Visa resursarbetsbelastning och tillgänglighet

En av de viktigaste uppgifterna för en projektledare är att övervaka de olika resursernas tilldelningar och se till att arbetsbelastningen är jämnt fördelad. Vissa resurser kan vara överbelagda medan andra är underbelagda. Du kan utvärdera hur effektivt dina resurser utnyttjas i projektet, och bestämma om det behövs några justeringar genom att titta på arbetsbelastningen och tillgängligheten i Microsoft Project.

De här instruktionerna gäller för Microsoft Project 2016, 2013 och 2010.

Vad vill du göra?

Granska resursernas arbetsbelastning i vyn Resursanvändning

Granska tillgängligheten för företagsresurser med hjälp av Project Online

Visa enskilda arbetsbelastningar i ett diagram

Visa en lista över överbelagda resurser

Gruppera resurser som är överbelagda

Hitta resurser med tillgänglig tid

Granska resursernas arbetsbelastning i vyn Resursanvändning

  1. Gå till fliken Aktivitet eller Resurs. Klicka på Resursanvändning i listrutemenyn Visa.

  2. Gå igenom resursernas namn och tilldelade aktiviteter i tabelldelen av vyn Resursanvändning.

  3. Granska vyns tidsskala för att se hur arbetet fördelats under den valda tidsperioden.

Överbelagda resurser visas i rött i många resursvyer, till exempel vyn Resursanvändning. Överbeläggning uppstår när max enheter för en resurs överskrids under en tidsperiod. Indikatorfältet i resurslistor för överbelagda resurser innehåller även resursutjämningssymbolen. Den anger att resursen bör utjämnas. Se efter symbolen och granska aktivitetstilldelningen för att avgöra om resursöverbeläggningen är acceptabel.

Exempel: två aktiviteter som varar fyra timmar och båda startar och slutar samtidigt. Om du tilldelar båda aktiviteterna till Jens blir han överbelagd eftersom aktiviteterna han tilldelas under den här fyratimmarsperioden utgör 200 procent. Om utjämningen däremot är inställd per dag behövs ingen utjämning för Jens, eftersom hans totala arbetskapacitet på åtta timmar inte överskrids.

Obs!: Förutom resurstilldelningar för aktiviteterna i det aktuella projektet visas även en sammanfattning över resurstilldelningar i vyn Resursanvändning. Sammanfattningen över resurstilldelningar visar den totala arbetsmängden som en resurs är tilldelad till i alla andra projekt. Sammanfattningen av resurstilldelningar visas endast om du är ansluten till Microsoft Project Server och har ett öppet företagsprojekt. Om du inte vill att sammanfattningstilldelningarnas rader ska påverka de totalsummor som visas i vyn Resursanvändning kan du markera raderna och trycka på Delete.

Du kan också visa och ändra vyn Resursanvändning om du vill se alla resurstilldelningar och procentandelen arbetsbeläggning i en tidrapport. I den här vyn visas alla tilldelningar per resurs, samt hur belagda dessa resurser är med tilldelade aktiviteter över tid.

  1. Gå till fliken Aktivitet eller Resurs. Klicka på Resursanvändning i listrutemenyn Visa.

  2. Klicka på Lägg till informationFormat-fliken.

  3. Klicka på Procent beläggning i listan Tillgängliga fält och sedan på Visa.

  4. Granska vyns tidsskala. På raden Procent beläggning som du precis lagt till visas procentandelen för resursens tillgängliga arbetstid totalt, som tilldelats till aktiviteter under den valda tidsperioden. I vyns tidsskala visas dessutom både resursens överbelagda arbete och dess beläggningsprocent i rött, så att du kan se exakt när överbeläggningen inträffar.

Tips: Du kan zooma in den tidsperiod som visas i tidsskalan (till exempel från dagar till timmar) genom att klicka på Zooma in (+) längst ned till höger i fönstret. På samma sätt kan du zooma ut tidsperioden (till exempel från dagar till veckor) genom att klicka på Zooma ut (-).

Granska tillgängligheten för företagsresurser med hjälp av Project Online

Om du vill leta reda på överbelagda eller underbelagda resurser, antingen inom ett projekt eller i flera projekt, kan du öppna Project Online och visa ett diagram och en tabell med resurstillgänglighet.

  1. Öppna Projektcenter i Project Online och klicka på Resurser på menyn till vänster.

  2. Välj den eller de resurser vars tillgänglighetsinformation du vill visa genom att markera kryssrutan bredvid namnet. Klicka sedan på Kapacitetsplanering i avsnittet Navigera på fliken Resurser.

    Om du vill markera fler resurser efter varandra i listan håller du ned Skift-tangenten medan du klickar på den första och sista resursen. Om du vill markera fler resurser som inte står efter varandra håller du ned Ctrl-tangenten medan du klickar på varje resurs.

  3. Välj en resursvy i avsnittet Vyer på fliken Tillgänglighet.

    • Om du vill visa tilldelningsarbete först grupperat efter resurser och sedan efter de projekt som resursen visas i, väljer du Tilldelningsarbete efter resurs.

    • Om du vill visa tilldelningsarbete grupperat efter projekt som resursen visas i väljer du Resursutnyttjande per projekt.

    • Om du vill visa hur mycket tillgänglig tid resursen har för arbete under en viss tidsperiod väljer du Återstående tillgänglighet.

    • Om du vill visa mängden arbete som har tilldelats resursen väljer du Resursutnyttjande.

  4. Om du har markerat flera resurser på föregående sida kan du klicka i förklaringen i diagrammet för att välja vilka resurser som ska visas i diagrammet.

    I tabellen Information nedanför diagrammet finns en tidsskala som visar hur mycket arbete som tilldelats resursen under den angivna tidsperioden.

Tips: Om du vill se ett annat datumintervall i diagrammet klickar du på Ange datumintervall på fliken Tillgänglighet och väljer nya datum i rutan Ange datumintervall.

Visa enskilda arbetsbelastningar i ett diagram

Vyn Resursdiagram innehåller en stapeldiagramvy över arbetsbelastningen och tillgängligheten för en resurs. Här ser du snabbt om den valda resursen är överbelagd eller underbelagd under en viss tidsperiod. Du kan också se procentandelen enheter som tilldelats, tillsammans med resursens tillgänglighet för max enheter.

  1. Gå till fliken Resurs och välj vyn Resursdiagram i avsnittet Visa.

  2. Kontrollera namnet på den första resursen i vyn Resursdiagram genom att rulla åt vänster eller höger i fönstret till vänster.

    Resursen är överbelagd om resursnamnet visas i rött. Resurser som visas i svart har en beläggning som är precis på gränsen till eller under deras maximala kapacitet.

  3. Gå igenom stapeldiagrammet för att se nivån för överbeläggning eller underbeläggning.

    Blå staplar anger (standard) tilldelat arbete som är på eller under resursens gräns för maximala enheter och tillgänglig arbetstid för den tidsperiod det gäller. Röda staplar anger (standard) att resursen överbelagd eftersom antalet maximala enheter och den tillgängliga arbetstiden har överskridits för den angivna tidsperioden.

  4. Granska tidsperiodens högsta tilldelningsprocent som visas – det vill säga resursbehov för resursen i gällande tidsperiod.

    Resursbehov visas längst ned i diagrammet.

  5. Om du vill visa stapeldiagrammet för nästa resurs trycker du på Page Down, eller använder rullningslisten eller piltangenterna.

Överst på sidan

Visa en lista över överbelagda resurser

Du kan visa en lista enbart över de resurser som är överbelagda genom att visa vyn Resurslista eller Resursanvändning och sedan filtrera för överbelagda resurser.

  1. Klicka på Resurslista eller Resursanvändning i listrutan i avsnittet Visa.

  2. På fliken Visa klickar du på listrutemenyn Filter i avsnittet Data, och sedan på Överbelagda resurser.

  3. Om du vill visa hela listan med resurser igen klickar du på listrutemenyn Filter och sedan på Inget filter.

Obs!: Även om du inte filtrerar för överbelagda resurser är det enkelt att se vilka resurser som är överbelagda, eftersom deras namn visas i rött i alla resursvyer. Dessutom anger indikeringsfältet i vyerna Resurslista och Resursanvändning att överbelagda resurser bör utjämnas.

Aktivitetsvyer kan även användas för att visa överbeläggningar. De visas dock inte i rött. Om du arbetar i en aktivitetsvy kan du gå igenom varje aktivitet som har resursöverbeläggningar, men aktivitetsvyn visar inte vilka resurser (eller hur många) som är överbelagda.

Öppna en aktivitetsvy, som exempel Gantt-schema eller Nätverksdiagram, och klicka på Nästa överbeläggning i avsnittet Nivå på fliken Resurs.

Gruppera resurser som är överbelagda

I vyn Resurslista eller Resursanvändning kan du gruppera överbelagda resurser. Du kan också gruppera resurser efter deras resursbehov, vilket anger deras högsta procent arbetstilldelningar under projektet. Om du granskar överbelagda resurser efter omfattningen av deras överbeläggningar, kan du fokusera på resurserna med mest överbeläggning först.

  1. Klicka på Resurslista eller Resursanvändning i avsnittet Visa.

  2. Klicka på listrutemenyn Gruppera och sedan på Ny grupp på fliken Visa.

  3. Välj Överbelagd i rutan Fältnamn.

  4. Välj Stigande eller Fallande i rutan Ordning.

    Om du klickar på Stigande visas den resursgrupp som inte är överbelagd först, och därefter visas gruppen med överbelagda resurser.

  5. Om du vill skapa en kapslad gruppering för resursbehov klickar du på rutan Sedan efter och därefter på Högst.

  6. Ange ett namn för gruppen och klicka på Använd.

    Vyn grupperas enligt dina specifikationer. Resurser med tilldelningar som överstiger 100 procent av resursbehovet någon gång under projektet grupperas under Överbelagd: Ja. Om du anger en kapslad gruppering för resursbehov kan du ha ytterligare grupper under rubriker som Högst: 200 %, Högst: 300 % och så vidare.

  7. Om du vill visa resurser i deras ursprungliga ordning klickar du på [Ingen grupp] i rutan Gruppera.

Hitta resurser med tillgänglig tid

Om du har överbelagda resurser kan du behöva leta reda på resurser i projektet som har tillgänglig tid, så att du kan fördela arbetsbelastningen jämnare. Den här funktionen är också praktisk om det finns ytterligare aktiviteter som inte har tilldelats och du vill veta vilka som kan ta på sig mer arbete.

Resurstillgänglighet beräknas med följande formel:

Resurstillgänglighet = resurskapacitet – (sammanfattning av resurstilldelning + kalenderundantag)

Sammanfattning av resurstilldelning är summan av allt arbete som utförts av resursen, och kalenderundantag är eventuella undantag i resursens baskalender.

Om du behöver hitta resurser som kan arbeta ytterligare timmar på ett projekt, kan du visa och ändra vyn Resursanvändning så att du ser den tillgängliga tiden (timmar, dagar eller veckor) för en resurs. I den här vyn kan du även distribuera om arbete från överbelagda till underbelagda resurser.

  1. Klicka på Resursanvändning i avsnittet Visa.

  2. Markera kryssrutan Återstående tillgänglighet i området Information på fliken Format.

  3. På raden Återst tillgäng (återstående tillgänglighet) ser du arbetsmängden som utgör den återstående tillgängligheten, eller underbeläggningen, för varje tidsperiod.

Du kan också visa och ändra vyn Resursdiagram om du vill se ett stapeldiagram för arbetsmängden för enskilda resurser. Det hjälper dig att ta reda på vilka som kan lägga ytterligare arbetstimmar på en aktivitet. Du kan gå igenom informationen om en underbelagd resurs åt gången i vyn Resursdiagram. Och du kan se mängden tillgängligt arbete per tidsperiod.

  1. Klicka på Resursdiagram i avsnittet Visa.

  2. Gå till fliken Format, klicka på listrutemenyn Diagram och välj Arbetstillgänglighet.

  3. Granska arbetstillgängligheten för den markerade resursen som visas i stapeldiagrammet. Rulla igenom tidsskalan för att se underbeläggningar under olika tidsperioder.

  4. Se mängden tillgänglig tid för den markerade resursen längst ned i diagrammet.

  5. Om du vill flytta till nästa resurs med tillgänglig tid trycker du på Page Down, eller använder rullningslisten eller piltangenterna i den vänstra rutan.

Överst på sidan

De här instruktionerna gäller för Microsoft Project 2007.

Vad vill du göra?

Granska resursernas arbetsbelastning i vyn Resursanvändning

Granska tillgängligheten för företagsresurser med hjälp av Project Online

Visa enskilda arbetsbelastningar i ett diagram

Visa en lista över överbelagda resurser

Gruppera resurser som är överbelagda

Hitta resurser med tillgänglig tid

Granska resursernas arbetsbelastning i vyn Resursanvändning

  1. Klicka på Resursanvändning på menyn Visa.

  2. Gå igenom resursernas namn och tilldelade aktiviteter i tabelldelen av vyn Resursanvändning.

  3. Granska vyns tidsskala för att se hur arbetet fördelats under den valda tidsperioden.

Överbelagda resurser visas i rött i många resursvyer, till exempel vyn Resursanvändning. Överbeläggning uppstår när max enheter för en resurs överskrids under en tidsperiod. I resurslistor innehåller indikatorfältet för överbelagda resurser även resursutjämningssymbolen Resursutjämningssymbol , som anger att resursen bör utjämnas. Se efter symbolen och granska aktivitetstilldelningen för att avgöra om resursöverbeläggningen är acceptabel.

Exempel: två aktiviteter som varar fyra timmar och båda startar och slutar samtidigt. Om du tilldelar båda aktiviteterna till Jens blir han överbelagd eftersom aktiviteterna han tilldelas under den här fyratimmarsperioden utgör 200 procent. Om utjämningen däremot är inställd per dag behövs ingen utjämning för Jens, eftersom hans totala arbetskapacitet på åtta timmar inte överskrids.

Obs!: Förutom resurstilldelningar för aktiviteterna i det aktuella projektet visas även en sammanfattning över resurstilldelningar i vyn Resursanvändning. Sammanfattningen över resurstilldelningar visar den totala arbetsmängden som en resurs är tilldelad till i alla andra projekt. Sammanfattningen av resurstilldelningar visas endast om du är ansluten till Microsoft Project Server och om du har ett öppet företagsprojekt. Om du inte vill att sammanfattningstilldelningarnas rader ska påverka de totalsummor som visas i vyn Resursanvändning kan du markera raderna och trycka på Delete.

Du kan också visa och ändra vyn Resursanvändning om du vill se alla resurstilldelningar och procentandelen arbetsbeläggning i en tidrapport. I den här vyn visas alla tilldelningar per resurs, samt hur belagda dessa resurser är med tilldelade aktiviteter över tid.

  1. Klicka på Resursanvändning på menyn Visa.

  2. Gå till menyn Format och klicka på Informationsfält.

  3. Klicka på Procent beläggning i listan Tillgängliga fält och sedan på Visa.

  4. Granska vyns tidsskala. På raden Procent beläggning som du precis lagt till visas procentandelen för resursens tillgängliga arbetstid totalt, som tilldelats till aktiviteter under den valda tidsperioden. I vyns tidsskala visas dessutom både resursens överbelagda arbete och dess beläggningsprocent i rött, så att du kan se exakt när överbeläggningen inträffar.

Tips: Du kan zooma in tidsperioden som visas i tidsskalan (till exempel från dagar till timmar) genom att klicka på Zooma in Bild av knapp . På samma sätt kan du zooma ut tidsperioden (till exempel från dagar till veckor) genom att klicka på Zooma ut Bild av knapp .

Granska tillgängligheten för företagsresurser med hjälp av Project Online

Om du vill leta reda på överbelagda eller underbelagda resurser, antingen inom ett projekt eller i flera projekt, kan du öppna Project Online och visa ett diagram och en tabell med resurstillgänglighet.

  1. Öppna Projektcenter i Project Online och klicka på Resurser på menyn till vänster.

  2. Välj den eller de resurser vars tillgänglighetsinformation du vill visa genom att markera kryssrutan bredvid namnet. Klicka sedan på Kapacitetsplanering i avsnittet Navigera på fliken Resurser.

    Om du vill markera fler resurser efter varandra i listan håller du ned Skift-tangenten medan du klickar på den första och sista resursen. Om du vill markera fler resurser som inte står efter varandra håller du ned Ctrl-tangenten medan du klickar på varje resurs.

  3. Välj en resursvy i avsnittet Vyer på fliken Tillgänglighet.

    • Om du vill visa tilldelningsarbete först grupperat efter resurser och sedan efter de projekt som resursen visas i, väljer du Tilldelningsarbete efter resurs.

    • Om du vill visa tilldelningsarbete grupperat efter projekt som resursen visas i väljer du Resursutnyttjande per projekt.

    • Om du vill visa hur mycket tillgänglig tid resursen har för arbete under en viss tidsperiod väljer du Återstående tillgänglighet.

    • Om du vill visa mängden arbete som har tilldelats resursen väljer du Resursutnyttjande.

  4. Om du har markerat flera resurser på föregående sida kan du klicka i förklaringen i diagrammet för att välja vilka resurser som ska visas i diagrammet.

    I tabellen Information nedanför diagrammet finns en tidsskala som visar hur mycket arbete som tilldelats resursen under den angivna tidsperioden.

Tips: Om du vill se ett annat datumintervall i diagrammet klickar du på Ange datumintervall på fliken Tillgänglighet och väljer nya datum i rutan Ange datumintervall.

Visa enskilda arbetsbelastningar i ett diagram

Vyn Resursdiagram innehåller en stapeldiagramvy över arbetsbelastningen och tillgängligheten för en resurs. Här ser du snabbt om den valda resursen är överbelagd eller underbelagd under en viss tidsperiod. Du kan också se procentandelen enheter som tilldelats, tillsammans med resursens tillgänglighet för max enheter.

  1. Klicka på Resursdiagram på menyn Visa.

  2. Kontrollera namnet på den första resursen i vyn Resursdiagram.

    Resursen är överbelagd om resursnamnet visas i rött. Resurser som visas i svart har en beläggning som är precis på gränsen till eller under deras maximala kapacitet.

  3. Gå igenom stapeldiagrammet för att se nivån för överbeläggning eller underbeläggning.

    Blå staplar anger (standard) tilldelat arbete som är på eller under resursens gräns för maximala enheter och tillgänglig arbetstid för den tidsperiod det gäller. Röda staplar anger (standard) att resursen överbelagd eftersom antalet maximala enheter och den tillgängliga arbetstiden har överskridits för den angivna tidsperioden.

  4. Granska tidsperiodens högsta tilldelningsprocent som visas – det vill säga resursbehov för resursen i gällande tidsperiod.

    Resursbehov visas längst ned i diagrammet.

  5. Om du vill visa stapeldiagrammet för nästa resurs trycker du på Page Down, eller använder rullningslisten eller piltangenterna.

Överst på sidan

Visa en lista över överbelagda resurser

Du kan visa en lista enbart över de resurser som är överbelagda genom att visa vyn Resurslista eller Resursanvändning och sedan filtrera för överbelagda resurser.

  1. Klicka på Resurslista eller Resursanvändning på menyn Visa.

  2. I vyn klickar du på Filter och sedan på Överbelagda resurser.

  3. Om du vill se hela resurslistan igen klickar du på Filter och sedan på Alla resurser.

Obs!: Även om du inte filtrerar för överbelagda resurser är det enkelt att se vilka resurser som är överbelagda, eftersom deras namn visas i rött i alla resursvyer. I vyerna Resurslista och Resursanvändning visas dessutom indikatorn Resursutjämningssymbol i indikatorfältet, som anger att överbelagda resurser bör utjämnas.

Aktivitetsvyer kan även användas för att visa överbeläggningar. De visas dock inte i rött. Om du arbetar i en aktivitetsvy kan du gå igenom varje aktivitet som har resursöverbeläggningar, men aktivitetsvyn visar inte vilka resurser (eller hur många) som är överbelagda.

  1. När du befinner dig i en aktivitetsvy, som Gantt-schema eller Nätverksdiagram, öppnar du menyn Visa, pekar på Verktygsfält och klickar på Resurshantering.

  2. I verktygsfältet Resurshantering klickar du på Gå till nästa överbeläggning Bild av knapp .

Gruppera resurser som är överbelagda

I vyn Resurslista eller Resursanvändning kan du gruppera överbelagda resurser. Du kan också gruppera resurser efter deras resursbehov, vilket anger deras högsta procent arbetstilldelningar under projektet. Om du granskar överbelagda resurser efter omfattningen av deras överbeläggningar, kan du fokusera på resurserna med mest överbeläggning först.

  1. Klicka på Resurslista eller Resursanvändning på menyn Visa.

  2. Peka på Gruppera på menyn Projekt och klicka på Anpassa grupp efter.

  3. Välj Överbelagd i rutan Fältnamn.

  4. Välj Stigande eller Fallande i rutan Ordning.

    Om du klickar på Stigande visas den resursgrupp som inte är överbelagd först, och därefter visas gruppen med överbelagda resurser.

  5. Om du vill skapa en kapslad gruppering för resursbehov klickar du i rutan Sedan efter och därefter på Resursbehov.

  6. Spara grupperingen genom att klicka på Spara. Ange ett namn på grupperingen och markera kryssrutan Visa på meny om du vill att grupperingen ska visas på menyn Gruppera. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Spara grupp.

    Vyn grupperas enligt dina specifikationer. Resurser med tilldelningar som överstiger 100 procent av resursbehovet någon gång under projektet grupperas under Överbelagd: Ja. Om du anger en kapslad gruppering för resursbehov kan du ha ytterligare grupper under rubriker som Högst: 200 %, Högst: 300 % och så vidare.

  7. Om du vill visa resurser i deras ursprungliga ordning klickar du på Ingen grupp i rutan Gruppera.

Hitta resurser med tillgänglig tid

Om du har överbelagda resurser kan du behöva leta reda på resurser i projektet som har tillgänglig tid, så att du kan fördela arbetsbelastningen jämnare. Den här funktionen är också praktisk om det finns ytterligare aktiviteter som inte har tilldelats och du vill veta vilka som kan ta på sig mer arbete.

Resurstillgänglighet beräknas med följande formel:

Resurstillgänglighet = resurskapacitet – (sammanfattning av resurstilldelning + kalenderundantag)

Sammanfattning av resurstilldelning är summan av allt arbete som utförts av resursen, och kalenderundantag är eventuella undantag i resursens baskalender.

Om du behöver hitta resurser som kan arbeta ytterligare timmar på ett projekt, kan du visa och ändra vyn Resursanvändning så att du ser den tillgängliga tiden (timmar, dagar eller veckor) för en resurs. I den här vyn kan du även distribuera om arbete från överbelagda till underbelagda resurser.

  1. Klicka på Resursanvändning på menyn Visa.

  2. Gå till menyn Format, peka på Information och klicka på Återstående tillgänglighet.

  3. På raden Återst tillgäng (återstående tillgänglighet) ser du arbetsmängden som utgör den återstående tillgängligheten, eller underbeläggningen, för varje tidsperiod.

Du kan också visa och ändra vyn Resursdiagram om du vill se ett stapeldiagram för arbetsmängden för enskilda resurser. Det hjälper dig att ta reda på vilka som kan lägga ytterligare arbetstimmar på en aktivitet. Du kan gå igenom informationen om en underbelagd resurs åt gången i vyn Resursdiagram. Och du kan se mängden tillgängligt arbete per tidsperiod.

  1. Klicka på Resursdiagram på menyn Visa.

  2. Gå till menyn Format, peka på Information och klicka på Arbetstillgänglighet.

  3. Granska arbetstillgängligheten för den markerade resursen som visas i stapeldiagrammet. Rulla igenom tidsskalan för att se underbeläggningar under olika tidsperioder.

  4. Se mängden tillgänglig tid för den markerade resursen längst ned i diagrammet.

  5. Om du vill flytta till nästa resurs med tillgänglig tid trycker du på Page Down, eller använder rullningslisten eller piltangenterna.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×