2010 Office.com, beroende på de aktuella direkthjälpinställningarna. Därefter skickas information om mall-ID, vilket program och vilken version av programmet du använder, samt standardinformation om datorn, till Office.com.

Ett mall-ID används för att identifiera originalmallen som hämtas från Office.com eller som ingår i Word 2010-installationen. Det används inte för att identifiera ditt dokument. Detta ID är detsamma för alla användare av mallen.

Länka till bilder och andra dokument

Om du väljer att skapa en länk till en bild, fil, datakälla eller till ett annat dokument på hårddisken eller på en server, sparas sökvägen till filen i dokumentet. I vissa fall kan länken innehålla ditt användarnamn och information om servrar i nätverket. I samband med dataanslutningar kan du välja att spara ett användarnamn eller lösenord i dataanslutningslänken.

Om du kopplar ett XML-schema till ett dokument, sparas en sökväg till XML-schemafilen i dokumentet. I vissa fall kan sökvägen innehålla ditt användarnamn.

Utskrift

När du skriver ut ett Word 2010-dokument och sedan sparar det, sparas sökvägen till skrivaren tillsammans med dokumentet. I vissa fall kan sökvägen omfatta ett användarnamn eller datornamn.

Webbplatser för dokumentarbetsytor

I Word 2010 kan du komma åt en dokumentarbetsyta på en Microsoft SharePoint Foundation-webbplats. En dokumentarbetsyta är en delad plats där du kan samarbeta med andra gruppmedlemmar om en eller flera anteckningsböcker.

När du besöker en dokumentarbetsyta hämtar Word 2010 information om arbetsytan. Informationen omfattar:

Namn på SharePoint Foundation-webbplatsen
webbplatsens URL eller webbadress
Namn, e-postadresser och behörighetsnivåer för webbplatsanvändarna
listor över dokument, åtgärder och annan information som är tillgänglig på webbplatsen.

I Word 2010 sparas dessutom en lista på datorn med de SharePoint Foundation-webbplatser du har besökt, i form av cookies. Den här listan används för att du snabbt ska kunna komma åt webbplatser som du redan har besökt. Listan med webbplatserna du har besökt är inte åtkomlig för Microsoft och den är inte synlig från Internet såvida du inte anger att den ska vara det.

SharePoint Foundation

I Microsoft Windows SharePoint Foundation 2010 tillhandahålls delade, webbaserade arbetsytor där du kan samarbeta med andra, i dokument eller på möten.

När du besöker en SharePoint-webbplats (antingen via webbläsaren eller ett Office-program), sparas en cookie på din dator om du har behörighet att skapa en ny underwebbplats på webbplatsen. Dessa cookies utgör en lista över webbplatser som du har behörighet till. Listan används av flera Office-program för att tillhandahålla snabb åtkomst till tidigare besöka webbplatser.

Listan med webbplatserna du har besökt är inte åtkomlig för Microsoft och den är inte synlig från Internet såvida du inte anger att den ska vara det.

När du skapar en ny webbplats eller lista, eller när du lägger till eller bjuder in användare till en befintlig webbplats eller lista i SharePoint Foundation, sparas följande information om varje användare (även om dig):

fullständigt namn
e-postadress

Ett användar-ID läggs till för alla element som du eller de andra webbplatsanvändarna lägger till eller ändrar på webbplatsen. Som med allt annat innehåll på SharePoint-webbplatsen bör endast administratörer och webbplatsmedlemmar ha tillgång till den här informationen.

Alla element på SharePoint-webbplatsen innehåller två fält: Skapad av och Ändrad av. Fältet Skapad av fylls i med användarnamnet på den person som ursprungligen skapat elementet och det datum när det skapades. Fältet Ändrad av fylls i med användarnamnet på den användare som senast ändrade Word 2010-dokument och det datum då den senast ändrades.

Administratörer av servrarna där SharePoint-webbplatserna lagras har tillgång till viss information på webbplatserna, som används för att analysera hur webbplatsen används och för att förbättra webbplatsens tillgänglighet. Den här informationen är endast tillgänglig för serveradministratörerna och delas inte med Microsoft, såvida inte Microsoft agerar värd åt SharePoint-webbplatsen. Informationen som samlas in omfattar namn, e-postadresser och behörigheter för alla som har tillgång till webbplatsen.

Alla användare som har tillgång till en viss SharePoint-webbplats kan söka i och visa allt tillgängligt innehåll på webbplatsen.

Granskning

Microsoft SharePoint Foundation 2010 innehåller granskningsfunktioner som administratörerna kan använda för att kontrollera hur ett visst innehåll används.

När SharePoint Foundation-administratörer aktiverar granskningsfunktionen registreras automatiskt vissa åtgärder som utförs av användaren i innehållsdatabasen för SharePoint. Dessa åtgärder omfattar bland annat visning, redigering, incheckning och utcheckning. För varje registrerad åtgärd registreras identifierande information om filen och åtgärden liksom användarens SharePoint-ID på servern. Observera att ingen information skickas till Microsoft.

Den här funktionen är inaktiverad som standard och är bara tillgänglig för administratörer av SharePoint-webbplatser där innehåll lagras.

Faxtjänst

Med faxtjänsten kan du skicka fax via Internet och ordna de faxmeddelanden som du har skickat i Word 2010. Innan du kan använda faxtjänsten måste du registrera dig hos en faxtjänstleverantör (inte Microsoft), som behandlar faxmeddelandena och skickar dem via Internet. Microsoft samlar inte in någon information från faxtjänsten.

När du registrerar dig för en faxtjänst skapar faxtjänstleverantören ett registreringspaket som lagras av faxtjänstleverantören och Word 2010. Paketet består av adressen till faxtjänstleverantörens webbplats och en \rdblquote biljett\rdblquote som bekräftar att du har rätt att använda tjänsten. När du skickar ett fax från ett Office-program kopplas registreringspaketet till dokumentet.

Med faxtjänsten kan du också beräkna kostnaden för ett faxmeddelande, utan att skicka faxet. Om du väljer att beräkna faxkostnaden skickas din registreringsbiljett, telefonnumret som faxmeddelandet ska skickas till och faxmeddelandets sidantal till faxtjänstleverantören via en krypterad anslutning. Microsoft har inte tillgång till och lagrar inte den här informationen.

Referensinformationstjänst

Med Word 2010 kan du söka efter information om en viss term eller fras, från ett antal olika uppskattade innehållsleverantörer. När du begär en sökning om ett visst ord eller en viss fras skickar Word 2010 den aktuella texten över Internet tillsammans med information om programvaruprodukten du använder, nationella inställningar och språkinställningar på datorn, samt auktoriseringsinformation som visar att du har behörighet att hämta referensinformationen, om så krävs.

Word 2010 skickar informationen till en tjänst som tillhandahålls av Microsoft eller till den innehållsleverantör du väljer. Tjänsten returnerar information om det aktuella ordet eller den aktuella frasen.

Ofta innehåller informationen du erhåller en länk till mer information på innehållsleverantörens webbplats. Om du klickar på länken kan leverantören spara en cookie på din dator för att kunna identifiera dig vid senare transaktioner. Observera att Microsoft inte ansvarar för externa leverantörers sekretesspolicy. Microsoft har inte tillgång till och lagrar inte den här informationen, såvida du inte har begärt en tjänst som tillhör Microsoft.

Så här förhindrar du att Word 2010 söker efter och installerar nya referensinformationstjänster:

Klicka på fliken Arkiv.
Klicka på Alternativ under Hjälp.
Klicka på Säkerhetscenter.
Klicka på Inställningar för Säkerhetscenter.
Klicka på Sekretessalternativ och avmarkera kryssrutan Tillåt att åtgärdsfönstret Referensinformation söker efter och installerar nya tjänster.

Översättningstjänster

Med Word 2010 kan du översätta hela eller delar av ett dokument med hjälp av en tvåspråkig ordlista eller maskinöversättning. Du kan välja hur du vill översätta dokumentet.

Du kan välja eller ange ett ord eller en fras som du vill översätta eller du kan välja att översätta hela dokumentet, i båda fallen genom att välja översättningsalternativet tillämpligt i fönstret Referensinformation. Du kan också använda funktionen dokument Tips för att översätta genom att placera markören på de ord som du vill översätta. Funktionen dokument Tips är avstängd som standard. Du kan aktivera funktionen genom att klicka på fliken Granska, och sedan klicka på Översätt i gruppen språk.

När du markerar eller anger ett ord eller en fras som du vill översätta jämförs frasen med en tvåspråkig ordbok. En del tvåspråkiga ordböcker ingår i programvaran, och andra finns på Office.com. Om inte ordet eller frasen du anger ingår i den tvåspråkiga ordlistan som installeras med programvaran, skickas ordet eller frasen okrypterat till en översättningstjänst hos Microsoft eller hos en annan leverantör.

Om du vill översätta hela dokumentet skickas det okrypterat till en översättningstjänst hos Microsoft eller hos en annan leverantör. Precis som annan information som skickas okrypterad över Internet kan andra få tillgång till ordet, frasen eller dokumentet du översätter.

Om du väljer att använda någon av ordböckerna som är tillgängliga via Office.com eller en extern översättningstjänst, skickas den aktuella texten över Internet tillsammans med information om vilken programvaruprodukt du använder och aktuella nationella inställningar och språkinställningar på datorn. (Klicka på fliken Arkiv. Under Hjälp klickar du på Alternativ. Klicka på Språk.) Om du använder en extern översättningstjänst kan även tidigare cachelagrad autentiseringsinformation skickas, som visar att du redan har registrerat dig på webbplatsen.

Snabbmeddelanden och aviseringar

I Word 2010 kan du skicka snabbmeddelanden från själva programmet och få meddelanden när andra användare ansluter eller när vissa ändringar görs i delade dokument eller arbetsytor.

I Word 2010 går det att använda ett program för snabbmeddelanden som gör att du kan se när andra användare är online och skicka meddelanden till dem. Word 2010 innehåller också en webbkontroll som gör det möjligt att visa den här informationen på en webbsida. Den här kontrollen används på sidor i både Microsoft SharePoint Foundation 2010 och Microsoft SharePoint Server 2010. Ingen av dessa sidor skickar tillbaka närvaroinformation till webbservern.

Webbkontrollen kan användas för att skicka närvaroinformation från ditt program för snabbmeddelanden till webbservern. Som standard kan närvaroinformation endast skickas till intranätplatser, betrodda webbplatser och webbplatser på den lokala datorn.

Nya filformat

Word 2010 använder filformat som baseras på XML. Dessa XML-filformat är utökningsbara, vilket betyder att användaren kan definiera fler scheman eller taggar i filerna. Ett tillägg eller tredjepartskod kan också lägga till ytterligare metadatainformation i XML-filformaten, som inte visas i Word 2010.

Du kan kontrollera vilka metadata som har kopplats till en XML-fil genom att visa den i ett textläsningsprogram.

Kommentarer

Om du sparar kommentarer i en fil lägger Word 2010 som standard till dina initialer i varje kommentar. Den här informationen är tillgänglig för alla som har tillgång till filen.

Så här tar du bort personlig information från kommentarerna:

Klicka på fliken Arkiv.
Klicka på Info.
Klicka på Felsök och sedan på Kontrollera dokument.

Spåra ändringar

Om funktionen Spåra ändringar är aktiverad när du gör ändringar i en fil lagras som standard ditt användarnamn och/eller dina initialer i dokumentet och associeras med de ändringar du gör. Den här informationen, inklusive den ursprungliga och modifierade texten, är tillgänglig för alla som har tillgång till filen.

När dessa ändringar har accepterats eller avvisats tas ditt namn bort. Du kan också ta bort personlig information från ändringarna genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info, klicka på Felsök och sedan klicka på Kontrollera dokument.

Platser där ditt namn kan sparas

I vissa fall sparas ditt namn för att underlätta ditt arbete då du använder vissa funktioner i Word 2010. Ditt namn sparas exempelvis på följande ställen:

i fält av typen Författare
Egenskapen Författare

Du kan ta bort ditt namn från dessa fält och egenskaper genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info, klicka på Felsök och sedan klicka på Kontrollera dokument.

Microsoft Office-lösningar som tagits fram av andra företag kan också innehålla ditt namn eller annan personlig information i filens anpassade egenskaper.

Om du använder Microsoft Office webbkontroll, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andra funktioner som gör det möjligt att ansluta direkt till en annan datakälla i ditt dokument, kan det hända att ditt användarnamn och lösenord sparas i dokumentet. Om du vill ändra eller ta bort den här informationen måste du ändra anslutningsegenskaperna.

Andra dolda data och metadata

Som standard tar alla filer som sparas i Word 2010 med följande filegenskaper:

Författare
Chef
Företag
Senast sparad av
Namnen på de som har granskat dokumentet

Även andra egenskaper kan sparas med filen beroende på vilka funktioner eller externa lösningar du använder. Om dokumentet exempelvis är en del av ett dokumentarbetsflöde sparas ytterligare filegenskaper som kan användas för att spåra arbetsflödet.

Den här informationen är tillgänglig för alla som har tillgång till filen.

Du kan ta bort ditt namn från de här egenskaperna genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info, klicka på Felsök och sedan klicka på Kontrollera dokument.

Funktionen Kontrollera dokument kan också användas för att ta bort andra typer av data som eventuellt inte är tillgängliga i alla vyer, t.ex. kommentarer och omarbetningar. Vi rekommenderar att du kör Kontrollera dokument på alla dokument som du planerar att publicera och offentliggöra.

Dolda data och metadata kan också tas med i Microsoft Office-filer via Microsoft Office-objektmodellen. Du kan t.ex. göra bilder osynliga i Microsoft Office-objektmodellen så att de inte syns när du öppnar filen, men bilderna sparas i filen och kan senare göras synliga igen.

Kombinationssäkerhet

I syfte att höja kombinationssäkerheten lagras ett tiosiffrigt nummer i dokumentet i Word 2010. Med det slumpmässigt genererade numret går det att fastställa i vilken ordning ändringar införs när du använder funktionen Kombination. Du kan ta bort det tiosiffriga numret om du vill. Det gör du så här:

Klicka på fliken Arkiv.
Klicka på Alternativ under Hjälp.
Klicka på Säkerhetscenter.
Klicka på Inställningar för Säkerhetscenter.
Klicka på Sekretessalternativ och avmarkera sedan kryssrutan Lagra slumptal för förbättring av kopplingssäkerhet under Dokumentspecifika inställningar.

Inspelning av makron

När du spelar in ett makro sparas en följd av åtgärder som du kan upprepa vid ett senare tillfälle. Om du väljer att spela in ett makro sparas ditt användarnamn som en kommentar i koden då makrot skapas. Du kan ta bort informationen om ditt användarnamn manuellt.

Digitala signaturer

En digital signatur är en valfri funktion som du kan använda för att bekräfta identiteten på en avsändare som du mottagit ett dokument ifrån. En digital signatur är ett unikt, krypterat värde för informationen i det dokument som du signerar. När du skickar ett dokument med en digital signatur skickas signaturen till mottagaren, jämte informationen i dokumentet och ett betrott digitalt certifikat från dig (avsändaren). Det digitala certifikatet utfärdas av en certifikatutfärdare, till exempel VeriSign, och innehåller information som används för att autentisera avsändaren och för att verifiera att det ursprungliga innehållet i dokumentet inte har modifierats. I Word kan certifikatutfärdaren kontaktas automatiskt för att verifiera den digitala signaturen.

När du signerar ett dokument visas en dialogruta med den information som ingår i den digitala signaturen, t.ex. systemdatum och -tid, operativsystemversion, Microsoft Office-version och Word-version.

Information Rights Management

Du kan använda IRM (Information Rights Management) för att bevilja särskilda användare eller grupper åtkomst och redigeringsbehörighet till ett dokument. Bortsett från vissa likheter, bör IRM inte förväxlas med Dokumentskydd. Med IRM kan du definiera behörigheter för hela dokumentet för specifika åtgärder, t.ex. dokumentutskrift eller vidarebefordring, eller läs- eller redigeringsbehörigheter för dokumentet.

När du lagrar ett IRM-aktiverat dokument sparas en lista över alla användare som har behörighet till dokumentet, samt information om vilka rättigheter de har. Informationen är krypterad så att endast dokumentägarna kan komma åt den.

Dessutom innehåller IRM-aktiverade dokument så kallade innehållslicenser. En innehållslicens innehåller en e-postadress, samt behörighets- och autentiseringsinformation. Varje gång någon försöker öppna ett IRM-aktiverad dokument kontrollerar Word 2010 innehållslicenserna i dokumentet och jämför dem med användarens identitet. Om användaren aldrig har öppnat dokumentet förut kontaktar Word 2010 en IRM-server, verifierar användarens identitet, hämtar en ny innehållslicens för användaren (under förutsättning att han eller hon har nödvändiga rättigheter) och sparar innehållslicensen i dokumentet.

Dokumentets ägare kan ange att innehållslicenser inte ska sparas i dokumentet. Om så är fallet måste Word 2010 kontakta IRM-servern varje gång dokumentet öppnas. Om Word 2010 inte är anslutet till nätverket eller inte kan kontakta IRM-servern, går det inte att öppna dokumentet.

Dokumentskydd

Med funktionen Dokumentskydd kan du skydda dina Word 2010-dokument på olika sätt. Du kan till exempel ge endast vissa användare behörighet att redigera, kommentera eller läsa dem.

Om du använder Dokumentskydd blir du ombedd att ange användar-ID-nummer i Word 2010-dokumentet. ID-numren kan till exempel vara vanliga Windows NT-domänkonton (till exempel DOMÄN\användarnamn) eller e-postadresser för Windows Live ID (till exempel namn@example.com). Dessa användar-ID:n lagras när du ger en användare rätt att läsa eller ändra en text.

Du kan skydda Word 2010-dokumentet utan att använda ett lösenord. Om du väljer att skydda dokumentet utan något lösenord, kan alla som läser dokumentet se användar-ID-numren för de användare som har beviljats åtkomst. Om dokumentet sparas som XML eller HTML är ID-numren tillgängliga för alla som läser filen.

Om du vill begränsa åtkomsten till användar-ID-numren ytterligare kan du välja att spara den här filen med ett lösenord eller med IRM (Information Rights Management). Då kan bara du och andra som har beviljats åtkomst visa dessa användar-ID:n.

Misslyckad validering av Office-filer

När du öppnar filer från vissa tidigare versioner av Word i Microsoft Office, används funktionen validering av Office-filer för att kontrollera om filstrukturen matchar specifikationen från Microsoft för det aktuella filformatet. Om inte filen kan valideras öppnar Microsoft Office filen i en skyddad vy.

En kopia problematiskt filen som det går inte att Office Filverifieringen sparas på datorn när du avslutar Word. Microsoft-felrapportering frågar regelbundet om samtycker till att skicka en kopia av dessa filer till Microsoft. Mer information om Microsoft-felrapportering, inklusive en fullständig sekretesspolicy finns i Sekretesspolicy för Microsofts felrapporteringstjänst.

Automatiskt versionshantering i Office

I Word 2010 sparas kopior av dina dokument automatiskt medan du jobbar med dem. Detta hjälper dig om du behöver återställa dokument om du till exempel råkar stänga ett dokument av misstag, utan att ha sparat dina ändringar. Om du inte vill att kopior av dokumenten ska sparas automatiskt gör du följande:

Klicka på fliken Arkiv.
Klicka på Alternativ under Hjälp.
Klicka på Spara.
Under Spara dokument avmarkerar du kryssrutan Behåll den senaste versionen som har sparats automatiskt om jag stänger utan att spara.

Du kan komma åt och ta bort de sista sparade versionerna av dokument som sparats tidigare genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info och sedan klicka på det dokument som du vill använda under versioner. Komma åt och ta bort de sista automatiskt sparade versionerna för nya dokument genom att klicka på fliken Arkiv, klicka på Info, Hantera versioner och sedan klicka på Återställ ej sparade dokument. Word 2010 tar regelbundet bort automatiskt sparade dokument om du inte öppna och använda dem för. Mer information finns i återställa dina Office-filer.

Överst på sidan