Hantera data med frågor

Skapa frågor med fler än en datakälla

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

För att ta fram den information du behöver måste du ofta skapa frågor som hämtar information från fler än en tabell eller från en kombination av tabeller och frågor.

Komma igång med kopplingar

Ibland behöver du använda data från fler än en källa (tabell eller fråga) för att ta fram den information du behöver. Du kan exempelvis vilja se hur många kunder i en viss region som beställde en specifik produkt.

När du lägger till fler än en datakälla använder Access de befintliga, definierade relationerna mellan dem eller skapar koppling mellan dem för att kunna köra frågor. En koppling är bara en typ av relation mellan datakällor i en fråga.

Obs!: Kopplingar är temporära och hör bara till frågan. Om du ofta skapar samma koppling mellan tabeller, kan du vilja skapa en permanent relation mellan dem.

Inre kopplingar

De flesta kopplingar är inre kopplingar. De skiljer sig från yttre kopplingar, som diskuteras i Skapa frågor med yttre kopplingar.

En inre koppling returnerar bara data från en källa när den hittar motsvarande post i den andra källan. Om du exempelvis frågar om information om produkter och order ser du bara data för produkter som har en motsvarande order.

Skärmbild av tabellerna Produkter och Order

Självkopplingar

En självkoppling kopplar samman två kopior av samma tabell eller fråga. Använd den för att kombinera poster från samma tabell när det finns matchande värden i kopplade fält.

Anta att du har en tabell som heter Anställda som listar alla anställda i din organisation, inklusive cheferna. Tabellen har fältet Rapporterar till, som har ID:et för den anställdes chef.

ID

Efternamn

Förnamn

Rapporterar till

1

Freehafer

Nancy

5

2

Cencini

Andrew

3

Kotas

jan

10

4

Sergienko

Mariya

5

5

Thorpe

Steven

2

6

Neipper

Michael

10

7

Zare

Robert

10

8

Guissani

Laura

10

9

Hellung-Larsen

Anne

5

10

Dempsey

Molly

3

För att hitta namnet på chefen för en anställd, letar du upp den anställde i tabellen, letar upp chefens ID i fältet Rapporterar till och slår upp chefens ID i samma fält i Anställda. Exempelvis rapporterar Nancy till chefen som har anställnings-ID 5 – vilket är Steven Thorpe.

För att automatisera denna uppgift lägger du till tabellen Anställda två gånger i frågan och skapar en självkoppling. När du lägger till datakällan för andra gången, lägger Access till _1 till namnet för den andra förekomsten av tabellen. Om du exempelvis lägger till tabellen Anställda två gånger, kallas den andra förekomsten för Anställda_1. För att visa namnet på alla anställdas chefer, skapar du en koppling mellan fältet Rapporterar till i tabellen Anställda och fältet Anställnings-ID i tabellen Anställda_1.

1. Lägg till datakällor
  • Välj Skapa > Frågedesign.

Lägg till alla tabeller och frågor du behöver som datakällor. (Oroa dig inte. Om du glömmer någon kan du lägga till fler datakällor senare.)

Datakällorna kan inkludera tabeller från vilka du vill visa information (som en produkttabell) och tabeller som innehåller information du behöver använda för villkor.

Kom ihåg att befintliga, sparade frågor också är tillgängliga som datakällor. Om du exempelvis redan skapat en fråga för att hitta alla order för en viss månad, använder du den frågan samt produkttabellen för att visa alla produkter som sålts under en viss månad.

2. Koppla samman relaterade datakällor
  • För att lägga till en koppling drar du ett fält från en datakälla till motsvarande fält i en annan datakälla. Som standard skapar Access en inre koppling.

För de flesta relationer skapar Access en inre koppling. Om du angett att referensintegritet ska upprätthållas så ingår det. Men i vissa fall skapar inte Access den koppling du behöver. Om du exempelvis lägger till befintliga frågor till din nya fråga och inte har skapat relationer, skapar Access inte automatiskt kopplingar.

3. Slutföra frågan
  • Följ de normala stegen för att skapa en fråga: lägg till utdatafält, lägg till eventuella villkor och kör eller spara frågan. Information om hur du gör finns i Skapa grundläggande frågor.

Vill du veta mer?

Excel-utbildning

Outlook-utbildning

I den här videon får du lära dig hur du skapar en urvalsfråga med flera datakällor.

Du får lära dig hur du använder ”kopplingar” för att skapa en matchning mellan flera källor.

Du får också lära dig om de olika typerna av kopplingar som finns tillgängliga.

Att skapa en urvalsfråga som använder fler än en datakälla följer samma grundläggande princip som att skapa en fråga med en enda datakälla.

Du öppnar Frågedesignern, markerar tabeller eller frågor och lägger till fält.

Men det finns en hake.

När du kör en fråga för flera källor efter data måste du skapa en matchning mellan de olika källorna.

Om du vill veta vilka produkter som ingår i en uppsättning beställningar, måste du matcha beställningarna och produkterna.

Detta görs med hjälp av det som kallas ”koppling”.

En KOPPLING jämför data i två gemensamma fält: ett från varje datakälla.

Kopplingen avgör hur data i varje fält matchas.

Den vanligaste typen av koppling returnerar bara data från ett fält om ett matchande värde upptäcks i det andra fältet och det är på detta vis du tar reda på antalet produkter i varje beställning.

En annan typ av koppling returnerar ALLA data från ett fält men bara MATCHANDE data från det andra fältet.

I det här exemplet berättar frågan vilka beställningar som inte innehåller en viss produkt.

När du skapade dina tabellrelationer skapade Access också en KOPPLING för varje relation.

Access använder dina relationer som MÖNSTER för kopplingar så i de flesta fall är dina kopplade fält detsamma som primär- och sekundärnycklarna.

Men det behöver de inte vara. Du kan koppla orelaterade datakällor.

Om du har två relaterade källor och du lägger till dem i Frågedesignern visas det som ser ut att vara relationen, men det är det inte. Access visar bara vilken typ av relation som användes som MÖNSTER för kopplingen.

Så länge du har en koppling mellan tabeller eller frågor kan du lägga till fält från båda källorna.

Lägg också märke till att vi inte lade till de kopplade fälten i frågerutnätet. Det behöver vi inte, eftersom Access lägger till dem i bakgrunden.

Du kan köra frågan och få ett resultat.

Nu ska vi titta närmare på kopplingar, eftersom du behöver lära dig ett par viktiga punkter.

För det första kan du ange eller ändra kopplingstyp genom att högerklicka eller dubbelklicka på kopplingslinjen och välja Kopplingsegenskaper.

De här inställningarna bestämmer kopplingstyp för frågan och detta är de vanligaste typerna av kopplingar.

Det här alternativet skapar en ”inre koppling”. Det är en typ av koppling som returnerar matchande data från BÅDA tabellerna.

Access skapar den här typen av koppling varje gång du skapar en relation.

Det andra alternativet är en ”vänster yttre koppling”, vilket innebär att frågan returnerar ALLA data från tabellen som visas till vänster men bara MATCHANDE data från den andra tabellen.

Det tredje alternativet skapar en "HÖGER yttre koppling" och du kan antagligen gissa vad detta innebär.

Frågan returnerar ALLA data från tabellen som visas till höger men bara MATCHANDE data från tabellen till vänster.

Yttre kopplingar används vanligen när du vill ta reda på vad som inte sålt eller mer generellt i de fall när något inte har hänt.

Detta är de tre vanligaste typerna av kopplingar. Du kan även använda ”korskopplingar” och ”kopplingar mellan värden som inte är exakt lika”, men dessa används inte så ofta.

Den andra viktiga punkten är att ”relationer” och ”kopplingar” inte är samma sak.

En RELATION är en uppsättning regler som styr referensintegritet: hur du lägger till och tar bort data.

En KOPPLING styr hur din fråga matchar data.

Men de två kan likna varandra.

Dina relationer kan till exempel ha sidor – 1:n – och kopplingarna kan också ha sidor – vänster och höger – men kopplingar används bara i frågor och du kan använda dem på sätt som inte är möjliga i relationer.

Du kan till exempel radera kopplingar utan att förstöra din databas, vilket du inte kan göra med en relation.

Du kan också lägga till kopplingar där det saknas relationer.

Du kan till exempel koppla ett fält i en tabell till ett fält i en fråga så länge de två fälten har matchande eller kompatibla datatyper.

Nu vet du hur du arbetar med kopplingar för att skapa en urvalsfråga med flera datakällor. Du har även lärt dig att ange eller ändra en kopplingstyp. Och du förstår likheter och skillnader mellan kopplingar och relationer.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×