Effektiv uppföljning

Vad vet du innan du börjar?

Den information som du samlar in om dina kunder utgör grunden för en effektiv marknadsföring. När du samlar in kunders personliga egenskaper och organiserar kunder i grupper som har gemensamma egenskaper, blir det möjligt att se mönster i sina svar som baseras på deras gemensamma egenskaper.

När du länkar kundernas svar på de betydande egenskaper som påverkade deras beslut att svara utvecklar du en omfattande kunskapsbas för att servera dina kunder bättre och förbättra framgången för din efterföljande marknadsföring.

Här är några exempel på egenskaper som du kan spåra och vad du kan lära dig av dem:

• Upprepa kunder    Om du identifierar dina återkommande kunder kan du kontakta dem för att ta reda på varför de kommer tillbaka eller berätta för dem om försäljning och specialerbjudanden.

• Oregelade kunder    Om du inte har hört från kunder på ett tag kan du erbjuda en rabatt eller andra uppmuntran för deras upprepade verksamhet. Eller så kan du kontakta dem för att få veta hur du kan uppmuntra dem att komma tillbaka.

• Kundplats    Om du vet var de bor kan du erbjuda kunder med ett visst land eller tjänster som är meningsfulla för deras verksamhet eller plats.

• Kundens kön     Om du känner till kundernas kön kan du ge information om produkter eller tjänster som endast är relevanta för kvinnor eller män.

• Kundens ålder    Om du känner till åldern på kunderna kan du erbjuda produkter och tjänster som är avsedda för deras livscykel (t.ex. strategier för att planera för äldre personer som är där och för personer på 50-talet).

• Inköpshistorik    Om du känner till inköpshistoriken för kunder som har svarat på ett utskick och målet är att utöka din kundbas kan du köpa en distributionslista med personer som har köpt samma produkter och skicka ett liknande utskick till dem.

• Svarsinställning    Med hjälp av mottagarnas svar kan du rikta varje kund med en annan uppföljning som passar kundens svar. Vissa kunder kanske svarar per telefon, andra som har ett besök och andra via e-post. Var och en av dessa föreslår att du matchar dina kunders inställningar med en annan uppföljningsmetod.

Hur bra är det?

När du samlar in information om dina kunder vill du också hålla reda på hur väl marknadsföringen fungerar. Du måste bestämma vilka av de många variabler du vill testa och hur du kan mäta deras påverkan. Om du till exempel använder ett vykortsutskick kanske du vill prova mer än en design eller ett erbjudande och hålla reda på hur bra det går för dem. Annan information som kan vara värdefull att spåra omfattar:

• Svarshastighet    Hur många har svarat på alla kunder som du har kontaktat?

• Uppmuntransvar    Om du har tillhandahållit några olika erbjudanden för att uppmuntra kunderna att svara, kan du spåra vilken incitamentsfråga som ger störst svarsfrekvens.

• Kontaktmetod    Om du ger kunder olika sätt att svara på – till exempel vykort, telefonsamtal, e-postmeddelande, personligt besök, katalog eller webbplats – kan du spåra svaren du får för vart och ett. Om du använder olika metoder för att kontakta dina kunder kan du spåra dem för att se vilket som var bäst för att ta reda på svaret.

Isolera variablerna

Se till att du isolerar variablerna, eller att göra en senare analys kan vara svårt. Om du till exempel använder två olika vykortsdesign och varje design främjar ett annat erbjudande kan det vara svårt att spåra om ett vykort får högre svarsfrekvens på grund av designen eller på grund av erbjudandet.

Skriva ut en mottagarlista

Om du vill spåra svar på en kampanj på papper skriver du ut en lista över mottagare och håller den i närheten när mottagare svarar. Om du använder en utskriven lista är det enkelt att samla in informationen, men det är svårt att sortera, filtrera och analysera informationen.

Även om du tänker skicka publikationen via post post skriver du ut en mottagarlista med hjälp av antingen Koppla dokument åtgärdsfönster eller Åtgärdsfönster. Öppna fliken åtgärdsfönster en ny eller befintlig publikation genom att peka på Utskick och kataloger på verktygsmenynoch sedan klicka på Koppla dokument eller Koppla e-post. Mer information om hur du använder dokumentkoppling finns i Skapa en dokumentkoppling och Skapa en dokumentkoppling.

1. I steg 3 i åtgärdsfönster Dokumentkoppling: Välj Utdata för koppla e-postunderFörbered för uppföljning av det här utskicket. Klicka på Skriv ut mottagarlista.

2. I dialogrutan Skriv ut lista, under Välj kolumner,väljer du namnen på de fält som du vill ska ingå i spårningslistan. Om du även vill ta med anteckningar om kundkontakter markerar du kryssrutan Ta med tomma anteckningar.

3. Klicka på någotav följande under Markera poster:

   • Använd endast inkluderade poster för att skriva ut en lista som bara använder mottagarna av ditt utskick när du skickar e-post till en delmängd av mottagarlistan.

   • Använd alla för att skriva ut en lista med hjälp av alla poster i mottagarlistan.

4. Markera andra formateringsalternativ och gör sedan något av följande:

   • Om du vill skriva ut listan utan ytterligare formatering klickar du på Skriv ut.

     Kolumnrubriker visas högst upp på varje utskriven sida i listan.

   • Om du vill öppna listan som en ny publikation som du kan formatera ytterligare klickar du på Exportera till publikation.

Spåra online

Om du redan har en kunddatakälla kan du använda den för att spåra svaret på marknadsföringskampanjen. Oavsett om du skapar en mottagarlista i Publisher, Excel eller Access måste du se till att mottagarlistan är öppen när varje kund svarar – och sedan måste du hitta motsvarande post så att du effektivt kan samla in den information som du vill använda.

I en enkel kampanj kan du till exempel vilja lägga till en kolumn som samlar in kundsvar (ja och nej), en kolumn för det datum då du får svaret, en kolumn som beskriver nästa steg (till exempel "uppföljningssamtal" eller "inkludera i nästa utskick") och en kolumn för produkten eller tjänsten som kunden beställt. Om du har skickat flera vykort eller erbjudanden kan du också spåra designen eller erbjudandet som varje kund besvarar.

En databas gör det också enkelt att arbeta med data när det är dags att analysera dem. Du kan till exempel enkelt sortera informationen på något av de egenskaper som du samlar in och filtrerar bort mottagare med egenskaper som verkar irrelevanta.

Spara en genväg till en mottagarlista

Du kan undvika onödig arbete genom att spara en genväg till en mottagarlista som du skapade i en dokumentkoppling. När du använder listan i en senare dokumentkoppling kan du ansluta till den som en befintlig lista. Om listan består av flera datakällor kommer alla ändringar som du gör i de ursprungliga datakällorna att återspeglas i mottagarlistan när du öppnar den nästa gång. På så sätt fortsätter du att lägga till information som du har samlat in om de här mottagarna.

1. I steg 3 i åtgärdsfönster Dokumentkoppling: Välj Utdata för koppla e-postunderFörbered för uppföljning av det här utskicket. Klicka på Spara en genväg till mottagarlistan.

2. Skriv ett namn på adresslistan i rutan Filnamn i dialogrutan Spara fil.

   Som standard sparas adresslistan i mappen Mina datakällor. Det är bäst att behålla adresslistan här eftersom det här är standardmappen där Publisher söker efter datakällor.

3. Klicka på Spara.

Exportera mottagarlistan till en ny fil

När du vill kombinera olika datakällor till en ny fil kan du spara en mottagarlista som en unik lista som du kan använda i en framtida dokumentkoppling. Den här unika listan länkar inte till någon av de ursprungliga datakällorna, så all ny information som du lägger till eller ändringar som du gör görs bara i den här listan. Du kan använda den här mottagarlistan i framtida dokumentkopplingar och som en fil som du importerar till ett program för kundhantering.

1. I steg 3 i åtgärdsfönster Dokumentkoppling: Välj Utdata för koppla e-postunderFörbered för uppföljning av det här utskicket. Klicka på Exportera mottagarlista till ny fil.

2. Skriv ett namn på adresslistan i rutan Filnamn i dialogrutan Spara som.

   Som standard sparas adresslistan i mappen Mina datakällor. Det är bäst att behålla adresslistan här eftersom det här är standardmappen där Publisher söker efter datakällor.

3. Klicka på ett av följande alternativ:

   • Om du bara vill spara en lista med mottagarna av utskicket klickar du på Inkludera endast.

   • Om du vill ta med alla poster i listan, oavsett om de var en del av dokumentkopplingen, klickar du på Alla poster.

4. Klicka på Spara.