Tips på hur du förbereder en distributionslista för e-post

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Oavsett hur bra innehållet i ditt e-postmeddelande är, ger det inget vidare resultat om du skickar det till fel personer.

Ju mer specifikt riktat ditt utskick är mot en viss kundgrupp, som är intresserad av ett visst erbjudande, desto bättre resultat får e-postkampanjen. Räkna med att lägga mellan en tredjedel och hälften av tiden och pengarna för kampanjen på att förfina din distributionslista så att du kan nå ut till rätt kundgrupper.

Du kan välja att bara ta med namn och e-postadresser i distributionslistan, eller ta med mer information om varje kund så att du kan kategorisera kunderna i grupper som är lämpliga för din verksamhet.

Artikelinnehåll

Hur du använder kunddata

Skapa en distributionslista

Kombinera flera listor från flera källor till en

Förfina en mottagarlista

Använda kundinformation

När du får information om kunder och potentiella kunder kan det vara väldigt användbart att hålla koll på deras gemensamma attribut. Ju mer detaljerad information du har i distributionslistan, desto större möjlighet har du att skicka dina utskick till rätt kunder.

Se till att den information du sparar är information som du kommer att använda. Ju mer information du lägger till i distributionslistan, desto mer arbete behöver du lägga ned på att uppdatera listan.

Du kan till exempel vilja använda kundinformation på något av följande sätt:

  • Skicka post till kunder i ett visst område     Filtrera distributionslistan efter ort eller postnummer, så kan du enkelt skicka ett erbjudande till de kunder som finns inom ett visst område.

  • Lägg till en personlig hälsning     Anpassa ett utskick genom att ta med första eller sista mottagarnas namn i en hälsningsrad genom att dela upp namnet i distinkta Titel, Förnamnoch Efternamn datafält.

  • Fokus på mottagare av en viss ålder     Meddela kunder av produkter eller tjänster som är lämpligt för de kunder steg i livslängd (till exempel planering för pensionen i deras twenties kontra planering för pensionen i deras fifties) genom att samla in födelsedatum av dina kunder som Födelsedatum år (till exempel "1945").

    Om du vill erbjuda kampanjaktiviteter present till alla kunder som har födelsedag i aktuell månad kan du samla in sina födelsedatum som månad, dag, år (till exempel "1 januari 2000").

  • Skräddarsy olika utskick beroende på kön     Lansera en ny kollektion för enbart män eller enbart kvinnor genom att lägga till information om kundens kön ("man" eller "kvinna") i distributionslistan.

  • Använd inköpshistorik     Skicka specialerbjudanden till dem som nyligen gjort stora inköp, eller meddela kunder när du fått in nya modeller i deras favoritmärke. Om du vill göra detta behöver du spara information om kundernas tidigare inköp. Du kan också informera kunderna om liknande produkter ("Kunder som köpte samma sak som du köpte även det här").

Överst på sidan

Skapa en distributionslista

Den allra enklaste formen av distributionslista är en textfil där olika poster för mottagare är uppdelade i olika fält. Sådana listor är ofta kalkylblad eller tabeller, där varje post står på en egen rad, indelat i kolumner som innehåller de olika datafälten, som i den enkla distributionslistan på bilden här.

En enkel distributionslista i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

En avancerad lista kan innehålla ytterligare datafält, t.ex. storlek och favoritfärger, inköpshistorik, födelsedatum och kön.

Om det är första gången du skapar en distributionslista kan du göra det direkt i Publisher.

Skapa en mottagarlista

  1. Öppna Verktyg-menyn, peka på Utskick och kataloger och klicka på Skapa adresslista.

  2. Du kan anpassa fält genom att lägga till, ta bort, byta namn på eller sortera fälten som visas i dialogrutan Ny adresslista innan du börjar skriva in information i listan.

    Hur gör jag?

    1. Klicka på Anpassa kolumner och gör något av följande:

      • Om du vill lägga till ett fält klickar du på Lägg till. Skriv ett namn för det nya fältet i dialogrutan Lägg till fält och klicka på OK.

      • Om du vill ta bort ett fält markerar du fältet under Fältnamn och klickar på Ta bort.

      • Om du vill byta namn på ett fält markerar du fältet under Fältnamn och klickar på Byt namn. Skriv ett nytt namn i rutan Till i dialogrutan Byt namn på fält och klicka på OK.

      • Om du vill ändra ordning på fälten markerar du det fält du vill flytta och klickar sedan på Flytta upp eller Flytta ned tills det hamnar på rätt plats.

    2. Gå igenom listan med fältnamnen och upprepa ovanstående steg efter behov. Avsluta med att klicka på OK.

  3. Fyll i informationen för den första posten i de olika fälten (Titel, Förnamn, Efternamn o.s.v.) i dialogrutan Ny adresslista.

  4. När du har angett informationen för den första posten klickar du på Ny post eller trycker på TABB.

  5. Upprepa steg 3 och 4 tills du har fört in alla poster.

  6. Klicka på OK.

  7. Skriv namnet på adresslistan i rutan Filnamn i dialogrutan Spara adresslista.

    Som standard sparas adresslistan i mappen Mina datakällor. Du rekommenderas att spara adresslistan här eftersom det är standardmappen för datakällor i Microsoft Publisher.

  8. Klicka på Spara.

Överst på sidan

Kombinera listor från flera källor till en lista

Om du har egna eller köper distributionslistor kan du enkelt kombinera och ändra kundlistor från olika källor i Publisher. Du kan välja det som fungerar bäst för dig om du skapar en Publisher-distributionslista genom att kombinera andra listor som skapats med följande program:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook med Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Du kan också använda listor som du köper, t.ex. från Microsoft List Builder.

Ange vilken lista som ska läggas till

  1. Klicka på Utskick och katalogerVerktyg-menyn och klicka sedan på Koppla e-post om du vill öppna åtgärdsfönstret Koppla e-post.

    Om publikationen är ansluten till en mottagarlista kontrollerar du anslutningen och klickar sedan på Redigera mottagarlista i åtgärdsfönstret Koppla e-post. Om publikationen inte är ansluten till en befintlig mottagarlista klickar du på något av alternativen under Skapa en mottagarlista och klickar sedan på Nästa: Skapa eller anslut till en mottagarlista.

  2. Under Lägg till i mottagarlistan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare gör du något av följande:

    • Klicka på Välj en befintlig lista, markera en datakälla i dialogrutan Välj datakälla och klicka sedan på Öppna.

    • Klicka på Välj från Outlook-kontakter (om du uppmanas att välja en e-postprofil, klickar du på profilen som du vill) och klicka sedan på OK. Väljer en mapp eller distributionslista i dialogrutan Markera kontakter och klicka sedan på OK.

    • Klicka på Skapa en ny lista, lägg till önskade poster i dialogrutan Ny adresslista och klicka sedan på OK.

Hantera inkonsekvenser när du kombinerar listor

När du lägger till en distributionslista till en annan kan kanske ett eller flera fält i listan tillagda inte har en matchning i den befintliga listan. Adresslista som du lägger till kan innehålla ett CompanY namn fält, men den ursprungliga listan kanske inte.

Du uppmanas att rätta till inkonsekvenser mellan fält i de olika källistorna genom att öppna dialogrutan Lägg till i mottagarlista.

  1. Markera ett fält som inte är markerat i kolumnen Matchat i dialogrutan Lägg till i mottagarlista, markera det fält du vill att det ska motsvara i listan Mottagarlistans fält med matchade fält och klicka sedan på Matcha.

  2. Kontrollera att fältet du markerade visas under Matcha med fält i mottagarlista i dialogrutan Matcha fält, eller markera ett annat fält, och klicka sedan på OK.

  3. Om du behöver lägga till ett nytt fält i mottagarlistan för att kunna matcha fälten markerar du fältet du vill lägga till i den nya listan (den vänstra listan i dialogrutan Lägg till i mottagarlista), klickar på Lägg till och sedan på OK. Fält som har lagts till visas under Nya fält som ska läggas till i mottagarlistan.

    Tips: Ta bort ett fält genom att markera det i rutan Nya fält som ska läggas till i mottagarlistan och sedan klicka på Ta bort.

Bild av dialogrutan Lägg till i mottagarlista

Hur jag matcha fält när Publisher inte fråga mig?

  • Klicka på Adressfält under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla e-post och klicka sedan på Matcha fält.

Spara en genväg till en kombinerad lista

Du kan skapa en genväg till den kombinerade listan så att du kan använda den i andra utskick. När du redigerar en post i den kombinerade listan uppdateras posten även i den ursprungliga listan, om den ursprungliga filen kan redigeras. Om du inte vill uppdatera den ursprungliga källfilen exporterar du mottagarlistan till en ny fil.

  1. Klicka på Skapa en genväg till mottagarlistan under Förbered uppföljning av den här distributionslistan i åtgärdsfönstret Koppla e-post (Steg 3: Välj utdata för Koppla e-post).

  2. Skriv in ett namn för den kombinerade adresslistan i rutan Filnamn i dialogrutan Spara.

    Som standard sparas adresslistan i mappen Mina datakällor. Du rekommenderas att spara adresslistan här eftersom det är standardmappen för datakällor i Microsoft Office Publisher.

  3. Klicka på Spara.

Överst på sidan

Förfina en mottagarlista

När fälten i de olika källistorna matchar visas alla poster i den befintliga listan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera, sortera och markera de mottagare som ska ingå i kopplingen. Markera kryssrutan bredvid alla mottagare som ska inkluderas och avmarkera kryssrutan bredvid alla mottagare som ska utelämnas.

Markera eller avmarkera alla poster

  • Markera eller avmarkera kryssrutan i rubrikraden.

Filtrera listan

Om du bara vill använda en del poster i listan kan du filtrera listan efter ett visst fält eller villkor. När du har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera eller utelämna poster.

  1. Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det element som du vill filtrera efter.

  2. Gör något av följande:

    • Klicka på (Tomma) om du vill visa alla poster där motsvarande fält är tomt.

    • Klicka på (Ifyllda) om du vill visa alla poster där motsvarande fält innehåller information.

    • Klicka på (Avancerat) om du vill öppna dialogrutan Filtrera och sortera som du kan använda för att filtrera baserat på flera villkor.

      Obs!: Du kan också öppna dialogrutan Filtrera och sortera genom att klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

  3. Tips: Om datakällan innehåller poster med samma information och kolumnen innehåller tio eller färre unika värden, kan du filtrera efter specifik information. Om det till exempel finns flera adresser med Australien som land eller region, kan du filtrera efter Australien.

  4. I dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas bara de poster du valt. Om du vill visa alla posterna igen klickar du på (Alla).

Sortera listan

Om du vill se objekt Du kan sortera objekt i din lista i alfabetisk ordning. Gör något av följande:

  • Klicka på kolumnrubriken för den post du vill sortera efter i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

    Om du till exempel vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

  • Om du vill sortera baserat på flera villkor klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Markera de villkor du vill sortera efter i dialogrutan Filtrera och sortera.

    Klicka på OK när du vill gå tillbaka till åtgärdsfönstret Koppla e-post.

Sök dubbletter

Undvik att skicka ut dubbla utskick genom att leta upp och ta bort poster i den kombinerade listan där de flesta (men inte nödvändigtvis alla) fält matchar.

  1. Klicka på Sök dubbletter i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

  2. Låt endast de poster du vill ta med vara markerade i dialogrutan Sök dubbletter och klicka sedan på OK.

Hitta en specifik mottagare eller mottagargrupp med ett gemensamt attribut

Om du vill hitta en person eller en grupp som har gemensamma attribut (till exempel efternamn, postnummer eller födelsemånad) kan du söka i listan.

  1. Klicka på Sök mottagare i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

  2. Skriv in attributet du söker efter i rutan Sök i dialogrutan Sök post, ange i vilka fält du vill söka och klicka sedan på Sök nästa.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×