Uppdatera aktivitetsinformation för Project Web Access

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med 2007-versionen av Microsoft Office Project Web Access kan du visa och uppdatera dina aktivitetstilldelningar i Microsoft Office Outlook med hjälp av uppgiftsmappen och kalender, oavsett om du är online. Det kan vara användbart för användare som inte alltid har tillgång till nätverket. Om du uppdaterar din aktivitetstilldelningar när du arbetar offline kan uppdatera du servern med Uppdateringstid och statusinformation när du är online igen.

Obs!: Om du vill visa och uppdatera dina aktiviteter från Outlook, måste du ha Microsoft Office 2007 Project tillägget för Outlook är installerat. Det här tillägget fungerar med Microsoft Office Outlook 2007 och Microsoft Office Outlook 2003. Mer information om hämta och installera Microsoft Office 2007 Project tillägget för Outlook finns i Importera tilldelningar från Project Web Access till Outlook.

I den här artikeln

Om hur du uppdaterar din information om aktiviteter i Outlook

Skicka in din aktivitetsstatus till Project Web Access och din chef

Skicka din tidrapportstimmar till Project Web Access

Skicka din kombinerade aktivitet status och tidrapport timmar till Project Web Access

Ställa in automatisk aktivitetsuppdateringar i Outlook

Om att uppdatera aktivitetsinformation i Outlook

Många organisationer och projektledare väljer att följa upp aktivitetsstatus separat från arbetstiden med olika godkännare för varje datatyp. Du kan till exempel vara tilldelad till en aktivitet under 40 timmar, men du kanske utför aktiviteten på bara 30 timmar. Om företaget följer upp aktivitetsstatus separat från arbetstiden, kan du rapportera aktiviteten som 100 % färdig, men att du bara har behövt använda 30 av de 40 tilldelade timmarna. Om företaget följer upp aktivitetsstatus och arbetstid tillsammans, och du har arbetat 30 av de tilldelade 40 timmarna, visar aktivitetsstatusen 75 % färdigt.

Formulär som används för att rapportera status och arbetstid i Outlook är olika beroende på vilken uppföljningsmetod som används av din organisation eller projektledaren.

Så här tar du reda på vilken metod som används för en aktivitetstilldelning:

  1. Öppna en Outlook-uppgift eller ett möte som har importerats från Office Project Web Access.

    • Om du har öppnat en avtalad tid klickar du på Project Web Access i gruppen Visa på fliken Avtalad tid så att formuläret för aktivitetsrapportering visas.

    • Om du har öppnat en aktivitet (uppgift) visas formuläret för aktivitetsrapportering som standard.

  2. I formuläret för aktivitetsrapportering:

    • Om du ser två flikar, Uppgiftshantering och tidrapport spåras i organisationen kan aktivitetsstatus separat från arbetstider. Du anger den här informationen separat i Outlook och arbetstid ändras inte din status Aktivitetsinformation. Följ anvisningarna i avsnitten Skicka din aktivitetsstatus till Project Web Access och din chef och Skicka arbetstid i Project Web Access .

      Företaget kanske väljer att följa upp aktivitetsstatus separat från arbetstiden så att den faktiska arbetstiden kan särskiljas från den tid du lägger ned på aktiviteterna.

    • Om du inte ser två flikar och det finns ett rutnät där du kan ange dina timmar för aktiviteten, kombinerar organisationen status och tidrapporten. Du ska ange dina arbetstider i Outlook och tilläggsprogrammet beräkna din status Aktivitetsinformation. Följ stegen i avsnittet Skicka din kombinerade aktivitetsstatus och arbetstider i Project Web Access .

Överst på sidan

Skicka aktivitetsstatus till Project Web Access och din chef

Information om uppgiftsstatus publicerat med hjälp av Outlook skrivs alla aktivitetsdata status som redan fångas i Office Project Web Access. Om du är osäker på vilka data redan kan fångas i Office Project Web Access kontrollerar du statusinformation i Office Project Web Access innan du skickar din aktivitetsinformation med hjälp av Outlook.

  1. Öppna den synkroniserade aktiviteten (uppgiften) eller den avtalade tiden som du rapporterar från en Uppgifter-mapp eller kalendern i Outlook. Om du har öppnat en avtalad tid klickar du på Project Web Access i gruppen Visa på fliken Avtalad tid när du vill visa formuläret för aktivitetsrapportering. Om du har öppnat en aktivitet visas formuläret för aktivitetsrapportering som standard.

  2. Skriv lämpliga data i rutan Procent färdigt arbete, Återstående arbete eller Faktisk arbetstid på fliken Aktivitetshantering, beroende på företagets inställningar. När du skriver data i någon av dessa rutor beräknas de övriga två automatiskt.

    Till exempel om en aktivitet kräver en summa av 40 timmar arbete och skriv 20% i rutan procent färdigt arbete, rutan Verklig arbetstid uppdateras automatiskt så att det speglar en arbetsdagen (1 d) och rutan återstående arbete uppdateras så att det speglar fyra dagar kvar för att slutföra uppgiften (4 d). Om du tror att det återstående arbetet med uppgiften tar längre tid än fyra dagar kan öka du det återstående arbetet därigenom öka aktivitetens totala varaktigheten.

  3. Om du vill skicka din status till Office Project Web Access och din chef markerar du kryssrutan och skicka till projektledaren.

  4. Klicka på Spara i Project Web Access.

    Om du vill skicka din status vid ett senare tillfälle klickar du på Spara och Stäng i gruppen Spara på fliken uppgift eller en avtalad tid. Dina ändringar sparas lokalt i Outlook utan att skicka dem till Office Project Web Access eller din chef. Använd det här alternativet när du arbetar offline.

Du kan också om du har sparat statusinformation för flera uppgifter och du vill skicka dem till Office Project Web Access, klicka på Uppdatera Project Web Access i Project Web Access verktygsfältet i Outlook. Detta skickar alla ändringar samtidigt, i stället för att du behöver lämna varje aktivitet individuellt.

Om du skickar aktivitetsstatus på det här sättet skickas också tidrapportändringarna.

Överst på sidan

Skicka din tidrapportstimmar till Project Web Access

Tidrapportstimmar publicerat med hjälp av Outlook skrivs alla tidrapportstimmar redan fångas i Office Project Web Access. Om du är osäker på vilka data redan kan fångas i Office Project Web Access Kontrollera tidrapportstimmar i Office Project Web Access innan du skickar din aktivitetsinformation med hjälp av Outlook.

  1. Öppna den synkroniserade aktiviteten (uppgiften) eller avtalade tiden som du rapporterar från mappen Uppgifter eller kalendern i Outlook. Om du har öppnat en avtalad tid klickar du på Project Web Access i gruppen Visa på fliken Avtalad tid så att formuläret för aktivitetsrapportering visas. Om du har öppnat en aktivitet visas formuläret för aktivitetsrapportering automatiskt.

  2. Skriv den faktiska arbetstiden för aktiviteten för varje dag i rutnätet på fliken Tidrapport i rapporteringsformuläret. Denna tid ändrar inte de statusdata som kan ha registrerats på fliken Aktivitetshantering.

    Klicka på Föregående eller Nästa om du vill rulla igenom kalendern vecka för vecka. Du kan inte registrera tid i tidrapporten som infaller tidigare än en vecka före aktivitetstilldelningens planerade startdatum, eller senare än en vecka efter tilldelningens planerade slutdatum.

    Om din tidrapportstimmar stämmer nära den planerade tiden för uppgiftstilldelning kan du enkelt kopiera planerade timmar till rutnätet och ändra antalet timmar. Klicka på Kopiera från planerat för att automatiskt fylla i rutnätet med standard arbetstider för aktiviteten. Till exempel om en aktivitet är 40 timmar arbete schemalagt under en vecka och du är schemalagd att jobba 8 timmar per dag i 5 dagar, anges Klicka på Kopiera från planerat automatiskt 8 timmar per dag som aktiviteten är schemalagd under visade perioden. Om din verkligt arbete skiljer sig något från planerat arbete, kan du ändra talen i rutnätet innan du sparar ditt arbete till Office Project Web Access.

  3. Klicka på Spara i Project Web Access.

    När du är klar att skicka tidrapporten till chefen klickar du på Gå till webbtidrapport. Ett nytt fönster öppnas och sidan Tidrapportcenter visas.

    Om du vill spara din tidrapport att skicka till Office Project Web Access vid ett senare tillfälle klickar du på Spara och Stäng i gruppen Spara på fliken uppgift eller en avtalad tid. Dina ändringar sparas lokalt i Outlook utan att skicka dem till Office Project Web Access eller din chef. Använd det här alternativet när du arbetar offline.

Du kan också om du har sparat arbetstiden för flera uppgifter och du vill spara alla Office Project Web Access, klicka på Uppdatera Project Web Access i Project Web Access-verktygsfältet i Outlook. Då sparas alla ändringar samtidigt, i stället för att du behöver spara varje aktivitet individuellt. När du har sparat dina arbetstider i Outlook måste du skicka tidrapporten till din chef i Office Project Web Access.

Den här metoden för att spara dina arbetstider till Office Project Web Access skickar också ändringar i din aktivitetsstatus.

Överst på sidan

Skicka både aktivitetsstatus och tidrapporter till Project Web Access

  1. Öppna den synkroniserade aktiviteten eller en avtalad tid som du rapporterar på från mappen uppgifter eller Kalender i Outlook. Om du har öppnat en avtalad tid klickar du på Project Web Access om du vill visa aktiviteten rapportering formulär på fliken avtalad tid i gruppen Visa. Om du har öppnat en aktivitet, visas aktiviteten rapportering formuläret som standard.

  2. Skriv den faktiska arbetstiden för aktiviteten för varje dag som visas i rutnätet.

    Klicka på Föregående eller Nästa om du vill flytta genom kalendern vecka för vecka. Du kan inte registrera arbetstid som infaller tidigare än en vecka före aktivitetstilldelningens startdatum eller senare än en vecka efter tilldelningens slutdatum.

    Den tid som registreras i rutnätet tas med automatiskt så att rutorna Procent färdigt arbete och Total arbetstid fylls i.

    Om till exempel en aktivitet kräver två veckors arbete (2 v) och du registrerar 16 timmars arbete under den aktuella rapporteringsperioden i rutnätet, uppdateras rutan Procent färdigt arbete automatiskt till att visa 20 % färdigt. Om du behöver mer tid för att slutföra aktiviteten kan du skriva återstående arbete i rutan Återstående arbete så att aktivitetens varaktighet förlängs. Du kan också minska aktivitetens varaktighet genom att skriva ett mindre värde i rutan Återstående arbete.

    Om din tidrapportstimmar stämmer nära den planerade tiden för uppgiftstilldelning kan du ändra antalet timmar som enkelt kopiera planerade timmar till rutnätet. Klicka på Kopiera från planerat för att automatiskt fylla i rutnätet med standard arbetstider för aktiviteten. Till exempel om en aktivitet är 40 timmar arbete schemalagt under en vecka och du är schemalagd att jobba 8 timmar per dag i 5 dagar, anges Klicka på Kopiera från planerat automatiskt 8 timmar per dag som aktiviteten är schemalagd under visade perioden. Om din verkligt arbete skiljer sig något från planerat arbete, kan du ändra talen i rutnätet innan du sparar ditt arbete till Office Project Web Access.

  3. Klicka på Spara i Project Web Access.

    När du är klar att skicka tidrapporten till chefen klickar du på Gå till webbtidrapport. Ett nytt fönster öppnas och sidan Tidrapportslista visas.

    Om du vill spara din tidrapport att skicka till Office Project Web Access vid ett senare tillfälle klickar du på Spara och Stäng i gruppen Spara på fliken uppgift eller en avtalad tid. Dina ändringar sparas lokalt i Outlook, utan att skicka dem till Office Project Web Access eller din chef. Använd det här alternativet när du arbetar offline.

Du kan också om du har sparat arbetstiden för flera uppgifter och du vill skicka dem till Office Project Web Access, klicka på Uppdatera Project Web Access i Project Web Access verktygsfältet i Outlook. Detta skickar alla dina ändringar på en gång i stället för att du behöver lämna varje aktivitet individuellt. När du skickar dina ändringar i Outlook måste du skicka tidrapporten till din chef i Office Project Web Access.

Överst på sidan

Konfigurera automatisk aktivitetsuppdatering i Outlook

Du kan ändra standardalternativen och ange hur och hur ofta du vill uppdatera tilldelningar till Office Project Web Access.

För att kunna uppdatera Project Web Access automatiskt måste du vara inloggad på Microsoft Office Project Server med ett Windows-användarkonto.

  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn i Outlook och klicka på fliken Project Web Access.

  2. Klicka på Var under Uppdatera tilldelningar.

  3. Ange antal dagar, veckor eller månader i motsvarande rutor och ange sedan när du vill att nästa uppdatering ska ske i rutan nästa uppdatering.

  4. Markera kryssrutan Skicka mig ett bekräftelsemeddelande om du vill få ett sammanfattande e-postmeddelande efter varje uppdatering.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×