Visa kolumnsummor i ett datablad

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Microsoft Office Access 2007 innehåller ett nytt verktyg, summaraden, som gör det enklare att summera en kolumn med data. Du kan också använda summaraden för andra beräkningar, t.ex. medelvärden, räkna antalet element i en kolumn och söka efter högsta och minsta värdet i en kolumn med information.

Tack vare summaraden går det enklare och snabbare att använda en delmängd av mängdfunktionerna – de funktioner som beräknar värden utifrån ett dataintervall. I tidigare versioner av Access var du tvungen att använda dessa funktioner i frågor i VBA-kod (Visual Basic for Applications). Du kan fortfarande använda dessa metoder, men med summaraden går det att använda mängdfunktionerna snabbare. I den här artikeln får du en introduktion till mängdfunktioner och hur du använder dem i summaraden.

Vad vill du göra?

Förstå summa och andra mängdfunktioner

Summera värden med hjälp av raden summor

Räkna antalet värden i en kolumn

Läs mer om funktionerna standardavvikelse och varians

Förstå funktionen Summa och andra mängdfunktioner

Mängdfunktioner utför beräkningar på kolumner med data och returnerar ett resultat. Du använder mängdfunktionerna när du behöver beräkna ett enskilt värde, t.ex. en summa eller ett medelvärde. Kom ihåg att du använder mängdfunktioner på kolumner med data. Detta kanske verkar uppenbart, men när du designar och använder en databas, fokuserar du oftast på rader med data och enskilda poster – du ser till att användarna kan registrera data i ett fält, flytta markören åt höger eller vänster och fylla i nästa fält o.s.v. Med mängdfunktionerna fokuserar du å andra sidan på grupper av poster i kolumnerna.

Anta att du använder Access för att lagra och spåra försäljningsuppgifter. Med mängdfunktionerna kan du räkna antalet sålda produkter i en kolumn, beräkna total försäljning i en andra kolumn och beräkna genomsnittliga försäljningsbelopp för respektive produkt i en tredje kolumn.

I tabellen nedan beskrivs mängdfunktionerna som kan användas i summaraden. Kom ihåg att det finns fler mängdfunktioner än dessa i Access, men dem måste du använda i frågor. Om du arbetar med ett Access-projekt (en Access-klient som är ansluten till en Microsoft SQL Server-databas) kan du använda ännu fler mängdfunktioner. Mer information om dessa andra funktioner finns i direkthjälpen för SQL Server

Funktion

Beskrivning

Används med datatypen (datatyperna)

Finns i summaraden?

Medel

Beräknar medelvärdet för en kolumn. Kolumnen måste innehålla numeriska data, valuta- eller datum/tid-data. Null-värden ignoreras.

Tal, Decimal, Valuta, Datum/tid

Ja

Count

Räknar antalet element i en kolumn.

Alla datatyper utom komplexa upprepande skalära data, till exempel en kolumn med uppslagsfält med flera listor. Mer information om uppslagsfältet med flera listor finns i artiklarna Guide till flervärdesfält och lägga till eller ändra ett uppslagsfält som du kan lagra flera värden.

Ja

Största värde

Returnerar elementet med det högsta värdet. För textdata är det största värdet det sista alfabetiska värdet och skiftläge ignoreras. Null-värden ignoreras.

Tal, Decimal, Valuta, Datum/tid

Ja

Lägsta värde

Returnerar elementet med det lägsta värdet. För textdata är det lägsta värdet det första alfabetiska värdet och skiftläge ignoreras. Null-värden ignoreras.

Tal, Decimal, Valuta, Datum/tid

Ja

Standardavvikelse

Mäter hur mycket värden skiljer sig från det genomsnittliga värdet (ett medelvärde). Mer information finns i Mer information om funktionerna standardavvikelse och varians, senare i den här artikeln.

Tal, Decimal, Valuta

Ja

Sum

Adderar elementen i en kolumn. Fungerar bara på numeriska data och valutadata.

Tal, Decimal, Valuta

Ja

Varians

Mäter statistiska variansen för alla värden i kolumnen. Du kan använda den här funktionen endast på numeriska och valuta data. Om tabellen innehåller mindre än två rader, returneras ett null-värde. Mer information om variansen funktionerna finns i avsnittet Mer information om funktionerna standardavvikelse och varians, senare i den här artikeln.

Tal, Decimal, Valuta

Ja

I styckena nedan beskrivs hur du använder respektive funktion i summaraden.

Överst på sidan

Summera värden med hjälp av summaraden

Om du behöver summera en kolumn med data eller snabbt använda en annan mängdfunktion, kan du lägga till summarader i en tabell, ett frågeresultat eller i ett delat formulär – ett formulär som innehåller ett datablad. Med summaraderna kan du spara massor av tid, eftersom du inte behöver lägga till en funktion i frågan eller skriva VBA-kod.

Ha följande regler i åtanke när du fortsätter:

  • Vilka funktioner som du kan använda tillsammans med summaraden varierar utifrån datatypsinställningen för datakolumnen. För fält med datatypen Text går det t.ex. bara att använda funktionen Antal, eftersom det inte går att utföra matematiska operationer på textdata.

  • Det första fältet i summaraden innehåller ordet Summa tills du ändrar det genom att välja en funktion.

  • Du kan inte lägga till en summarad i en rapport. Du kan använda mängdfunktioner i rapporter, men du behöver arbeta med andra tekniker. Mer information om mängdfunktioner och uttryck i rapporter finns i artikeln Skapa en grupperad rapport eller sammanfattningsrapport.

  • Du kan lägga till summarader i tabeller och frågor som är öppna i databladsvyn. Du kan också lägga till summarader i ett delat formulär som är öppet i formulärvyn.

  • Som standard tas summarader inte med vid filtrering och sortering.

I styckena nedan beskrivs hur du använder en summarad i ett datablad och ett delat formulär.

Lägga till en summarad

  1. Öppna en tabell eller fråga i databladsvyn, eller öppna ett delat formulär i formulärvyn. Det gör du genom att högerklicka på tabellen, frågan eller formuläret i navigeringsfönstret och klicka på Design eller Formulär på snabbmenyn.

  2. Klicka på Summor i gruppen Poster på fliken Start.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    En ny summarad visas under stjärnraden i databladet eller det delade formuläret.

    En ny tom summarad

    Obs!: Om du arbetar i ett delat formulär som har skapats i en tidigare version av Access och sedan konverterats till det nya ACCDB-formatet, visas ingen stjärnrad i databladet. Skillnaden påverkar inte summaraden på något sätt.

  3. Klicka i raden Summor på det fält som du vill summera och markera sedan SUMMA i listan.

    Välja funktionen SUMMA för en summarad

    Information om funktionen finns i avsnittet Förstå mängdfunktionertidigare i den här artikeln.

Ta bort summaraden

  • Klicka på Summor i gruppen Poster på fliken Start.

    Bild av menyfliksområdet i Access

Obs!: Du kan inte klippa ut eller ta bort en summarad, du kan bara aktivera eller inaktivera den. Däremot kan du kopiera och klistra in en i en annan fil, t.ex. en Microsoft Office Excel 2007-arbetsbok eller ett Microsoft Office Word 2007-dokument. I anvisningarna nedan förklaras hur du kopierar en summarad.

Kopiera en summarad till en annan fil

  1. Klicka på radväljaren – rutan till höger eller vänster om raden Summa – så att hela raden markeras.

    1. Klicka på Kopiera i gruppen Urklipp på fliken Start.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    eller

    Tryck på CTRL+C.

  2. Öppna målfilen där du vill klistra in informationen.

  3. Markera den sista raden i måltabellen, målfrågeresultatet eller målformuläret.

  4. Klicka på Klistra in i gruppen Urklipp på fliken Start.

    Bild av menyfliksområdet i Access

Överst på sidan

Räkna antalet värden i en kolumn

Använd funktionen Antal när du behöver räkna antalet element i en kolumn. Funktionen Antal körs bara på en enskild datakolumn och returnerar ett enstaka värde. Funktionen fungerar med alla datatyper.

Räkna elementen i en kolumn

  1. Öppna en tabell, ett frågeresultat eller ett formulär. Du kan använda valfri vy utom designvyn.

  2. Klicka på Summor i gruppen Poster på fliken Start.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    En ny summarad visas under stjärnraden i databladet.

  3. Klicka på det fält som du vill räkna och välj ANTAL i listan i summaraden. Information om funktionen finns i avsnittet Förstå summa och andra mängdfunktioner, tidigare i den här artikeln.

    Obs!: Värdet av funktionen beräknas inte förrän du bekräftar ändringarna. Det gör du genom att ange ett nytt värde i ett annan fält eller trycka på F9 för att ställa frågan på nytt.

Överst på sidan

Mer om funktionerna Standardavvikelse och Varians

Funktionerna Standardavvikelse och Varians beräknar statistiska värden. De beräknar var värden grupperas kring sitt medelvärde i en standardfördelning.

Anta att du slumpmässigt samlar in 10 verktyg som pressats i samma maskin och mäter deras hållfasthet – ett kvalitetsmått. Om du beräknar den genomsnittliga hållfastheten, ser du att de flesta verktyg har ett värde som ligger nära medelvärdet medan andra kanske har större hållfasthet och några har lägre. Om du bara beräknar medelvärdet, säger värdet ingenting om hur kvalitetskontrollen fungerar, eftersom ett par få starka eller svaga undantag kan påverka medelvärdet upp eller ned.

Funktionerna Varians och Standardavvikelse kommer runt detta problem genom att visa hur nära värdena ligger medelvärdet. Ett lägre tal som returneras av respektive funktion för hållfastheten anger att tillverkningsprocessen fungerar bra, eftersom bara ett par få verktyg har en hållfasthet som ligger över eller under medelvärdet.

Varians och standardavvikelse beskrivs inte mer ingående än så här i den här artikeln. Det finns en hel del webbplatser för statistik om du vill ha mer information. Ha följande regler i åtanke när du använder funktionerna Varians och Standardavvikelse:

  • Null-värden ignoreras.

  • Funktionen varians använder följande formel:
    Formel

  • Funktionen standardavvikelsen använder följande formel:
    Formel

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×