Bevarandeprinciper är en del av MRM-teknik (Messaging Records Management) som är tillgänglig med Microsoft Exchange Server- och Microsoft 365-e-postkonton. Med MRM kan du enklare bevara meddelanden som behövs för att följa organisationsprinciper, myndighetsföreskrifter och juridiska krav och ta bort innehåll som inte längre har något juridiskt värde eller affärsvärde.
Obs!: Det finns Microsoft Outlook- och Exchange Server-licenskrav för den här funktionen. Mer information finns i Licenskrav för privat arkiv och bevarandeprinciper.
Om bevarandeprinciper
Organisationer kan skapa standardprinciper för bevarande för alla e-postobjekt i en Exchange Server- eller Microsoft 365-postlåda, specifika principer för standardmappar – till exempel Inkorgen, Utkast, Skickat, Borttaget och Skräppost – eller skapa bevarandeprinciper som användare kan tillämpa på mappar eller enskilda objekt. Alla eller en kombination av de här alternativen kan konfigureras av Exchange Server eller Microsoft 365-administratören.
Viktigt!: Om du har några frågor om organisationens bevarandeprinciper bör du granska organisations riktlinjer eller kontakta den juridiska avdelningen.
Det är enklare att tilldela en bevarandeprincip per mapp istället för individuellt för varje meddelande. Även när en bevarandeprincip har tilldelats en mapp kan du markera ett eller flera meddelanden och sedan tilldela en annan princip för bara de meddelandena. En princip som tilldelats ett meddelande har företräde framför alla ärvda mapprinciper.
Viktigt!: Alla bevarandeprinciper som innehåller ett datum då e-postmeddelandet tas bort visas i e-postmeddelandets rubrik. Men om bevarandeprincipen som tillämpas är endast bevarande och inte kräver att e-postmeddelandet tas bort, kanske principnamnet och beskrivningen inte visas i e-postmeddelandets rubrik eller i rubriken i läsfönstret.
Tilldela en bevarandeprincip till en e-postmapp
-
Högerklicka på en e-postmapp i navigeringsfönstret för att visa snabbmenyn och välj Egenskaper
-
Välj fliken Princip och välj mappprincip. Som standard använder en mapp automatiskt alla principer som redan har tilldelats den överordnade mappen.
Tilldela en bevarandeprincip till e-postmeddelanden
-
Klicka på ett meddelande i meddelandelistan.
Tips: Om du vill välja fler än ett meddelande trycker du ned CTRL-tangenten samtidigt som du trycker på varje meddelande.
-
I menyfliksområdet väljer du Tilldela princip.
-
Bevarandeprincipen för ett meddelande visas i rubriken i läsfönstret under mottagarnamnen och omfattar förfallodatumet.
Kommandot Tilldela princip saknas i menyfliksområdet.
Om kommandot Tilldela princip saknas i menyfliksområdet kan det finnas i spillmenyn. Klicka på de tre punkterna längst till höger i menyfliksområdet så visas Tilldela princip. Det är också möjligt att din Exchange Server-administratör eller Din Microsoft 365-administratör inte har aktiverat bevarande- och arkiveringsprinciper för ditt konto eller att du inte använder en Outlook-licens som innehåller den här funktionen. Mer information finns i Licenskrav för privat arkiv och bevarandeprinciper.
Ta bort en bevarandeprincip
När du tar bort en bevarandeprincip från ett e-postmeddelande gäller mapprincipen för objektet, om det finns någon tilldelad mapprincip.
-
Klicka på ett meddelande i meddelandelistan.
-
I menyfliksområdet väljer du Tilldela princip.
-
Klicka på Använd mapprincip under Bevarandeprincip.
Bevarandeprincipen för ett meddelande visas i rubriken i läsfönstret under mottagarnamnen och omfattar förfallodatumet.
