Lägga till och redigera data

Kopiera data från Excel

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Dra nytta av funktionerna för effektiv redigering, kraftfulla frågor och användbara rapporter i Access genom att kopiera data från ett Excel-kalkylblad. För in data i en befintlig tabell eller i en ny, tom tabell.

Innan du kopierar data bör du kontrollera att de är konsekventa och strukturerade så att de kopieras som de ska.

Rensa dina data
  • Alla data i en kolumn bör ha samma typ och ett liknande format. Se exempelvis till att alla telefonnummer innehåller ett riktnummer men inget landsprefix, att alla adresser innehåller ort och län men inget land och att alla priser innehåller ören – även om du anger ,00.

  • Ta bort alla underrubriker, sammanfattnings- eller kommentarsrader och tomma rader.

    Obs!: Om det behövs kan du lägga tillbaka dessa senare med hjälp av gruppering och summering i Access frågor och rapporter.

    Om du klistrar in data i en befintlig Access-tabell ser du till att kalkylbladet har samma antal kolumner – i samma ordning – som Access-tabellen. (Om du planerar att skapa en ny Access-tabell med dessa data kan du å andra sidan namnge och ordna kolumnerna som du vill.)

    Tips: Det är bra att ange varje separat informationsbit i en egen kolumn. Avgränsa till exempel förnamn och efternamn i olika kolumner, och avgränsa gatuadress, ort, län och postnummer.

Lägg till Excel-data i en ny tabell
  1. Markera och kopiera de data i Excel som du vill lägga till i tabellen.

  2. Välj Start > Klistra in i Access.

  3. Ange om den första raden i dina data innehåller kolumnrubriker genom att välja Ja eller Nej.

  4. Om du vill kan du ändra namn på tabellen och fälten.

Lägg till Excel-data i en befintlig tabell
  1. Markera och kopiera de data i Excel som du vill lägga till i tabellen.

  2. Öppna tabellen där du vill klistra in data i Access.

  3. Markera en tom rad i slutet av tabellen.

  4. Välj Start > Klistra in > Klistra in och lägg till.

När du kopierar Excel-data till en Access-databas ändras inte dina ursprungliga data i Excel.

Vill du veta mer?

Video: Flytta data från Excel till Access

Excel-utbildning

Outlook-utbildning

Du har förmodligen använt Excel för att lagra datalistor, till exempel kontakter.

Om det är svårt att hantera en lista i Excel är det en bra idé att flytta den till Access så att du kan använda fråge- och rapportfunktionerna.

Ett sätt är att bara kopiera och klistra in Excel-data i Access – antingen till en befintlig tabell eller en ny. Så här gör du.

Du kan behöva rensa lite i Excel först. I Access-tabeller måste du strukturera data, vilket gör det lättare att se till att allt blir rätt.

Kontrollera att alla data i varje kolumn är av samma typ, till exempel text, datum eller tal.

Ta bort alla underrubriker, sammanfattningsrader och tomma rader. Du kan återskapa dem senare med grupperings- och summeringsfunktionerna i Access frågor och rapporter.

Om du ska klistra in data i en befintlig Access-tabell ser du till att dina Excel-data har samma antal kolumner som Access-tabellen och att kolumnerna är i samma ordning.

Du kan behöva lägga till en tom kolumn här och var i Excel-kalkylbladet så att de matchar.

Om du skapar en ny tabell i Access formaterar du bara Excel-kalkylbladet så som du tycker är bäst.

Det kan vara bra att dela upp för- och efternamn i separata kolumner …

… och adressinformation är det också oftast bäst att dela upp i kolumner.

När dina data är klara kan du markera dem …

och kopiera dem till Urklipp.

Om du skapar en ny tabell med dessa data i Access högerklickar du bara i navigeringsfönstret och väljer Klistra in.

Om dina kopierade data innehåller kolumnrubrikerna väljer du Ja. Annars väljer du Nej.

Access skapar en ny tabell som du kan börja arbeta med.

Om du klistrar in data i en befintlig tabell i Access dubbelklickar du på tabellen som du vill lägga till data i.

Markera asterisken på den tomma raden längst ned för att markera den nya raden och välj sedan nedåtpilen under Klistra in på fliken Start. Välj sedan Klistra in och lägg till.

Du kan behöva några försök för att klistra in om dina Excel-data inte matchar kolumnerna i Access-tabellen.

Om du har problem med att klistra in kontrollerar du datatyperna för varje kolumn i Access-tabellen.

Du kan göra det genom att välja fliken Fält och sedan klicka i en kolumn. Kolumnens datatyp visas här. Kontrollera att de data som du försöker klistra in i kolumnen matchar den datatypen.

När du har klistrat in dina data kan du börja arbeta med dem i Access. Eftersom det här är en kopia av dina data ändras inte dina ursprungliga data i Excel.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×