Video: Flytta data från Excel till Access

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Har du en kontakt- eller lagerlista i Excel som börjar bli för stor att hantera? Då kanske det är dags att flytta den till Access som har bättre verktyg för att hantera stora mängder data.

Obs!:  I videon ingår inte hur man importerar data till webbdatabaser. Mer information om webbdatabaser finns i artikeln Skapa en databas att dela med andra på nätet.

I den här videon

Förbereda dina data i Excel

Viktigt!:  Om du i följande instruktioner uppmanas att göra ändringar i kalkylbladet bör du göra en säkerhetskopia av arbetsboken eller kalkylbladet innan du fortsätter.

  • Om data i Excel-kalkylbladet avgränsas av tomma rader eller kolumner bör du förtäta listan så mycket som möjligt. Det går bra med tomma celler, men försök att undvika helt tomma rader eller kolumner i de data som du vill flytta.

  • Bearbeta dina data så mycket som möjligt så att varje enskild kolumn innehåller samma typ av data, som exempelvis enbart tal eller text. Om det finns blandade datatyper i en kolumn kan du försöka att få med minst ett exempel på varje datatyp inom de första åtta raderna. På så sätt minskas risken för importfel eftersom det då är troligare att kolumnen tilldelas rätt datatyp i Access.

  • Tabellen får i Access samma namn som kalkylbladet. Om kalkylbladet exempelvis har namnet Blad1 kommer också den importerade tabellen i Access få namnet Blad1. Om du vill förse tabellen med ett mer meningsbärande namn innan du flyttar dina data kan du döpa om kalkylbladet på följande sätt:

    • Dubbelklicka på kalkylbladsfliken (längst ner i kalkylbladet), skriv det namn du vill ha och tryck sedan på RETUR.

Flytta data till Access

  1. Markerar de data du vill flytta till Access i Excel, inklusive rubrikerna (om det finns sådana).

  2. Högerklicka på dina markerade data och klicka sedan på Kopiera.

  3. Öppna en befintlig databas i Access eller skapa en ny.

    Om du skapar en ny databas visas en tom tabell i Access. Stäng den tabellen utan att först spara.

  4. Om navigeringsfönstret inte visas kan du ta fram det genom att klicka på F11.

  5. Högerklicka någonstans i navigeringsfönstret och klicka sedan på Klistra in.

    En dialogruta visas med en fråga om dina data innehåller kolumnrubriker.

  6. Om de data du kopierat innehåller kolumnrubriker klickar du på Ja, i annat fall klickar du på Nej.

    Om allt gått bra visas ett meddelande om att importen är slutförd.

  7. Klicka på OK om du vill fortsätta.

En ny tabell visas i navigeringsfönstret i Access. Dubbelklicka på den nya tabellen om du vill bekräfta att dina data importerats korrekt.

Åtgärda importfel

Om det uppstått problem under importen skapas en importfeltabell i Access som innehåller beskrivningar av felen. Dubbelklicka på importfeltabellen om du vill se felen. Om det rör sig om många fel är det kanske att föredra att ta bort den importerade tabellen, rätta till problemen i Excel-arbetsbladet och sedan kopiera och klistra in igen. Om det bara är några få fel som uppstått föredrar du kanske att rätta till dem manuellt i Access. När du har åtgärdat felen kan du ta bort importfeltabellen.

Ställa in fältdatatyp

Om du upptäcker att du inte kan fylla i de data du vill i Access-tabellen behöver du kanske ändra fältdatatyp.

Fältets datatyp visas i rutan Datatyp i gruppen Formatering på fliken Fält. Om den inställda datatypen exempelvis är Tal går det inte att skriva in några bokstäver eller sifferkombinationer med bokstäver, som exempelvis 166A.

Ändra ett fälts datatyp

Varning:  I vissa fall kan du förlora data om du ändrar datatyp. Gör därför en säkerhetskopia av ACCDB-filen (eller av själva tabellen) innan du ändrar fältdatatyp.

  1. Klicka i cellen där du vill göra ändringar.

  2. Välj en ny datatyp i listan Datatyp i gruppen Formatering på fliken Fält.

    En varningsruta visas i Access.

  3. Om du har gjort en säkerhetskopia av dina data och är säker på att du vill fortsätta klickar du på Ja.

  4. Spara tabellen.

Lägga till primärnyckel

Det rekommenderas att du förebygger dubblettposter och gör det lättare att skapa relationer mellan tabeller genom att lägga till en primärnyckel till den nya tabellen. Använd följande tillvägagångssätt.

  1. Högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.

  2. Skriv "ID" i den första tomma cellen i kolumnen Fältnamn.

  3. Välj Räknare i kolumnen Datatyp.

  1. Behåll ID-raden markerad och klicka på Primärnyckel i gruppen Verktyg på flikenDesign.

  2. Spara och stäng tabellen.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×