Om du vill öppna en PDF-fil utan att konvertera den till ett Word-dokument öppnar du filen där den är sparad (du kan till exempel dubbelklicka på PDF-filen i mappen Dokument).
Om du däremot vill redigera PDF-filen kan du istället öppna den i Word. Word gör en kopia av PDF-filen, konverterar den till ett Word-dokument och försöker matcha layouten i den ursprungliga PDF-filen. Du har alltid kvar den ursprungliga PDF-filen om du inte skulle vilja behålla versionen som Word konverterar.
Att konvertera från PDF till Word fungerar bäst för filer som till största delen består av text, till exempel juridiska dokument eller affärs- och forskningsdokument. När du öppnar en PDF-fil i Word kanske den däremot inte ser ut exakt som den gjorde i PDF-formatet.
Om PDF-filen till största del består av diagram eller andra grafiska moment kan hela sidan visas som en bild. Om den gör det går det inte att redigera texten.
Ibland kanske inte Word kan identifiera ett element så att Word-versionen inte stämmer överens med den ursprungliga PDF-filen. Om Word till exempel inte kan identifiera en fotnot så behandlas den som vanligt text, så att den inte visas längst ned på sidan.
Dokumentelement som konverteras felaktigt
Vissa element är känt problematiska när du konverterar en PDF-fil till Word-format. Om din PDF-fil innehåller dessa kan det vara bättre att öppna den direkt i stället för att konvertera den till ett Word-dokument:
-
Tabeller med cellavstånd
-
Sidfärger och sidkantlinjer
-
Spårade ändringar
-
Ramar
-
Fotnoter som omfattar mer än en sida
-
Slutkommentarer
-
Ljud, video och aktiva element i PDF
-
PDF-bokmärken
-
PDF-taggar
-
PDF-kommentarer
-
Teckeneffekter, till exempel glöd- eller skuggeffekter (de här effekterna representeras av bilder i Word-filen)
Hur fungerar konvertering?
PDF är ett fast filformat, vilket betyder att positioner för text, bilder och vektorgrafik på en sida lagras i filen, däremot är det inte säkert att förhållandena mellan de olika momenten gör det. De flesta PDF-filer innehåller ingen information om element för innehållsstruktur, till exempel stycken, tabeller eller kolumner. Till exempel kan en tabell lagras som en uppsättning rader utan något förhållande till innehållet i tabellens celler.
Olika program representerar samma innehåll med hjälp av olika strukturer i PDF-filer. Till exempel kan en PDF innehålla osynlig text, grafik och bilder. Programmet kanske har olika textgränser. Men det går inte att se de skillnaderna när du tittar på PDF-filen i en läsare.
När du öppnar en PDF-fil i Word används ett system av komplexa regler i Word till att avgöra vilka Word-objekt (till exempel rubriker, listor, tabeller osv.) som bäst representerar originalfilen i PDF-format och var de objekten ska placeras i ett Word-dokument.
