Välja och använda Access 2007-mallar

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I den här artikeln

Översikt

Steg 1: Välj en mall

Steg 2: Anpassa en sidmall

Steg 3: Lägga till data i en ny databas

Steg 4: Söka efter poster


Översikt

Microsoft Office Access innehåller en rad professionellt utformade databasmallar, så att det blir enklare att komma igång med en databas direkt. Varje mall är en komplett helhetslösning som du antingen kan använda utan ändringar eller anpassa efter dina behov. I varje mall finns det fördefinierade tabeller, formulär, rapporter, frågor, makron och relationer som kan ge dig idéer om hur du kan anpassa din egen databas.

Dessutom kan du enkelt hämta andra Access-databasmallar från webbplatsen Microsoft Office Online Web genom att klicka på länkar i Access. När du har valt en mall och anpassat den så att den passar dig kan du lägga till data och börja bläddra i posterna.

Steg 1: Välja en mall

Du kan antingen välja någon av mallarna som installeras med Access eller söka efter en mall online.

Välja en installerad mall

  1. Klicka på Lokala mallar under Mallkategorier i fönstret Komma igång med Microsoft Office Access.

    Lista över tillgängliga mallar   

Mall

Använd den här typen om du vill

Tillgångar

Håll koll på tillgångar, till exempel detaljerad information om tillgångar och ägare. Du kan ordna tillgångar i kategorier och registrera skick, inköpsdatum, plats och ägare.

Kontakter

Hantera information om personer som ditt team samarbetar med, till exempel kunder och partner. Du kan spåra namn- och adressinformation, telefonnummer, e-postadresser och även lägga till en bild.

Händelser

Håll koll på kommande möten, tidsgränser och andra viktiga händelser. Du kan registrera en rubrik, plats, start- och sluttid och beskrivning, och dessutom bifoga en bild.

Fakultet

Hantera viktig information om fakultetspersonal, till exempel telefonnummer, adresser, kontaktinformation vid nödfall och anställningsinformation.

Ärenden

Hantera och håll koll på en mängd ärenden eller problem. Du kan tilldela, prioritera och följa upp ett ärendes förlopp från början till slut.

Marknadsprojekt

Hantera information om ett marknadsföringsprojekt och dess schema, och håll koll på resultat.

Projekt

Hantera uppgifter och håll koll på budgeten för ett eller flera projekt.

Försäljningsförlopp

Övervaka hur försäljningen går inom en liten grupp säljare.

Elever

Hantera information om elever, till exempel kontaktpersoner vid nödfall, medicinsk information och information om vårdnadshavare.

Uppgifter

Hanterar en grupp med arbetsuppgifter som du eller din arbetsgrupp måste utföra.

Northwind 2007

Skapa ett spårningssystem för beställningar. Du måste ta bort de exempeldata som finns i databasen.

  1. Klicka på den mall som du vill använda som grund för databasen.

  2. Skriv in ett namn på databasen i rutan Filnamn.

  3. Klicka på filikonen bredvid rutan Filnamn om du vill välja en viss plats för den nya databasen.

    Tips: Om du vill länka databasen till en Windows SharePoint Services-webbplats markerar du kryssrutan Skapa och länka databasen till en Windows SharePoint Services-webbplats.

  4. Klicka på Skapa.

Den nya databasen är nu klar att användas, och du kan anpassa den om du vill.

Välja en onlinemall

  1. Gör något av följande i fönstret Komma igång med Microsoft Office Access:

    • Om du vill söka efter alla aktuella onlinemallar klickar du på Aktuellt under Mallkategorier och väljer sedan den mall som du vill använda.

    • Om du vill välja en onlinemall med ett tema klickar du på ett tema under Från Microsoft Office Online och väljer sedan den mall som du vill använda.

  2. Skriv in ett nytt namn på mallen i rutan Filnamn och klicka sedan på filikonen bredvid textrutan om du vill välja en viss plats för den nya databasen.

  3. Klicka på Hämta.

Tips: Om du vill länka databasen till en Microsoft Windows SharePoint Services-webbplats markerar du kryssrutan Skapa och länka databasen till en Windows SharePoint Services-webbplats.

Den nya databasen är nu klar att användas, och du kan anpassa den om du vill.

Överst på sidan

Steg 2: Anpassa en mall

När du har valt en databasmall kan du anpassa den efter dina behov. En databas som skapats från en mall innehåller en rad inbyggda, fördesignade tabeller, formulär och rapporter som du kan arbeta med direkt. När du skapar en databas från en mall skapas tabellerna och andra objekt som behövs för det syfte som mallen är avsett för. I vissa fall är databasstrukturen i mallen avancerad och du kan behöva anpassa vissa delar av strukturen. Om du ändrar layouten på de tabeller som ingår måste du se till att du inte gör befintliga relationer ogiltiga. Om du upptäcker att du behöver göra stora ändringar i mallens struktur kan det vara enklare att börja med en tom databas.

När du anpassar en mall ska du försöka undvika att byta namn på fält eller tabeller. De här fälten och tabellerna kan användas i andra databasobjekt, till exempel formulär och rapporter, och om du byter namn på dem kanske andra databasobjekt som refererar till eller är beroende av de här fält- eller tabellnamnen inte fungerar som de ska. Innan du byter namn på en tabell i navigeringsfönstret, eller byter namn på ett fält i databladsvyn eller designvyn, bör du kontrollera att funktionen Autokorrigering av namn är aktiverad. Med funktionen Autokorrigering av namn sprids namnändringar i fält, tabeller, formulär eller rapporter automatiskt till andra objekt i databasen. Inställningen Autokorrigering av namn är vanligtvis aktiverad som standard i alla nya databaser.

Anpassa ett formulär eller en rapport

Du kan anpassa en mall för ett formulär eller en rapport på flera olika sätt. Du kan till exempel ändra formatet på ett formulär genom att öppna det i layoutvyn och sedan välja ett nytt format i gruppen Autoformat (på fliken Format). Du kan även anpassa ett formulär eller en rapport genom att lägga till nya fält. När du lägger till ett nytt fält i ett formulär eller en rapport skapar du en kontroll i formuläret eller rapporten. Om du vill anpassa befintliga kontroller i en mall kan du ändra egenskaperna för de kontrollerna.

Lägga till en ny kontroll i ett formulär eller en rapport

  1. Högerklicka på formuläret eller rapporten där du vill lägga till kontrollen i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.

  2. Klicka på fliken Design.

  3. Klicka på den kontroll som du vill lägga till i gruppen Kontroller och klicka sedan på Använd kontrollguider.

    Kommandot Använd kontrollguider i gruppen Kontroller

  4. Skapa och anpassa den nya kontrollen med hjälp av instruktionerna i guiden.

Mer information om hur du skapar formulär och rapporter finns under länkarna i avsnittet Se även.

Ändra en kontroll

Du kan anpassa hur en befintlig kontroll visas i ett formulär eller en rapport. Om du vill ändra visningsformatet ändrar du egenskapen Format för ett fält. Egenskapen Format för fältet ärvs sedan automatiskt av kontroller som baseras på det fältet i nya formulär och rapporter som du skapar.

Ange visningsformat i databladsvyn

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Öppna databasen som innehåller den kontroll som du vill ändra i dialogrutan Öppna.

  3. Dubbelklicka på tabellen som innehåller det fält som du vill formatera i navigeringsfönstret.

    Tabellen öppnas i databladsvyn.

  4. Klicka i fältet som du vill ange visningsformat för.

  5. Klicka på pilen i den nedrullningsbara listrutan bredvid Format på fliken datablad i gruppen datatyp och formatering och välj ett format. Bild på menyfliksområdet i Access med grupperna Datatyp och Formatering

    Fältet visas med det nya visningsformatet.

Ange visningsformat i designvyn

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Öppna databasen som innehåller den kontroll som du vill ändra i dialogrutan Öppna.

  3. Högerklicka i navigeringsfönstret på tabellen som innehåller fälten vars visningsformat du vill ändra och klicka sedan på Design.

    Tabellen öppnas i designvyn.

  4. Klicka i fältet som du vill ange visningsformat för.

  5. Välj ett visningsformat i listan Format under Fältegenskaper på fliken Allmänt.

  6. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.

Överst på sidan

Steg 3: Lägga till data i den nya databasen

När du har valt en mall och anpassat den kan du lägga till data i databasen antingen genom att importera eller länka till externa data.

Importera data

Du kan importera data i flera olika format, till exempel Excel-arbetsböcker, Windows SharePoint Services 3.0-listor, Outlook-adressböcker eller andra Access-databaser.

  • Klicka på kommandot för det typ av fil som du vill importera i gruppen Importera på fliken Externa data.

    Kommandoknappar i gruppen Importera

    Meddelanden: 

    • Om det inte visas någon ikon för den typ av data som du vill importera klickar du på Mer och följer sedan instruktionerna i dialogrutan Hämta externa data.

    • Om du fortfarande inte kan hitta ett kommando för att importera externa data kan du behöva starta programmet som du skapade informationen i från allra första början (detta gör du utanför Access) och använder sedan det programmet för att spara data i ett vanligt filformat (till exempel en avgränsad textfil). Gå sedan tillbaka till Access och använd något av kommandona för externa data för att importera informationen.

  • På den sista sidan i guiden kanske du uppmanas att spara uppgifterna i importstegen. Det kan vara bra att spara informationen om du ska importera data från samma datakälla senare. Markera kryssrutan Spara importsteg, ange uppgifterna och klicka sedan på Spara import. Nu kan du göra om samma import när som helst genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa data. Om du inte vill spara uppgifterna om importåtgärden klickar du på Stäng.

Länka till data

När du länkar till data fortsätter data att lagras på den ursprungliga platsen och visas som en länkad tabell i den nya databasen. För de flesta filformat innebär detta att du kan visa och ändra data genom att använda antingen Access eller det ursprungliga programmet där data skapades, eftersom båda arbetar med samma fysiska data. Men om data lagras i en Excel-arbetsbok kan du enbart visa länkade data i Access – du kan inte ändra dem. Om du vill ändra data i en länkad arbetsbok måste du använda Excel.

    1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

    2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

    3. Klicka på kommandot för den typ av fil som du vill länka till i gruppen Importera på fliken Externa data. Om du till exempel länkar till data i en Excel-arbetsbok klickar du på Excel. Om det inte visas någon ikon för den typ av data som du vill länka till klickar du på Mer.

      Dialogrutan Hämta externa data öppnas.

      Obs!: Om du fortfarande inte kan hitta ett kommando för att importera externa data kan du behöva starta programmet (detta gör du utanför Access) som du skapade informationen i från allra första början, och använder sedan det programmet för att spara data i ett vanligt filformat (till exempel en avgränsad textfil). Gå sedan tillbaka till Access och använd något av kommandona för externa data för att länka till informationen.

    4. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data om du vill söka efter källdatafilen, eller skriv den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn.

    5. Klicka på önskat alternativ under Ange hur och var data i den aktuella databasen ska lagras.

      En guide startar för de flesta filformat. Om du länkar till data i en Access-databas visas dialogrutan Importera objekt. Gör dina val i dialogrutan Länka tabeller och fortsätt till steg 7. Annars fortsätter du till steg 6.

    6. Slutför stegen i guiden. Exakt vilka det är beror på vilka alternativ du väljer.

Överst på sidan

Steg 4: Hitta poster

När du har importerat data i databasen behöver du kunna hitta specifika poster på ett effektivt sätt. Du kan använda verktygsfältet i nederkanten av databasen när du vill hitta poster.

Navigeringsknappar

Använd navigeringsknapparna för att hitta poster i en tabell eller vy.:

Navigeringsknappen

Används för att gå till

1.

Första posten

2.

Föregående post

3.

Specifik post – Klicka i textrutan, skriv in numret på posten och tryck sedan på RETUR när du vill visa posten. Posternas nummer räknas i tur och ordning från början av formuläret eller databladet.

4.

Nästa post

5.

Sista posten

6.

Ny (tom) post

7.

Filter – Den här indikatorn visas om ett filter används. Om inget filter används eller om alla filter har rensats, visas indikatorn Inget filter.

8.

Sökruta – Ange text i rutan Sök, så markeras det första matchande värdet i realtid när du skriver in tecknen. Använd den här funktionen när du vill söka efter en post snabbt.

Ytterligare alternativ för att hitta poster

Du kan också hitta poster på något av följande sätt.

Gå till en specifik post

Söka efter en specifik post

Filter för att visa specifik uppsättning poster

Utföra en anpassad sökning med hjälp av en fråga

Gå till en specifik post

Vissa mallar innehåller formulär där du kan välja att visa en viss post genom att använda en Gå till-listruta. I formuläret Kontaktinformation i mallen Kontakter och formulären Projekt och Uppgifter i mallen Marknadsprojekt finns till exempel det här alternativet. Du kan använda det här alternativet om du vill visa en specifik post från en nedrullningsbar listruta. Om det finns en sådan visas rutan Gå till i den övre vänstra delen av formuläret.

  1. Klicka på pilen bredvid Gå till-listan.

    Rutan Gå till

  2. Klicka på den post som du vill visa.

Söka efter en viss post

Använd fliken Sök i dialogrutan Sök och ersätt när du vill söka efter vissa poster. Du kan söka i ett visst fält eller i hela tabellen eller vyn.

Obs!: Du kan bara använda dialogrutan Sök och ersätt om tabellen eller vyn innehåller data.

  1. Öppna tabellen som du vill söka i och klicka sedan på det fält som innehåller den post som du vill hitta.

  2. Klicka på Sök i gruppen Sök på fliken Start.

    Kommandoknappen Sök

  3. Skriv in sökvillkoret i rutan Sök efter i dialogrutan Sök och ersätt.

  4. Markera Alla i listan Sök och sedan på Sök nästa.

Mer information om hur du använder dialogrutan Sök och ersätt finns under länkarna i avsnittet Se även.

Filtrera för att visa endast en viss uppsättning poster

Du kan aktivera eller inaktivera ett filter så att du enkelt kan växla mellan filtrerade och ofiltrerade vyer av samma data.

Du kan använda ett filter om du vill begränsa de poster som visas till enbart de som matchar villkoret. Om du använder ett filter blir det enklare att hitta önskade poster. Om du till exempel snabbt vill begränsa posterna som visas högerklickar du i ett fält vars värde du vill matcha och väljer sedan något av alternativen Lika med, Inte lika med, Innehåller eller Innehåller inte.

  • Öppna tabellen eller formuläret som du vill lägga till ett filter i.

  • Kontrollera att tabellen eller formuläret inte redan är filtrerat genom att klicka på Avancerat i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data och sedan klicka på Ta bort alla filter. Om det kommandot inte är tillgängligt används inget filter.

    Gruppen Sortera och filtrera

  • När du vill använda ett filter klickar du på det fält som du vill filtrera efter och klickar sedan på Filter i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start. Sedan väljer du ett filtreringsalternativ.

  • Om du vill använda ett filter som baseras på ett urval, öppna en tabell eller ett formulär och navigera till den post som innehåller det värde som du vill använda som en del av filtret. Klicka på i fältet. Klicka på markering på fliken Start i gruppen Sortera och filtrera och sedan på det filter som du vill använda.

  • Om du vill använda ett filter som är baserade några, markera de tecken som du vill använda. Klicka på markering på fliken Start i gruppen Sortera och filtrera och sedan på det filter som du vill använda.

Mer information om hur du använder ett filter finns under länkarna i avsnittet Se även.

Göra en anpassad sökning med hjälp av en fråga

Du kan använda frågor för att utföra anpassade sökningar, tillämpa anpassat filter och sortera poster. Frågor kan sparas och återanvändas och de kan användas för att skapa formulär och rapporter. Du kan också använda en fråga för att hitta bara de tabell poster som du är intresserad av. Typen av frågor som du skapar beror på posterna som du vill ska returneras och om du vill göra något med resultatet.

  1. Gå till fliken Skapa i gruppen Annat och klicka på Frågeguiden.

    Kommandot Frågeguiden i gruppen Annat

  2. Följ stegen i frågeguiden.

Mer information om hur du skapar frågor finns under länkarna i avsnittet Se även.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×