Vanliga frågor om utcheckning, incheckning och versioner

Vanliga frågor om utcheckning, incheckning och versioner

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Bakom kulisserna Office 365-communityn vi har att hålla reda på dina bästa frågor om utcheckning, incheckning och versionshantering filer i dokumentbiblioteket. Vi har samlat in dem för att dela med dig, tillsammans med våra bästa svar. Många av följande frågor har också länkar till aktuellt hjälpavsnitt för nedvärdering djupare till innehållet.

Tack vare feedback från kunderuppdaterades i den här artikeln 12 augusti 2016.

Frågor och svar

Hur jag checka ut, checka in eller ångra ändringar av en utcheckad fil?

Checka in och ut filer är ett bra sätt att spåra och styra hur innehållet uppdateras. Så här visar hur du checka in och ut filer och hur du Ignorera utcheckning i SharePoint Online. Information om hur du kontrollerar ut SharePoint 2013 och SharePoint 2016 eller klassisk SharePoint-upplevelsen filer finns i Checka ut, checka in eller ångra ändringar av filer i ett bibliotek.

  1. Öppna biblioteket som innehåller den fil du vill checka ut, hovra över filen och klicka sedan på bocken.

    Dokument som markeras med markören över en kryssruta
  2. Klicka på ellipsen (...) i verktygsfältet och klicka sedan på Checka ut.

    Ellips med utcheckningsmeny där Checka ut är markerat

    Obs!: Du kan också högerklicka på filen, klicka på Mer och sedan klicka på Checka ut.

  3. En anmärkning visas medan filen checkas ut. Om du klickar på ikonen kan se du förloppet för utcheckningen.

    Utcheckningsmeddelande med markerad ikon
  4. När en fil är utcheckad visas en grön pil över dokumentets ikon.

    Filnamn och ikon med grön pil.

  1. Öppna biblioteket, hovra över den fil du vill checka in och klicka sedan på bocken.

    Utcheckad fil som markeras
  2. Klicka på ellipsen (...) i verktygsfältet och klicka sedan på Checka in.

    Menyn Dokument med Checka in markerat

    Obs!: Du kan också högerklicka på filen, klicka på Mer och sedan klicka på Checka in.

  3. Du kan ange en kommentar i dialogrutan Checka in, t.ex. vad du ändrade eller la till.

    Dialogrutan Checka in med angiven kommentar och knappen Checka in markerad
  4. Klicka på Checka in när du är klar.

Om du försöker checka in ett dokument som du inte har ändrat visas ett meddelande som säger att en eller flera objekt inte har uppdaterats.

Meddelande och ikon för objekt som inte har uppdaterats

Kontrollera att du har sparat ändringar i dokumentet innan du checka in. Eftersom SharePoint Online lämnar checka ut dokumentet om inga ändringar görs andra kanske inte kan redigera dokumentet. Ignorera checka ut om du inte vill att ändringar. .

  1. Öppna biblioteket, hovra över den fil vars utcheckning du vill ångra och klicka sedan på bocken.

  2. Klicka på ellipsen (...) i verktygsfältet och klicka sedan på Ignorera utcheckning.

    Menyn Checka ut öppen med Ignorera utcheckning markerat

    Obs!: Du kan också högerklicka på filen, klicka på Mer och sedan klicka på Ignorera utcheckning.

  3. En "Är du säker"-dialogruta visas när du ignorerar en utcheckning. Klicka på Ignorera utcheckning för att rensa utcheckningen.

    Dialogruta för bekräftelse av Ignorera utcheckning med knappen Ignorera markerad

    Om du vill vara säker på filens utcheckningsstatus kan du klicka på ikonen ovanför Ignorera utcheckning-meddelandet.

    Förloppsmeddelande för Ignorera utcheckning.

Nej, checka ut en fil endast ändras i förhållande till den fil du vill att du ska kunna redigera filen.

Om du utcheckning av en fil och inte spara den igen, dina ändringar sparas inte. Om du vill behålla ändringar alltid spara filen.

Hur du sparar filen beror på editor eller verktyg som du använder. Om du redigerar en textfil online måste du uttryckligen Klicka på Spara. Om du redigerar i ett Office 365-program i Word eller Excel, t ex stänger dokumentet och sparas automatiskt.

Om du markerar en fil ut, spara den, och ignorera checka ut, dina ändringar sparas inte tillbaka till biblioteket.

Alla som har behörighet att redigera i ett dokumentbibliotek kan ändra en fil som standard. Du kan dock ange bibliotek kräver någon checka in filen ut först innan du ändrar den.

Du måste vara dokumentets bibliotek ägare eller administratör eller ha liknande behörigheter att kunna utföra den här inställningen.

  1. Öppna det bibliotek du vill Kräv utcheckning.

  2. Klicka på Inställningar för Kugghjulsformad knapp för inställningar i SharePoint Online och klicka sedan på Inställningar för bibliotek.

    Menyn Inställningar med Biblioteksinställningar markerat

    Klicka på sida i SharePoint 2013 och SharePoint 2016, och klicka sedan på Inställningar för bibliotek.

    Knappar för inställningar för SharePoint-bibliotek i menyfliksområdet
  3. Klicka på inställningar för versionshantering på sidan Inställningar.

    Dialogrutan Biblioteksinställningar med versionshantering markerad.
  4. Rulla nedåt och klicka på Ja för att Checka innan de kan redigera dokument på sidan Inställningar för versionshantering.

    Dialogrutan Inställningar för med Ja markerat på Checka som ska redigeras dokument

Som standard kan medlemmar med redigeringsbehörighet ändra och redigera filer utan att checka ut i ett dokumentbibliotek. Om du vill förhindra att det här aktivera utcheckning krävs i biblioteket. Du måste vara dokumentets bibliotek ägare eller administratör eller ha liknande behörigheter att kunna utföra den här inställningen.

  1. Öppna det bibliotek du vill Kräv utcheckning.

  2. Klicka på Inställningar för Kugghjulsformad knapp för inställningar i SharePoint Online och klicka sedan på Inställningar för bibliotek.

    Menyn Inställningar med Biblioteksinställningar markerat

    Klicka på sida i SharePoint 2013 och SharePoint 2016, och klicka sedan på Inställningar för bibliotek.

    Knappar för inställningar för SharePoint-bibliotek i menyfliksområdet
  3. Klicka på inställningar för versionshantering på sidan Inställningar.

    Dialogrutan Biblioteksinställningar med versionshantering markerad.
  4. Rulla nedåt och klicka på Ja för att Checka innan de kan redigera dokument på sidan Inställningar för versionshantering.

    Dialogrutan Inställningar för med Ja markerat på Checka som ska redigeras dokument

Ett snabbt sätt att se vem som har en utcheckad kolumn är att hovra över ikonen Utcheckad ikonbild för att se ett tips som visar vem som har checkat ut filen.

Du kan också lägga till kolumnen Utcheckad av i standardvyn för biblioteket. Det här sättet kan alla enkelt se vem som har ett dokument som har checkats ut. Om du vill veta hur du lägger till en Utcheckad av kolumn i SharePoint finns i Skapa en kolumn i en lista eller ett bibliotek.

Mer information

Versionshantering är ett sätt att skapa en historik över ändringar i ett dokument som kräver en kontrollerad publiceringscykel av huvudversioner, eller huvud- och delversioner.

Versionshistorik där delversionen raderats

Aktivera versionshantering

  1. Gå till biblioteket eller listan som du vill aktivera versionshantering.

    • Klicka på Inställningar Inställningar: uppdatera din profil, installera programvara och anslut till molnet , Inställningar för bibliotek för ett bibliotek.

      Om du inte ser dessa menyobjekt, klicka på bibliotek i menyfliksområdet och klicka sedan på

      Inställningar för bibliotek i gruppen inställningar.

    • Klicka på lista i menyfliksområdet för en lista, och klicka sedan på Inställningar för lista.

  2. Klicka på Versionsinställningar.

  3. Välj om du vill skapa en huvudversion eller en huvud- och delversioner i avsnitten Versionshistorik för dokument eller objekt Versionshistorik.

    Valfritt:

  4. Välj hur många versioner som ska behållas i listan.

  5. Välj antal godkända versioner som du vill behålla utkast. Det här alternativet är tillgängligt när du klickar på Ja i avsnittet Godkännande av innehåll.

  6. Om du vill att användare ska checka ut dokument innan de kan göra ändringar i biblioteket sedan i avsnittet Kräv utcheckning klickar du på Ja.

    Obs!: Avsnittet Kräv utcheckning visas endast för ett bibliotek.

  7. Klicka på OK.

Här följer två starka argument för aktivering av versionshantering:

  • Det är viktigt för företagsprocessen att spåra, visa och återställa tidigare versioner av ett dokument. Vanliga orsaker kan vara kontrakt, formella förslag och juridiska dokument som ibland kan kräva långa iterationer. I de fallen är det en god idé att aktivera huvud- och delversioner.

  • Om ni planerar att använda samtidig redigering kan du aktivera huvudversionshantering i biblioteket om någon skulle göra fel och ladda upp ett dokument med samma namn i ett bibliotek där alla använder samtidig redigering. Då kan du återställa en tidigare version av dokumentet om några ändringar skulle ha försvunnit.

Du kan också aktivera versionshantering och checka ut samtidigt. Observera att om du väljer att inte göra eller spara några ändringar i filen kan du då ignorera utcheckningen. På så sätt påverkas inte versionshistoriken.

När du aktiverar versionshantering läggs kolumner som Ändrad och Ändrad av inte automatiskt till i en vy. Därför kan du vilja ändra standardvyn. För att få en kolumn för godkännandestatus som visar statusen Utkast tills ett dokument är godkänt måste du aktivera funktionen för godkännande av innehåll på sidan Inställningar för bibliotek.

Mer information

Klicka på Lägg till för att dra filer till ett bibliotek Genom att använda dra och släpp   

Det vanligaste sättet att ladda upp filer är genom att dra dem från en dator eller nätverksmapp till dokumentbiblioteket. Börja med att öppna biblioteket på webbplatsen. Leta sedan upp de dokument som du vill överföra från datorn, markera dem och dra dem till det område i biblioteket där det står Dra filer hit.

Om du inte ser alternativet för att dra och släppa filer, installera den senaste versionen av webbläsaren eller Microsoft Office. Den här funktionen kräver ett minimum av Office 2013 eller den senaste versionen av Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox eller Chrome.

Ett öppet Utforskaren-fönster Genom att använda kommandot Öppna med Utforskaren   

Det här kommandot öppnar Utforskaren på datorn men visar mappstrukturen på serverdatorn bakom webbplatsen. Emellanåt kan du behöva kopiera eller flytta flera dokument i ett bibliotek till ett annat bibliotek.

Obs!: Öppna med Utforskaren i SharePoint 2013 och SharePoint 2016 eller visa i Utforskaren med SharePoint Online endast arbete i Internet Explorer 10 eller 11. Det stöds inte av Microsoft Edge, Google Chrome eller Mozilla FireFox.

Du kanske vill flytta alla dokument som skapades för över ett år sedan i ett bibliotek till ett annat bibliotek för att arkivera informationen. Du kanske också vill kopiera dokument från ett bibliotek som du äger på en webbplats till något annat bibliotek i en underwebbplats när du ändrar arbetsgrupper.

Du kan också utföra åtgärder som kopiering, ändring av namn, borttagning m.m. på filerna i mappen.

Dra filer till ett bibliotek Genom att använda kommandot Nytt dokument   

Klicka på LADDA UPP EN BEFINTLIG FIL i rutan Skapa en ny fil. I dialogrutan som visas klickar du på Bläddra om du vill ladda upp enskilda filer.

Fördelen med den här metoden är att den fungerar oavsett vilken webbläsare eller webbläsarversion du använder.

Relaterade tips om utcheckning, incheckning och versioner   

Oavsett vilket sätt du använder för uppladdning, tänk på följande om utcheckning, incheckning och versioner när de är aktiverade:

  • Om du överför en fil till ett bibliotek som har krav på att filerna checkas ut är filen från början utcheckad åt dig. Du måste checka in filen innan andra kan visa och redigera den.

  • Om biblioteket är konfigurerat för spårning av filversioner kan du lägga till den uppladdade filen som en ny version som sedan blir en del av versionshistoriken.

  • Om du måste lägga till värden i en eller flera bibliotekskolumner, t.ex. avdelningsnamn eller projektnummer, måste du fortfarande redigera värdena och checka in dokumentet innan uppladdningsåtgärden har slutförts.

Mer information

Du kan få ett nytt dokument som ska läggas till som en ny version är att checka ut det befintliga och ersätta allt innehåll med den nya versionen. När den utcheckade versionen har ändrats, checka in igen. SharePoint gör en ny instans behålla tidigare versioner (förutsatt att du har den konfigurerade för det). Mer information om versionshantering finns hur fungerar versionshantering i en lista eller ett bibliotek?.

Nej, tyvärr från SharePoint-miljö som det inte finns ett sätt att skapa en påminnelse eller att få det datum då en dokumentet checkades ut. Det finns Application Programming Interface (API: er) som gör att den, men de kräver ett anpassat program som ska skrivas. Prata med din administratör eller webbplatsdesignern.

Som en visuell arbete cirka, hålla utkik efter den utcheckade ut ikonen ikonbild eller lägga till en Utcheckad av kolumn i biblioteket. Mer information om hur du lägger till en Utcheckad av kolumn i SharePoint finns i Skapa en kolumn i en lista eller ett bibliotek.

Om du överför en fil till ett bibliotek som kräver att filerna ska vara utcheckade är filen från början utcheckad åt dig. Du kan se filerna men inte andra och det är lätt att missa. Om andra ska kunna visa eller redigera filerna ser du till att fylla i alla obligatoriska egenskaper och sedan checka in filerna.

Mer information

Om någon skickar dig en länk till en SharePoint-fil och du klickar på den ska du alltid läsa i namnlisten för att se om det står skrivskyddat innan du börjar redigera. Om det gör det och biblioteket har utcheckning aktiverat måste du checka ut filen. Du kan alltid navigera till biblioteket genom att kontrollera URL-adressen.

Om filen är ett Office-dokument, t.ex. ett Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, är det ännu enklare. Placera först dokumentet i redigeringsläge, klicka på fliken Arkiv och leta sedan rätt på knappen Hantera versioner som du kan använda till att checka ut filen.

Observera också att det är möjligt att någon redan har checkat ut filen. I så fall är kommandot Checka ut inte tillgängligt.

Hur ofta har du sett det här?

Meddelanderuta som gör det möjligt att spara den utcheckade filen i en lokal utkastmapp

Den lokala utkastfunktionen har funnits i flera versioner. Om du markerar Använd min lokala utkastmapp kan du arbeta med filen offline och enkelt hitta den på datorn om du behöver öppna den senare när du inte är ansluten till ett nätverk. Som standard kallas mappen SharePoint-utkast och ligger i mappen Dokument eller Mina dokument. Den här dialogrutan visas inte om du väljer två eller fler filer för utcheckning.

Men det är nya tider. Om du vill arbeta med filer offline är det bästa alternativet nuförtiden att använda OneDrive för företag som gör det enkelt att använda alla dokumentbibliotek offline och automatiskt synkronisera ändringar. OneDrive för företag levereras med Office 2013 och det finns även en fristående version.

Mer information

Bibliotek som har organiserats i mappar har ofta en standardvy som visar alla mappar. Om du vill checka in flera filer i flera olika mappar skapar du en ny vy som "plattar ut" biblioteket så att du kan se alla filer i en vy utan mappar. Det gör du genom att välja Visa alla objekt utan mappar under mappar på sidan Redigera vy. När du ändå håller på kan du öka filgränsen så att du kan se alla filer på en gång genom att öka Antal objekt som ska visas under Objektgräns. Det gör det mycket enklare att i en enda åtgärd markera alla filer du vill checka in.

Obs!: SharePoint Online och Office 365 tillåter för närvarande inte flera filer när du checkar in med moderna läge. Använd klassisk upplevelse genom att klicka på Klassisk SharePoint längst ned i fältet Snabbstart till vänster på skärmen.

Mer information

Om du synkroniserat ett bibliotek med OneDrive för företag kan du fortfarande checka ut filer i webbläsaren. Du kan se den Utcheckad ikonen ikonbild i webbläsare om du vill indikera att filen är utcheckad. Det finns emellertid ikon för inget Utcheckad på filen i den lokala mappen på enheten eftersom den lokala mappen känner inte checka ut / checka in status för fil på SharePoint.

Däremot kan du göra följande i din lokala mapp:

  1. Högerklicka på filnamnet.

  2. Klicka på OneDrive för företag och sedan på Gå till webbläsaren.

Nu kan du snabbt se SharePoint-biblioteket och ut- och incheckningsstatus för alla filer i biblioteket.

Det kan verka udda till ser en fil som har checkats ut av en person, men senast ändrad av någon annan. Det här är normal, som inte får ändras den sista ändrade kolumnen med ett dokument tills någon faktiskt checkar in filen. De Ändrad av kolumn visas vem som har den senaste personen att spara och checka in en fil. När personen checkar in en fil i, den sista kolumnen ändrad uppdateras till den har den senaste checka in.

Jo, typ. När du checkar in ett dokument kan du lägga till en kort kommentar om de ändringar du har gjort. Det här är ett bra sätt för andra att kunna se en sammanfattning av de ändringar du har gjort. Om du skulle behöva redigera en kommentar kan du checka ut dokumentet igen, checka in det igen på en gång, välja Skriv över den aktuella versionen och lägga till ny kommentar i rutan Kommentar.

Den korta versionen är ingen. Det är viktigt att göra ett uttryckligt beslut när du checka in och checka ut filer eftersom båda operationerna viktiga konsekvenserna för andra användare. När du checkar ut Office dokument, till exempel ett Worddokument det gula meddelandefältet och uppmanas kan du spåra status för dokumentet och fatta snabbare beslut. Mer information finns i avsnittet nedan, ska jag aktivera in och utcheckning av filer? i den här artikeln.

Du behöver inte vänta på att de kommer tillbaka.

En webbplats- eller biblioteksadministratör kan använda behörigheten Ignorera utcheckning till att checka in ett dokument eller ignorera en utcheckning av ett dokument av en annan användare. Tänk dock på konsekvenserna av att göra det. Din kollega på semester kanske vill lägga till den lokala kopian med sina ändringar till dokumentet i biblioteket och de två versionerna behöver förenas, antingen manuellt eller med hjälp av jämförelseverktyg, t.ex. de som medföljer Word och Excel.

Mer information

Obs!: Om du använder SharePoint Online eller Office 365 kan du inte checka in flera filer. I så fall kan du försöka växla till klassiskt upplevelsen, längst ned på panelen Snabbstart till vänster på skärmen.

Om du använder SharePoint 2016 eller SharePoint 2013 på lokal, men om du har redigerat och överför många filer på samma gång, kan du markera och checkar in dem alla i på en gång. Men om du ser att kommandot Checka In är inaktiverad, bläddrar du igenom vyn hela biblioteket och kontrollera att du inte har oavsiktligt markerat en redan incheckad fil. Som är den vanligaste orsaken till inaktiverade kommandot Checka In och det är lätt att glömma detta.

Checka in en fil

Kort sagt är ut- och incheckning av filer ett sätt att låsa en fil för en exklusiv redigering och sedan låsa upp den för andra. Tänk på samarbetsformat när ni skapar bibliotek, organiserar era filer och bestämmer hur ni bäst samarbetar. Det finns flera sätt att samarbeta med andra i dokument. Följande tabell hjälper er bestämma vad som är bäst för er.

Samarbetsformat

Typiska användningsområden

Bästa praxis

Informellt

Rutinmässiga gruppdokument, enkel eller oregelbunden redigering, redigeringskonflikter emellanåt

Inaktivera utcheckningskravet (det är standardinställningen för bibliotek). Du kan fortfarande checka ut enskilda filer vid behov.

Samtidig redigering

Enkelt dokumentsamarbete i realtid med Office-produkter på klientdatorer och med hjälp av Office Online

Inaktivera utcheckningskravet och undvik att checka ut en fil då det är inkompatibelt med samtidig redigering

Formellt

Sekventiell kommentering, granskning och godkännande av dokument

Aktivera obligatorisk utcheckning

Här är ytterligare tips om du aktiverar utcheckning i ett bibliotek:

Checka ut fil

  • Undvik att ha filer utcheckade för länge. Kontakta administratören om en anpassad tillägg som flaggar äldre utcheckade filer.

  • Lägg till kolumnen Utcheckad av i standardvyn för biblioteket. På så sätt kan andra lätt kan se vem som har checkat ut ett visst dokument. Även om den här kolumnen inte visas i en vy kan du fortfarande hovra över ikonen Utcheckade ikonbild om du vill se vem som har checkat ut filen.

  • Om du har bråttom med att redigera en utcheckad fil kontaktar du den andra användaren och frågar när han eller hon kan vara klara.

  • Undvik att redigera filer som redan har checkats ut eftersom du kan behöva synkronisera ändringar manuellt eller i värsta fall råka skriva över ändringar.

  • Tänk på att ändringarna inte syns förrän du checkar in filen igen. Om du vill att andra ska kunna se ändringarna innan du är klar kan du checka in dokumentet men behålla det utcheckat tills du är klar.

Mer information

Om du fortfarande har problem eller stöter på oväntade resultat kan det vara dags att lämna in en servicebegäran.

Kontakta supporten för Office 365 för företag.

Vi lyssnar!

Var i den här artikeln till hjälp? I så fall meddela oss längst ned i den här sidan. Om det inte bra berätta för oss vad var förvirrande eller saknas. Ta med din version av SharePoint, operativsystem och webbläsare. Vi använder din feedback för att kontrollera att stegen och uppdatera den här artikeln.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×