Använda relationer

Skapa 1:1-relationer

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Vad är en 1:1-relation?

1:1-relationer används ofta för att definiera viktiga relationer som gör att du kan ta fram de data du behöver för att driva din verksamhet.

En 1:1-relation är en länk mellan informationen i två tabeller, där varje post i varje tabell bara förekommer en gång. Det kan exempelvis finnas en 1:1-relation mellan anställda och de bilar de kör. Varje anställd förekommer bara en gång i tabellen Anställda och varje bil förekommer bara en gång i tabellen Företagsbilar.

Du kan använda 1:1-relationer om du har en tabell som innehåller en lista med objekt, men den specifika information du vill ha om dem variera efter typ. Du kan exempelvis ha en tabell med kontakter där vissa personer är anställda och vissa personer är underleverantörer. För anställda vill du veta anställningsnummer, anknytningsnummer och annan viktig information. För underleverantörer vill du ta fram bland annat företagsnamn, telefonnummer och prisuppgifter. I det här fallet skapar du de tre separata tabellerna – Kontakter, Personal och Underleverantörer – och skapar sedan en 1:1-relation mellan tabellerna Kontakter och Personal och en 1:1-relation mellan tabellerna Kontakter och Underleverantör.

Skapa 1:1-relationer – översikt

Du skapar en 1:1-relation genom att koppla index (normalt primärnyckeln) i en tabell och ett index i en annan tabell med samma värde. Exempel:

Skärmavsnitt som visar två tabeller som delar ett ID
Bil-ID finns i båda tabellerna men finns bara med en gång i båda tabellerna.

Ofta är det bästa sättet att skapa denna relation att låta den sekundära tabellen slå upp ett värde från den första tabellen. Du kan exempelvis göra fältet Bil-ID i tabellen Personal till ett uppslagsfält som letar efter ett värde i indexet Bil-ID i tabellen Företagsbilar. På så sätt lägger du aldrig av misstag till ett ID för en bil som inte finns.

Viktigt!: När du skapar en 1:1-relation måste du fundera noggrant på om du vill upprätthålla referensintegritet för relationen.

Referensintegritet hjälper Access att hålla dina data i trim genom att ta bort relaterade poster. Om du exempelvis tar bort en anställd från tabellen Personal, tar du även bort posten med förmåner för den anställde i tabellen Förmåner. Men i vissa fall, som i detta exempel, är det olämpligt att använda referensintegritet: om vi tar bort en anställd vill vi inte ta bort bilen från tabellen Företagsbilar eftersom bilen fortfarande tillhör företaget och kommer att vara tilldelad till någon annan.

Skapa en 1:1-relation – steg

Skapa en 1:1-relation genom att lägga till ett uppslagsfält till en tabell. (Information om hur du gör finns i Skapa tabeller och ange datatyper.) För att ange vilken bil som tilldelats en viss anställd kan du exempelvis lägga till Bil-ID i tabellen Anställda. Använd sedan uppslagsguiden för att skapa relationen mellan de två fälten:

  1. Öppna en tabell.

  2. I designvyn lägger du till ett nytt fält, väljer värdet för datatyp och väljer sedan Uppslagsguiden.

  3. I guiden är standardinställningen att slå upp värden i en annan tabell, så välj Nästa.

  4. Markera tabellen som innehåller nyckeln (vanligen en primärnyckel) du vill ta med i denna tabell och välj sedan Nästa. I vårt exempel väljer du tabellen Företagsbilar.

  5. I listan Markerade fält lägger du till fältet som innehåller nyckeln du vill använda. Välj Nästa.

    Skärmavsnitt som visar Uppslagsguiden
  6. Ställ in en sorteringsordning och ändra om du vill bredden på fältet.

  7. På den sista skärmen avmarkerar du kryssrutan Aktivera Dataintegritet och väljer sedan Slutför.

Vill du veta mer?

Komma igång med tabellrelationer

Skapa en relation

Ta bort en relation

Excel-utbildning

Outlook-utbildning

I en relationsdatabas finns en 1:1-relation när en enskild post i en tabell är relaterad till en enskild post i en annan tabell.

Även om den här typen av relation inte är lika vanlig som 1:n- eller n:n-relationer kan det vara bra att veta hur den används.

Vi går igenom hur man skapar en sådan här relation.

I det här exemplet har vi en databastabell med företagsbilar och en annan tabell för anställda som kör dem.

Företaget använder bara en typ av bil så vi måste använda fältet för bilens registreringsnummer för att identifiera föraren.

Vi antar i detta exempel att en enskild anställd bara har tillgång till en bil. Men innan vi börjar ska vi titta närmare på begreppet ”index”.

Access indexerar fälten i dina databaser, och använder dem på samma sätt som du använder sakregistret i en bok för att snabbt hitta information.

Indexering är aktiverat som standard, men du kan ändra inställningarna eller stänga av funktionen.

Detta är viktigt eftersom du skapar en 1: 1-relation genom att först skapa en 1:n-relation och sedan ändra index för nyckelfältet i de två tabellerna.

Vi börjar med att skapa relationen med hjälp av Uppslagsguiden.

Vi hämtar värden från tabellen Företagsbilar.

Vi vill använda fältet för registreringsnummer men vi bryr oss inte om att sortera resultatet eftersom det handlar om ett litet antal värden.

Vi döljer nyckelkolumnen och kallar fältet för Företagsbil.

I det här fallet aktiverar vi för ovanlighetens skull INTE referensintegritet. På det här viset raderar vi inte en bil av misstag om vi tar bort en anställd.

Välj Slutför. Nu har vi skapat en sekundärnyckel och ett smidigt sätt att välja registreringsnummer.

Markera fältet och välj Fält, därefter Indexerat och Unik.

Gå till tabellen Företagsbilar och se till att primärnyckeln är markerad. Det är ett fält av typen Räknare, så det är indexerat och unikt.

När du befinner dig i Designvyn visas information om indexeringen längst ner i fönstret Fältegenskaper.

Om du öppnar listan för egenskapen ser du tre värden. Du kan använda två av dessa värden i en 1:1-relation, antingen Nej eller Ja (inga dubbletter).

Nu har du skapat en 1:1-relation i din databas.

Om du öppnar fönstret Relationer ser du att relationen visas som en vanlig linje utan 1- eller oändlighetssymbolen som anger 1:n- eller n:n-relationer.

Som du ser innehåller den här databasen nu alla tre typer av relationer.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×