Utvärdera ändringsbegäranden

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Av Jane Suchan, PMP

Okontrollerade ändringar är projektledarens värsta fiende.     Därför kan en grundlig ändringshanteringsprocess vara projektledarens bästa vän. Genom att etablera den här typen av process kan du leverera det kunden begärt, inom utsatt tidsram och inom överenskommen budget. Utan ändringskontroll blir projektets omfattning ett rörligt mål och du riskerar att missa en eller flera av projektets framgångsfaktorer. Möjligheten att hantera och kontrollera ändringar, särskilt ändringar av projektets omfattning, är en förutsättning för att uppnå mål och en typisk resultatindikator för projektledaren. Projektändringar är oundvikliga och du måste vara beredd på att behöva ta itu med dem när – inte om – de inträffar.

Skapa balans mellan ändringshantering och byråkrati

En viktig utmaning för projektledaren är att lyckas balansera behovet av att styra projektändringar och samtidigt undvika onödig byråkrati. Frågan är: Var är brytpunkten? Eftersom varje projekt är unikt varierar den punkt då ändringskontrollen inte längre tillför något värde utan blir till ren byråkrati från projekt till projekt.

Några av dina intressenter, eller kanske dina teammedlemmar, kanske tror att ditt syfte med att införa ändringskontrollen är att undvika de så fruktade, okontrollerade ändringarna av projektets omfattning, och att du kanske inte vill vara flexibel och göra det som är bäst för kunden och företaget. Det är dags att förkasta denna föreställning. Förklara att vad du gör är raka motsatsen: du implementerar en effektiv process för en konsekvent utvärdering av begärda ändringar. Om en ändring bedöms vara en bra idé finns det redan etablerade processer på plats om det behövs.

Överst på sidan

Projektets ändringshanteringsplan

En ändringshanteringsplan för ett projekt beskriver vad som händer när avvikelser inträffar och hjälper dig att agera snabbt. Planens avsikt är inte att förhindra ändringar, utan snarare att definiera en process som tydliggör hur ändringar ska kommuniceras, hur beslut ska fattas och hur projektet ska justeras.

Överst på sidan

Implementera ändringskontroll

Du bör upprätta ändringskontrollprocessen redan när du skapar originalplanen för viktiga slutprodukter, t.ex. affärsbehov och schema. Projektgruppen och intressenter – och alla andra som påverkas av ändringar i projektet – bör granska och godkänna ändringshanteringsplanen innan den tillämpas.

Kraven vid små ändringar som har liten inverkan på projektets övergripande resultat är mindre än för ändringar i affärskrav eller viktiga milstolpar i schemat. Projektets ändringshanteringsplan måste definiera när en formell begäran om projektändringar krävs. Till exempel:

  • Vilka tröskelvärden gäller för schema- och budgetändringar?

  • Finns det några ändringar som alltid kräver en ändringsbegäran?

  • Vilka ändringar kan ändringshanteringsprocessen hoppa över?

Ett varningens ord här: ofta är det många små ändringar som orsakar skadan, i stället för de stora, uppenbara. Ha följande i åtanke när du definierar kriterier för en projektändringsbegäran. Exempelvis bör din ändringshanteringsplan definiera kategorier för en ändringsbegäran, t.ex. vad som betraktas som stora och mindre ändringar:

  • Stora ändringar    Dessa ska dokumenteras som en projektändringsbegäran. Stora projektändringar:

    • Påverkar viktiga krav eller arbetsuppgifter och försenar avsevärt milstolpar eller projektets slutdatum med en viss tid i procent eller i varaktighet. Kriterierna för stora ändringar bör definieras för varje projekt.

    • Kräver extra finansiering (i dollar eller procent av budgeten). Även här bör beloppet definieras för varje projekt.

  • Mindre ändringar    Dessa rutinmässiga ändringar kräver ingen projektändringsbegäran. Mindre ändringar:

    • Påverkar inte planen märkbart. De försenar inte slutdatumet för milstolpar och uppgifter med projektberoenden.

    • Har ingen negativ ekonomisk effekt. Ingen avvikelse i projektbudgeten uppstår till följd av dessa ändringar.

Överst på sidan

Tips för att utvärdera ändringsbegäranden

Projektets ändringshanteringsplan bör också innehålla information om hur ändringsbegäranden utvärderas. Det är viktigt att kriterierna för den här utvärderingen fastställs innan de behövs så att ingen tid krävs för att få allas samtycke. Dessa parametrar bidrar till bättre balans med övergripande affärsmål och affärsfördelar.

Här är några vanliga frågor som du bör tänka på när du utvärderar en ändringsbegäran:

  • Förändrar eller tillför den här ändringen något till affärskraven?

  • Finns det någon annan lösning eller är ändringen nödvändig för projektets framgång?

  • Kräver den här ändringen mer finansiering?

  • Kommer ändringen att försena projektets slutdatum?

  • Leder den här ändringen till viktiga affärsfördelar som gör det värt att genomföra ändringen även om den kan ha en negativ inverkan på projektet?

  • Bör ändringen genomföras nu eller är det bättre att skjuta upp den? Kommer fördröjningen att kosta mer för företaget i slutändan?

  • Har alla berörda intressenter tagits i åtanke, och står de bakom ändringen?

  • Finns det avtalsaspekter som måste beaktas? Finns det till exempel risk för att åtaganden med fristående leverantörer inte uppfylls på grund av den här ändringen?

Överst på sidan

Godkänna en projektändringsbegäran

Det är också viktigt att definiera vem som kan godkänna – eller inte godkänna – begärda ändringar. Det är vanligt att definiera olika behörighetsnivåer så att rutinmässiga ändringar kan hanteras effektivt, samtidigt som viktiga ändringar hanteras på lämplig nivå.

När en föreslagen ändring påverkar omfattningen av projektet bör du betrakta den som ett affärsbeslut som kräver projektsponsorns godkännande. Om omfattningen inte påverkas kan projektteamet och projektsponsorn besluta att projektledaren har behörighet att godkänna ändringen inom vissa gränser. För vissa projekt upprättas en kommitté för ändringskontroll som samlas regelbundet för att diskutera och godkänna ändringsbegäranden. Det kan finnas olika kommittéer i organisationen, som hanterar olika typer av ändringsbegäranden. En teknisk kommitté kan till exempel granska tekniska problem.

Ett enkelt sätt att sammanfatta riktlinjerna för godkännande av ändringsbegäranden är i en tabell som den nedan, som baseras på ett exempelprojekt:

Typ av ändring

Allmän beskrivning

Kriterier

Godkännare

Krävs en projektändringsbegäran?

Stor

Representerar en viktig ändring i projektets omfattning, schema eller budget

Tillägg av ett nytt krav eller utökning av ett befintligt affärskrav

Schemalägg en fördröjning på mer än 14 dagar eller så försenas projektets slutdatum

Kräver ytterligare finansiering på 100 000 SEK eller mer

Kommitté för projektändringskontroll

Ja

Stor

Representerar en ändring av projektets omfattning, schema eller budget

Förtydligande av affärskrav

Schemalägg en fördröjning på mindre än 14 dagar som inte påverkar projektets slutdatum

Kräver ytterligare finansiering på mindre än 100 000 SEK

Projektledare

Ja

Mindre

Rutinmässig ändring med liten eller ingen inverkan på projektet

Påverkar inte datum för milstolpar

Inverkan på projektets budget är mindre än X SEK eller X %

Projektledare

Nej

Överst på sidan

Den stora belöningen

Projektteam är alltid ivriga att sätta igång med själva projektarbetet, ibland på bekostnad av en effektiv planering. Det är frestande att ta genvägar och förutsätta att ni kan lista ut saker under projektets gång. En välutvecklad ändringskontrollprocess som finns på plats redan innan ändringarna uppstår kan verkligen löna sig och leda till bättre övergripande projektresultat. Genom att avlägsna subjektiviteten i ändringskontrollprocessen kan projektteamet hantera fluktuationer effektivt. En väl genomtänkt, detaljerad ändringshanteringsplan som har godkänts av projektets teammedlemmar och intressenter sparar tid och pengar, något som en projektledare aldrig kan ha tillräckligt av.

Överst på sidan

Om författaren     Jane Suchan är programansvarig med erfarenhet av att leda företagsprojekt och att utveckla projektledningsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington (USA).

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×