Komma igång med Access

Bekanta dig med olika databasobjekt

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Access tillhandahåller sex databasobjekt som när de kombineras hjälper dig att utnyttja dina data fullt ut. Lär dig om varje objekts betydelse.

Tabeller

Access organiserar information i tabeller: listor av rader och kolumner som ser ut som ett bokföringsark eller ett kalkylblad. Varje tabell sparar information om ett specifikt ämne, så de flesta databaser innehåller fler än en tabell.

Avsnitt av tabellerna Produkter, Kunder och Order

Varje rad i tabellen kallas en post och varje kolumn kallas ett fält. En post innehåller all specifik information för ett visst objekt, som en kund eller en order. Ett fält är ett enskilt informationselement om det objektet. I tabellen Produkter, innehåller exempelvis varje rad eller post information om en produkt. Varje kolumn eller fält innehåller någon slags information om den produkten, som dess namn eller pris. Om du inte redan är bekant med dem, lär dig grunderna om databaser.

Frågor

I en väl utformad databas, finns de data du vill presentera i ett formulär eller en rapport normalt i flera olika tabeller. Du använder en fråga för att samla information från olika tabeller och ordna den för visning i ett formulär eller en rapport.

En fråga kan vara en förfrågan om data från din databas, men den kan också användas för att utföra en åtgärd på dina data eller göra båda delarna. Använd frågor för att få svar på enkla frågor, utföra beräkningar med data, kombinera data från olika tabeller och lägga till, ändra eller ta bort data från en databas.

Det finns många olika typer av frågor, men de två grundläggande typerna är:

Huvudsakliga typer av frågor

Använd

Urval

Om du vill hämta data från en tabell eller göra beräkningar.

Redigering

Lägg till, ändra eller ta bort data. Varje åtgärd har en specifik redigeringsfråga. Redigeringsfrågor är inte tillgängliga i Access web appar.

Formulär

Formulär är som skyltlådor i affärer – de gör det enklare att visa eller komma åt de databasobjekt du vill ha. Access-formulär liknar pappersformulär och används för att ge användare möjlighet att lägga till, redigera eller visa data som i din Access-skrivbordsdatabas. Det är viktigt att designa ditt formulär med dess användningsområde i åtanke. Om det är för flera användare gör ett väl utformat formulär att datainmatningen blir korrekt och går snabbare.

Rapporter

Rapporter är ett sätt att visa, formatera och sammanfatta information från en Access-databas. Exempelvis en enkel rapport över telefonnummer för alla kontakter eller en sammanfattningsrapport över den totala försäljningen för olika områden och tidsperioder.

Rapporter är praktiska när du vill presentera informationen i din databas för att:

  • Visa eller distribuera en sammanfattning av data.

  • Arkivera ögonblicksbilder av data.

  • Visa information om enskilda poster.

  • Skapa etiketter.

Makron

Ett makro är ett verktyg som ger möjlighet att automatisera uppgifter och lägga till funktionalitet i dina formulär, rapporter och kontroller. Om du exempelvis lägger till en kommandoknapp till ett formulär och kopplar knappens VidKlickning-händelse till ett makro, utför den ett kommando varje gång knappen klickas.

Access tillhandahåller en designmiljö där du kan skapa makron. Du använder i praktiken ett förenklat programmeringsspråk för att skapa en lista med åtgärder som ska utföras. Vissa åtgärder kräver ytterligare information, som vilket fält som ska visas och fyllas i. Designmiljön gör det enklare att skapa makron, eftersom du väljer från en lista med åtgärder och fyller i information.

Makron används för att automatisera en serie åtgärder, ändra data i en databas och annat. I designvyn tillhandahåller makron en underuppsättning av de kommandon som är tillgängliga i Visual Basic for Applications (VBA). För de flesta är det enklare att skapa ett makro för att lägga till funktionalitet i formulär, rapporter och kontroller än att skriva VBA-kod, men du kan alltid omvandla makron till VBA i designvyn.

Anta att du vill öppna en rapport direkt från ett av dina datainmatningsformulär. Lägg till en knapp på formuläret och skapa sedan ett makro som öppnar rapporten. Makrot kan antingen vara fristående (ett separat objekt i databasen), och sedan kopplas till knappens VidKlickning-händelse eller också kan makrot bäddas in direkt i knappens VidKlickning-händelse. Oavsett vilket så körs makrot och öppnar rapporten när du klickar på knappen.

Moduler

Moduler är VBA-kod som du skriver för att automatisera uppgifter i ditt program och för att utföra mer avancerade funktioner. Moduler skrivs i programmeringsspråket VBA. En modul är en samling deklarationer, instruktioner och procedurer som lagras tillsammans som en enhet.

Data är inte särskilt intressanta – de kan vara helt meningslösa – tills du gör något med dem. Med Access kan du strukturera och forma dina data för att ge dem ett sammanhang som inte bara gör dem användbara, utan helt nödvändiga. Genom att använda några av de sex Access-komponenterna eller OBJEKT i din databas kan du göra det enklare att mata in, hitta, visa och hantera dina data.

Det här är sex Access-objekt som du kan använda för att arbeta med dina data.

Dina data lagras i TABELLER. De är stommen i databasen. Ett FÄLT är den minsta beståndsdelen i en databas, och fält är organiserade i kolumner i din tabell. En SAMLING av fält utgör en POST, och poster organiseras i rader i din tabell. På så sätt är dina datafält och poster organiserade som en tabell.

FRÅGOR ställer du till dina data. Exempelvis ”Vad var försäljningen i det fjärde kvartalet?”. Frågor kan även filtrera data och utföra beräkningar, till exempel summor eller rabatter. Resultaten ordnas i en tabell. Beroende på typen av fråga kan du lägga till eller ändra data.

FORMULÄR kan göra att databasen ser bättre ut. De kan göra det enkelt att snabbt mata in data och tillhandahålla knappar för att navigera i databasen.

RAPPORTER används för att ordna, sammanfatta eller visualisera dina data för att presentera eller analysera dem bättre. När du behöver ett diagram eller en graf för att representera en del av dina data kan du lägga till det i en rapport.

MAKRON automatiserar din databas. De gör att något händer när du trycker på en knapp. Du kan även skapa makron som utför ofta återkommande uppgifter åt dig.

MODULER hjälper dig att automatisera din databas mer övergripande utöver vad du kan göra med makron. Du kan utföra avancerade uppgifter genom att skriva kod med Visual Basic for Applications i moduler. Med moduler skapar du i princip ett anpassat tillägg för din databas.

Nu när du bekantat dig med de sex databasobjekten ska vi titta på vårt exempel igen och lära oss om VYER. Här ser du tabellobjektet i DATABLADSVYN. Kom ihåg att det databasobjekt du arbetar med alltid är i någon typ av vy – antingen en vy för att SKAPA objektet eller en vy för att ANVÄNDA objektet.

Det här är ett annat exempel. DENNA tabell är nu öppen i databladsvyn. Du kan använda fliken för att enkelt byta till designvyn och se alla alternativen för att skapa och redigera tabellen.

Detta formulär är öppet i vyn FORMULÄR, som du kan använda för att snabbt lägga till data i den underliggande tabellen. Du kan öppna formuläret i vyn LAYOUT för att lägga till kontroller eller ändra formuläret. Det är här du skapar formuläret från början.

Samma sak gäller frågor. Du skapar frågan i designvyn. När du sedan kör frågan visas resultaten i databladsvyn. Du kan ta det ännu längre och öppna en fråga i SQL-vyn för att vid behov ändra själva koden.

Vissa vyer kan hantera båda sakerna. Du kan exempelvis lägga till data i denna tabell precis som förväntat. Men du kan även ändra designen genom att lägga till fält.

Nu känner du till de sex typerna av databasobjekt i Access och de vyer där du kan arbeta med dessa objekt. När du planerar din databas är det viktigt att du tänker på vad du vill göra med dina data. Hur du vill använda dina data hjälper dig bestämma vilka Access-objekt som passar bäst för att uppnå ett visst resultat.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×