Track or Treat: informationsblad

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Detta faktablad är en del av vår "från diken"-samling. Beskriver fördelarna att följa upp projektarbetet, beskrivs spårningsmetoder och förklarar skillnaden mellan Spåra tid och uppföljning.

Fler faktablad finns faktablad "från the diken".

Spår eller godis

Det är Halloween säsongen här i Nordamerika, så jag trodde att vi skulle tala om någonting skrämmande: uppföljning av våra projekt. Vad? Det är inte skrämmande du säga? Information från fältet skulle beg till skiljer sig åt.

Planera inte hantera är fortfarande så vanliga

Det är stunningly vanligt att även om formella project management scheman skapas de är kvar i planeringsläge endast och aldrig spåras i många branscher och organisationer. Utövandet av planen och om du måste planera igen. Ingenstans är det vanligare än i programvaruutveckling. För de framsteg vi har gjort i projektledning i programvarubranschen, är antal projekt som planeras bara jämfört med de som har planerats och sedan spåras enorma. Om du är en av dem som endast är den goda nyheten, du inte är ensam. Dåliga nyheter är du inte är ensam!

Det finns många anledningar till uppföljning av projekt i vissa branscher inte är populära. I vissa branscher, till exempel är det mycket vanligt att man har personal som är specialiserade i Skapa erbjudanden i projektet prissättning eller upphandlande projekt eller för att uppskatta så att den ursprungliga planen för projektet. Detta gäller i många olika miljöer, men vi ser det nästan alltid i konstruktion, tunga teknik, flyg/försvar och stora engineering/upphandling / (EPC) byggprojekt. När erbjudandet har vunnits tar ett helt nytt team för spårning och leverans av projektet. På stora projekt, har personer som skapade det ursprungliga erbjudandet ofta flyttas på länge sedan att göra andra erbjudanden som tiden mellan skapar uppskattningen och avslutande kontraktet kan vara omfattande. Projektet som nu startar kanske gamla nyheter för dessa. Så som gör project management inte kunna spåras mot den ursprungliga planen eftersom de personer som skapade det och strukturen för själva planen inte är tillgängliga.

Den vanligaste orsaken för att inte göra projektuppföljning men är att projektet är flytande att följa arbetet är för svårt. Vissa projekt ändras snabbt att bara hålla med planen är ett extremt stora företag. Om du tillbringar din tid som uppdaterar planen finns ädelstenar lite tid kvar för att hålla reda på vad du har planering.

Detta kan ha en intressant effekt som inte är nödvändigtvis ett bra alternativ. I miljöer där projektledaren uppdaterar planen om och om igen och över igen baserat på ändrade förhållanden är projektet aldrig verkligen sent; egentligen aldrig över budgeten. egentligen aldrig av spår. Hur kunde det vara? När alla vi uppdaterade planen 20 minuter sedan och vi är på spåret med där vi planerat.

Om du arbetar i programindustrin utveckling och du tänker, som låter lite som Agile, blir exakt rätt. Tanken med smidig projektledning var att bygga som vi utformar och har leverans av vad vi skapar händer upprepade gånger. Våra planer skulle justeras och vi kan när som helst säga "klienten rapporterar att det är gott nog. Vi kan stoppa här nu."

Som är helt rätt för vissa typer av utveckling men för andra saker av drömmar. De flesta programutvecklingsmiljöer live med samma project management begränsningar som alla andra branscher. Vi har deadlines för att uppfylla, budgetar att respektera och en fast lista med omfattning att leverera. Vi ska ringa den traditionella projektledningen. Även i främst smidig miljöer har min erfarenhet smidig hantering som händer inom ett paraply med traditionell projektledning.

Oavsett incitament att bara plan, bär följa upp projekt risken för enorma fördelar. Låt oss ta en titt på begreppet hela spårning.

Vad gör spårning betyder?

Du kanske tror att projektuppföljning har en mycket distinkt definition och du skulle vara felaktig. Hur du spårar ett projekt beror så på vad syftet är. Här är några vanliga spårningsmetoder:

Gissa på en procent

"Vi är det ungefär hälften sätt", säger gruppledaren och vi vet att det är cirka 50 procent av vad vi har planerat. Detta spårning och det är mycket bättre än spårning inte alls, är kvaliteten på informationen ganska svagt. Om jag hade en plan för att slutföra en aktivitet i 10 dagar och I rapporten som vi är cirka 50 procent Slutför, projekthanteringsverktyg som Microsoft Project och Project Server kommer att göra några antaganden för mig. De ska räkna utifrån de har begränsade data måste du ha använt 5 dagar av arbete hittills och har 5 dagar av återstående arbete. Kanske det stämmer, men det skulle upptäckas i en situation där du är cirka 50 procent färdigt, men det har tagit 20 dagar av arbete för att komma dit och har därför förmodligen 20 dagar för återstående arbete.

Mäta hur mycket som återstår

År sedan visas en mörk Komedi film som kallas "The Money Pit" med Tom Hanks en besättning av hem leverantörer som förefaller aldrig göras. Kör gag genom hela filmen var svaret "När ska du göra?" Alla entreprenörer skulle säga "Tre veckor".

Men spåra återstående varaktighet är mycket bättre kvalitet på data än bara gissa på en procentsats. Återstående varaktighet ger oss skarpa fokus på vad som återstår för att få denna del klar och när nästa del som beror på denna Kom igång. Det finns två sätt att tänka på återstående varaktighet baserat på hur du har ställt in dina uppgifter. Först är att tänka på aktivitetens totala återstående varaktighet. Det skulle vara lämpligt om vi inte fokuserar på det arbete som krävs för att slutföra den. Andra är att tänka på återstående varaktighet eller insats som krävs för varje tilldelning. Detta skulle vara lämpligare uppgifter är Resursbaserad. Men antingen är ett stort steg upp från bara gissa på en procentsats.

Mäta hur mycket har vi gjort

"Jag har lagt 10 dagar hittills" är ett sätt att titta på utvecklingen. Kallas ibland även LOE eller "nivå eller ansträngning." Arbetsinsatsen är ett bra sätt att titta på våra faktiska förbränningshastigheten men det finns en blind sida. Vi har en bra uppfattning om hur mycket vi har använt för uppgiften hittills på bra sida med den här metoden. Vi kanske inte har en bra uppfattning om vad som återstår för att göra på den skadade sidan. Som i tidrapporten business behandlar vi ofta organisationer försöker implementera denna metod. Samtidigt som vår personal trodde att denna metod som endast lämpligt om tillsammans med andra mer sofistikerade tekniker för projektuppföljning men vi har visat som är det ofta mycket starkt bara på egen hand. "Om vi kunde bara fastställa om vår tid kommer" fick jag av en klient, som försätter oss hittills efter vad vi har gjort, vi kan bli nästan omedelbart effektivare." Han var rätt för. Vi genomföra en tidrapport som tillåtna tid ska spåras mot planerade aktiviteter och som enbart göras organisationer oerhört mycket mer effektivt. De var senare lägga till ytterligare metoder för spårning att förbättra sina prestanda ännu ytterligare.

Vi använder en metod för upparbetat värde

Metod för upparbetat värde utvecklades för omkring 30 år sedan som ett sätt att styra extremt komplexa projekt men grundläggande begrepp är ganska enkel. Om vi gör en budget för en aktivitet, oavsett hur lång tid vi ägnar kan inte vi få mer än 100% av budgeten. Upparbetat värde fokuserar på uppföljning "fysiska" procent färdigt och som lämpar sig för vissa typer av projekt och inte så mycket till andra. Om vi bygger en väg, till exempel, och vi har 100 mil på väg att bygga, sedan är när vi vid mil-markör 50, vi hälften färdig. Om du har ägnat 75% av den summa pengar får som långt, har du stor troubles och metod för upparbetat värde blir som uppenbart. Som visar att du förmodligen kommer att gå 50% över budget när du är klar.

Om du gör research för ett nytt läkemedel eller skriva programvara, mäta fysisk procent färdigt kan vara mycket mer elusive. Upparbetat värde-avdelningen har en hel verktygslåda för möjliga sätt att få den här typen av arbete och alla "Viktat milstolpar" är min favorit. Vi ställer in viktiga milstolpar av arbetet i hanteringsmiljön vägda milstolpe projekt och när vi anländer till den milstolpen vi tjäna vi hade överenskommits innan du startar den milstolpen representerar procentandelen. Vad är bra om den här metoden är lite debatt. Slutfördes milstolpen? Ja eller Nej? Om så inte är fallet, du har förtjänat ingenting. Om du har förtjänat den procentsatsen.

Elfenbensfärgad vinter-projekt

Även om du använder någon av dessa metoder är en av de saker som du bör se upp med vad jag ringer "Elfenbensfärgad snö"-projektet. Dessa projekt nästan direkt gå vidare till 99.97% färdigt och sedan hålla fast det för resten av tiden.

Hur visas dessa saker?

Oavsett vilka verktyg för projekthantering du med och visar förloppet är ofta ganska vanliga element visas. Här har vi en bild från Microsoft Project visas en stapel med 50%:

Gantt-stapel med 50 procents förlopp

Om det är allt vi spårar har vi åtminstone några begreppet där vi rubriken men moderna verktyg som Project och Project Server kan erbjuda så mycket. Om vi anger en originalplan för projektet kommer vi att kunna jämföra inte bara hur aktiviteten fortlöper utan jämförelse mot vår ursprungliga plan.

Gantt-stapel med baslinje

Här ser vi att aktiviteten förväntades vara 50 procent färdigt och det är, men den startade en vecka för sent. På höger sida i fältet ser vi att vi har lagt till 50% av tid och (helger med hänsyn till) vi har fyllt 50% av stapeln. Om vi hade angett resursarbete, kanske vi har hade 80 arbetstimmar för dagen och 40 timmar. Det är på spåret för den här uppgiften om vi tänker på det ensamt men även om uppgiften kan utvecklas i takt och bränna hastighet som väntat, det fortfarande har en negativ inverkan på alla aktiviteter som är underordnade.

OK, jag spårning nu vad?

OK, så vi har omfattas några av grunderna. Du har redan de översta 20% av kompetenta projektledare för hantering. Allvarligt. Detta är redan bättre än 80% av dem där. Nu till något grundläggande men potentiellt mycket effektfulla.

Om x, y sedan

Vad jag menar med dvs att effektiv uppföljning måste en följd formel: x fall sedan vidta åtgärder för y.

Det är en enkel formel men en av de tuffaste att utbilda personer i. Många år sedan hade privilegiet att arbeta med ett team av nationellt godkända lifeguards. Dessa var utbildad personal, men en sak kan övat men aldrig verkligen inträffat tills det verkligen hände: hur skulle lifeguard reagerar i en verklig nödsituation. De väpnade styrkor beskrivs en liknande utmaning. Utbilda och träna och träna men du riktigt vet inte hur någon reagerar när det finns ett verkligt vapen i resulterande mot dem som eldas.

Projektledning är lyckligtvis inte vanligtvis en fråga om liv eller död, men vi har ett liknande problem med dem som följa upp projekt. Projektledaren vet vad de ska göra när projektet inte spåra exakt som planerat? Detta är något du kan tänka dig om hur lång tid i förväg. Har du en budget oförutsedda händelser och/eller pengar? Har du en ledningsstruktur att få befogenhet att vidta åtgärder? Har du en kommunikationsplan att nå rätt personer när projektet körs sent eller inte? Och vad resultatet utgör vidtar åtgärder? Tar en dag värd eskalerar? Vad sägs om en vecka? Vad sägs om en ökning av risk eller scope? Ange vissa standarder för detta i förväg kan undvika att störa senare.

Bus eller spår

Ange din organisation eller ditt projekt för att implementera spårning är inte så svårt. Praktiskt taget någonsin project management produkt i branschen har vissa möjligheter att lagra projektstatus men det finns en företagets kulturell aspekt av spårning som måste ändå beaktas att ha en bra chans att lyckas och det är du inte filmar i messenger. Många projektledare som jag har sagt att med tiden express gäller att förvaltningen hittar bara bra att vara acceptabelt när du tar emot projektrapporter.

Ett antal år sedan hade jag en stor styrelserum av stora multi nationella företag. Vi diskutera konsekvenserna av projektet hanteringsverktyg som tar emot information från tidrapporten som vi publicerar.

"Jag inte förstår," sade en vice VD, "varför, när vi får tidrapportstimmar, att uppgifterna inte uppdatera förlopp."

"Om jag hade en 40 timmars aktivitet och jag placera 40 timmars arbete från tidrapporten i aktiviteten, vad du förväntar dig resultatet ska vara?" I frågan.

VP som tittat på förväxlas med frågan.

"Jag förväntar dig att den ska vara klar," sade han.

"Men vad händer om det inte är?" Jag svarade.

"Jag inte förstår," sade nu upprörd VP. "Om det är en 40 timmars aktivitet och du har 40 timmars arbete, det måste vara över.

Var jag osäker på vad som svar men som tur är jag har sparats av projektgruppen som uppmanas att tala till VP utanför ett ögonblick och stödformen förklarade att livet inte alltid följer planen.

Management att förstå att de kan få den största effekten när projektet inte går som planerat är att få något som kan ge stora fördelar precis så mycket som kan crippling företagsledningens insisterande att alla projekt måste rapportera förlopp som planerat.

Följa upp projekt kan vara en behandla inte bara för dem som hanterar den utan för hela organisationen.

Om författaren

Chris Vandersluis är ordförande och grundare av Montreal, Kanada – baserade HMS Software Microsoft Certified Partner. Han har en examen i ekonomi från McGill University och över 30 års erfarenhet inom automatisering av kontrollsystemen för projektet. Han är medlem sedan av Project Management Institute (PMI) och hjälpte hittades i Montreal och Toronto Quebec kapitel av Microsoft Project-användare grupp (MPUG). Publikationer som Chris har skrivits är Fortune, tung konstruktion nyheter, datoranvändning Kanada magazine och PMI: s PMNetwork och han är en vanlig journalisten för gånger för projektet. Han undervisar i avancerad projektledning vid McGill University och ofta talar med funktionerna för projekthantering association mellan Nordamerika och runt om i världen. HMS-programvaran är utgivaren av TimeControl projektorienterade tidsangivelserna system och Microsoft Project Solution Partner har sedan 1995.

Chris Vandersluis kan kontaktas via e-post på: chris.vandersluis@hms.ca

Om du vill läsa mer EPM-relaterade artiklar av Chris Vandersluis, se HMS EPM vägledning webbplats (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×