Hantera data med frågor

Komma igång med frågor

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Använd frågor för att ta fram affärsinformation eller annan information baserat på data och för att snabbt göra satsuppdateringar eller ta bort information från databasen.

Vad är frågor?

I Access är frågor som frågor du ställer för att hitta relaterad eller mycket specifik information i din databas.

I frågor använder du ibland data från bara en tabell och ibland från fler än en. Du kanske bara vill hitta telefonnumret för en kontakt, vilket görs med en enkel fråga för ett telefonnummerfält för en viss person i en tabell med kontakter. Du kan även kombinera data från fler än en tabell, som kundinformation och orderinformation, för att se vad en kund har beställt.

I Access är en fråga ett databasobjekt. Den lagrar inga data. Den visar data som är lagrade i tabeller och gör dessa data tillgängliga för dig. En fråga kan visa data från en eller flera tabeller, från andra frågor eller från en kombination av dessa. Exempel:

  • Visa data med en urvalsfråga. Hitta och visa information från en eller flera tabeller genom att ange villkor som dessa data måste uppfylla och ange vilka värden som ska visas. Du kan exempelvis be att få se alla produkter som skapats av Tailspin Toys.

  • Ange villkor och sök direkt. Skapa återanvändningsbara frågor som alltid frågar om dina sökvillkor. Du kan exempelvis skapa en fråga som ber användaren om namnet på leverantören som söks och sedan visar alla produkter som köpts från den leverantören.

  • Uppdatera eller lägg till data baserat på en fråga. Använd en fråga för att ta fram information och använd sedan resultaten för att automatiskt mata in eller uppdatera information. Om Tailspin Toys exempelvis lagt till ”TT” i början på namnen på alla sina produkter, söker du efter alla företagets produkter och uppdaterar sedan produktnamnen så att varje post börjar med ”TT” med en uppdateringsfråga.

  • Ta bort data baserat på en fråga. Hitta information eller poster och ta sedan bort dem. Om Tailspin Toys exempelvis lägger ner sin verksamhet och företagets produkter inte längre är tillgängliga för försäljning, söker du efter alla deras produkter och tar automatiskt bort dem från relevanta tabeller.

Använda Frågeguiden för att skapa en urvalsfråga som visar information i databladsvyn.

Obs!: Vissa designelement är inte tillgängliga när du använder guiden. Vid behov kan du ändra frågan i designvyn när du skapat den.

Obs!:  Innan du skapar en fråga ser du till att du skapat de relationer du vill ha mellan tabellerna i databasen, eftersom dessa används när frågan körs. Mer information finns i Komma igång med tabellrelationer och relaterade moduler i denna kurs.

Skapa en fråga
  1. Välj Skapa > Frågeguiden.

  2. Välj Frågeguiden och sedan OK.

  3. Välj tabellen eller frågan som innehåller fältet och lägg sedan till det i listan Markerade fält. Klicka på Nästa när du är klar.

    Lägg till så många fält du vill från så många tabeller du vill .

    Om du lagt till ett numeriskt fält

    Om du lagt till numeriska fält frågar guiden om du vill att frågan ska returnera detaljerad information eller en sammanfattning. Gör något av följande:

    • Om du vill se enskilda poster markerar du Detaljer och sedan Nästa. Gå vidare till steg 4.

    • Om du vill se sammanfattade numeriska data, som medelvärden, väljer du Sammanfattning och sedan Sammanfattningsalternativ. Ange vilka fält du vill sammanfatta och hur du vill sammanfatta data. Endast numeriska fält visas. Välj en funktion för varje numeriskt fält:

      • Summa Frågan returnerar summan av alla värden för fältet.

      • Medel Frågan returnerar medelvärdet av alla värden för fältet.

      • Min Frågan returnerar det minsta värdet för fältet.

      • Max Frågan returnerar det största värdet för fältet.

    • Om du vill att resultaten även ska innehålla antalet berörda poster i datakällan, markerar du Räkna antal poster i tabellnamn för den tabellen.

      Om du lagt till ett fält av typen datum/tid

      Frågeguiden frågar dig hur du vill gruppera datumvärdena. Anta att du lagt till ett numeriskt fält, som pris, samt ett fält av typen datum/tid, som transaktionstid, till frågan och sedan angett i dialogrutan Sammanfattningsalternativ att du vill se det genomsnittliga värdet för prisfältet. Eftersom du lade till ett fält av typen datum/tid, kan du beräkna sammanfattningsvärden för varje unikt datum/tid eller för varje dag, månad, kvartal eller år.

      Välj den tidsperiod du vill använda för att gruppera datum- och tidvärdena och välj sedan Nästa.

      Obs!: I designvyn finns fler alternativ för att gruppera datum- och tidvärden.

  4. Ge frågan ett namn.

  5. Ange om du vill öppna frågan (i databladsvyn) eller redigera frågan (i designvyn). Välj sedan Slutför.

Vill du veta mer?

Skapa och köra en uppdateringsfråga

Excel-utbildning

Outlook-utbildning

När Access-databasen fyllts med tabeller och relationer, är det dags att utforma och bygga frågor, som är en nödvändig del i alla databaser.

I det här videoklippet får du lära dig grunderna för att skapa och köra en fråga, du får veta mer om flera olika typer av frågor, du får skapa en fråga i Frågeguiden och du får ändra en fråga i Frågedesignern.

Frågor är helt enkelt de frågor du ställer till dina data. Att ställa en fråga som du vill ha svar på är en bra början.

Till exempel ”Hur många beställningar gjorde TailSpin Toys förra månaden?"

Frågans formulering pekar mot tabellen Order och från den väljer du de fält du vill se, skapar frågan och kör den.

Det är den grundläggande strukturen för de flesta frågor. Du ställer din fråga och väljer sedan en datakälla – tabellerna eller andra frågeresultat som innehåller data – som kan besvara din fråga.

Du väljer de fält som du vill visa i resultatet, även kallat ”datamängden”, och lägger till eventuella villkor.

I det här exemplet gör villkoren att beställningar från TailSpin Toys i maj månad filtreras fram.

Du kan använda frågor till mer än att bara leverera svar. Frågor är som en schweizisk armékniv – de är praktiska verktyg eftersom de kan användas till så mycket.

Frågor kan exempelvis tillhandahålla data för formulär och rapporter, men de kan även användas för att snabbt ändra stora mängder data.

Du kan skapa flera olika typer av frågor i de flesta databaser. Vi börjar med att välja Skapa och sedan Frågedesign.

Vi stänger dialogrutan Visa tabell för tillfället.

Det är dessa typer av frågor som du kan skapa.

En urvalsfråga är den vanligaste. Det är en fråga som hjälper dig att hämta svar ur dina data.

Använd en tabellfråga för att välja poster från en befintlig tabell och spara dem som en ny tabell. Det kan exempelvis vara användbart när du importerar en stor Excel-fil och vill dela upp data i separata tabeller.

Följande tre frågor körs mot befintliga data.

Tilläggsfrågor lägger till data i befintliga tabeller, …

Uppdateringsfrågor ändrar befintliga data …

och Borttagningsfrågor tar bort data.

Använd en korsfråga om du vill visa sammanfattningsdata som medelvärden eller summor.

Om du vill se försäljning fördelat på regioner är en korsfråga det rätta valet.

Så här ser en korsfråga ut i Frågedesignern.

Så här ser resultatet ut. Du kan se att frågan returnerar försäljningsdata per kvartal.

Använd en unionsfråga för att kombinera flera urvalsfrågor till ett enda resultat. Det passar bra om du vill visa data från orelaterade datakällor.

Använd en direktfråga för att ansluta till en stor databas, till exempel en Microsoft SQL-server, och bearbeta frågor i databasen.

När du gör det fungerar Access som en klient – en uppsättning verktyg som hjälper dig att köra den större databasen.

Slutligen kan du använda en definitionsfråga för att skapa eller ändra tabeller och index. Access erbjuder så många andra sätt att skapa tabeller och ändra index att du förmodligen aldrig kommer att använda den här frågetypen.

Nu ska vi skapa en urvalsfråga, den typ av fråga som du kommer att använda oftast.

Vi bygger den genom att välja fliken Skapa och sedan Frågeguiden.

Om du är ovan att skapa frågor är detta en bra plats att börja.

Välj Frågeguiden och sedan OK.

Välj tabellen Telefonnummer och välj sedan fälten Kund och Telefonnummer.

Välj Nästa.

Ändra frågans rubrik om du vill ha något mer beskrivande.

Välj att du vill visa resultatet …

… och välj sedan Slutför.

Här är resultatet.

Du kanske har ett par egna frågor i det här läget, exempelvis ”vilken typ av fråga har vi just skapat?” …

eller ”hur vet vi om vi ringer till någons kontorstelefon eller deras fax?”

Svaren får du genom att lägga till data i frågan.

Vi ändrar frågan genom att först öppna Frågedesignern. Välj Start, sedan Visa och Designvyn.

Frågedesignern visar datakällan, i detta fall en tabell, men det kan också vara en fråga. Även fältet som används i frågan visas.

I menyfliksområdet visas TYPEN av fråga, som i det här fallet är en urvalsfråga.

Om du vill lägga till fältet Typ, för att göra telefonlistan tydligare, drar du bara i det.

Om du vill se resultatet väljer du Kör på fliken Design.

Även om det är enkelt att använda Frågeguiden kan du inte göra allt med den. Det går till exempel inte att lägga till formler med hjälp av Frågeguiden.

För större flexibilitet, och för att göra de ändringar som behövs, använder du Frågedesignern.

Nu har du lärt dig grunderna för att skapa och köra en fråga med hjälp av Frågeguiden och Frågedesignern. Med hjälp av frågor kan du analysera dina data och få de svar du behöver.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×