Lägga till tabeller

Skapa tabeller och ange datatyper

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Eftersom dina data lagras i tabellerna är det de som är stommen i databasen. Varje tabell innehåller information om ett visst ämne. En leverantörstabell kan till exempel lagra namn, e-postadresser och telefonnummer.

Obs!: Det är bra att försöka förstå Access-databasobjekt innan du skapar tabeller.

När du öppnar en ny, tom databas skapas en tom tabell automatiskt. Om du vill anpassa tabellen börjar du med att definiera fälten och lägga till data.

Byta namn på en tabell i en skrivbordsdatabas

Tabell1 är standardnamnet på den första tabellen i en ny skrivbordsdatabas. Det kan vara bra att ge tabellen ett något mer beskrivande namn.

  1. Välj Spara Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst

  2. Ange ett beskrivande namn i rutan Tabellnamn.

Lägga till en tabell i en skrivbordsdatabas

Om du behöver fler tabeller kan du lägga till fler i databasen även om du började med en mall.

  1. Välj Tabell på fliken Skapa.
    Då läggs en ny tabell med namnet Tabell<#> till. <#> är nästa oanvända nummer i sekvensen.

  2. Byt sedan namn på tabellen genom att följa anvisningarna i Byta namn på en tabell i en skrivbordsdatabas tidigare i den här modulen.

Spara en tabell

Se till att spara tabellen innan du stänger databasen om du vill undvika att förlora det arbete du gjort och de data du angett. Om du inte sparat det arbete du gjort i en tabell när du försöker stänga databasen uppmanas du att spara tabellen. Du kan också spara när som helst genom att välja Spara .

Lägg till ett fält genom att skriva in data

  1. Ange data i kolumnen Klicka för att lägga till i vyn Datablad.
    Då skapas ett nytt fält.

    Skärmkodavsnitt av ID i leverantörstabell

  2. Skriv ett nytt namn för fältet i kolumnrubriken.

    Skärmkodavsnitt av leverantörstabell som visar två rader med ID

Ändra datatypen för ett fält

När du lägger till ett fält genom att skriva in data i det anges fältets datatyp baserat på dess innehåll. Visa datatypen på fliken Fält under Datatyp.

Skärmkodavsnitt som visar datatypsfält

Gör så här om du vill ändra datatypen:

  1. Markera fältet.

  2. Öppna listan Datatyp på fliken Fält och välj en datatyp.

Lägga till ett fält för en viss datatyp

Data verifieras när de anges för att säkerställa att de matchar fältets datatyp. Om du behöver ett specifikt dataformat i ett fält anger du dess datatyp när du skapar det.

  1. Låt tabellen vara öppen i vyn Datablad, välj Klicka för att lägga till och välj sedan en datatyp

    Skärmkodavsnitt av datatypslistrutan för Klicka för att lägga till

  2. Ange ett beskrivande namn för fältet, till exempel Efternamn.

    Skärmkodavsnitt av fält för att lägga till ett beskrivande namn för en kolumn

Eftersom du angav en datatyp verifieras de data du anger i det nya fältet. Till exempel accepteras inte text i ett datumfält. Att ange datatypen bidrar dessutom till att minimera databasens storlek.

Vill du veta mer?

Datatyper för Access-appar

Datatyper för lokala skrivbordsdatabaser i Access

Excel-utbildning

Outlook-utbildning

Tabeller är vanligtvis de första objekt som du lägger till i en databas eftersom det är där du lagrar dina data. När vi skapar tabellen identifierar vi dess primärnyckel. Vi går också igenom de olika datatyperna som finns tillgängliga och hur vi kan ange en datatyp för varje fält.

Jag lägger designen här uppe som referens. När vi dubbelklickar på ID-fältet ser vi att det blir redigerbart. Vi kallar fältet Kundnr. På så sätt vet vi alltid var värdena i fältet kommer från, dvs. tabellen Kunder. Alla tabeller måste ha en primärnyckel och Kundnr är primärnyckeln för den här tabellen.

När vi trycker på Retur HÄR markeras nästa tomma fält och den här menyn visas. De flesta av dessa objekt är DATATYPER. Alla fält i databasen måste tilldelas en datatyp.

Datatyper gör att lagringen blir effektivare eftersom de bestämmer storleken på fälten. Om du till exempel bara behöver registrera namn behöver du inte skapa ett stort lagringsutrymme för dessa namn. Det kanske inte är så viktigt i det här exemplet, men det är viktigt när du har stora datamängder.

Datatyper hjälper dig också att förhindra misstag. Du kan till exempel inte ange ett namn i ett fält som innehåller datum och tider.

Låt oss ta en snabb titt på de datatyper som du kan använda. Kort text är ett textfält som kan innehålla upp till 256 tecken. Det finns Tal, Valuta, Datum och tid och Ja/Nej.

Ett Ja/Nej-fält kan innehålla värdena Ja eller Nej, Sant eller Falskt eller ett eller noll.

Uppslag och relation är inte en datatyp. Men du kan använda det för att skapa en lista med alternativ i det fältet.

Du kan lagra 1 GB med både RTF och Lång text. För skrivbordsdatabaser används RTF och för Access-webbprogram används Lång text. Den främsta skillnaden mellan dem är att du kan använda teckensnitt och annan formatering i RTF, till exempel fetstil och kursiv stil.

Med datatypen Bifogad fil kan du bifoga bilder eller andra filer i en post, precis som i ett e-postmeddelande. Med datatypen Hyperlänk kan du lagra webb- och e-postadresser. Och med datatypen Beräknat fält kan du göra saker som att kombinera för- och efternamn eller beräkna en rabatt.

Det finns en annan datatyp i den här tabellen: Räknare. Med den här datatypen tilldelas ett sekvensnummer varje gång du lägger till en ny post. Du kan inte ändra eller ta bort värden i dessa fält. Många primärnycklar använder den här datatypen eftersom du normalt aldrig vill ändra primärnyckelvärden.

När du skapar en tabell i en Access-webbapp använder du datatypen Bild i stället för datatypen Bifogad fil för att lagra och visa bilder.

För det här fältet väljer vi Kort text eftersom vi ska lagra namn där, och 256 tecken är tillräckligt med utrymme. Observera att rubriken blir redigerbar när vi väljer datatypen. Vi anger förnamn och trycker på Tabb-tangenten för att välja nästa tomma fält. Vi väljer Kort text igen … och skriver sedan efternamn. Genom att använda förnamn och efternamn som två separata fält följer vi databasdesignprincipen att varje fält ska innehålla minsta möjliga datamängd.

Tryck på Ctrl+S för att spara tabellen. Vi ger den namnet Kunder.

Nu har vi en primärnyckel och fält med datatypen Kort text för förnamn och efternamn. Varje fält innehåller minsta möjliga datamängd och har en datatyp. Nu har vi allt vi behöver för tabellen.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×