Office
Logga in
Hantera data med frågor

Skapa grundläggande frågor

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

För snabba sökningar och frågor skapar du en grundläggande fråga för att hitta de data du behöver och få svar.

Skapa en fråga i designvyn

I designvyn har du mer kontroll över frågan du skapar än i Frågeguiden.

  1. Öppna frågedesignvyn

    • För att komma igång väljer du Skapa > Frågedesign.

      Ikon för fråga på menyfliksområdet

  2. Lägg till datakällor

    Lägg först till den tabell eller fråga som innehåller de data du vill se. (Du kan skapa nya frågor från sparade frågor. Anta exempelvis att du byggde en fråga som hittar alla produkter från dina leverantörer och sorterar dem från högsta till lägsta försäljningssiffra. Denna fråga kan du sedan använda som datakälla för en ny fråga som exempelvis hittar försäljning av produkter från leverantörer i ett visst område.)

    1. I dialogrutan Visa tabell väljer du fliken Båda.

    2. Markera de datakällor du vill använda och klicka på Lägg till efter varje.

    3. Stäng dialogrutan.

  3. Lägg till utdatafält

    Utdatafälten är de data du vill visa eller ta med i frågans resultatuppsättning.

    • Dra de fält du vill ha från datakällan i det övre fönstret till en tom cell i fältraden i det undre fönstret.

      Skärmbild av vyn Alla Access-objekt

    Använda ett uttryck som ett utdatafält

    För att utföra beräkningar eller använda en funktion för att få fram frågeresultat, tar du med ett uttryck som ett utdatafält. Uttrycket kan använda data från alla frågans datakällor samt funktioner, som Format eller SökIStr och kan innehålla konstanter samt aritmetiska operatörer.

    1. Välj raden Fält i en tom kolumn i frågerutnätet.

    2. Välj Verktyg i gruppen Skapa fråga på fliken Design.

    3. Skriv eller klistra in ditt uttryck. Skriv namnet du vill använda för resultatet precis innan uttrycket, följt av ett kolon. Om du exempelvis vill kalla uttrycket "Uppdaterades senast", börjar du uttrycket med: Uppdaterades senast:

      Du kan även använda uttrycksverktyget för att skapa ditt uttryck med Uttryckselement, Uttryckskategorier och Uttrycksvärden.

    Obs!: Uttryck är kraftfulla och flexibla med många alternativ. Mer information finns i Skapa ett uttryck.

  4. Ange villkor (valfritt)

    Använd villkor för att begränsa (till fältvärden) de poster som frågan returnerar. Du kanske bara vill se de produkter som kostar mindre än 100 kr per styck.

    1. För att ange villkor drar du först ned fälten med värdena i det undre fönstret.

      Tips: Som standard visar frågan data för de fält som du lägger till. Om du redan lagt till det fält du vill ha, behöver du inte lägga till det igen för att använda villkor med det.

    2. Om du inte vill att fältets värde ska visas i resultatet, avmarkerar du rutan Visa rad för fältet.

    3. På raden Villkor för fältet anger du ett uttryck som fältvärdena måste uppfylla (om posten ska tas med i resultatet). Exempel: <10. (Fler exempel finns i Exempel på frågevillkor.)

    4. Ange ett alternativt villkor på raden Eller, under raden Villkor.

    Om du anger alternativa villkor väljs poster om fältets värde uppfyller något av villkoren. Om du exempelvis tog med fältet Län i tabellen Kunder, angav AB som villkor och angav Eller-rader för AC och BD, får du poster för kunder som bor i något av de tre angivna länen.

  5. Sammanfatta data (valfritt)

    Du kan vilja sammanfatta dina data, särskilt om det gäller numeriska data. Du kan exempelvis vilja se genomsnittligt pris eller total försäljning.

    1. Lägg om nödvändigt till raden Summa i frågerutnätet i det undre fönstret. I designvyn väljer du Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

    2. För varje fält du vill summera väljer du funktionen som ska användas i raden Summa. Tillgängliga funktioner beror på fältets datatyp.

  6. Kör eller spara frågan

    • För att köra frågan väljer du Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    • För att spara frågan för senare användning använder du Spara Spara på verktygsfältet Snabbåtkomst. Skriv ett beskrivande namn för frågan och välj sedan OK.

Vill du veta mer?

Excel-utbildning

Outlook-utbildning

I det här videoklippet får du lära dig hur du använder Frågedesignern för att skapa en urvalsfråga från grunden.

Du väljer datakälla tillsammans med fält från datakällan.

Vid behov kan du lägga till villkor för att filtrera resultatet, så att datatyperna matchar.

Sedan kör du frågan och justerar vyn för frågeresultat så att det du vill se visas.

Frågan besvarar: ”Hur många beställningar gjorde TailSpin Toys förra månaden?”

Nu börjar vi.

I menyfliksområdet väljer du Skapa och sedan Frågedesign.

Då startas Frågedesignern.

Du kan använda dialogrutan Visa tabell för att lägga till tabeller eller frågor som datakälla, eller bara dra en källa från navigeringsfönstret.

Vi använder tabellen Order som datakälla. För att få svar på vår fråga måste vi ange kundnamn och datum för beställningen.

Du kan dubbelklicka för att lägga till ett fält i frågerutnätet, eller också kan du dra och släppa det.

Om du kör frågan nu hämtas alla beställningar för alla kunder och du kan använda filtreringsverktygen för att begränsa resultatet.

Men om du lägger till villkor i en fråga kan du få samma resultat varje gång.

Att lägga till villkor gör det bara en aning mer komplicerat så lägg ett par regler på minnet.

Den första regeln är: Var bekant med dina data.

För att visa vad detta betyder kan vi öppna tabellen Order, …

… välja Fält i menyfliksområdet …

… och sedan välja fälten i vår fråga.

Fältet Orderdatum har datatypen Datum/tid, …

… men fältet Kunder är inte ett textfält utan har datatypen Tal.

Detta leder till den andra regeln: Villkoren måste matcha datatypen för det fält som du vill filtrera.

Du kan till exempel bara ange datumvärden i ett Datum/tid-fält, siffror i ett Tal-fält, och så vidare.

Så hur vet vi vilket tal som motsvarar TailSpin Toys?

Vi väljer Databasverktyg och sedan Relationer. I fönstret Relationer ser vi att Kunder och Order är relaterade genom ID och Kundnr.

Vi väljer Databasverktyg och sedan Relationer. I fönstret Relationer ser vi att Kunder och Order är relaterade genom ID och Kundnr.

När vi öppnar tabellen Kunder och hittar TailSpin Toys ser vi att den har ID-numret 23.

I frågan anger vi 23 som villkor i fältet Kundnr.

Sedan öppnar vi fältet Orderdatum och lägger till de logiska operatorerna: ”mellan” och ”och”. Vi anger ett startdatum här och ett slutdatum här.

Observera att vi omger datumvärdena med nummertecken. Access kräver detta om vi vill identifiera värdet som ett datum och inte som text.

När vi kör frågan får vi resultatet vi önskade: bara de beställningar som TailSpin gjorde förra månaden.

Vi går tillbaka och kikar lite på Frågedesignern.

Ser du de här kryssrutorna? Om du avmarkerar dem kan du dölja fältet i resultatet.

Fältet är fortfarande en del av frågan, det visas bara inte i resultatet.

Om du bara vill returnera en del av resultatet, till exempel de fem översta värdena eller kanske de sista 25 procenten i en datamängd, kan du välja ett värde från listan som returneras.

Starta med frågerutnätet och gå sedan till sorteringsraden och välj Stigande eller Fallande. Stigande ordning returnerar de nedersta posterna och fallande returnerar de översta posterna.

Sedan har vi knappen Summor. Det är ett snabbt sätt att lägga till summor, medelvärden eller andra beräkningar i en fråga.

Här följer ett exempel. Vi har tre tabeller med ett fält från var och en. Om jag kör frågan som den ser ut nu får vi många upprepade kategorier.

Vi går tillbaka till designvyn.

Markera Summor … och lägg märke till att Summarad läggs till i frågerutnätet och att de tre fälten försetts med Gruppera efter.

Anta att vi vill se hur många av varje kategori som beställts. Vi tar bort fältet Orderdatum från frågan.

Vi anger att fältet Kvantitet ska summeras och att gruppering ska ske enligt Kategori.

Vi placerar fältet Kategori till vänster.

När vi kör frågan beräknas nu antalet objekt som sålts i varje kategori.

Om du sorterar resultatet kan du se vilka kategorier som säljs bäst och sämst.

Nu har du skapat en urvalsfråga med hjälp av Frågedesignern.

Du har lärt dig att välja en datakälla och ange villkor, och även hur du kör och finjusterar frågeresultatet.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×