Tilldela en grupp i ett arbetsflöde ett formulär

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I ett arbetsflöde kan du samla och lagra information från många personer genom att tilldela dem uppgiften att fylla i ett anpassat formulär. Den information du får in lagras i listan Uppgifter där du kan ta fram den när du vill.

Varje gång ett dokument läggs till i biblioteket Delade dokument kanske du vill att flera av arbetsflödets deltagare ska granska dokumentet och anteckna sina kommentarer i ett formulär. De här kommentarerna kan sedan visas i listan Uppgifter av dokumentets ägare.

Formulärexempel

För att kunna göra det här lägger du till åtgärden Tilldela en grupp ett formulär i ditt arbetsflöde. Åtgärden tilldelar en eller flera deltagare eller grupper en uppgift och uppmanar dem att granska det nya dokumentet, anteckna sina reaktioner i ett anpassat uppgiftsformulär och sedan när de gjort det klicka på Slutför uppgift på uppgiftsformuläret.

I den här artikeln visar vi hur du tilldelar en eller flera deltagare eller grupper i arbetsflödet formulär så att arbetsflödet pausas tills alla deltagare har fyllt i sina formulär.

Artikelinnehåll

Vilken åtgärd som ska jag använda för att skapa den här åtgärden?

Vad är ett anpassat Uppgiftsformulär?

Tilldela en grupp ett formulär

Visa uppgifter i formulär

Vilken metod ska jag använda för att utföra uppgiften?

Uppgifter är det bästa sättet att få ett arbetsflöde att interagera med deltagarna i arbetsflödet. Om du vill att arbetsflödet ska få människor att arbeta eller samla in information från dem kan du göra så att arbetsflödet skapar och delar ut uppgifter. Varje gång ett arbetsflöde delar ut en uppgift pausas arbetsflödet tills uppgiften har slutförts. Arbetsflödet återgår till det normala igen när en deltagare klickar på Slutför uppgift på uppgiftsformuläret.

Det finns tre olika åtgärder som skapar en aktivitet och varje åtgärd är utformad för en viss typ av situation:

  • Samla in Data från en användare     Den här åtgärden tilldelar en uppgift till en enskild användare eller grupp och returnerar unikt ID till listobjekt som lagrar användarens svar så att arbetsflödet senare kan slå upp den här informationen genom att använda ett-ID. Med den här åtgärden använder du guiden Anpassad uppgift för att designa ett formulär för anpassad uppgift som samlar in information som du vill använda. Den här åtgärden skapar en uppgift som kan tilldelas bara till en enskild användare eller grupp. Om du tilldela uppgiften till en grupp varje medlem i gruppen får ett meddelande om en aktivitet, men endast en uppgiftsobjekt skapas och pausar arbetsflödet tills den första personen att svara har slutfört uppgiften. Mer information om den här åtgärden finns i artikeln samla in data från en användare i ett arbetsflöde.

  • Tilldela en grupp ett formulär     Den här åtgärden tilldelar en eller flera användare ett formulär och lagrar sedan svaren som värden i listan Uppgifter. Till skillnad från den föregående åtgärden kan den här åtgärden tilldela olika personer samma uppgift separat, och arbetsflödet pausas tills alla deltagarna har slutfört uppgiften innan det återupptas. En ytterligare skillnad från föregående åtgärd är att den här åtgärden inte skickar tillbaka uppgiftsobjektets ID för något av svaren, så arbetsflödet kan inte slå upp och använda informationen senare som grund för jämförelser och beslut. Med den här åtgärden kan du också använda guiden Anpassad uppgift för att skapa anpassade uppgiftsformulär.

  • Tilldela en att göra-uppgift     Till skillnad från de andra två Uppgiftsåtgärder skapas den här åtgärden ett Aktivitetsformulär som har inga fält för att fylla i, men i stället använder ett formulär där användaren helt enkelt klickar på en Slutförd uppgift när uppgiften är slutförd. Den här åtgärden kan tilldelas separat till flera personer och arbetsflödet pausas tills varje person markerar deras uppgift som slutförd. Den här åtgärden inte returnerar ID-Numret för uppgiftsobjektet – och verkligen behöver inte eftersom aktiviteten inte samla all information som du vill referera till senare. Mer information finns i artikeln tilldela en att göra-uppgift i ett arbetsflöde.

I följande tabell sammanfattas den här informationen.

Åtgärd

Returnerar uppgifts-ID:t för arbetsflödesuppslag?

Skapar flera uppgifter?

Gör att du kan definiera fält i uppgiftsformuläret?

Samla in data från en användare

Ja

Nej

Ja

Tilldela en grupp ett formulär

Nej

Ja

Ja

Tilldela en Att göra-uppgift

Nej

Ja

Nej

Förutom det här finns det flera begränsningar som gäller för alla tre uppgiftsåtgärder:

  • När ett arbetsflöde tilldelar en grupp en uppgift och gruppen består av ett enskilt alias eller en enskild adress skapar arbetsflödet bara ett uppgiftsobjekt, vilket sedan delas av hela gruppen. Vilken medlem som helst i gruppen kan redigera det enda uppgiftsformuläret och klicka på Slutför uppgift. Om du vill tilldela flera användare enskilda uppgifter (endast möjligt med åtgärderna Tilldela en grupp ett formulär och Tilldela en Att göra-uppgift) skriver du in varje användare var för sig i dialogrutan Markera användare.

  • Alla uppgifter som tilldelas av en enda arbetsflödesåtgärd måste slutföras innan arbetsflödet kan fortsätta. Om arbetsflödesåtgärden tilldelar individuella uppgifter till exempelvis sex deltagare kan du inte styra arbetsflödet så att det fortsätter efter det att bara tre av de sex uppgifterna har slutförts.

  • När en uppgift har tilldelats en deltagare av arbetsflödet kan uppgiften inte överföras till någon annan deltagare (genom delegering, vidarebefordring o.s.v.) Om någon har standardbehörigheten Delta för listan Uppgifter kan han eller hon dock redigera uppgiftsobjektet och på så vis göra att arbetsflödet återupptas.

  • Varje uppgift kan användas en gång i ett arbetsflöde. När du har skapat en uppgift med hjälp av guiden Anpassad uppgift går det inte att återanvända den uppgiften senare i arbetsflödet. Du kan skapa en annan uppgift med samma funktioner, men namnet måste vara ett annat och unikt.

Överst på sidan

Vad är ett anpassat uppgiftsformulär?

Varje gång du använder någon av de tre uppgiftsåtgärderna för att skapa en uppgift genererar Microsoft Office SharePoint Designer 2007 automatiskt ett anpassat uppgiftsformulär för den uppgiften. Det anpassade uppgiftsformuläret är den sida som visas för deltagarna i arbetsflödet när de redigerar uppgiften i webbläsaren.

När du skapar en uppgift med någon av åtgärderna Tilldela en grupp ett formulär eller Samla in data från en användare kan det anpassade uppgiftsformuläret innehålla hur många fält du vill. I det här exemplet ombeds deltagarna att svara med text på två frågor.

Anpassat uppgiftsformulär för grupptilldelning

I Office SharePoint Designer 2007 visas det egna uppgiftsformuläret som en ASPX-sida i mappen för det arbetsflödet. Filnamnet på den egna uppgiftsformuläret motsvarar namnet som du ger uppgiften i guiden Anpassat formulär.

Anpassat uppgiftsformulär i mapplista

Egna uppgiftsformulär kopplas till webbplatsens standardhuvudsida och innehåller en webbdel av typen Dataformulär så att de kan interagera med arbetsflödet. Det egna uppgiftsformuläret kan anpassas i fråga om layout och utseende. Du kan exempelvis koppla till en annan huvudsida eller ändra stilarna. Om du vill ändra vilka fält som visas i formuläret måste du dock använda guiden Anpassad uppgift i Arbetsflödesdesignern. Du kan inte ändra formulärfälten genom att redigera webbdelen Dataformulär direkt. Om du anpassar webbdelen Dataformulär på annat sätt (i fråga om utseende och inte i fråga om funktion), observera att ändringarna går förlorade varje gång arbetsflödet kompileras om. Anpassningar av resten av sidan sparas.

För att kunna ändra fälten i det anpassade uppgiftsformuläret måste du öppna arbetsflödet i Office SharePoint Designer 2007 (Arkiv-menyn, kommandot Öppna arbetsflöde). När du öppnar arbetsflödet och redigerar uppgiften med hjälp av guiden Anpassad uppgift ser du följande varning.

Varningsmeddelande

Om du förändrar det anpassade uppgiftsformuläret och kompilerar om arbetsflödet fortsätter alla instanser av arbetsflödet som pågår att köras med det nya formuläret. Om du tar bort eller modifierar fält (exempelvis genom att ändra typ eller namn) kommer ett arbetsflödesfel att uppstå om de pågående instanserna av arbetsflödets referensdata inte är de förväntade. Ett pågående arbetsflöde kan exempelvis göra en sökning och förvänta att ett fält innehåller data (inte är tomt) men nu är tomt, eller också kan fältet ha ändrat typ. Det är därför viktigt att inte göra några ändringar som tar bort, byter namn på eller på annat sätt ändrar formulärfält som instanser av pågående arbetsflöden kan försöka referera till.

Förutom det anpassade uppgiftsformuläret genererar Office SharePoint Designer 2007 automatiskt en innehållstyp för den uppgiften i listan Uppgifter varje gång du använder en av de tre uppgiftsåtgärderna för att skapa en uppgift. Innehållstypen definierar de tillgängliga fälten och det format som används i dem, enligt vad du angav i guiden Anpassad uppgift. Namnet på innehållstypen matchar namnet som du ger uppgiften i guiden Anpassad uppgift. Om du exempelvis skapar en uppgift med namnet ”Granska dokument” kommer du att se en innehållstyp med det namnet på i listan Uppgifter på sidan Inställningar.

Uppgiftens innehållstyp i webbläsaren

Du bör enbart ändra arbetsflödesinnehållstyper genom att öppna arbetsflödet i Office SharePoint Designer 2007 och inte genom att ändra kolumnerna eller andra inställningar för innehållstypen i webbläsaren. Om innehållstypen modifieras i webbläsaren finns en risk att det anpassade uppgiftsformulär som det är kopplat till bryts.

Överst på sidan

Tilldela en grupp ett formulär

Använd åtgärden Tilldela en grupp ett formulär om du vill skapa ett anpassat uppgiftsformulär och tilldela en eller flera deltagare uppgiften.

I det här exemplet är uppgiften att granska ett dokument i biblioteket Delade dokument och ange sina reaktioner i det anpassade uppgiftsformuläret.

  1. Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på Arbetsflöde.

  2. Namnge arbetsflödet på första sidan i arbetsflödesdesignern, välj vilken lista eller vilket bibliotek arbetsflödet ska kopplas till och markera kryssrutorna för de startalternativ du vill använda.

    Första sidan i Workflow Designer

  3. Klicka på Nästa.

  4. Klicka på Åtgärder och sedan på Tilldela en grupp ett formulär.

    Om den här åtgärden inte visas i listan klickar du på Fler åtgärder för att få fram en fullständig lista.

  5. Klicka på ett anpassat formulär i åtgärden.

    Sida i arbetsflödesdesignern med markör som markerar ett anpassat formulär

  6. Klicka på Nästa på den första sidan i guiden Anpassad uppgift.

  7. Ange ett namn för uppgiften i rutan Namn på nästa sida.

    Obs!: Uppgiftens namn måste vara unikt för den aktuella webbplatsen.

  8. Skriv eventuella allmänna instruktioner till mottagaren av uppgiften i rutan Beskrivning.

    Den här beskrivningen visas överst i det anpassade uppgiftsformuläret, så här tar du med eventuella instruktioner som du vill att deltagaren i arbetsflödet ska se, inte bara en allmän beskrivning.

    Andra sidan i guiden Anpassad uppgift

  9. Klicka på Nästa.

  10. Definiera ett anpassat formulärfält för uppgiften genom att klicka på Lägg till.

  11. Ange ett namn för fältet i rutan Fältnamn.

  12. Ange frågan som det här formulärfältet lagrar ett svar på i rutan Beskrivning.

  13. Välj ett alternativ som formaterar fältet på rätt sätt för den typ av information du samlar in i listan Informationtyp.

    Dialogrutan Lägg till fält

  14. Klicka på Nästa.

  15. Nästa sida i guiden kan se olika ut beroende på vilken Informationstyp du väljer på föregående sida. Ange de inställningar du vill använda.

  16. Upprepa steg 10–15 för varje fält som du vill ha med på formuläret.

  17. När alla fält har definierats klickar du på Slutför i guiden Anpassad uppgift.

    På följande bild kan du se hur den här uppgiften visas för arbetsflödets deltagare i webbläsaren när de redigerar uppgiften. Det här är det anpassade uppgiftsformuläret – Granska dokument.aspx – som du just utformade med guiden Anpassad uppgift.

    Anpassat uppgiftsformulär för grupptilldelning

    I arbetsflödesdesignern måste du fortfarande ange den andra parametern i åtgärden Tilldela en grupp ett formulär.

  18. Klicka på dessa användare i åtgärden.

    Sida i arbetsflödesdesignern med markör som markerar dessa användare

  19. Ange ett namn eller en e-postadress eller klicka på en befintlig användare eller grupp i listan i dialogrutan Markera användare och klicka sedan på Lägg till.

    Upprepa det här steget om du vill att andra deltagare också ska tilldelas den här uppgiften.

    Meddelanden: 

    • Åtgärden som tilldela ett formulär till en grupp skapas en aktivitet för varje person och den grupp som du lägger till här. Åtgärden inte expandera gruppen och tilldela en aktivitet till varje person i gruppen. Mer information finns i avsnittet tidigare vilken åtgärd som ska jag använda för att skapa en aktivitet?

    • I stället för att ange ett visst namn på en användare eller grupp eller en viss e-postadress kan du lagra den typen av information i en egen lista och sedan använda ett arbetsflödesuppslag för att ta fram den här informationen. Om du gör det kan flera olika användare och grupper konfigureras som arbetsflödesdeltagare utan att du behöver ändra själva arbetsflödet.

  20. När alla deltagare du vill ha med visas i rutan Markerade användare klickar du på OK.

I det här exemplet skapar arbetsflödet uppgiften och delar ut den varje gång ett nytt dokument läggs till i biblioteket Delade dokument. Arbetsflödet pausas tills alla uppgifter har markerats som slutförda. Den här åtgärden (eller det här steget) kan bestå av något som är nödvändigt för den här metoden – du kan till exempel konfigurera arbetsflödet så att en e-postavisering skickas varje gång alla deltagare har slutfört sina granskningar.

Överst på sidan

Visa informationen som har inkommit via formulären

När arbetsflödet har samlat in informationen från de anpassade formulären är det enklast att visa den på sidan Arbetsflödesstatus för den här förekomsten av arbetsflödet.

  1. I den lista eller i det bibliotek där objektet som startade arbetsflödet finns klickar du på statusen för det objektet i kolumnen för motsvarande arbetsflöde.

    Kolumn med arbetsflödesstatus i biblioteket Delade dokument

  2. Klicka på länken i kolumnen Rubrik för varje deltagare om du vill se deras svar för just det uppgiftsobjektet i avsnittet Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.

    Länk till arbetsflödesuppgift på sidan Arbetsflödesstatus

Till skillnad från åtgärden Samla in data från en användare skickar åtgärden Tilldela en grupp ett formulär inte tillbaka identifikationen för den uppgift som skapas, så det går inte att använda ett arbetsflödesuppslag för att ta fram kommentarerna och skicka dem i e-postmeddelande för arbetsflödet.

Ett arbetsflöde kan inte heller slå upp ett instans-ID för arbetsflödet för det pågående arbetsflödet, vilket krävs för att kunna skapa frågesträngsdelen för URL-adressen till sidan Arbetsflödesstatus. Därför kan e-postmeddelanden för arbetsflöden inte innehålla länkar till sidan Arbetsflödesstatus för det aktuella arbetsflödet.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×