Utbyta data (kopiera, importera, exportera) data mellan Excel och Access

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan utbyta data mellan Microsoft Office Access och Microsoft Office Excel på flera olika sätt.

  • Om du vill hämta data från Access till Excel kan du kopiera data i ett Access-datablad och klistra in dem i ett Excel-kalkylblad, ansluta till en Access-databas från ett Excel-kalkylblad eller exportera Access-data till ett Excel-kalkylblad.

  • Om du vill hämta data från Excel till Access kan du kopiera data i ett Excel-kalkylblad och klistra in dem i ett Access-datablad, importera ett Excel-kalkylblad till en Access-tabell eller länka till ett Excel-kalkylblad från en Access-tabell.

    Meddelanden: 

    • Ordet importera har olika betydelser i Excel och Access. När du importerar i Excel skapar du en permanent anslutning till data som kan uppdateras. När du importerar i Access hämtar du data till Access vid ett tillfälle, utan att någon permanent anslutning skapas.

    • Du kan inte spara ett Excel-kalkylblad som en Access-databas. Varken Excel eller Access har funktioner för att skapa en Access-databas från Excel-data.

Vad vill du göra?

Arbeta med Access-data i Excel

Arbeta med Excel-data i Access

Arbeta med Access-data i Excel

Det kan hända att du vill arbeta med Access-data i en Excel-arbetsbok för att kunna utnyttja analys- och diagramfunktionerna, den flexibla dataorganiseringen och datalayouten eller någon av alla de andra funktionerna som inte är tillgängliga i Access.

Kopiera Access-data till Excel

Du kan kopiera data från Access från en databladsvy och sedan klistra in dem i ett Excel-kalkylblad.

  1. Starta Microsoft Access och öppna sedan tabellen, frågan eller formuläret som innehåller de poster du vill kopiera.

  2. Klicka på Visa på fliken Start och klicka på fliken Datablad.

  3. Välj de poster du vill kopiera.

    Om du vill markera specifika kolumner drar du över de tillhörande kolumnrubrikerna.

  4. Klicka på Kopiera Bild av knapp i gruppen Urklipp på fliken Start.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

    Tangentbordsgenväg Du kan också trycka på CTRL+C.

  5. Starta Excel och öppna sedan det kalkylblad som du vill klistra in data i.

  6. Klicka i det övre vänstra hörnet av det område i kalkylbladet där du vill att det första fältnamnet ska visas.

    Kontrollera att de kopierade posterna inte ersätter befintliga poster genom att se till att kalkylbladet inte har data under eller till höger om cellen som du klickar i.

  7. Klicka på Klistra in Bild av knapp i gruppen Urklipp på fliken Start.

    Tangentbordsgenväg Du kan också trycka på CTRL+V.

Överst på sidan

Exportera Access-data till Excel

Om du använder Exportguiden i Access kan du exportera ett Access-databasobjekt, till exempel en tabell, en fråga eller ett formulär eller markerade poster i en vy, till ett Excel-kalkylblad. När utför en export kan du spara informationen för framtida användning och du kan till och med schemalägga exporter så att de utförs automatiskt med ett visst intervall.

Följande scenarier är vanliga när du exporterar data från Access till Excel:

  • På din avdelning eller i din arbetsgrupp bearbetas data både i Access och Excel. Du lagrar data i Access-databaser men använder Excel när du analyserar informationen och distribuerar analysresultaten. I dagsläget exporterar din arbetsgrupp data till Excel vid behov men du skulle gärna vilja effektivisera processen.

  • Du har använt Access under lång tid men din chef vill hellre få rapporterna i Excel. Med jämna mellanrum kopierar du data till Excel men du skulle gärna vilja automatisera processen för att spara tid.

Mer information om hur du exporterar data från Access till Excel finns i direkthjälpen för Access.

Överst på sidan

Ansluta till Access-data från Excel

Om du vill föra över Access-data som kan uppdateras till Excel kan du skapa en anslutning, som oftast lagras i en ODC-fil (Office Data Connection), till Access-databasen och hämta alla data från en tabell eller fråga. Den största fördelen med att ansluta till Access-data i stället för att importera informationen är att du med jämna mellanrum kan analysera dessa data i Excel utan att ständigt behöva kopiera och exportera informationen från Access. När du har skapat en anslutning till informationen kan du också uppdatera dina Excel-arbetsböcker automatiskt med den ursprungliga Access-databasen så fort databasen uppdateras med ny information. Kanske vill du till exempel uppdatera en Excel-budgetrapport som du distribuerar varje månad så att den innehåller den aktuella månadens data.

  1. Klicka i cellen där data från Access-databasen ska placeras.

  2. Klicka på Från Access i gruppen Hämta externa data på fliken Data.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  3. Dubbelklicka på den Access-databas du vill importera i listan Leta i.

    Klicka på tabellen eller frågan i dialogrutan Markera tabell och klicka på OK.

  4. Gör följande i dialogrutan Importera data:

    • Gör något av följande under Välj hur du vill visa data:

      • Om du vill visa data som en tabell markerar du Tabell.

      • Välj pivottabellrapport om du vill visa data som en pivottabellrapport.

      • Om du vill visa data som ett pivotdiagram och pivottabeller rapport, Välj pivotdiagram och en pivottabellrapport.

    • Om du vill kan du klicka på Egenskaper och ställa in uppdaterings-, formaterings- och layoutalternativ för den importerade informationen. Klicka sedan på OK.

    • Gör något av följande under Var ska data placeras?:

      • Klicka på Befintligt kalkylblad om du vill returnera data till platsen som du markerade.

      • Om du vill returnera data till det övre vänstra hörnet i det nya kalkylbladet klickar du på Nytt kalkylblad.

  5. Klicka på OK.

    Excel placerar det externa dataintervallet på den plats du anger.

Mer information om hur du ansluter till data finns i ansluta till (importera) externa data.

Överst på sidan

Arbeta med Excel-data i Access

Det kan vara bra att arbeta med Excel-data i en Access-databas och utnyttja funktionerna för datahantering, säkerhet och flera användare. Även om det finns funktioner för flera användare i Access finns det två funktioner som kan vara särskilt användbara för Excel-data:

  • Rapporter    Om du är van att skapa Access-rapporter och vill sammanfatta och ordna dina Excel-data i en sådan rapport kan du skapa en Access-rapport. Du kan till exempel skapa mer flexibla rapporter som grupp- och sammanfattningsrapporter, utskrivningsbara etiketter och grafiska rapporter.

  • Formulär    Om du vill använda ett formulär för att visa data i Excel kan du skapa ett Access-formulär. Du kan till exempel skapa ett Access-formulär för att visa fält i en annan ordning än den som kolumnerna i kalkylbladet har, eller visa en lång rad data på en bekväm skärm.

Mer information om hur du arbetar med Access-formulär och -rapporter finns i hjälpen för Access.

Överst på sidan

Kopiera Excel-data till Access

Du kan kopiera data från Excel från en kalkylbladsvy och sedan klistra in dem i ett Access-datablad.

Obs!: Om du klistrar in data från flera fält i ett kalkylblad ska du kontrollera att kolumnerna stämmer med ordningen för de data du vill kopiera. När du klistrar in data från flera fält i ett formulär placerar Access informationen i fält med samma namn som källfälten, oavsett vilken ordning de har i formuläret. Om de data som du vill kopiera innehåller fält som inte finns i målformuläret, blir du tillfrågad i Access om du endast vill klistra in fält med matchande namn. Om det inte finns några fält med likadana namn klistras fälten in enligt tabbordningen i målformuläret, vilket kanske inte är den ordning du vill ha. Om fältnamnen i källan skiljer sig från målet kanske du vill klistra in data i ett kalkylblad istället för i ett formulär.

  1. Starta Excel och öppna sedan kalkylbladet som innehåller de data som du vill kopiera.

  2. Markera de rader du vill kopiera.

  3. Klicka på Kopiera Bild av knapp i gruppen Urklipp på fliken Start.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

    Tangentbordsgenväg Du kan också trycka på CTRL+C.

  4. Starta Access och öppna sedan tabellen, frågan eller formuläret där du vill klistra in raderna.

  5. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Datablad och klicka på Databladsvy.

    Bild av menyfliksområdet i Access

  6. Gör något av följande:

    • Om du vill ersätta poster markerar du posterna och klicka sedan på Klistra in Bild av knapp på fliken Start i gruppen Urklipp.

      Bild av menyfliksområdet i Access

      Tangentbordsgenväg Du kan också trycka på CTRL+V.

    • Om du vill lägga till informationen som nya poster klickar du på Klistra in sistRedigera-menyn i gruppen Urklipp på fliken Start.

Överst på sidan

Importera Excel-data till Access

Om du vill lagra data från Excel i en Access-databas och sedan använda och uppdatera informationen i Access kan du importera informationen. När du importerar data lagrar Access informationen i en ny eller befintlig tabell utan att ändra några data i Excel. Du kan endast importera ett kalkylblad åt gången vid varje import. Om du vill importera data från flera kalkylblad upprepar du importen för varje kalkylblad.

Här följer exempel på situationer då du kan importera Excel-data till Access:

  • Du har använt Excel under lång tid men vill i framtiden uteslutande arbeta i Access och vill flytta informationen i dina Excel-kalkylblad till en eller flera Access-databaser.

  • Din avdelning eller arbetsgrupp använder Access men du får ibland information i Excel-format som måste infogas i dina Access-databaser. Du vill att dessa Excel-kalkylblad ska importeras till din databas så snart du får dem.

  • Du hanterar data i Access men får veckorapporter från de övriga medlemmarna i arbetsgruppen i Excel-arbetsböcker. Du vill effektivisera importprocessen så att denna information varje vecka och vid en viss tidpunkt importeras till databasen.

Mer information om hur du importerar data från Excel till Access finns i direkthjälpen för Access.

Överst på sidan

Länka till Excel-data från Access

Du kan länka ett Excel-område till en Access-databas som en tabell. Använd det här tillvägagångssättet när du tänker fortsätta att underhålla listan i Excel men också vill att den ska vara tillgänglig i Access. Den här typen av länkar skapar du från Access-databasen, inte från Excel.

När du länkar till ett Excel-kalkylblad eller ett namngivet område skapar Access en ny tabell som är länkad till källcellerna. Alla ändringar du gör i källans celler i Excel visas i den länkade tabellen. Men du kan inte redigera innehållet i motsvarande tabell i Access. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data måste du göra ändringarna i källfilen.

Här följer exempel på situationer då du kan skapa en länk till ett kalkylblad i Excel från Access:

  • Du vill fortsätta att ha dina data i Excel-kalkylblad, men du vill kunna använda de kraftfulla funktionerna för frågor och rapporter i Access.

  • Din avdelning eller arbetsgrupp använder Access, men data från externa resurser som ni arbetar med är i Excel-kalkylblad. Du vill inte underhålla kopior av externa data, men du vill kunna arbeta med dem i Access.

Mer information om hur du länkar data från Access till Excel finns i hjälpen för Access.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×