Tilldela en Att göra-uppgift i ett arbetsflöde

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

När du designar ett arbetsflöde vill du oftast tilldela en deltagare i arbetsflödet arbete. Enklast är det när du inte behöver någon information från den deltagaren – du vill bara när veta när arbetet blivit utfört så att arbetsflödet kan fortsätta.

Du kanske till exempel vill att flera deltagare ska granska ett dokument och anteckna sina kommentarer och ändringsförslag. Då behöver inte arbetsflödet samla in deras respons eller annan information – du behöver bara få reda på när arbetet har blivit utfört.

Exempeldiagram på Att göra-uppgift

För att kunna göra det här lägger du till åtgärden Tilldela en Att göra-uppgift i ditt arbetsflöde. Åtgärden tilldelar var och en av deltagarna en uppgift och uppmanar dem att utföra de individuella granskningarna och klicka på Slutför uppgift på uppgiftsformuläret när de är färdiga. Uppgiftsformuläret som skapas av den här åtgärden är väldigt enkelt och innehåller bara en Slutför uppgift-knapp och en Avbryt-knapp och inga fält som ska fyllas i.

I den här artikeln visar vi hur du tilldelar en eller flera deltagare eller grupper i arbetsflödet en Att göra-uppgift så att arbetsflödet pausas tills alla deltagare har slutfört sina uppgifter.

Artikelinnehåll

Vilken åtgärd som ska jag använda för att skapa den här åtgärden?

Vad är ett anpassat Uppgiftsformulär?

Tilldela en att göra-uppgift

Vilken metod ska jag använda för att utföra uppgiften?

Uppgifter är det bästa sättet att få ett arbetsflöde att interagera med deltagarna i arbetsflödet. Om du vill att arbetsflödet ska få människor att arbeta eller samla in information från dem kan du göra så att arbetsflödet skapar och delar ut uppgifter. Varje gång ett arbetsflöde delar ut en uppgift pausas arbetsflödet tills uppgiften har slutförts. Arbetsflödet återgår till det normala igen när en deltagare klickar på Slutför uppgift på uppgiftsformuläret.

Det finns tre olika åtgärder som skapar en aktivitet och varje åtgärd är utformad för en viss typ av situation:

  • Samla in Data från en användare     Den här åtgärden tilldelar en uppgift till en enskild användare eller grupp och returnerar unikt ID till listobjekt som lagrar användarens svar så att arbetsflödet senare kan slå upp den här informationen genom att använda ett-ID. Med den här åtgärden använder du guiden Anpassad uppgift för att designa ett formulär för anpassad uppgift som samlar in information som du vill använda. Den här åtgärden skapar en uppgift som kan tilldelas bara till en enskild användare eller grupp. Om du tilldela uppgiften till en grupp varje medlem i gruppen får ett meddelande om en aktivitet, men endast en uppgiftsobjekt skapas och pausar arbetsflödet tills den första personen att svara har slutfört uppgiften. Mer information om den här åtgärden finns i artikeln samla in data från en användare i ett arbetsflöde.

  • Tilldela ett formulär till en grupp     Den här åtgärden tilldelas ett formulär till en eller flera användare och lagras svar som värden i listan uppgifter. Till skillnad från den föregående åtgärden kan i den här åtgärden tilldela en uppgift separat till flera personer och pausar arbetsflödet tills varje person utför sina uppgifter innan den ska gälla. Även till skillnad från den föregående åtgärden returnerar åtgärden inte ID-Numret för uppgiftsobjekt för något svar, så att arbetsflödet inte kan slå upp och använda informationen för senare som grund för jämförelser och beslut. Med den här åtgärden använda du också guiden Anpassad uppgift för att skapa ett anpassat Uppgiftsformulär. Mer information finns i artikeln tilldela ett formulär till en grupp i ett arbetsflöde.

  • Tilldela en Att göra-uppgift     Till skillnad från de andra två uppgiftsåtgärderna skapar den här åtgärden ett uppgiftsformulär som inte innehåller några formulärfält för ifyllning, utan i stället används ett formulär där användaren bara klickar på Slutför uppgift när uppgiften är avklarad. Den här uppgiften kan tilldelas flera personer separat och arbetsflödet pausas tills var och en har markerat sina uppgifter som färdiga. Med den här åtgärden skickas uppgiftsobjektets ID inte tillbaka – det finns ingen anledning att göra det eftersom uppgiften inte samlar in någon information som går att referera till vid ett senare tillfälle. Mer information finns i artikeln Tilldela en Att göra-uppgift i ett arbetsflöde.

I följande tabell sammanfattas den här informationen.

Åtgärd

Returnerar uppgifts-ID:t för arbetsflödesuppslag?

Skapar flera uppgifter?

Gör att du kan definiera fält i uppgiftsformuläret?

Samla in data från en användare

Ja

Nej

Ja

Tilldela en grupp ett formulär

Nej

Ja

Ja

Tilldela en Att göra-uppgift

Nej

Ja

Nej

Förutom det här finns det flera begränsningar som gäller för alla tre uppgiftsåtgärder:

  • När ett arbetsflöde tilldelar en grupp en uppgift och gruppen består av ett enskilt alias eller en enskild adress skapar arbetsflödet bara ett uppgiftsobjekt, vilket sedan delas av hela gruppen. Vilken medlem som helst i gruppen kan redigera det enda uppgiftsformuläret och klicka på Slutför uppgift. Om du vill tilldela flera användare enskilda uppgifter (endast möjligt med åtgärderna Tilldela en grupp ett formulär och Tilldela en Att göra-uppgift) skriver du in varje användare var för sig i dialogrutan Markera användare.

  • Alla uppgifter som har tilldelats av en enskild arbetsflödesåtgärd måste slutföras innan arbetsflödet kan återupptas. Om arbetsflödesåtgärden tilldelar sex deltagare olika uppgifter till exempel kan du inte göra så att arbetsflödet återupptas efter att bara tre av de sex uppgifterna har slutförts.

  • När en uppgift har tilldelats en deltagare av arbetsflödet kan uppgiften inte överföras till någon annan deltagare (genom delegering, vidarebefordring o.s.v.) Om någon har standardbehörigheten Delta för listan Uppgifter kan han eller hon dock redigera uppgiftsobjektet och på så vis göra att arbetsflödet återupptas.

  • Varje uppgift kan användas en gång i ett arbetsflöde. När du har skapat en uppgift med hjälp av guiden Anpassad uppgift går det inte att återanvända den uppgiften senare i arbetsflödet. Du kan skapa en annan uppgift med samma funktioner, men namnet måste vara ett annat och unikt.

Överst på sidan

Vad är ett anpassat uppgiftsformulär?

Varje gång du använder någon av de tre uppgiftsåtgärderna för att skapa en uppgift genererar Microsoft Office SharePoint Designer 2007 automatiskt ett anpassat uppgiftsformulär för den uppgiften. Det anpassade uppgiftsformuläret är den sida som visas för deltagarna i arbetsflödet när de redigerar uppgiften i webbläsaren.

När du skapar en uppgift med åtgärden Tilldela en Att göra-uppgift innehåller det anpassade uppgiftsformuläret två knappar. Deltagarna klickar på Slutför uppgift när de är färdiga med den tilldelade uppgiften. Ingen annan åtgärd än den här godkänns av det anpassade uppgiftsformuläret från deltagarna.

Anpassat uppgiftsformulär för Att göra-uppgift

I Office SharePoint Designer 2007 visas det egna uppgiftsformuläret som en ASPX-sida i mappen för det arbetsflödet. Filnamnet på den egna uppgiftsformuläret motsvarar namnet som du ger uppgiften i guiden Anpassat formulär.

Anpassat uppgiftsformulär i mapplista

Egna uppgiftsformulär kopplas till webbplatsens standardhuvudsida och innehåller en webbdel av typen Dataformulär så att de kan interagera med arbetsflödet. Det egna uppgiftsformuläret kan anpassas i fråga om layout och utseende. Du kan exempelvis koppla till en annan huvudsida eller ändra stilarna. Om du vill ändra vilka fält som visas i formuläret måste du dock använda guiden Anpassad uppgift i Arbetsflödesdesignern. Du kan inte ändra formulärfälten genom att redigera webbdelen Dataformulär direkt. Om du anpassar webbdelen Dataformulär på annat sätt (i fråga om utseende och inte i fråga om funktion), observera att ändringarna går förlorade varje gång arbetsflödet kompileras om. Anpassningar av resten av sidan sparas.

För att kunna ändra fälten i det anpassade uppgiftsformuläret måste du öppna arbetsflödet i Office SharePoint Designer 2007 (Arkiv-menyn, kommandot Öppna arbetsflöde). När du öppnar arbetsflödet och redigerar uppgiften med hjälp av guiden Anpassad uppgift ser du följande varning.

Varningsmeddelande

Om du använder åtgärden Tilldela en Att göra-uppgift innehåller det anpassade uppgiftsformuläret bara fälten Rubrik och Beskrivning. Du kan ändra texten i de här fälten som du vill och kompilera om arbetsflödet. Då fortsätter alla pågående förekomster av arbetsflödet att köras med det nya formuläret.

Om du använder någon av åtgärderna Samla in data från en användare eller Tilldela en grupp ett formulär ser det lite annorlunda ut eftersom det anpassade uppgiftsformuläret antagligen innehåller formulärfält som samlar in data. Om du ändrar det anpassade uppgiftsformuläret och kompilerar om arbetsflödet fortsätter alla pågående förekomster av arbetsflödet att köras med det nya formuläret. Om du tar bort eller ändrar fält (till exempel genom att ändra typen eller byta namn på dem) inträffar ett arbetsflödesfel om de pågående förekomsterna av arbetsflödet refererar till information som inte finns. Ett pågående arbetsflöde kanske utför en sökning till exempel och förväntar sig att hitta information i ett visst fält (ett icke-tomt) som nu är tomt eller också har fältet ändrat typ. Därför är det viktigt att inte göra några ändringar som tar bort, döper om eller på något annat sätt ändrar formulärfält som pågående arbetsflödesförekomster kan tänkas referera till.

Förutom att du kan skapa anpassade uppgiftsformulär i Office SharePoint Designer 2007 så genereras en innehållstyp automatiskt i listan Uppgifter varje gång du skapar en uppgift med hjälp av någon av de tre uppgiftsåtgärderna. Innehållstypen definierar tillgängliga fält och avgör vilket format som används enligt vad du angav i guiden Anpassad uppgift. Namnet på innehållstypen matchar det namn du ger till uppgiften i guiden Anpassad uppgift. Om du till exempel skapar en uppgift som heter Granska dokument visas en innehållstyp med det namnet på sidan Inställningar i listan Uppgifter.

Uppgiftens innehållstyp i webbläsaren

Du bör enbart ändra arbetsflödesinnehållstyper genom att öppna arbetsflödet i Office SharePoint Designer 2007 och inte genom att ändra kolumnerna eller andra inställningar för innehållstypen i webbläsaren. Om innehållstypen modifieras i webbläsaren finns en risk att det anpassade uppgiftsformulär som det är kopplat till bryts.

Överst på sidan

Tilldela en Att göra-uppgift

Använd åtgärden Tilldela en Att göra-uppgift om du vill skapa ett anpassat uppgiftsformulär och tilldela en eller flera deltagare uppgiften.

I det här exemplet består uppgiften av att granska ett dokument i biblioteket Delade dokument och anteckna sina kommentarer och ändringsförslag.

  1. Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på Arbetsflöde.

  2. Namnge arbetsflödet på första sidan i arbetsflödesdesignern, välj vilken lista eller vilket bibliotek arbetsflödet ska kopplas till och markera kryssrutorna för de startalternativ du vill använda.

    Första sidan i arbetsflödesdesignern

  3. Klicka på Nästa.

  4. Klicka på Åtgärder och sedan på Tilldela en Att göra-uppgift.

    Om den här åtgärden inte visas i listan klickar du på Fler åtgärder för att få fram en fullständig lista.

  5. Klicka på en Att göra-uppgift i åtgärden.

    Sida i arbetsflödesdesignern med markör som markerar en Att göra-uppgift

  6. Klicka på Nästa på den första sidan i guiden Anpassad uppgift.

  7. Ange ett namn för uppgiften i rutan Namn på nästa sida.

    Obs!: Uppgiftens namn måste vara unikt för den aktuella webbplatsen.

  8. Skriv eventuella allmänna instruktioner till mottagaren av uppgiften i rutan Beskrivning.

    Den här beskrivningen visas överst i det anpassade uppgiftsformuläret, så här tar du med eventuella instruktioner som du vill att deltagaren i arbetsflödet ska se, inte bara en allmän beskrivning.

    Andra sidan i guiden Anpassad uppgift

  9. Klicka på Slutför.

    På följande bild kan du se hur den här uppgiften visas för arbetsflödets deltagare i webbläsaren när de redigerar uppgiften. Det här är det anpassade uppgiftsformuläret – Granska dokument.aspx – som du just utformade med guiden Anpassad uppgift.

    Anpassat uppgiftsformulär för Att göra-uppgift

    I arbetsflödesdesignern måste du fortfarande ange den andra parametern i åtgärden Tilldela en Att göra-uppgift.

  10. Klicka på dessa användare i åtgärden.

    Sida i arbetsflödesdesignern med markör som markerar de här personerna

  11. Ange ett namn eller en e-postadress eller klicka på en befintlig användare eller grupp i listan i dialogrutan Markera användare och klicka sedan på Lägg till.

    Upprepa det här steget om du vill att andra deltagare också ska tilldelas den här uppgiften.

    Meddelanden: 

    • Arbetsflödet skapas en aktivitet för varje person och grupp som du lägger till här i praktiken tilldela en att göra-uppgift. Åtgärden inte expandera gruppen och tilldela en aktivitet till varje person i gruppen. Mer information finns i avsnittet tidigare vilken åtgärd som ska jag använda för att skapa en aktivitet?

    • I stället för att ange ett visst namn på en användare eller grupp eller en viss e-postadress kan du lagra den typen av information i en egen lista och sedan använda ett arbetsflödesuppslag för att ta fram den här informationen. Om du gör det kan flera olika användare och grupper konfigureras som arbetsflödesdeltagare utan att du behöver ändra själva arbetsflödet.

  12. När alla deltagare du vill ha med visas i rutan Markerade användare klickar du på OK.

I det här exemplet skapar arbetsflödet uppgiften och delar ut den varje gång ett dokument läggs till i biblioteket Delade dokument. Arbetsflödet pausas tills alla uppgifter har markerats som slutförda. Den här åtgärden (eller det här steget) kan bestå av något som är nödvändigt för den här metoden – du kan till exempel konfigurera arbetsflödet så att en e-postavisering skickas varje gång alla deltagare har slutfört sina granskningar.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×