Uppdatera data i en databas

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I den här artikeln beskrivs hur du uppdaterar befintliga data. Microsoft Office Access 2007 innehåller ett antal verktyg för uppdatering av befintliga poster, bland annat datablad, formulär, frågor, sök och ersätt och den nya funktionen Datainsamling.

Kom ihåg att uppdatera data inte är på samma sätt som du skriver in nya data när du fortsätter. Information om att ange nya data i en databas finns i artikeln lägga till en eller flera poster i en databas.

Artikelinnehåll

Så här påverkas databasdesign uppdatera

Hur datatyper påverkar uppdatera

Hur tabellen fältegenskaper påverkar uppdatera

Använd ett formulär för att uppdatera data

Använd ett datablad för att uppdatera data

Använda en uppdateringsfråga för att ändra befintliga data

Lägga till poster i tabeller med hjälp av en tilläggsfråga

Använda insamling för att uppdatera poster

Använd överlappande uppdateringar för att ändra primär- och sekundärnycklar nyckelvärden

Hur databasens design påverkar uppdateringen

Läs det här stycket om du är ovan vid Access eller inte känner till begreppen bakom relationsdatabaser. Om du förstår de grundläggande principerna när det gäller databasdesign blir det enklare att utföra större uppdateringar.

En Access-databas är inte en fil på samma sätt som ett Microsoft Office Word 2007-dokument eller Microsoft Office PowerPoint 2007-bildspel. I stället består en typisk Access-databas av en samling tabeller, samt en uppsättning objekt som är uppbyggda kring dessa tabeller – formulär, rapporter, frågor o.s.v.

Dessa objekt måste dessutom följa en grupp designregler, annars fungerar databasen dåligt eller inte alls. Dessa designregler påverkar hur du registrerar data. Ha detta i åtanke när det gäller databasobjekt och design medan du arbetar.

  • Med några få undantag (till exempel en typ av lista som kallas för värdelista) lagras all information i en eller flera tabeller. Hur många tabeller du använder är beroende av databasens design och komplexitet. Oavsett om du vill visa eller uppdatera informationen i ett formulär, en rapport eller i resultatet som returneras av en fråga lagras informationen i tabeller.

  • I varje tabell lagras data för ett enda ärende, kategori eller syfte. En tabell med kontaktinformation ska till exempel inte innehålla försäljningsinformation. Om den gör det kan det vara svårt eller till och med hopplöst att hitta rätt information.

  • De olika fälten i en tabell ska bara innehålla en typ av data. Du ska till exempel inte lagra anteckningar i ett fält som har konfigurerats att innehålla tal. Om du försöker att skriva text i ett sådant fält, visas ett felmeddelande.

  • Fälten i en post ska bara innehålla ett enda värde, med ett undantag. I en korrekt designad databas ska det till exempel inte gå att registrera flera adresser i ett adressfält. I Microsoft Office Excel 2007 däremot kan du registrera hur många namn och adresser som helst i en enda cell, såvida du inte har angett att cellen bara kan innehålla vissa typer av data.

    Office Access 2007 innehåller emellertid också en ny funktion som kallas för flervärdesfält. Med hjälp av sådana kan du bifoga flera uppgifter till en enstaka post, och skapa listor som accepterar flera värden. Du kan t.ex. bifoga en textfil, ett Office PowerPoint 2007-bildspel och valfritt antal bilder till en post i databasen. Du kan också skapa en lista med namn och välja så många du vill ha. Flervärdesfälten verkar inte följa de vanliga reglerna för databasdesign eftersom du kan lagra mer än en uppgift per tabellfält. Så är dock inte fallet, utan Access framtvingar reglerna "bakom scenen" genom att lagra data i speciella, dolda tabeller.

Följande länkar leder till artiklar som innehåller mer information om de ämnen som tas upp i det här stycket.

Överst på sidan

Hur datatyper påverkar uppdateringen

Läs det här stycket om du är ovan vid Access eller inte känner till begreppen bakom relationsdatabaser. Det blir lättare att utföra stora uppdateringar om du förstår hur tabellfältens egenskaper påverkar uppdateringen.

När du designar en databastabell väljer du en datatyp för varje fält i tabellen, vilket gör dataregistreringen mer exakt. Anta att du anger datatypen Tal för ett fält eftersom du måste beräkna försäljningssiffror. Om någon skriver text i det fältet visas ett felmeddelande och användaren kan inte spara den ändrade posten, så att siffrorna skyddas.

Visa hur du visar-datatyper som stöds

I Access kan du på nu på två sätt visa datatyperna för ett tabellfält. Du kan använda kommandona på fliken Datablad eller öppna tabellen i designvyn. I anvisningarna nedan förklaras hur du använder båda metoderna.

Visa datatyper med hjälp av kommandona på fliken Datablad

  1. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på önskad tabell.

  2. Klicka i fältet som du vill undersöka.

  3. Klicka på nedpilen för listan Datatyp i gruppen Datatyp och formatering på fliken Datablad för att visa datatypen som anges för fältet.

Visa datatyper i designvyn

  • Högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Design på snabbmenyn.

    Tabellen öppnas i rutnätet och i den övre delen visas namnet och datatypen på respektive tabellfält.

    Fält i designvyn

Datatypen för respektive tabellfält utgör den första kontrollnivån av vad du kan och inte kan registrera i ett fält. I vissa fall förhindrar datatypsinställningen dig från att registrera information över huvud taget. I tabellen nedan beskrivs vilka datatyper som finns i Office Access 2007 och hur de påverkar dataregistreringen.

Datatyp

Hur dataregistreringen påverkas

Text

Textfält accepterar antingen text eller numeriska tecken, bland annat avgränsade listor med element. Ett textfält accepterar också färre antal tecken än ett PM-fält – från 0 t.o.m. 255 tecken. I vissa fall kan du utföra beräkningar på data i ett textfält med hjälp av konverteringsfunktioner.

PM

Du kan registrera stora mängder text och numerisk information i den här typen av fält. Om databasdesignern konfigurerar fältet till att ha stöd för RTF-formatering, kan du dessutom tillämpa de typer av formatering som brukar finnas i ordbehandlingsprogram, t.ex. Office Word 2007. Du kan t.ex. tillämpa olika teckensnitt och teckenstorlekar på specifika tecken i texten, göra dem feta eller kursiva o.s.v. Du kan också lägga till HTML-taggar (Hypertext Markup Language) i informationen.

Mer information om hur du använder RTF-formatering i ett PM-fält finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

Du också köra konverteringsfunktioner på data i ett PM-fält, så som du kan göra i ett textfält.

Tal

Du kan bara registrera tal i den här typen av fält, och utföra beräkningar på värdena i ett talfält.

Datum/tid

Du kan bara ange datum och tid i den här typen av fält. Beroende på hur databasdesignern har konfigurerat fälten kan följande villkor gälla:

  • Om databasdesignern konfigurerar en indatamask för fältet (en serie litteraler och platshållartecken som visas när du markerar fältet) måste du registrera informationen i de utrymmen och det format som anges med masken. Om t.ex. masken DD_MMM_ÅÅÅÅ visas måste du skriva ett datum i de utrymmen som finns, till exempel 11 okt 2006. Det går inte att skriva hela månadsnamnet (till exempel juli) eller året med två siffror.

  • Om designern inte har skapat en indatamask som kontrollerar hur du registrerar data eller tid, kan du skriva värdet i alla giltiga datum- och tidsformat. Du kan t.ex. använda den 11 okt 2006, 06-10-11 eller 1 oktober 2006.

  • Databasdesignern kan ange ett visningsformat för fältet. I så fall kan du skriva ett värde i nästan vilket format som helst, men datumet visas med det angivna formatet. Du kan t.ex. skriva 2006-10-11, men visningsformatet kanske visar värdet som 11-okt-2006.

    Mer information om indatamasker finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

Valuta

Du kan bara ange valutavärden i den här typen av fält. Du behöver inte ange valutasymbolen manuellt. Den aktuella valutasymbolen ( ¥, £, $, kr o.s.v.) som anges i de nationella inställningarna i Windows används automatiskt.

Räknare

Du kan aldrig skriva eller ändra data i den här typen av fält. Värdena i ett Räknare-fält ökas stegvist när du lägger till en ny post i en tabell.

Ja/Nej

När du klickar i ett fält som har konfigurerats för den här datatypen visas en kryssruta eller nedrullningsbar listruta. Om du formaterar fältet till att visa en lista, kan du välja Ja eller Nej, Sant eller Falskt eller eller Av i listan beroende på hur du formaterar fältet. Du kan inte ange värden i listan eller ändra värdena i den direkt från ett formulär eller en tabell.

OLE-objekt

Använd den här typen av fält när du vill visa data från en fil som har skapats i ett annat program. Du kan till exempel visa en textfil, ett Excel-diagram eller PowerPoint-bilder i ett fält för OLE-objekt.

Med hjälp av bifogade filer är det snabbare, enklare och mer flexibelt att visa data från andra program. Mer information finns under Bifogde filer, senare i den här tabellen.

Hyperlänk

Du kan ange data i den här typen av fält och Access radbryts den i en webbadress. Till exempel om du anger ett värde i fältet Access runt texten med webbadress (URL) text så: http://www. your_text.com. Om du anger en giltig webbadress länken fungerar – annars länken resulterar i ett felmeddelande. Dessutom kan kan redigera befintliga hyperlänkar vara svårt eftersom att klicka på ett hyperlänkfält med musen startas webbläsaren och tar dig till webbplatsen som anges i länken. Om du vill redigera ett hyperlänkfält, markera ett intilliggande fält, Använd TAB eller piltangenterna för att flytta fokus till hyperlänkfältet och tryck på F2 för att aktivera redigering.

Bifogad fil

Du kan bifoga data från andra program i den här typen av fält, men det går inte att skriva eller på annat sätt registrera text eller numerisk information.

Information om hur du använder ett fält för bifogade filer finns i artikeln bifoga filer och bilder till poster i databasen.

Uppslagsguiden

Uppslagsguiden är inte en datatyp. I stället använder du guiden när du vill skapa två typer av nedrullningsbara listrutor: värdelistor och uppslagsfält. En värdelista använder en begränsad lista med element som du anger manuellt i Uppslagsguiden. Dessa värden kan vara oberoende av andra data eller objekt i databasen.

Ett uppslagsfält använder en fråga för att hämta data från en eller flera andra tabeller i en databas, eller på en annan plats, till exempel en server som kör Windows SharePoint Services 3.0. Uppslagsfältet visar sedan dessa data i en nedrullningsbar lista. Som standard anger Uppslagsguiden tabellfältet till datatypen Tal.

Du kan arbeta med uppslagsfält direkt i tabeller och även i formulär och rapporter. Som standard visas värdena i ett uppslagsfält i en typ av listkontroll kallas en kombinationsruta – en lista som har en nedrullningsbar pil: En tom uppslagslista . Du kan redigera objekt i listan och lägga till objekt i listan beroende på hur Databasdesigner har ställt uppslagsfältet och kombinationsrutan. Om du vill göra det Databasdesigner måste ange en egenskap för uppslagsfältet (egenskapen kallas Endast från listaoch designern har att inaktivera funktionen).

Om du inte kan redigera värden i en söklista direkt, måste du lägga till eller ändra data i en fördefinierad lista med värden eller i den tabell som används som datakälla för uppslagsfältet. Information om hur du gör finns i avsnittet ”Redigera objekt i ett uppslagsfält” i artikeln lägga till en eller flera poster i en databas.

När du skapar ett uppslagsfält kan du slutligen också ange att det ska ha stöd för flera värden. När du gör detta innehåller den färdiga listan en kryssruta bredvid respektive listelement, så att du kan markera eller avmarkera de listelement som du behöver. I den här bilden visas en vanlig flervärdeslista:

En kryssrutelista.

Information om hur du skapar uppslagsfältet med flera uppslagsfält och använda de resulterande listorna finns i artiklarna använda en lista som innehåller flera värden och Guide till flervärdesfält.

Överst på sidan

Hur tabellfältens egenskaper påverkar uppdateringen

Läs det här stycket om du är ovan vid Access eller inte känner till begreppen bakom relationsdatabaser. Du kan inte utföra stora uppdateringar om du inte förstår hur tabellfältens egenskaper påverkar uppdateringen.

När du designar en databas börjar du för det mesta med att designa en eller flera tabeller. Du bestämmer vilka slags data som de olika tabellerna ska innehålla, du anger primärnycklar – ett fält som unikt identifierar varje post (rad) – för varje tabell och du skapar relationer mellan tabellerna.

I den här processen ska du ange egenskaper för fälten i respektive tabell. Du kan t.ex. ange att ett textfält ska acceptera högst 50 tecken eller att ett talfält bara ska acceptera valutavärden.

Du kan ange de flesta fältegenskaper i designvyn. Du kan också ange vissa egenskaper med hjälp av kommandona i grupperna i menyfliksområdet, en del av Microsoft Office Fluent-användargränssnittet. Du kan till exempel ange visuella format för Text och PM-fält med hjälp av kommandona i gruppen tecken på fliken Start. Mer information om hur du använder dessa kommandon finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

Visa hur du kan ange eller ändra egenskaper för ett tabellfält.

I Access kan du på nu på två sätt visa egenskaperna för ett tabellfält. Du kan använda kommandona på fliken Datablad eller öppna tabellen i designvyn. I anvisningarna nedan förklaras hur du använder båda metoderna.

Visa tabellegenskaper med hjälp av kommandona på fliken Datablad

  1. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på önskad tabell.

  2. Klicka på fliken Datablad och använd kommandona i gruppen Datatyp och formatering för att visa egenskaperna för varje tabellfält.

Visa tabellegenskaper i designvyn

  1. Högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Design.

    Tabellen öppnas i rutnätet.

  2. Klicka på fliken Allmänt under Fältegenskaper i rutnätets nedre del, om den inte redan är markerad.

    eller

    Visa egenskaperna för ett uppslagsfält genom att klicka på fliken Uppslag.

    Ett uppslagsfält är ett tabellfält som använder en hårdkodad lista med värden eller en fråga som hämtar värden från en eller flera tabeller i en databas. Som standard visas dessa värden i formen av en lista. Beroende på hur databasdesignern har konfigurerat fältet kan du välja ett eller flera element från listan.

    Uppslagsfält kan ofta verka förvirrande för nya Access-användare, eftersom en lista med element visas på en plats (listan som skapas från informationen i uppslagsfältet), medan data kan finnas på en annan plats (tabellen som innehåller data). Kom ihåg att när du uppdaterar data i ett uppslagsfält så måste du uppdatera källtabellen (den andra platsen). Du kan inte uppdatera ett uppslagsfält från listan.

I tabellen nedan beskrivs de tabellegenskaper som påverkar dataregistreringen mest.

Egenskap

Placering i tabellrutnätet

Giltiga värden

Beteende när du registrerar data

Fältstorlek

Fliken Allmänt

0-255

Teckenbegränsningen gäller bara för fält som har konfigurerats för datatypen Text. Om du försöker att registrera fler än angivet antal tecken, skärs dessa bort.

Obligatoriskt

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När den här egenskapen aktiveras måste du skriva ett värde i ett fält och du kan inte spara någon ny information förrän du har fyllt i fältet. När egenskapen inaktiveras accepterar fältet null-värden, vilket innebär att fältet kan vara tomt.

Obs!: Ett null-värde är inte detsamma som noll. Noll är en siffra som kan användas i beräkningar. Null är ett saknat, odefinierat eller okänt värde.

Tillåt strängar med nollängd

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När den här egenskapen är aktiverad kan du ange strängar med nollängd – strängar som inte innehåller några tecken. Du skapar strängar med nollängd genom att skriva ett par dubbla citattecken utan blanksteg mellan ("") och trycka på RETUR.

Indexerad

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När du indexerar ett tabellfält förhindras du från att lägga till dubblettvärden.

Indatamask

Fliken Allmänt

Fördefinierade eller egna grupper med sträng- och platshållartecken

En indatamask tvingar dig att skriva information i ett visst fördefinierat format. Maskerna visas när du markerar ett fält i en tabell eller en kontroll i ett formulär. Anta att du klickar på ett datumfält och dessa tecken visas: DD-MMM-ÅÅÅÅ. Denna uppsättning tecken kallas för en indatamask. Den tvingar dig att skriva månadsvärden med tre bokstäver, t.ex. OKT och årsvärdet med fyra siffror i stället för två. Så om den masken visas anger du ett datum, t.ex. 15-OKT- 2006.

Obs!: Tänk på att indatamasker bara styr hur du registrerar data, inte hur de visas i Access. Du kanske anger ett datum som 15-OKT-2006, men värdet kanske lagras som 15102006 utan formateringstecken. När du sedan visas datumet i en tabell, ett formulär eller en rapport, kan det visas som 15.10.2006.

Mer information om hur du skapar och använda indatamasker finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

Visa kontroll

Fliken Uppslag

Värdena beror på den datatyp som anges för fältet

För text- och PM-fält kan du välja mellan en textruta, listruta eller kombinationsruta. För ja/nej-fält kan du välja mellan en kryssruta, textruta eller kombinationsruta.

Obs!: Om du väljer något annat än Listruta eller Kombinationsruta döljs resten av egenskaperna på fliken Uppslag.

Typ av radkälla

Fliken Uppslag

Tabell/fråga
Värdelista
Fältlista

Om du anger egenskapsrutan Visa kontroll till Listruta eller Kombinationsruta kan du ange den här egenskapen till Tabell/fråga, Värdelista eller Fältlista. Den här egenskapen styr i sin tur vilket värde som du kan använda i egenskapen Radkälla. Se nästa post.

Radkälla

Fliken Uppslag

Beroende av egenskapen Radkälltyp.

Om du anger egenskapen Radkälltyp till Tabell/fråga kan det här egenskapsfältet innehålla namnet på en tabell eller fråga. Om du anger egenskapen till Värdelista innehåller egenskapen en lista med värden som avgränsas med semikolon (;). Om du anger egenskapen Radkälltyp till Fältlista innehåller egenskapen namnet på en tabell, en fråga eller ett SQL-uttryck (Structured Query Language).

Endast från lista

Fliken Uppslag

Ja/Nej

Om värdet är Ja, hittar Access matchande värden som användaren anger text i en kontroll för kombinationsrutor. Placera ett annat sätt aktiverar inställningen Ja förhandssökningen. Inställningen Ja också förhindrar användare från att redigera objekt i en lista direkt från listan eller innehållskontroll för kombinationsrutor i verktygsfältet. I stället måste användare redigera objekten i egenskapsrutan Radkälla eller när det gäller uppslagsfält, redigera objekt i tabellen som innehåller källdata för uppslagsfältet. Mer information om hur du använder uppslagsfält finns i avsnittet ”Redigera objekt i ett uppslagsfält” i artikeln lägga till en eller flera poster i en databas.

Tillåt redigering av värdelistor

Fliken Uppslag

Ja/Nej

Aktiverar eller inaktiverar kommandot Redigera listobjekt för värdelistor, men inte för uppslagsfält. Om du vill aktivera kommandot för uppslagsfält anger du ett giltigt formulärnamn i egenskapen Redigeringsformulär för listobjekt. Kommandot Tillåt redigering av värdelistor visas på en snabbmeny som du öppnar genom att högerklicka på en listrute- eller kombinationsrutekontroll. När du kör kommandot visas dialogrutan Redigera listobjekt. Om du anger namnet på ett formulär i egenskapsrutan Redigeringsformulär för listobjekt startar det formuläret i stället för att dialogrutan visas.

Du kan köra kommandot Redigera listobjekt från listrute- och kombinationsrutekontroller som finns i formulär, samt från kombinationsrutor som finns i tabeller och frågeresultat. Formulär måste öppnas i designvyn eller bläddringsvyn, medan tabeller och frågeresultat måste öppnas i databladsvyn.

Redigeringsformulär för listobjekt

Fliken Uppslag

Namn på ett dataformulär

Om du anger namnet på ett dataformulär i den här tabellegenskapen, öppnas det formuläret när en användare kör kommandot Redigera listobjekt. Annars visas dialogrutan Redigera listobjekt när användaren kör kommandot.

Mer information om hur du designar databastabeller och anger egenskaper finns i följande artiklar.

  • Grundläggande databasdesign förklarar grundläggande begrepp, till exempel planerar en databas utforma data och normalisering – processen med att dela upp data i relaterade tabeller och eliminera redundanta data.

  • Skapa tabeller i en databas lär du dig hur du skapar tabeller, lägga till primärnycklar (fält som unikt identifierar varje rad eller en post i tabellen) och hur du ställer in datatyper och Tabellegenskaper.

Överst på sidan

Uppdatera data med hjälp av ett formulär

Du använder ett formulär när du vill uppdatera mindre mängder med information. I det här fallet innebär "mindre" ett valfritt antal poster som du vill uppdatera manuellt. Med hjälp av formulär kan du enkelt, snabbt och med större precision redigera och uppdatera mindre informationsmängder.

Hur du använder ett formulär för att redigera data beror på design i formuläret. Formulär kan innehålla valfritt antal kontroller , till exempel listor, textrutor, knappar och datablad – rutnät som ser ut som Excel-kalkylblad. I tur och ordning, var och en av kontroller i formuläret antingen läser data från eller skriver data i en underliggande tabellfält. Vad du gör med en viss kontroll beror på datatypen inställd för det underliggande tabellfältet, egenskaper för fältet, samt eventuellt flera egenskaper som Databasdesigner anger för alla kontroller. Mer information om hur datatyper och fältegenskaper påverkar datainmatning finns i hur datatyper påverkar hur du anger data och hur tabell fältegenskaper påverkar hur du anger data, tidigare i den här artikeln.

I följande avsnitt beskrivs hur du använder de vanligaste kontrollerna för dataregistrering. Om du har frågor om en viss databas kontaktar du systemadministratören eller databasteknikern.

Lägga till och redigera text i en textruta

I Access finns det en textkontroll som används för text- och PM-fält. Vanligtvis kan du avgöra om det underliggande fältet är ett text- eller PM-fält genom storleken på kontrollen, som återspeglar storleken på det underliggande tabellfältet. Om du t.ex. binder kontrollen till ett textfält som inte accepterar mer än 50 tecken, anpassas storleken på kontrollen därefter. Om du däremot binder kontrollen till ett PM-fält kan du ändra storlek på kontrollen så att ett eller två stycken med text kan visas utan att du behöver rulla.

Du kan dessutom konfigurera ett PM-fält till att ha stöd för RTF-formatering. Då kan du tillämpa olika teckensnitt, teckenstorlekar och färger på texten.

Redigera text i en textruta

  • Placera markören i textrutan och redigera uppgifterna. Tänk på att du inte kan utföra beräkningar av tal i text- och PM-fält.

Använd RTF-formatering

Obs!: Du kan följa de här stegen när en textruta är bunden till ett PM-fält. Se de olika stegen i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln.

  1. Markera PM-fältet när tabellen är öppen i databladsvyn. Ofta har sådana fält namnet "Kommentarer", "Anteckningar" eller "Beskrivning".

  2. På fliken Start i gruppen tecken Använd knappar och menyer för att formatera texten.

    Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, göra texten fet eller kursiv, ändra färg o.s.v.

Överst på sidan

Uppdatera data med hjälp av ett datablad

Du ändrar data genom att arbeta direkt i databladsvyn (ett rad- och kolumnrutnät som påminner om ett Excel-kalkylblad). Du kan ändra data i tabeller, frågeresultat och formulär som visar datablad.

Vanligtvis använder du datablad när du bara behöver ändra ett mindre antal poster eller delar av en enda post. Om du är van vid Excel bör du inte ha några problem med att arbeta med datablad, och du kan göra ändringar utan några större kunskaper i Access, t.ex. att skapa och köra frågor.

Tänk på följande när du fortsätter

  • Du behöver inte spara ändringarna explicit. De sparas automatiskt i tabellen när du flyttar markören till ett nytt fält i samma rad eller när du flyttar pekaren till en annan rad.

  • Som standard ska fälten i en Access-databas vara konfigurerade för en viss typ av data, till exempel text eller tal. Du måste registrera den typen av data som fältet kan acceptera, annars visas ett felmeddelande.

  • Ett fält kan ha en indatamask. En indatamask består av en uppsättning strängtecken och platshållare som tvingar dig att registrera information i ett visst format. T.ex. en indatamask för ett postnummer kanske kräver att data följer det franska formatet, medan en indatamask för ett telefonnummer kräver det tyska formatet.

    Mer information om indatamasker finns i artikeln Formatera data i rader och kolumner.

  • Med undantag för bifogade filer och flervärdeslistor kan du bara registrera ett värde i de flesta fält. Om du inte vet om ett fält kan acceptera bifogade filer kontaktar du databasdesignern eller systemadministratören. Du känner igen en flervärdeslista på kryssrutan som finns bredvid varje listelement.

Ändra data i ett datablad

  1. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på den tabell eller fråga som innehåller de data som vill ändra.

    Som standard öppnas tabellen eller frågan i databladsvyn – ett rutnät som påminner om ett Excel-kalkylblad.

  2. Klicka i eller markera det första fältet som du vill ändra och redigera informationen.

  3. Tryck du på TAB, använd piltangenterna eller klicka på nästa fält när du vill flytta till nästa fält.

    När du trycker på TABB används de nationella inställningarna i Windows för att bestämma om markören ska flyttas åt vänster eller höger. Om datorn är konfigurerad till att använda ett språk som läses från vänster till höger, flyttas markören åt höger när du trycker på TABB. Om datorn är konfigurerad till att använda ett språk som läses från höger till vänster, flyttas markören åt vänster.

Använda RTF-formatering på data i ett PM-fält

  1. Markera PM-fältet när tabellen eller frågan är öppen i databladsvyn.

    Vanligtvis ska kan du söka efter ett fält med namnet ”kommentarer”, ”anteckningar” eller ”beskrivning”. Om du fortfarande inte hittar PM-fält kan du se de olika stegen i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln.

  2. På fliken Start i gruppen tecken Använd knappar och menyer för att formatera texten.

    Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, göra texten fet eller kursiv, ändra färg o.s.v.

Överst på sidan

Ändra befintliga data med hjälp av en uppdateringsfråga

Du använder uppdateringsfrågor när du vill lägga till, ändra eller tar bort delar av (men inte hela) en eller flera befintliga poster. Betrakta en uppdateringsfråga som en kraftfull version av dialogrutan Sök och ersätt. Du anger ett urvalsvillkor (motsvarar söksträngen) och ett uppdateringsvillkor (motsvarar ersättningssträngen). Till skillnad från dialogrutan kan uppdateringsfrågor acceptera flera villkor, så att du kan uppdatera mängder med poster i en enda körning och ändra poster i fler än en tabell.

Kom ihåg att du inte kan använda uppdateringsfrågor för att lägga till hela poster. Det gör du med hjälp av en tilläggsfråga.

Mer information finns i artikeln lägga till poster i en tabell med hjälp av en tilläggsfråga.

Obs!: Det säkraste sättet att använda en uppdateringsfråga är att först skapa en urvalsfråga som testar urvalsvillkoret. Anta att du vill uppdatera en serie med ja/nej-fält från Nej till Ja för en given kund. Det gör du genom att lägga till villkor i urvalsfrågan tills den returnerar alla önskade Nej-poster för den kunden. När du är säker på att du har rätt poster, konverterar du urvalsfrågan till en uppdateringsfråga, anger uppdateringsvillkoret och kör sedan frågan så att de valda värdena uppdateras. Anvisningarna i det här stycket beskriver hur du skapar en urvalsfråga och sedan konverterar den till en uppdateringsfråga.

Skapa en urvalsfråga

  1. Öppna databasen som innehåller posterna du vill uppdatera.

  2. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

    Frågedesignvyn öppnas, fliken Design visas och dialogrutan Visa tabell öppnas.

  3. Markera tabellen eller tabellerna som innehåller de poster du vill uppdatera, klicka på Lägg till och sedan på Stäng.

    Tabellen eller tabellerna visas som ett eller flera fönster i frågerutnätets övre del, och i fönstren visas alla fält i respektive tabell. I den här bilden visas frågedesignern med en vanlig tabell.

    En tabell i frågedesignern

  4. Dubbelklicka på fälten som du vill uppdatera. De valda fälten visas i raden Fält i frågedesignvyns nedre del.

    Du kan lägga till ett tabellfält per kolumn i den nedre delen, eller så kan du snabbt lägga till alla fält genom att dubbelklicka på asterisken (*) högst upp i listan med tabellfält. I bilden nedan visas frågedesignern med flera tabellfält som har lagts till:

    En fråga med alla tabellfält tillagda

  5. Om du vill kan du ange ett eller flera villkor i raden Villkor i frågedesignvyn. I tabellen nedan visas några exempel på villkor och hur de påverkar en fråga.

Villkor

Effekt

> 234

Returnerar alla tal som är större än 234. Om du vill hitta alla tal som är mindre än 234 använder du < 234.

>= "Callahan"

Returnerar alla poster från Karlsson till slutet av alfabetet

Mellan #02.02.06# Och #01.12.06#

Returnerar datum från den 2 februari 2006 t.o.m. den 1 december 2006 (ANSI-89). Om databasen använder jokertecken från ANSI-92 ska du använda enkla citattecken (') i stället för nummertecken. Exempel: Mellan '02.02.2006' Och '01.12.2006'

Icke "Tyskland"

Hittar alla poster där det exakta innehållet i fältet inte är exakt detsamma som "Tyskland". Villkoret returnerar poster som innehåller tecken förutom "Tyskland", till exempel "Tyskland (euro)" eller "Europa (Tyskland)".

Icke "T*"

Hittar alla poster utom de som börjar med bokstaven t. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk.

Icke "*t"

Hittar alla poster som inte slutar med bokstaven t. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk.

In(Kanada,Storbritannien)

Hittar alla poster i en lista som innehåller Kanada eller Storbritannien.

Som "[A-D]*"

Hittar alla poster i ett textfält som börjar med bokstäverna A t.o.m. D. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk.

Som "*ar*"

Hittar alla poster som innehåller teckensekvensen "ar". Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk.

Som "Maison Dewe?"

Hittar alla poster som börjar med "Maison" och innehåller en andra sträng på fem bokstäver där de första fyra bokstäverna är "Dewe" och den sista bokstaven är okänd. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda understreck (_) i stället för frågetecken.

#02.02.06#

Hittar alla poster för den 2 februari 2006. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken ska du omsluta datumet med enkla citattecken i stället för nummertecken ('2006-02-02').

< Datum( ) - 30

Returnerar alla datum som är äldre än 30 dagar.

Datum()

Returnerar alla poster som innehåller dagens datum.

Mellan Datum() Och DatumLäggTill("M"; 3; Datum())

Returnerar alla poster mellan dagens datum och tre månader från dagens datum.

Är Null

Returnerar alla poster som innehåller ett null-värde (tomma eller odefinierade).

Är Icke Null

Returnerar alla poster som innehåller ett värde.

""

Returnerar alla poster som innehåller en sträng med nollängd. Du använder strängar med nollängd när du behöver lägga till ett värde i ett obligatoriskt fält, men inte vet vilket värdet är. Ett fält kanske ska innehålla ett faxnummer, men vissa av kunderna kanske inte har faxar. I så fall anger du ett par med dubbla citattecken utan blanksteg mellan ("") i stället för ett tal.

  1. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Kontrollera att frågan bara returnerar posterna som du vill uppdatera. Om det behövs kan du ta bort oönskade fält genom att markera dem och trycka på DEL, dra de extra fälten till rutnätet och ändra villkoret tills du är nöjd med resultatet.

  2. Gå till nästa steg.

Uppdatera poster

  1. Klicka på Uppdatera i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    De här stegen ändrar urvalsfrågan till en uppdateringsfråga. Raden Ändra till läggs till i frågedesignerns nedre till.

    En uppdateringsfråga med ett enda uppdateringsvillkor

  2. Leta reda på fältet som innehåller de data du vill ändra och skriv uttrycket (som ändrar dina data) i raden Ändra till för fältet.

    I tabellen nedan visas några exempeluttryck och beskrivningar av hur du kan ändra informationen.

Uttryck

Funktion

"Försäljare"

Ändrar ett textvärde i ett textfält till Försäljare.

#10.08.06#

Ändrar ett datumvärde i ett datum/tid-fält till 10-aug-06.

Ja

Ändrar ett Nej-värde till Ja i ett ja/nej-fält.

"PN" & [ArtNr]

Tillfogar "PN" i början av alla angivna artikelnummer.

[Enhetspris] * [Antal]

Multiplicerar värdena i fälten Enhetspris och Antal.

[Frakt] * 1,5

Ökar värdena i fältet Frakt med 50 procent.

DSumma("[Antal] * [Enhetspris]",
"Orderdetaljer", "[Produktnr]=" &  [Produktnr])

Där Produktnr-värdena i den aktuella tabellen matchar Produktnr-värdena i tabellen Orderdetaljer, uppdaterar uttrycket försäljningsbeloppet genom att multiplicera värdet i fältet Antal med värdet i fältet Enhetspris.

Höger([Fraktpostnr], 5)

Kortar av tecknen längst till vänster i en text- eller numerisk sträng och lämnar kvar fem tecken.

OOM(ÄrNull([Enhetspris]), 0, [Enhetspris])

Ändrar ett null-värde (okänt eller odefinierat) till ett nollvärde (0) i fältet Enhetspris.

  1. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Ett varningsmeddelande visas. Meddelandet visas i bilden nedan:

    Varningsmeddelande för uppdateringsfråga

  2. Kör frågan genom att klicka på Ja.

    Obs!: Du kan inaktivera aviseringarna. Om du vill göra det klickar du på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappenAccess-alternativ, klicka på Avancerat och avmarkera kryssrutan redigeringsfrågor under Bekräfta.

  3. Om du vill visa resultatet från uppdateringsfrågan klickar du på Visa i gruppen Vyer på fliken Start eller Design och sedan på Datablad. Du kan också klicka på Datablad som finns i statusfältet i Access.

    Obs!: När du kör frågan kanske du ser att vissa fält saknas i resultatet. Om frågan innehåller fält som du inte uppdaterar, tas dessa bort som standard. Du kanske tar med ID-fält från två tabeller som ska säkerställa att frågan returnerar och åtgärdar rätt poster. Om du inte uppdaterar dessa ID-fält tas de bort.

Överst på sidan

Lägga till poster i tabellen med hjälp av en tilläggsfråga

Ett av de vanligaste användningsområdena för en tilläggsfråga är att lägga till en grupp med poster i en eller flera tabeller från en källdatabas i slutet på en eller flera tabeller i en måldatabas. Anta att du får några nya kunder och en databas som innehåller en tabell med information om dessa kunder. För att du inte ska behöva mata in dessa nya uppgifter manuellt, kan du lägga till dem i lämplig tabell i databasen. Du kan också använda tilläggsfrågor när du vill:

  • lägga till poster baserat på villkor. Du vill kanske bara lägga till namn och adresser för kunder som har utestående order.

  • lägga till poster när några av fälten i en tabell inte finns i den andra tabellen. Anta att tabellen Kunder innehåller 11 fält, och att fälten i tabellen Kunder i en annan databas motsvarar 9 av dina 11 fält. Då kan du använda en tilläggsfråga och lägga till de data som motsvarar fälten och ignorera resten.

När du skapar en tilläggsfråga som lägger till data från en databas i en annan gör du så här:

  • Öppna källdatabasen (som innehåller posterna du vill lägga till) och skapa en urvalsfråga som bara returnerar posterna du vill lägga till.

  • Konvertera den valda frågan till en tilläggsfråga.

  • Lägg till måltabellerna och -fälten i tilläggsfrågan. Om du lägger till poster i en annan databas, öppnar du först den databasen och markerar tabellerna.

  • Kör frågan så att posterna läggs till.

Obs!: Säkerhetskopiera informationen innan du börjar. Om du gör ett misstag kan du ta bort de tillagda posterna från måltabellen– men att ta bort en mängd poster manuellt kan ta lång tid. Om du har en säkerhetskopia till hands kan du korrigera misstaget snabbare.

Skapa en urvalsfråga

  1. Öppna källdatabasen – den databas som innehåller posterna du vill lägga till.

  2. Klicka på Frågedesign i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

    Frågerutnätet visas och dialogrutan Visa tabell öppnas.

  3. Markera tabellen som innehåller de poster du vill lägga till, klicka på Lägg till och sedan på Stäng.

    Tabellen visas som ett fönster i den övre delen av rutnätet. I fönstret visas alla fält i tabellen. I bilden nedan visas en vanlig tabell i frågedesignern:

    En tabell i frågedesignern

  4. Dra fälten som du vill lägga till från tabellen till raden Fält i frågerutnätets nedre del.

    Du kan lägga till ett tabellfält per kolumn i den nedre delen. Om du snabbt vill lägga till alla fält klickar du på asterisken (*) högst upp i listan med tabellfält. I bilden nedan visas frågedesignern med flera tabellfält som har lagts till:

    En fråga med tre fält i rutnätet

    I den här bilden visas designern med alla fält tillagda.

    En fråga med alla tabellfält

  5. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Kontrollera att frågan returnerar de poster som du vill lägga till. Om det behövs kan du avmarkera kryssrutan Visa eller trycka på DEL för att bort oönskade fält. Du kan också dra fler fält till rutnätet tills du är nöjd med frågeresultatet.

  6. Fortsätt med nästa steg.

Konvertera frågan till en tilläggsfråga

  1. Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    Dialogrutan Tilläggsfråga visas.

  2. I det här läget kan du lägga till poster från en tabell till en annan i samma databas, eller lägga till poster i en tabell i en annan databas.

    • Lägga till poster i en tabell i samma databas

      1. Klicka på Aktuell databas i dialogrutan Tilläggsfråga (om den inte redan är markerad) och välj sedan måltabellen i listan Tabellnamn.

      2. Klicka på OK.

        I steg 4 i föregående avsnitt lade du till vissa eller alla fält i källtabellen i frågerutnätet. Om du lägger till hela tabellen under det steget, läggs nu hela måltabellen till automatiskt i raden Tillägg till, på det sätt som visas här:

        En tilläggsfråga som innehåller alla fält från två tabeller

        eller

        Om du lade till enskilda fält i steg 4 i stycket ovan, och fältnamnen i käll- och måltabellerna matchar, läggs målfältnamnen till automatiskt i raden Tillägg till, på det sätt som visas här:

        En tilläggsfråga med matchande fält

        eller

        Om du lägger till enstaka fält, och vissa eller alla namn i käll- och måltabellen inte matchar, blir de omatchade fälten tomma i raden Tillägg till. Klicka på varje tomt fält och välj önskat källfält från den färdiga listan, på det sätt som visas här:

        Välja målfält för en tilläggsfråga

      3. Klicka på Visa när du vill förhandsgranska ändringarna.

      4. Gå tillbaka till designvyn och klicka på Kör så att posterna läggs till.

    • Lägga till poster i en tabell i en annan databas

      1. Klicka på Annan databas i dialogrutan Tilläggsfråga.

      2. Skriv namnet och sökvägen för måldatabasen i fältet Filnamn.

      3. Skriv namnet på måltabellen i fältet Tabellnamn och klicka på OK.

        eller

        Klicka på Bläddra och använd den andra Tilläggsfråga-dialogrutan för att söka efter måldatabasen. Klicka på OK när du har hittat och valt måldatabasen. Då stängs den andra dialogrutan. Skriv namnet på måltabellen i fältet Tabellnamn i den första dialogrutan och klicka sedan på OK.

        Skriv namnet på måltabellen och klicka på OK för att stänga den första dialogrutan Lägg till.

        I steg 4 i föregående avsnitt lade du till vissa eller alla fält i källtabellen i raden Fält i frågerutnätet. Om du lägger till hela tabellen under det steget, läggs nu hela måltabellen till automatiskt i raden Tillägg till, på det sätt som visas här:

        En tilläggsfråga som innehåller alla fält från två tabeller

        eller

        Om du lade till enskilda fält i steg 4 och fältnamnen i käll- och måltabellerna matchar, läggs målfältnamnen till automatiskt i raden Tillägg till, så här:

        En tilläggsfråga med matchande fält

        eller

        Om du lägger till enstaka fält, och vissa eller alla namn i käll- och måltabellen inte matchar, blir de omatchade fälten tomma i raden Tillägg till. Klicka på varje tomt fält och välj önskat målfält från den färdiga listan, så här:

        Välja målfält för en tilläggsfråga

      4. Klicka på Visa när du vill förhandsgranska ändringarna.

      5. Växla till designvyn och klicka på Kör så att posterna läggs till.

Överst på sidan

Uppdatera poster med Datainsamling

Office Access 2007 innehåller den nya funktionen Datainsamling. Du kan konfigurera ett dataformulär i Microsoft Office Outlook 2007, samla in information och sedan lagra informationen i en Access-databas. I den här artikeln förklaras emellertid inte hur funktionen Datainsamling fungerar.

Information om hur du använder datainsamling finns i artikeln samla in data via e-post.

Överst på sidan

Ändra data med hjälp av dialogrutan Sök och ersätt

Med dialogrutan Sök och ersätt kan du på ett annat sätt ändra mindre mängder data. Det går både snabbt och enkelt. I den här artikeln förklaras emellertid inte hur den dialogrutan fungerar.

Information om hur du använder dialogrutan finns i artikeln använda dialogrutan Sök och Ersätt om du vill ändra data.

Överst på sidan

Ändra primärnyckelvärden och externa nyckelvärden med sammanhängande uppdateringar

Ibland kanske du måste uppdatera ett primärnyckelvärde. Om du använder primärnyckeln som extern nyckel, kan du automatiskt uppdatera ändringarna i alla underordnade förekomster av den externa nyckeln.

Kom ihåg att en primärnyckel är ett värde som unikt identifierar varje rad (post) i en databastabell. En extern nyckel är en kolumn som matchar primärnyckeln. Externa nycklar finns vanligtvis i andra tabeller och med hjälp av dessa kan du skapa en relation (länk) mellan data i tabellerna.

Anta att du använder ett produktnummer som primärnyckel. Ett produktnummer identifierar en produkt. Du använder också det numret som extern nyckel i en tabell med beställningsuppgifter. På det här sättet kan du söka efter alla beställningar av en viss produkt, eftersom varje gång någon beställer den produkten, placeras produktnumret i beställningen.

Ibland ändras dessa nummer (eller andra typer av primärnycklar). I så fall kan du ändra primärnyckelvärdet och ändra automatiskt i alla relaterade underordnade poster. Detta gör du genom att aktivera referensintegritet och sammanhängande uppdateringar mellan de två tabellerna.

Ha följande regler i åtanke när du fortsätter:

  • Du kan bara aktivera sammanhängande uppdatering för primärnyckelfält med datatyperna Text och Tal. Det går inte att använda sammanhängande uppdatering för fält med datatypen Räknare.

  • Du kan bara aktivera sammanhängande uppdatering mellan tabeller som har en 1:N-relation.

I anvisningarna nedan förklaras hur du skapar en relation och aktiverar sammanhängande uppdateringar för relationen.

Skapa relationen

  1. Klicka på Relationer i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

  2. Klicka på Visa tabell i gruppen Relationer på fliken Design.

    Dialogrutan Visa tabell visas.

  3. Klicka på fliken Tabeller, markera de tabeller som du vill ändra, klicka på Lägg till och sedan på Stäng.

    Du kan trycka på SKIFT om du vill markera flera tabeller, eller så kan du lägga till varje tabell individuellt. Markera bara tabellerna på 1- och N-sidorna av relationen.

  4. Dra primärnyckeln från tabellen på 1-sidan av relationen i fönstret Relationer och släpp den i sekundärnyckelfältet på N-sidan av relationen.

    Dialogrutan Redigera relationer visas. Dialogrutan visas i bilden nedan.

    Dialogrutan Redigera relationer

  5. Markera kryssrutan Referensintegritet och klicka på Skapa.

  6. Gå till nästa stegserie.

Aktivera sammanhängande uppdatering i primärnycklar

  1. Om du inte följde stegen i stycket ovan öppnar du databasen som innehåller relationen du vill ändra.

  2. Klicka på Relationer i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

    Fönstret Relationer öppnas och visar kopplingarna (som kopplingslinjer) mellan tabellerna i databasen. I bilden nedan visas en vanlig relation:

    En relation mellan två tabeller

  3. Högerklicka på kopplingslinjen mellan de överordnade och underordnade tabellerna och klicka på Redigera relation.

    Dialogrutan Redigera relationer visas. Dialogrutan visas i bilden nedan.

    Dialogrutan Redigera relationer visas med en befintlig relation

  4. Markera Uppdatera poster i relaterade tabeller, se till att kryssrutan Referensintegritet är markerad och klicka på OK.

Mer information om hur du skapar relationer finns i följande artiklar:

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×