Varför du bör uppgradera dina distributionslistor till grupper i Outlook

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

År har organisationer använt på distributionsgrupper att kommunicera och samarbeta med grupper med personer i och utanför företaget. Nu kan dock erbjuder grupper i Outlook en mer kraftfull lösning för samarbete.

Vad är grupper?

När du har konfigurerat en grupp i Outlook kan välja du en uppsättning personer som du vill samarbeta med och enkelt konfigurera en samling resurser för personer att dela. Du behöver inte oroa dig för manuellt tilldela behörigheter till alla resurserna eftersom att lägga till medlemmar i gruppen ger dem automatiskt de behörigheter som de behöver verktygen gruppen innehåller.

Resurserna omfattar:

  • Delad inkorg – Det är här diskussionerna du tidigare hade i distributionslistorna äger rum. Den delade inkorgen är fullt sökbar och skapar på så sätt ett användbart arkiv med gruppens meddelanden. Nya gruppmedlemmar kan söka eller gå tillbaka i historiken för att snabbt läsa in det som diskuterats i gruppen tidigare. Mer information: Ha en gruppkonversation i Outlook.

    Tips: Om användare fortfarande vill att gruppmeddelanden ska visas i deras personliga inkorg som de gjorde för distributionslistor behöver de bara prenumerera på gruppen genom att klicka på knappen Medlemskap i menyfliksområdet i Outlook.

  • Delade filer bibliotek - gruppen har ett SharePoint-filer bibliotek där användarna kan lagra, dela och samarbeta i dokument, arbetsböcker, presentationer, bilder eller andra typer av filen som de behöver för att arbeta med. Se: Dela gruppfiler i Outlook 2016.

  • Delad kalender – Gruppen har en delad kalender där evenemang och händelser som rör gruppen kan publiceras. Alla medlemmar som prenumererar på gruppen bjuds automatiskt in till alla händelser som publiceras i kalendern. Det gör att händelserna även kan visas i deras personliga kalendrar om de vill. Mer information: Schemalägga ett möte i en gruppkalender i Outlook 2016

  • Delad OneNote-anteckningsbok – Gruppen har automatiskt tillgång till en delad OneNote-anteckningsbok där gruppmedlemmar kan samla in och samarbeta om information. Många grupper använder anteckningsgruppen för att skapa en aktiv wiki med vanliga frågor och andra resurser. Mer information: Komma igång med OneNote 2016.

  • Gäståtkomst – du kan lägga till externa kontakter i distributionsgrupper före, men alla de har du var e-post. Med grupper erbjuder du gäster tillgång till e-postkonversationer, filer och även delad OneNote-anteckningsbok. Se: gäståtkomst i Office 365-grupper.

  • Innehåll kan upptäckas – Som standard är grupper i Outlook offentliga vilket gör att det är enkelt för andra i organisationen att upptäcka dem och gå med eller granska gruppens material. Om gruppens innehåll är känsligt kan du göra gruppen privat, vilket döljer innehållet från personer som inte är medlemmar och kräver att gruppägaren godkänner alla förfrågningar om medlemskap.

  • Självbetjäning för gruppskapande – IT-avdelningen behöver inte ta hand om mängder av förfrågningar om att skapa grupper. Användare kan skapa sina egna grupper efter behov. Om du vill styra vilka användare i organisationen som kan skapa grupper läser du: Hantera skapande av grupper i Office 365.

Det här är bara några av de funktioner som gör grupper till en bättre och kraftfullare lösning än distributionsgrupper.

Administrera dina grupper

Office 365 har flera användbara verktyg och funktioner som gör det enklare att hantera och administrera dina grupper. Klicka på rubrikerna nedan för mer information om dessa fördelar.

Att ha koll på katalogen är något som bekymrar alla administratörer. Det är några verktyg i Office 365 som gör det lättare:

  • Namnprinciper – Med namnprinciper kan du ange vad som är godkända och inte godkända namn för grupper. Det gör att användare inte kan använda svordomar eller förbjudna namn för grupper. Du kan dessutom se till att alla gruppnamn får ett visst företagsprefix eller -suffix.

    Dynamiskt medlemskap – Dynamiskt medlemskap gör att du kan använda regler för att ställa in gruppmedlemskap, vilket lägger till (eller tar bort) gruppmedlemmar baserat på metadata (som avdelning eller roll) i active directory. I Använda attribut för att skapa avancerade regler finns mer information om att skapa medlemskap dynamiskt.

  • Dolt medlemskap – Om du av någon anledning vill att medlemskapet i en grupp ska vara konfidentiellt, till exempel om medlemmarna är elever, så kan du dölja medlemskap från externa parter.

  • Behörighet för skapande – Det kan finnas personer i organisationen som inte ska kunna skapa nya grupper. Det finns olika tekniker för att hantera behörighet att skapa grupper i katalogen. Mer information finns i Hantera skapande av grupper i Office 365.

  • Granskningsloggar – Du kan lugnt låta användare skapa grupper och hantera gruppmedlemskap eftersom granskningsloggar för Office 365-grupper gör att du kan ta reda på vem som skapade eller tog bort en viss grupp eller ändrade gruppens medlemskap. Mer information: Söka i granskningsloggen i Säkerhets- och efterlevnadscenter för Office 365.

Leveranshantering ger dig några olika metoder att hantera hur meddelanden ska skickas eller tas emot av gruppen. Det finns även verktyg för att övervaka meddelandeflödet.

  • Skicka som och Skicka för – De här inställningarna ger specifika användare möjlighet att skicka e-postmeddelanden som om de kommer från gruppen eller är för gruppens räkning.

  • Avsändarbegränsningar – De här inställningarna gör att du kan styra vem som kan skicka meddelanden till gruppen. Gruppen kan konfigureras för att tillåta e-post från externa parter men du kan vilja begränsa detta till bara vissa specifika externa partner.

  • Stöd för externa användare – Genom att bjuda in gäster till gruppen kan du välja att de ska inkluderas i gruppens e-postkonversationer. Mer information: Gäståtkomst i Office 365-grupper – hjälp för administratörer.

  • Transportregler – Transportregler fungerar på samma sätt för grupper som för Exchange server. Reglerna kan leta efter meddelanden som uppfyller specifika villkor och sedan utföra åtgärder på dessa meddelanden.

  • E-posttips – E-posttips är informativa meddelanden som visas för användare när de skriver ett meddelande. De kan minska antalet meddelanden som inte kan levereras genom att varna användare om meddelandet troligen ska till externa parter eller överskrider meddelandekvoter.

  • Flera proxyadresser – En grupp kan ha alias precis som en postlåda för en användare. Ytterligare proxyadresser kan vara praktiska för att ta emot meddelanden som skickats till andra alias eller för att göra det lättare att kontakta en grupp som har ett långt eller svårstavat namn. Mer information: Stöd för flera domäner för Office 365-grupper – hjälp för administratörer

  • Maximal storlek för sändning och mottagning – Kvoter kan minska problemen när gruppen tar emot (eller skickar) extremt stora meddelanden och ger möjlighet att hantera lagrings- och bandbreddskrav.

Office 365 har även en del verktyg för att hantera vilken typ av innehåll som delas i gruppen.

  • Riktlinjer för användning – Du kan definiera riktlinjer för användning för Office 365-grupper. Det kan användas för att informera användare om metodtips som ser till att grupper fungerar effektivt samt utbilda dem om interna innehållsprinciper. Ett exempel på detta finns i: Riktlinjer för användning för Microsoft-kunder och -partner.

  • Dataklassificering – Du kan skapa ett anpassningsbart dataklassificeringssystem för Office 365-grupper som tillåter uppdelning av grupper efter principtyp (t.ex. allmänt, företagssekretess eller hemligt). Det gör att grupperna kan använda principer för annat innehåll i organisationen. Utökningsbara principer gör att organisationen kan konfigurera en slutpunkt som anropas när en grupp skapas eller ändras. Du kan sedan implementera egna principer för att skapa eller ändra grupper.

Hantera förändring

Användare har ibland svårt för förändring så det är viktigt att kommunicera med de aktiva medlemmarna i distributionslistorna och berätta vad de kan förvänta sig. Det här är information som ska finns med i meddelandet samt en del svar som kan vara till hjälp:

Vad är grupper i Outlook?

Office 365-grupper i Outlook är en enhetlig samarbetslösning för grupper som behöver en lättåtkomlig plats att dela diskussioner, filer, kalendrar och anteckningar på.  Den bästa funktionen är antagligen att gruppens inkorg bildar en historik över alla diskussioner vilket gör det enkelt att söka i tidigare diskussioner.

Varför gör vi den här ändringen?

Vi får ofta förfrågningar om möjligheten att söka i de meddelanden som skickas till vår distributionslista för att hitta information som diskuterats tidigare. Genom att uppgradera distributionslistan till en grupp behöver användare inte längre besvara eller ställa samma frågor flera gånger.

Den nya gruppen kommer även att ha en kalender för våra gruppevenemang, ett bibliotek för delade filer och en OneNote-anteckningsbok där vi kan samarbeta och samla in information för framtida användning.

Behöver jag göra något för att bli medlem i gruppen om jag redan var medlem i distributionslistan?

Nej, om du redan är medlem i distributionslistan blir du automatiskt medlem i den nya gruppen.

Hur kommer jag åt den nya gruppen i Outlook? Hur fungerar det med Outlook på webben?

Du kommer åt den nya gruppen i kategorin Grupper som finns långt ned i navigeringsfältet till vänster. Om du använder gruppen ofta kan du visa den i favoriter genom att högerklicka på den och välja Visa i favoriter.

Det finns även kostnadsfria mobila klienter för Office 365-grupper på alla mobila plattformar (iOS, Android, osv.) så du kan lätt komma åt gruppen när du är på resande fot.

Kan jag inte bara skicka e-post i fortsättningen också?

Självklart. Samma e-postaliaset du använde för distributionslistan fungerar ändå bara för gruppen i Outlook.

Glöm inte...

Kom ihåg att tala om när ändringen görs och vem de ska kontakta om de har frågor.

Migrera distributionslistor

Är du redo att uppgradera din distributionslista till en grupp? Mer information finns i Migrera distributionslistor till Office 365-grupper – hjälp för administratörer.

Nästa steg

När du uppgraderat distributionsgruppen till en Office 365-grupp finns det en del uppföljningsåtgärder du bör utföra för att se till att övergången går smidigt.

  • Följ upp med användarna – Stäm av med användarna direkt efter uppgraderingen och sedan igen efter några dagar. Om du visar att du lyssnar på de frågor de har är det större möjlighet att de blir nöjda och med bytet.

  • Övervaka användningsrapporterna – Administrationsportalen för Office 365 har bra rapporter som visar hur många användare som använder gruppen, hur ofta och vilka funktioner de använder. Rapporterna kan hjälpa dig utforma din uppföljning och användarutbildning samt visa på vilket sätt användarna drar störst nytta av den nya gruppen. Mer information: Aktivitetsrapporter i administrationscenter för Office 365.

  • Dela med dig av din upplevelse – Berätta för andra grupper i företaget att du uppgraderat din distributionsgrupp och vilka steg du utförde för att lyckas. Genom att dela med dig av den informationen hjälper du andra grupper att följa ditt exempel och lyckas med sina egna uppgraderingar.

Snabbreferens

Har du frågor om Office 365-grupper?

Läs mer i Microsoft Office 365 Groups Tech Community.

Vi lyssnar

I den här artikeln uppdaterades senast 24: e maj 2017 resultat av din feedback. Om du har hittat den guidad du till användbar information och särskilt om du inte klickar på feedback kontrollerna nedan och lämna vissa informell kommentarer så att vi kan fortsätta att förbättra den. Tack!

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×