Tips på hur du kan göra publikationen mer personlig

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Många kunder uppskattar att bli ihågkomna i affärer och butiker som de ofta besöker – inte bara att någon kan deras namn, utan till och med vet vad de tycker om. De kan till exempel bli mottagna med ett:

"Kommer du ihåg att du ville veta när de nya proverna kom? Nu är de här, och vi har dessutom fått in dem i din favoritfärg!"

"Jag reserverade ditt favoritbord åt dig och laxen som du tyckte var så god sist finns på dagens meny."

Artikelinnehåll

Varför göra publikationen mer personlig?

Skapa datafilen

Lägga till ett adressblock och en hälsning

Lägga till anteckningar och hyperlänkar

Varför göra publikationen mer personlig?

Kunder tycker för det mesta om att bli ihågkomna och servade – om inte annat för att de får vad de vill ha fortare på det sättet. Personlig uppmärksamhet av det här slaget stärker kundrelationen. När affärer och restauranger har god koll på vad kunderna är intresserade av återgäldar kunderna vanligtvis vänligheten genom att komma tillbaka och lägga mer tid och pengar hos dem.

Utskick fungerar på samma sätt. Om du lägger till innehåll som kunden är särskilt intresserad av i ett utskick är det mycket troligare att kunden lägger märke till ditt utskick och svarar på det.

Samla in den kundinformation du behöver

Att ta reda på vad kunden är intresserad av kan vara en komplicerad uppgift. Du måste samla in information, spara den i ett lättillgängligt format och filtrera på ett sätt som företaget har nytta av och så att du får ut så mycket som möjligt av utskicket. Ju mer exakt du kan hitta kunder som har gemensamma intressen, desto mer valuta för pengarna får du.

Microsoft Office Publisher kan hjälpa. Du kan ange kundernas data i en databas som du skapar direkt i Microsoft Publisher eller i andra program, till exempel Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook med Business Contact Manager och Microsoft Office Access. Du kan också använda listor som du köper, till exempel dem som kommer från Microsoft List Builder.

När du har samlat in informationen kan du analysera den för att räkna ut vad dina bästa kunder har gemensamt, gruppera kunder efter likheter och göra dina utskick personliga så att kundernas intressen står i fokus.

Överst på sidan

Skapa datafilen

Adresser och personlig information som du lägger till publikationer måste komma någonstans ifrån. Därför är det första steget när du förbereder för ett massutskick är att konfigurera en datafil som innehåller kontaktinformation om dina kunder. Du kan använda ett Microsoft Office Excel-kalkylblad, en Microsoft Office Word-tabell, Microsoft Office Access-databas eller Microsoft Office Outlook-kontakter mapp för din datafil. Distributionslistan ska ingå från den här datafilen.

När du skapar datafilen behöver du tänka på följande saker (när du går igenom listan kan du även titta på bilden nedan, som visar kolumner i ett Excel-kalkylblad och kopplingsfält på två sidor av ett vykort):

  • Typer av information i kolumner     Varje kolumn i datafilen motsvarar någon typ av information som du vill lägga till i en publikation. Om du till exempel vill lägga till kundadressen och en personlig kommentar till varje kopia av ett vykort som du ska skriva ut, måste datafilen innehålla kolumner för namn, gatuadress, stad, postnummer och personliga kommentarer.

  • En post per rad     Varje rad i datafilen innehåller information som hämtas till en kopia av publikationen. All information på rad 2 i Excel-kalkylbladet nedan läggs exempelvis till på det vykort du skickar till kund 1, all information på rad 3 hamnar på det vykort du skickar till kund 2 o.s.v.

  • Lägga till fält i en publikation     När du ska använda informationen i datafilen lägger du till fält i publikationen – ett fält för varje typ av information som du vill ska visas. Om du till exempel vill skriva ut namnet, gatuadressen, staden, postnumret och en personlig kommentar på varje kopia av ett vykort, måste vykortspublikationen innehålla ett fält för var och en av dessa informationstyper.

Kolumner i ett Excel-kalkylblad som matchar fält i en vykortspublikation

Tips: Om du vill koppla bilder till publikationer som du har för avsikt att koppla innehåller datafilen en kolumn som innehåller data från namn en bild. Varje rad i kolumnen ska innehålla filnamnet för en viss bild, till exempel: Firstphoto.jpg. Om bilderna inte är placerade i samma mapp som datakällan är ta med sökvägen till varje bild.

Överst på sidan

Lägga till ett adressblock och en hälsning

Både ett tryckt adressblock på ett nyhetsbrev (i stället för en påklistrad adressetikett) och en hälsning som innehåller kundens namn är enkla sätt att göra utskicket mer personligt och visa att utskicket är riktat personligen till varje mottagare.

Lägga till ett adressblock som innehåller namn, adress och annan information

  1. Klicka på Adressblock under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla dokument (Steg 2: Förbered publikationen).

  2. Klicka på de adresselement som du vill använda i dialogrutan Infoga till adressblock och klicka sedan på OK.

    Obs!: Om namnen på datafälten i datakällan inte matchar namnen på de fält som används för adressblocket i Publisher kan du behöva klicka på Matcha fält i dialogrutan Infoga adressblock. Använd listrutorna i dialogrutan Matcha fält för att välja de fält i datakällan som matchar fälten i Microsoft Publisher.

Lägga till en hälsningsrad

  1. Klicka på Hälsningsrad under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla dokument (Steg 2: Förbered publikationen).

  2. Välj format för hälsningsraden, vilket innefattar hälsningsfrasen, namnformat och skiljetecken efter frasen i dialogrutan Infoga hälsningsrad. Eller Skriv en ny post i varje textruta.

  3. Ange den text som ska visas om mottagarens namn inte kan tolkas, t.ex. om det inte finns något för- eller efternamn för mottagaren i datakällan, utan bara företagsnamnet. 

  4. Klicka på OK.

    Obs!: Om namnen på datafälten i datakällan inte matchar namnen på de fält som används för hälsningsraden i Microsoft Publisher kan du behöva klicka på Matcha fält i dialogrutan Hälsningsrad. Använd listrutorna i dialogrutan Matcha fält för att välja de fält i datakällan som matchar fälten i Microsoft Publisher.

Lägga till en bild i en adress

Du kan lägga till en bild eller ett foto till ett adressblock samt till ett område i publikationen. Vilken bild som visas kan variera så att den passar kundens varumärke intresse, ålder, kön eller andra datafält som du följer upp.

Detaljerad information om hur du kopplar bilder och skapar datafilen med bildfilsinformation finns i avsnittet Skapa en datakälla för koppling av e-post eller katalog.

  1. Klicka på den plats där du vill att kopplingsfältet för en bild ska infogas (t.ex. bredvid adressblocket).

  2. Klicka på Bildfält under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla dokument (Steg 2: Förbered publikationen).

  3. Markera det fält som motsvarar bildinformationen i datafilen i dialogrutan Infoga bildfält och klicka sedan på OK.

    Ett kopplingsfält i en bildram infogas i publikationen på den plats du valt. Du kan flytta eller ändra storlek på bildramen.

Överst på sidan

Lägga till anteckningar och hyperlänkar

Om du har skapat datafilen för att spara personlig information om dina kunder, på det sätt som beskrivs i Tips på hur du förbereder en distributionslista för e-post kan du använda information som du samlat in om du vill ta fram innehåll som är speciellt anpassat för dina kunders intressen. Innehåll som matchar kundens intressen är ett mycket effektivt sätt att göra utskick mer personliga. Du kan till exempel:

  • Skräddarsy olika utskick beroende på kön     Lansera en ny kollektion för enbart män eller enbart kvinnor genom att lägga till information om kundens kön ("man" eller "kvinna") i distributionslistan och filtrera sedan efter kön. Du kan också filtrera efter de olika posterna i fältet Titel. Du kan infoga en URL-adress (i tryck) eller en länk direkt till en webbsida (i e-post) som visar alternativen för varje kön. Lägg då till korrekt URL-adress för varje post i en kolumn som är avsedd för detta.

  • Fokus på mottagare av en viss ålder     Meddela kunder av produkter eller tjänster som är lämpligt för de kunder steg i livslängd (till exempel planering för pensionen i deras twenties kontra planering för pensionen i deras fifties) genom att samla in födelsedatum av dina kunder som birth allar (till exempel "1945").

    Om du vill skicka en liten present till alla kunder som fyller år en viss månad kan du spara information om både år, månad och dag, t.ex. dag, månad, år (exempelvis "1 januari, 1978").

  • Använd inköpshistorik     Skicka specialerbjudanden till dem som nyligen gjort stora inköp, eller meddela kunder när du fått in nya modeller i deras favoritmärke. Om du sparar information om deras köp kan du sortera datafilen och hitta inköpshistorik när du får en ny leverans, eller informera dem om liknande produkter som andra kunder har köpt ("Kunder som köpte samma sak som du köpte även det här").

Lägg till en personlig kommentar

Du kan skicka ett personligt meddelande till varje kundgrupp som delar ett intresse. Lägg till ett fält (eller en kolumn) i datafilen som innehåller sådana meddelanden och lägg sedan till ett korrekt meddelande för varje post (eller rad). Du kan associera ett visst meddelande med grupper av samma kön, i samma ålder eller som har köpt något under det senaste halvåret. Mer information om hur du förbereder en distributionslista finns under Tips på distributionslistor.

  1. Klicka på en textruta i publikationen där du vill visa personlig information. Du kan också klicka på TextrutaInfoga-menyn och sedan göra rutan så stor som du vill ha den genom att dra i linjen.

    • Om det redan finns text i textrutan och du vill ersätta texten, markerar du texten.

    • Om textrutan redan innehåller text som du vill spara, placerar du markören där du vill att det personliga meddelandet ska infogas.

  2. Klicka på rätt kopplingsfält i listrutan i åtgärdsfönstret Koppla dokument.

Lägga till en personlig hyperlänk

Du kan lägga till en hyperlänk som tar kunderna till en webbsida som passar just deras intressen eller egenskaper. Du kan lägga till kundens namn eller andra datafält i texten för hyperlänken så att den verkligen blir personlig.

  1. Klicka på Infoga en personlig hyperlänk under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla e-post (Steg 2: Förbered publikationen).

  2. Skriv in texten du vill ska visas och adressen till webbplatsen du vill att mottagaren ska gå till när de klickar på hyperlänken i dialogrutan Infoga en personlig hyperlänk.

  3. Om du vill använda ett datafält i texten som visas klickar du på texten och klickar sedan på datafältet som du vill infoga i listrutan till höger.

    Obs!: Om du infogar ett datafält kan du ange en annan text som ska visas och webbadresser för tomma poster som matchar det infogade datafältet. Markera den av kryssrutorna Använd standardtext för tomma poster och Använd standardhyperlänk för tomma poster som du vill använda och skriv sedan in ersättningstexten och webbadressen.

    Bild av dialogrutan Infoga en personlig hyperlänk

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×