Vanliga frågor och svar

Funktionen som beskrivs i det här hjälpavsnittet finns bara tillgängligt om följande versioner av både Office SharePoint Server 2007 och Microsoft Office Enterprise 2007 är installerade: Kinesiska (traditionell), Kinesiska (förenklad), Japanska eller Koreanska.

Kan Gruppgodkännande användas tillsammans med andra arbetsflöden?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 tillhandahåller lösningar som stöder många tänkbara arbetsflöden inom företaget, förutom eApproval. Mer information om arbetsflödeslösningar som stöds finns i hjälpen för dessa lösningar. Gruppgodkännande kan dock inte dela dokumentbibliotek med andra arbetsflödeslösningar eftersom dokumentbiblioteket används exklusivt i Gruppgodkännande. Ett separat dokumentbibliotek som ska användas tillsammans med andra arbetsflödeslösningar måste skapas på gruppwebbplatsen. Mer information finns i hjälpen för arbetsflödena.

Även om du väljer att lägga till andra arbetsflöden på sidan Anpassa mitt godkännande, som är en specifik sida inom lösningen Gruppgodkännande, kommer dessa inte att fungera som de ska.

Gruppen Webbplatssamlingsfunktioner och gruppen Webbplatsfunktioner innehåller båda en knapp som aktiverar lösningen Gruppgodkännande. Vad är skillnaden mellan dessa båda knappar?

Du måste först aktivera lösningen Gruppgodkännande på sidan Webbplatssamlingsfunktioner och sedan på sidan Webbplatsfunktioner för att försäkra att Gruppgodkännande fungerar korrekt.

Om lösningen först aktiveras på sidan Webbplatsfunktioner, kommer inte Gruppgodkännande att fungera korrekt. Om du vill inaktivera Gruppgodkännande följer du instruktionerna i omvänd ordning.

Kan jag ändra skärmkonfigurationen för Gruppgodkännande? Kan jag också skapa och lägga till en ny vy?

Skärmen Gruppgodkännande har konfigurerats så att den visar en överblick av dokument som har skickats av dig eller som väntar på ditt godkännande. På skärmen visas filer i mapparna Föreslaget av mig, För godkännande, Avvisat för mig eller Godkänt av mig, beroende på var filerna befinner sig i godkännandeprocessen. Dessutom visas information om filernas status i varje steg i olika kolumner. Du kan göra nödvändiga, om än begränsade, ändringar av skärmkonfigurationen.

Klicka på Webbplatsåtgärder som visas längst upp till höger på gruppwebbplatsen och klicka sedan på Webbplatsinställningar för att öppna sidan Webbplatsinställningar. Klicka på länken Mitt godkännande för att gå till sidan Mitt godkännande och klicka sedan på Inställningar för mitt godkännande i aktivitetsfältet på sidan. Du kan använda inställningarna under Visa längst ned på den aktiva skärmen när du vill ändra skärmkonfigurationen. En lista över de vyer som används visas. Du kan ändra standardvyn (som är startsidan Mitt godkännande) och välja en annan vy. Om du vill göra det klickar du på vyn, markerar kryssrutan Gör den här vyn till standardvy och klickar sedan på OK. Du kan också skapa en ny vy och använda den som standardvy. Klicka på Ny vy längst ned på skärmen Anpassa mitt godkännande och ange inställningar för vyn. Den nya vyn läggs till i listan. En ny vy måste definieras som standardvy innan den kan användas i Gruppgodkännande.

När du har ändrat standardvyn är sidan Personliga mappar (den gamla standardvyn) inte längre tillgänglig i Gruppgodkännande. Ange den som standardvy om du vill göra den tillgänglig igen.

Obs!: Om du ändrar eller tar bort det befintliga vynamnet finns det risk för att Gruppgodkännande inte längre fungerar korrekt.

Kan jag lägga till en ny kolumn på skärmen?

Du kan inte kan lägga till en ny kolumn som ska visas i standardvyerna (Personliga mappar, För godkännande, Föreslaget av mig, Avvisat för mig och Godkänt av mig). I stället kan du skapa och lägga till en ny vy.

Du kan skapa en ny kolumn i mappen Kolumner på sidan Anpassa mitt godkännande och sedan lägga till den i den nya vyn som skapats i mappen Visa.

Jag har förstått att dokumentbiblioteken i Windows SharePoint Services används i Gruppgodkännande. Kräver detta några speciella administrationsåtgärder?

Det stämmer att dokumentbiblioteken i Windows SharePoint Services används i Gruppgodkännande. Alla dokumentbibliotek innehåller en sida för anpassning av dokumentbiblioteken, så att det ska gå att hantera relevanta inställningar. Precis som i andra dokumentbibliotek kan du använda sidan Anpassa mitt godkännande i Gruppgodkännande när du vill anpassa funktioner. Om du vill gå till sidan Anpassa mitt godkännande klickar du på Mitt godkännande, Inställningar och sedan Inställningar för mitt godkännande på sidan Webbplatsinställningar.

Om du ändrar standardinställningarna för vissa inställningar finns det risk för att Gruppgodkännande inte fungerar som vanligt. Gå till sidan Avancerade inställningar för dokumentbibliotek: Mitt godkännande genom att klicka på Avancerade inställningarAllmänna inställningar och kontrollera att standardinställningarna används för följande inställningar:

  • Vill du tillåta hantering av innehållstyper?      Med inställningen Ja kan flera mallar registreras och användas i Gruppgodkännande. Kontrollera att inställningen Ja används.

  • Öppna webbläsaraktiverade dokument:      Markera kryssrutan Öppna i klientprogrammet så att dokumentet kan öppnas i Microsoft Office Word och Microsoft Office Excel.

  • Vill du tillåta att mappar skapas i detta dokumentbibliotek?      Kontrollera att inställningen Ja används så att nödvändiga mappar kan skapas i Gruppgodkännande.

Kan en Gruppgodkännande-webbplats återställas till en Windows SharePoint Services-webbplats när den har säkerhetskopierats?

Ja, du ska säkerhetskopiera och återställa Gruppgodkännande-webbplatsen utifrån webbprogram. Säkerhetskopiera och återställ alla webbplatser som ställts in för programmet.

Kan jag använda RSS-feeds för Gruppgodkännande?

Gruppgodkännande tillhandahåller en RSS-feed, som är en av de grundläggande funktionerna för dokumentbibliotek i Windows SharePoint Services. Användarna kan prenumerera på RSS-feeds med hjälp av en RSS-läsare för att visa dokumentlistan. Du kan emellertid inte kategorisera dokument utifrån godkännandeprocessens status i RSS-läsaren. Du kan visa dokumentegenskaperna men du kan inte öppna, godkänna eller avvisa dokument med RSS-listan.

Hur återspeglas eventuella organisationsförändringar i Gruppgodkännande, t.ex. en omorganisation och anställda som är lediga eller som har slutat på företaget?

Om en organisation har upplösts och tagits bort kommer filer som lagras i den borttagna organisationens mapp att flyttas och sparas i den överordnade organisationens mapp. Om en organisation byter namn återspeglas ändringen direkt, och ingen manuell kontroll krävs.

Däremot krävs manuell kontroll av administratören vid eventuella ändringar under godkännandeprocessen. Om ett dokument exempelvis har skickats för godkännande och den avdelning som inlämnaren tillhör upphör eller upplöses, lagras dokumentet i mappen Obestämbar i arkivet. Detta beror på att ett dokumentnummer tilldelas när ett dokument skickas, och det numret används sedan för att avgöra i vilken mapp dokumentet ska lagras. När en godkännare tas bort från organisationsschemat innan en ny godkännare har utsetts, skickas ett epostmeddelande till den nya godkännaren om att godkännandeprocessen har avbrutits. Om en godkännare tas bort från organisationsschemat när den nya godkännaren redan hunnit godkänna avbryts inte godkännandeprocessen, men avsändaren får inget meddelande och därför måste ett separat meddelande skickas. I detta fall ligger dokumentet kvar i mappen Föreslaget av mig. Detta innebär att avsändaren eller administratören vid behov måste kontrollera och avbryta godkännandeprocessen och sedan skicka dokumentet för godkännande en gång till.

Jag skapade en distributionsgrupp på en Microsoft Exchange-server när jag skapade rollgrupper. Vad händer om en rollgrupp tas bort eller om medlemmarna ändras? Kommer den här typen av ändringar att återspeglas automatiskt i distributionsgruppen?

Ja. Om du tar bort en rollgrupp tas även tillhörande distributionsgrupp bort. Om du byter namn på en rollgrupp tas den befintliga distributionsgruppen bort och en distributionsgrupp med ett nytt namn skapas. Eventuella ändringar av rollgruppens medlemmar återspeglas direkt i distributionsgruppen, förutsatt att Windows SharePoint Services-administratören även har administratörsbehörighet för Exchange-servern.

Kan jag ta bort en mall som registrerats med Gruppgodkännande?

Ja. Förutsatt att inga dokument som skapats med mallen finns på webbservern när du försöker ta bort den. Alla dokument som skapats med mallen måste tas bort från papperskorgen på webbservern och från arkivet i Gruppgodkännande. Vi rekommenderar att du, i stället för att ta bort mallarna, döljer dem för användarna. Information om hur du kontrollerar om mallarna visas eller inte för användaren finns i avsnittet Visa registrerade mallar

Inga nummer bör saknas i dokumentarkivet när jag granskar de arkiverade dokumenten. Hur kan jag kontrollera dokumentnumren?

Gruppgodkännande innehåller förutom dokumentarkivet även en dokumentloggrapport. Loggrapporten för dokumentnummer är ett praktiskt verktyg som du kan använda för att hantera och granska dokument efter nummer, visa alla numrerade dokument efter avdelning eller för att visa en sammanfattad godkännandelogg för varje dokument.

Du visar rapporten genom att klicka på Loggrapport för Dokument-ID under Administration av Gruppgodkännande på sidan Webbplatsinställningar. Rapporten innehåller en lista över alla organisationer som registrerats med organisationsschemat tillsammans med information om vilka dokument som skickats. Om du klickar på plustecknet (+) bredvid en organisation visas alla dokument efter dokumentnummer. Om du klickar på plustecknet (+) bredvid ett dokument visas dokumentets informationspost. Siffran inom parentes () visar antal dokumentförekomster efter status, och kan därför vara högre än antalet dokument.

Du kan också visa loggrapporten i ett annat format om du vill. Klicka på Åtgärder i aktivitetsfältet på sidan Loggrapport för Dokument-ID och klicka på Redigera i datablad eller Exportera till kalkylblad för att konvertera rapporten till kalkylblads- eller databladsformat. Arbeta med den konverterade informationen efter behov. Observera att dokumentloggrapporten blir ogiltig om du tar bort eller redigerar informationen.

Hur använder jag avisering via e-post?

Gruppgodkännande är en elektronisk lösning för godkännandeprocesser som skapats av Microsoft och som baseras på Windows SharePoint Services-teknik, som innerhåller en aviseringsfunktion som är kopplad till e-postsystemet. Mer information om hur du använder epostaviseringsfunktionen finns i hjälpen för Windows SharePoint Services.

När du har konfigurerat e-postaviseringsfunktionen meddelas inlämnarna och godkännarna automatiskt om godkännandeförfrågningar eller godkännandestatus och får även e-postmeddelanden när godkännandeprocessen är avslutad. Om du använder Exchange Server kan du skapa och hantera en distributionsgrupp för rollgrupper i Gruppgodkännande. Mer information finns i avsnittet Skapa rollgrupper.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×