Utveckla praktiska, genomförbara och trovärdiga kvalitetsstandarder

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Av Lonnie Pacelli

En av mina tidigare klienter hade en stor IT-organisation som var djup engagerad i kvalitetshantering. IT-direktören bestämde att varje projekt skulle ha en kvalitetschef för att säkerställa att projektet följde godkända standarder. När min grupps projekt startade gav kvalitetschefen oss en lång lista med standarder. När vi tittade igenom standarderna tycktes många av dem inte gälla för vårt projekt eller också var de så vaga att vi inte förstod hur de skulle används. Många som arbetade med projektet avfärdade kvalitetsstandarderna som slöseri med tid och struntade helt enkelt i dem. Andra försökte att förstå på vilket sätt standarderna gällde för projektet och gjort ett tappert försök att följa dem. Men även om vårt projekt klarade kvalitetsgranskningen var det här en störning för gruppen och bidrog inte med något mervärde.

Kvalitet spelar roll

Trots den här upplevelsen är jag fortfarande en stark förespråkare för kvalitetsstandarder. De är till oerhört stor hjälp för att infria förväntningar under produktutvecklingen och ifall produkten måste modifieras. Men kvalitetsstandarderna ska inte få ett eget liv där det krävs allt mer arbete för att uppfylla en viss standard utan att det finns något definierat, tillhörande värde. Ja, kvalitetsstandarder behövs och projekten ska följa dem. Men standarderna måste vara tillgängliga för alla, praktiska, uppnåbara och trovärdiga. Vad som är viktigare är att gruppen måste kunna se det värde som kvalitetsstandarderna tillför. Om värdet inte går att förstå eller visa kommer en projektgrupp att få det svårt med att tro på och implementera den önskade kvaliteten.

Överst på sidan

Riktlinjer för att utveckla kvalitetsstandarder

Hur inför man praktiska, genomförbara och trovärdiga kvalitetsstandarder? Fundera över följande riktlinjer innan du sätter igång:

  • Ta reda på om det redan finns kvalitetsstandarder i organisationen.    Om du arbetar i en stor organisation är det möjligt att någon redan har utvecklat kvalitetsstandarder för den typ av projekt som du hanterar. Fråga medarbetare, chefer och andra intressenter om nödvändiga standarder redan finns. Om du hittar några bör du överväga att välja dem eller använda dem som utgångspunkt.

  • Tillsätt ett kvalitetsstandardråd.     Sätt samman en grupp utifrån intressentgrupper som berörs av det projekt du hanterar. Målet här är inte att dela arbetsbelastningen med den här gruppen utan att använda dem som rådgivare för att säkerställa att de kvalitetsstandarder som du definierar får det syfte som du tänkt dig.

  • Förstå hur dina intressenter uppfattar kvalitet.    Genomför intervjuer med varje intressentgrupp för att förstå förväntningarna på slutprodukterna. För IT-kvalitetsstandarder kan du till exempel diskutera förväntningar med chefer som arbetar med användbarhet och produktionsstöd eller andra nyckelrådgivare. Fråga dem vad de anser behövs för att leverera ett lyckat projektet. Du kanske tycker att det här är en självklar fråga, men vissa svar kan ge dig perspektiv gällande intressenternas värderingar och även sådant som inte är viktigt för dem. Underskatta inte nyttan med dessa intervjuer: de kan hjälpa till att justera in din uppfattning om kvalitet med den uppfattning som dina intressenter har.

  • Utgå från en mall.     Det går att hitta många vanliga kvalitetsplaner och -mallar, så du behöver inte börja med ett tomt ark. Välj en bra, robust mall med alternativ som du kan välja bland som gäller för din organisation och ditt projekt.

  • Ta fram en följd för varje kvalitetsstandard.    Jag brukar kalla det här för "Vem bryr sig?"-testet. För varje standard som du identifierar tar du fram en logisk, genomtänkt följd som inträffar om den inte uppfylls. Om du och rådet inte kan identifiera ett realistiskt utfall, eller om följden är underordnad, bör du fundera på att ändra eller ta bort standarden. Det är alltför enkelt att ta med allt möjligt i listan över kvalitetsstandarder. Mer är inte alltid bättre, så se till att fokusera på det viktigaste.

  • Utvärdera kvalitetsstandarderna precis som du utvärderar andra delar av projektet när du slutfört det.    Att införa praktiska standarder är ett bra första steg mot att uppfylla dina intressenters förväntningar. Så för att säkerställa att dina kvalitetsstandarder fortsätter att ge utdelning är det viktigt att inkludera en regelbunden granskning efter projektets slutförande. Ställ frågor som:

    • Ignorerades några kvalitetsstandarder? Om så var fallet, var konsekvensen betydande?

    • Utformades produkten med kvalitetsstandarderna i åtanke, eller tillämpades de efter att produkten utformats och behövde testas?

    • Tog gruppen kvalitetsstandarderna på allvar eller följde de riktlinjerna för att de var tvungna till det?


      Att få god förståelse för olika projektgruppers syn på kvalitetsstandarderna kan hjälpa dig att förbättra dessa åtgärder och med tiden kommer de att utvecklas tillsammans med din organisation.

Överst på sidan

Sammanfattning

Kvalitetsstandarder är en viktig del av projekthanteringsmetoden. För att åtgärder ska vara effektiva måste de vara praktiska, trovärdiga och genomförbara. Om du skapar kvalitetsstandarder som inte är realistiska kommer dina projektgrupper att leta efter kryphål eller ignorera dem helt och hållet.

Överst på sidan

Om författaren     Lonnie Pacelli är företagsägare, konsult och författare med över 20 års erfarenhet av projekthantering. Han har arbetat med företag på Fortune 500-listan, bland annat Microsoft, Accenture, Motorola, Hughes Electronics, AT&T och Northrop Grumman, och framgångsrikt hanterat projekt från installation av komplexa IT-system till små processförbättringar. Han är för närvarande VD för Banzai Sushi i Seattle. Lonnie är författare till The Project Management Advisor: 18 Major Project Screw-ups and How to Cut Them Off at the Pass (Prentice Hall, 2004), The Truth About Getting Your Point Across (Prentice Hall, 2006) och Leadership Made Simple (Amazon.com, 2006).

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×