Hantera data med frågor

Skapa frågor med yttre kopplingar

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Ibland kan du vilja se alla poster från en tabell samt matchande poster från en annan tabell. För att göra detta skapar du yttre kopplingar.

Inre kopplingar visar bara data när det finns ett matchande ID i båda de anslutna datakällorna. Om du exempelvis vill visa vilka produkter som sålts och i vilka mängder, skapar du en inre koppling mellan tabellerna Produkter och Orderinformation. När du kör frågan returneras bara produkter som finns i order och därmed finns i båda tabellerna.

Yttre kopplingar returnerar däremot alla data från en datakälla och en del data från en annan tabell eller datakälla.

Om du exempelvis vill se vilka produkter som inte sålt, skapar du en fråga som visar Produkt-ID från tabellen Produkter och alla matchande Order-ID från tabellen Orderinformation. Produkter som inte har matchande poster i tabellen Orderinformation returnerar produktnamnet utan något värde för fältet Order-ID.

Vänster yttre koppling och höger yttre koppling

I en yttre koppling kallas tabellen som visar alla poster för bastabellen. Tabellen som visar bara en del (matchande) poster kallas den sekundär tabell.

Dialogrutan Kopplingsegenskaper beskriver vad du ser med olika typer av kopplingar:

Skärmbild av tre tabeller och deras kopplingsegenskaper

Anta att du skapat en fråga för att visa vilka produkter dina kunder köpt. Utdatafälten är produktnamn, Order-D och Kvantitet.

  1. Inre koppling. Ta bara med rader (poster) där de kopplade fälten från båda tabellerna är lika, exempelvis bara de produkter som har order kopplade till sig.

  2. Vänster yttre koppling. Ta med alla poster från Vänster tabell och bara de poster från Höger tabell där de kopplade fälten är lika, exempelvis alla order, men bara kvantiteter och produkt-ID för de order som har produkter kopplade till dem.

  3. Höger yttre koppling. Ta med alla poster från Höger tabell och bara de poster från Vänster tabell där de kopplade fälten är lika, exempelvis alla produkter, även om de inte ingår i några order så att tomma värden visas för fälten Order-ID och Kvantitet.

Som du ser från dessa exempel, är det viktigt att veta vilken tabell som är till vänster och vilken som är till höger, vilket kan skilja sig från hur tabellerna visas i frågefönstret. För att förstå vilka data du kommer att få från frågan läser du noggrant texten i dialogrutan Kopplingsegenskaper.

1. Lägg till datakällor

  • Välj Skapa > Frågedesign.

Lägg till alla tabeller och frågor du behöver som datakällor. (Oroa dig inte. Om du glömmer någon kan du lägga till fler datakällor senare.)

Om Access upptäcker eller kan härleda dem, visas relationer för datakällorna.

2. Lägg till en koppling

  • Om du inte ser en relation mellan källorna lägger du till en koppling. Dra från fältet du vill ha i en datakälla till motsvarande fält i en annan datakälla. Tabellen du drar från, är den tabell som kommer att visas till vänster i dialogrutan Kopplingsegenskaper. Som standard skapar Access en inre koppling. Om du behöver en yttre koppling ändrar du kopplingens typ.

    skärmbild av koppling mellan två tabeller

3. Ändra en koppling

  1. Dubbelklicka på linjen som representerar kopplingen du vill ändra.

  2. I dialogrutan Kopplingsegenskaper väljer du det andra eller tredje alternativet för att skapa en yttre koppling. Välj sedan OK.

    Kom ihåg att vara uppmärksam på vilken tabell som är bastabellen – den från vilken alla poster visas.

    Skärmbild av kopplingsegenskaper med det vänstra tabellnamnet markerat

4. Slutföra frågan

Följ de normala stegen för att skapa en fråga: lägg till utdatafält, lägg till eventuella villkor och kör eller spara frågan. Information om hur du gör finns i Skapa grundläggande frågor.

Vill du veta mer?

Skapa grundläggande frågor

Excel-utbildning

Outlook-utbildning

Vi tittar på hur du kan använda vänster och höger yttre kopplingar i en urvalsfråga.

Yttre kopplingar har sidor, vänster och höger, och de returnerar ALLA data från en tabell men bara det MATCHANDE värdet från den andra. De är användbara när du vill veta om något INTE har hänt, till exempel om en viss artikel INTE säljer eller om elever INTE registrerar sig för en särskild kurs.

Vi gör några tillägg.

Tabellen som returnerar ALLA data kallas ”bastabell” och den tabell som returnerar MATCHNINGAR kallas ”sekundär tabell”.

Vilken tabell som är bas och vilken som är sekundär beror på kopplingens riktning.

Om du använder en höger yttre koppling är tabellen till höger bastabell. Om du använder en vänster yttre koppling är tabellen till vänster bastabell.

Du anger om det är en vänster eller höger yttre koppling som ska användas i dialogrutan Kopplingsegenskaper. Markera kopplingslinjen och antingen högerklicka eller dubbelklicka … öppna sedan Kopplingsegenskaper … och välj det andra eller tredje alternativet.

Vi ser efter hur det fungerar:

Välj Frågedesign på fliken Skapa. Här lägger vi till tabellerna Orderdetaljer och Produkter.

Lägg märke till att Access använde en 1:n-relation som MÖNSTER för kopplingen, vilket är detsamma som en inre koppling.

Vi lägger till fälten Produktnamn och Antal och om vi kör frågan returneras bara data för produkter som har beställts.

Vi vet detta för om frågan returnerar data för produkter som inte beställts skulle resultatet vara tomma poster.

Vi återvänder till designvyn och högerklickar eller dubbelklickar på kopplingslinjen och väljer Kopplingsegenskaper. Välj det andra alternativet och betrakta kopplingslinjen.

Pilen anger att det är en yttre koppling och pekar mot den sekundära tabellen. Kör frågan och sortera resultatet från minsta till största för att visa vilka produkter som inte säljer så bra.

Vad händer om vi ändrar till en höger yttre koppling?

Vi gör ändringen, … kör frågan … och får samma resultat som en inre koppling: inga tomma poster.

Om vi öppnar dialogrutan Kopplingsegenskaper får vi svaret.

Alla data från tabellen Orderdetaljer returneras men bara MATCHNINGAR från tabellen Produkter. Vi ser med andra ord bara produkter som har en motsvarande beställning och det är samma resultat som returneras av en inre koppling.

Nu har vi kikat på hur du kan använda yttre kopplingar i en urvalsfråga som använder flera datakällor. Fundera över vilka kopplingar du vill använda och om du inte får önskat resultat kan du alltid ändra dem.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×