Utforma anpassade arbetsflöden med SharePoint Designer

Microsoft Office SharePoint Server 2007 innehåller färdiga arbetsflöden för några av dina vanligaste företagsprocesser som att samla in feedback på ett dokument eller cirkulera ett dokument för godkännande.

Men din arbetsgrupp använder kanske en process som kräver mer än vad det fördefinierade arbetsflödet kan erbjuda? Du behöver kanske ett arbetsflöde som klarar mer än bara processer för godkännande och feedback, och utför andra uppgifter som att kopiera dokumentet till ett annat bibliotek när det är klart för publicering.

Med Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kan du utforma anpassade arbetsflöden som utökar dina SharePoint-webbplatser med programlogik utan någon kod. Med arbetsflödesdesignern skapar du regler som associerar villkor och åtgärder med objekt i listor och bibliotek i SharePoint. Om objekt i listor eller bibliotek ändras utlöser det åtgärder i arbetsflödet.

Obs!: I den här artikeln finns referenser till en SharePoint-exempelwebbplats som har skapats av Adventure Works. Adventure Works är ett påhittat företag som tillverkar cyklar, cykeldelar och cykeltillbehör.

Gruppen som svarar för teknisk dokumentation hos Adventure Works skapade ett anpassat arbetsflöde. Arbetsflödet för godkännande i Office SharePoint Server 2007 tilldelar en uppgift med alternativen Godkänn eller avvisa. Men gruppens redigerare Martin Bankov ville utföra sina uppgifter mer flexibelt och funktionellt. Med hjälp av arbetsflödesdesignern i Office SharePoint Designer 2007 skapade Martin ett arbetsflöde med följande alternativ:

  • Godkänn och publicera

  • Godkänn men cirkulera till juridiska avdelningen för granskning

  • Avvisa och returnera till författaren

De olika alternativen utlöser olika åtgärder i det anpassade arbetsflödet.

Skapa regelbaserade arbetsflöden

Med Office SharePoint Designer 2007 kan du skapa arbetsflöden som baseras på regler. I arbetsflödesdesignern väljer du vilken händelse som ska utlösa arbetsflödet. Sedan specificerar du vilka åtgärder du vill att arbetsflödet ska utföra och kan också identifiera under vilka villkor åtgärderna ska utföras. Dessutom kan ett arbetsflöde innehålla många steg och på så sätt utvärdera och behandla flera uppsättningar med villkor och åtgärder.

När du förstår hur ett arbetsflöde är uppbyggt kan du enkelt skapa ett anpassat arbetsflöde. Det här är de grundläggande byggstenarna:

  • Händelser    En händelse påbörjar eller initierar ett arbetsflöde. Ett anpassat arbetsflöde är alltid anslutet till en lista eller ett bibliotek. När du skapar arbetsflödet väljer du vilken lista det ska anslutas till. En händelse i den listan påbörjar arbetsflödet. Det finns tre händelser som kan påbörja ett arbetsflöde: (1) Ett objekt skapas; (2) ett objekt ändras; eller (3) en deltagare i ett arbetsflöde klickar på start-knappen på arbetsflödets initieringsformulär.

  • Åtgärder    En åtgärd är den mest grundläggande arbetsenheten i ett arbetsflöde. Office SharePoint Designer 2007 innehåller en uppsättning färdiga återanvändbara komponenter som du kan använda i ditt arbetsflöde. Ditt arbetsflöde kan till exempel skapa, kopiera, ändra eller ta bort objekt från en lista (eller filer i ett bibliotek), checka in eller ut objekt, skicka ett e-postmeddelande och skapa en uppgift åt någon i uppgiftslistan.

  • Villkor    När du skapar ett arbetsflöde kan du göra en regel som upprättar ett villkor så att arbetsflödet endast utför associerade åtgärder om villkoret uppfylls. Office SharePoint Designer 2007 erbjuder flera färdiga återanvändbara villkor som du kan införliva i ditt arbetsflöde. Du kan till exempel specificera att arbetsflödet ska utföra associerade åtgärder endast om ett objekt har skapats eller modifierats under ett fastställt tidsintervall, eller om det har skapats eller modifierats av en viss person.

  • Steg    Ett arbetsflöde består av ett eller flera steg. Varje steg kan innehålla ett antal åtgärder och associerade villkor. Stegen låter dig gruppera villkoren och åtgärderna så att en uppsättning regler (villkor och åtgärder) kan utvärderas och utföras före en andra uppsättning.

Ditt arbetsflöde blir mer dynamiskt och flexibelt om du lägger till ett initieringsformulär eller ett anpassat aktivitetsformulär till arbetsflödet. Du kan använda ett formulär om du vill samla in information från deltagarna i ett arbetsflöde på fördefinierade tider i arbetsflödet och om du vill att deltagarna ska kunna samverka med uppgifterna i det arbetsflödet. Du skapar formulären genom att använda guider och Office SharePoint Designer 2007 genererar formulären automatiskt när du har skapat arbetsflödet.

Det anpassade arbetsflödet för gruppen som svarar för teknisk dokumentation kräver till exempel tre olika godkännandealternativ. Varje alternativ utlöser olika åtgärder i arbetsflödet. När Martin utformar ett arbetsflöde använder han guiden Anpassad uppgift och skapar ett anpassat aktivitetsformulär som du kan se i exemplet.

Dialogrutan Lägg till fält i guiden

När Martin har skapat arbetsflödet genererar Office SharePoint Designer 2007 det anpassade aktivitetsformuläret. När personerna i hans grupp sedan godkänner dokument ser de följande formulär i webbläsaren. Det här formuläret innehåller alternativen som Martin specificerade i guiden Anpassad uppgift.

Formulär för anpassad uppgift

Automatisera företagsproceser

Om du skapar ett webbprogram som ska hjälpa till att automatisera företagsprocessen öppnar arbetsflödesdesignern i Office SharePoint Designer 2007 nya möjligheter. Med arbetsflödesdesignern kan du integrera affärsregler och arbetsflödets logik med ditt webbprogram utan att skriva någon serverkod.

Gruppen som svarar för teknisk dokumentation vill till exempel ha ett arbetsflöde som automatiserar fler av deras processer och inte bara dokumentgodkännande. Martin använder arbetsflödesdesignern och skapar ett arbetsflöde som gruppmedlemmarna kan påbörja manuellt när ett dokument är färdigt att godkänna. Arbetsflödet skapar aktiviteten att dokumentet ska godkännas och granskaren väljer ett av de tre alternativen som beskrevs tidigare.

Martin utformar arbetsflödet så att det ska utföra olika åtgärder beroende på vilket svar granskaren skickar i formuläret för anpassad uppgift:

  • Om granskaren väljer Godkänn och publicera kopierar arbetsflödet dokumentet till ett annat dokumentbibliotek som heter Klart för publikation och skickar ett meddelande till dokumentationsgruppen.

  • Om granskaren väljer Godkänn men cirkulera till juridisk avdelning för granskning kopierar arbetsflödet dokumentet till ännu ett bibliotek som kallas Kräver juridisk granskning och skickar ett meddelande till den juridiska avdelningen.

  • Om granskaren väljer Avvisa och returnera till författarenskickar arbetsflödet ett meddelande till författaren med granskarens feedback och uppdaterar objektet i Dokument-biblioteket så att den senaste feedbacken visas.

I arbetsflödesdesignern ser steget som innehåller en sådan villkorslogik ut som i figuren nedan.

Villkorslogik i Arbetsflödesdesignern

Det här är bara ett av stegen i arbetsflödet. Martin kan ändra och utöka arbetsflödet när det behövs genom att lägga till steg. Han kan till och med skapa nya anpassade arbetsflöden som är anslutna till biblioteken Klart för publicering och Kräver juridisk granskning. Arbetsflödena kan utlösas när som helst när Martins arbetsflöde för dokumentgranskning skapar ett objekt där. Arbetsflödesdesignern är ett kraftfullt sätt att snabbt automatisera företagsprocesser och utöka dina webbprogram med villkorslogik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×