Skapa rapporter

Skapa grundläggande rapporter

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Obs!: Informationen på denna sida gäller endast skrivbordsdatabaser i Access. Access web appar har inte stöd för rapporter.

Innan du delar din databas med andra, kan det vara bra att ordna informationen på ett sätt som är enkelt att förstå. Visa, formatera och sammanfatta informationen i din databas med rapporter.

  1. Välj en datakälla i navigeringsfönstret.
    Datakällan för en rapport kan vara en tabell eller en namngiven fråga. Den måste innehålla alla rader och kolumner med data som du vill ta med i rapporten.

  2. På fliken Skapa väljer du det rapportverktyg du vill använda och följer eventuella instruktioner för att skapa rapporten.

Rapportverktyg

Beskrivning

Rapport

Skapa en enkel rapport i tabellformat som innehåller alla fält i datakällan du valde i navigeringsfönstret.

Rapportdesign

Öppna en tom rapport i designvyn och lägg till de fält och kontroller du vill ha.

Tom rapport

Öppna en tom rapport i layoutvyn och välj sedan fält att lägga till från Fältlista.

Rapportguiden

Följ instruktionerna för att specificera fält, grupperings- och sorteringsnivåer samt layoutalternativ.

Etiketter

Välj standardstorlek eller anpassad storlek för etiketter, vilka fält som ska tas med i rapporten och hur de ska sorteras.

Lägg till gruppering, sortering eller summor till fält i rapporten
  1. Öppna rapporten i designvyn.

  2. Om fönstret Gruppera, sortera och summera inte redan är öppet, väljer du Gruppera och sortera på fliken Design.

  3. Välj Lägg till en grupp eller Lägg till en sortering och välj sedan fältet du vill gruppera eller sortera.

  4. För att ställa in fler alternativ och för att lägga till summor, väljer du Mer på en grupperings- eller sorteringsrad.

Vill du veta mer?

Skapa en grupperad rapport eller en sammanfattningsrapport

Excel-utbildning

Outlook-utbildning

Dina data är avsedda att delas med andra, men rådata i en tabell är oftast svåra att tolka.

Det är här databasrapporter kommer in i bilden. Skapa exempelvis en rapport som visar en ögonblicksbild av data för en viss tidpunkt.

Granska detaljerad information om specifika poster, som i en enkel rapport med telefonnummer för alla dina kontakter.

Eller sammanfatta den övergripande bild som dina data förmedlar, som i en sammanfattningsrapport som visar vilka kunder som lagt de största beställningarna under den senaste tiden.

Första steget för att skapa en rapport för en skrivbordsdatabas är att välja källan för de poster som ska ingå i rapporten.

Källan måste innehålla alla rader och kolumner med data som du vill visa i rapporten.

Datakällan kan vara en enskild tabell. Men om data är utspridda över två eller flera tabeller, använder du en namngiven fråga eller en inbäddad fråga som innehåller de tabellerna.

I navigeringsfönstret markerar du den tabell eller fråga som är din datakälla.

Välj Skapa. Här kan du se olika sätt att skapa en rapport.

Med Rapport skapar du en enkel tabellrapport som innehåller alla fält i din datakälla.

Rapportdesign öppnar en tom rapport i designvyn. Du lägger sedan till de fält och kontroller du vill från datakällan.

Om du inte har en konfigurerad datakälla använder du Tom rapport och fältlistan för att lägga till fält och kontroller direkt i din rapportdesign.

Etiketter – som adressetiketter för kunder – är också en typ av rapport, eftersom de ordnar fält från en tabell eller fråga i ett specifikt format. Använd verktyget Etiketter och gå igenom guiden för att välja etikettens storlek, fält och sorteringsordning.

För rapporten vi skapar nu väljer du Rapportguiden. Denna guide hjälper oss att välja fält, fältgruppering eller -sortering samt att ange rapportens layout.

Markera det första fältet du vill ha med i rapporten i Tillgängliga fält och välj sedan den här högerpilen.

Fortsätt att markera och lägga till de fält du vill ha i rapporten från de fält som är tillgängliga i din valda datakälla.

Du är inte begränsad till att bara använda fälten i den tabell eller fråga du valde som datakälla. Du kan också välja fält från andra relaterade tabeller eller frågor.

Här anger du hur du vill visa dina data, utifrån vad du vill framhäva. Här kommer vi att konfigurera rapporten så den visas enligt orderstatus.

På denna sida anger du gruppering för att ordna eller ”dela in” stora mängder data så att de blir enklare att förstå.

Välj Grupperingsalternativ för att se fler alternativ för den grupperingsnivå du just lade till.

På den här sidan anger du sorteringsordningen. Anta att vi vill sortera stigande efter Order-ID.

Välj Sammanfattningsalternativ för att ange om du vill utföra några beräkningar på dina numeriska data.

Här väljer du layout för rapporten.

Ange om du vill att rapporten ska ha stående eller liggande orientering och om fält ska anpassas efter sidans storlek.

Ange en rubrik för rapporten.

Nu ska vi se hur rapporten ser ut just nu. Förhandsgranskning är redan vald, så välj Slutför.

Det ser bra ut. Vi kan göra justeringar här på fliken Förhandsgranskning.

När vi är klara väljer du Stäng förhandsgranskning.

Rapporten visas i designvyn.

Titta på listan Rapporter i navigeringsfönstret. Din nya rapport har lagts till i listan över rapportobjekt.

Även om du kanske gör några justeringar med tiden så har du en grundläggande rapport som du kan dela för att få fram det budskap dina data förmedlar.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×