Ta bort en tidigare anställd från Office 365

Deltagare: Diane Faigel
Uppdaterades senast: 16 augusti 2017

Logga ut nu!

Om du behöver ta bort en anställd från Office 365 omedelbart gör du så här:

  1. Logga in med ditt Office 365-administratörskonto på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logga in med ditt konto som administratör för Office 365.

    Logga in på Office 365 med 21Vianet

  2. I Administrationscenter för Office 365 väljer du användaren och återställer hans/hennes lösenord (skicka det inte till användaren).

  3. Medan du är på sidan Egenskaper för användaren expanderar du OneDrive-inställningar och väljer Initiera.

    Välj Initiera om du vill logga ut användaren direkt.

Inom en timme – eller när användaren har lämnat den Office 365-sida han/hon besöker – uppmanas användaren att logga in igen. (Denna uppdateringstoken gäller i en timme. Hur lång tid det tar beror därför på hur lång tid som återstår för användarens token och om användaren har navigerat bort från den webbsida han/hon besöker.)

VARNING: Om användaren är inne på Outlook på webben och bara klickar runt i postlådan, kanske han/hon inte kastas ut direkt. Så snart användaren klickar du på en annan panel, till exempel OneDrive, eller uppdaterar sin webbläsare initieras utloggningen.

Mer information om att använda PowerShell till att logga ut en användare direkt finns i cmdleten Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

Mer information om hur du avslutar en persons e-post finns i Vad du behöver veta om att avsluta en anställds e-postsession.

Översikt över alla steg för att ta bort en anställd och säkra data

En fråga vi ofta får är "Vad ska jag göra för att skydda data när en anställd lämnar organisationen?" Den här artikeln förklarar hur du kan blockera åtkomst till Office 365 och de steg du bör vidta för att skydda dina data.

Här följer en snabb översikt: Varje steg beskrivs i detalj i den här artikeln.

Steg

Varför

1. Spara innehållet i användarens postlåda

Det är användbart för den som ska ta över den anställdas arbete, samt i händelse av tvist.

2. Vidarebefordra användarens e-post till en annan anställd

Det gör att du kan låta den tidigare anställdas e-postadress vara aktiv, även om du ska ta bort dennes licens och konto. Du kan ta bort licensen, men ta inte bort kontot.

Om du har kunder och partner som fortfarande skickar e-post till den tidigare anställdes adress innebär detta att e-posten vidare till den person som tar över arbetet.

3. Rensa och blockera användarens mobila enhet

Tar bort affärsdata från telefonen eller surfplattan.

3a. Vad kan jag göra om personen använt sin egen dator för att komma åt OneDrive och SharePoint?

Om en personlig dator använts för att ladda ned filer från OneDrive och SharePoint, i stället för en företagsdator, går det inte att rensa dessa filer.

4. Blockera användarens åtkomst till data och e-post i Office 365

Det hindrar personen från att komma åt sin gamla Office 365-postlåda och data.

Tips: När du blockerar åtkomsten för en användare betalar du fortfarande för dennes licens. Du måste ta bort licensen från prenumerationen för att slippa betala för den (steg 5).

5. Ta bort användarens Office 365-licens

När du tar bort en licens kan du tilldela någon annan den. Du kan också radera licensen så att du inte behöver betala för den förrän du anställer någon ny.

När du tar bort eller raderar en licens sparas användarens gamla e-post, kontakter och kalender i 30 dagar, och tas sedan bort permanent.

6. Ta bort den tidigare anställdas användarkonto

Det här tar bort kontot från din Administrationscenter för Office 365. Hjälper dig att hålla ordning och reda.

7. Få åtkomst till en tidigare anställds OneDrive- och e-postdata

Du kan flytta en tidigare anställds dokument till en annan plats som inte är kopplad till dennes konton.

Du måste vara medlem av rollen Global administratör för Office 365 för att utföra stegen.

Spara innehållet i en tidigare anställds postlåda

Det finns två sätt du kan spara innehållet i den tidigare anställdas postlåda:

  1. Lägg till den tidigare anställdas e-postadress till din version av Outlook 2013 eller 2016 och exportera sedan alla data till en PST-fil. Du kan importera dessa data till ett annat e-postkonto vid behov. Mer information om hur du gör det finns i Få åtkomst till och säkerhetskopiera en tidigare anställds användardata.

    ELLER

  2. Aktivera Bevarande av juridiska skäl eller Originalarkiv för postlådan innan du tar bort användarkontot. Det här är mycket mer komplicerat än det första alternativet, men värt att välja om: företagsabonnemanget omfattar arkivering och bevarande av juridiska skäl, det finns risk för tvister och du har en tekniskt stark IT-avdelning.

    När du har konverterar postlådan till en inaktiv postlåda kan administratörer, efterlevnadsansvariga och hanterare av arkivhandlingar använda lokala eDiscovery-verktyg i Exchange Online för att komma åt och söka i innehållet.

    Inaktiva postlådor kan inte ta emot e-post och visas inte i organisationens delade adressbok och andra listor.

    Mer information om hur du aktiverar bevarande för en postlåda finns i TechNet-artikeln Manage inactive mailboxes in Exchange Online (Hantera inaktiva postlådor i Exchange Online).

Vidarebefordra en tidigare anställds e-post till en annan anställd.

I det här steget tilldelar du den tidigare anställdas e-postadress till en annan anställd eller konverterar postlådan till en delad postlåda du har skapat.

Om du vidarebefordrar e-postmeddelanden kommer alla nya e-postmeddelanden som skickas till den tidigare anställda att skickas till nuvarande anställda. Om du konverterar postlådan till en delad postlåda blir även gamla e-postmeddelanden tillgängliga. 

  1. VIKTIGT! Om du konfigurerar vidarebefordran av e-post eller en delad postlåda kan du ta bort användarens licens så att du inte behöver betala för den. Men ta inte bort själva kontot. Kontot måste finnas för att kunna använda vidarebefordran av e-post eller den delade postlådan.

  2. Logga in på Office 365 på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logga in med ditt konto som administratör för Office 365.

    Logga in på Office 365 med 21Vianet

  3. I Administrationscenter för Office 365 väljer du Användare.

    Klicka på Användare.

  4. Välj den anställda du vill blockera.

    Välj användaren du vill blockera.

  5. Klicka på E-postinställningar. Bredvid Vidarebefordran av e-post väljer du Redigera.

    Välj Inställningar för e-post och sedan Redigera.
  6. Aktivera Vidarebefordra all e-post som skickats till den här postlådan. I rutan Adress för vidarebefordran skriver du e-postadressen till den aktuella medarbetaren (eller den delade postlådan) dit e-posten ska skickas.

    Lägg till e-postadressen till den aktuella medarbetaren.

  7. Klicka på Spara.

  8. Tänk på att du inte ska ta bort kontot. Om du tar bort licensen behöver du inte betala för den och användaren kan inte logga in på Office 365.

Rensa och blockera en tidigare anställds mobil enhet

Om den tidigare anställde hade en företagstelefon kan du använda Administrationscenter för Exchange för att rensa och blockera enheten så att alla organisationsdata tas bort från enheten och så att enheten inte längre kan ansluta till Office 365.

  1. Logga in på Office 365 på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logga in med ditt konto som administratör för Office 365.

    Logga in på Office 365 med 21Vianet

  2. I det nedre vänstra navigeringsfönstret i Administrationscenter för Office 365 expanderar du Administratörscentra och väljer Exchange.

    Skärmen kan se ut som på någon av följande bilder:

    Administrationscenter för Office 365
  3. Gå till Mottagare > Postlådor i Administrationscenter för Exchange.

  4. Välj användare och under Mobila enheter väljer du Visa information.

  5. På sidan Information om mobil enhet, under Mobila enheter, markerar du den mobila enheten, klickar på Rensa data Rensa enhet och klickar sedan på Blockera.

  6. Klicka på Spara.

    Tips: Kontrollera att du tar bort eller inaktiverar användaren från din lokala Blackberry Enterprise Service. Du bör dessutom inaktivera alla Blackberry-enheter för användaren. Läs i Blackberry Business Cloud Services Administration Guide om du behöver specifika anvisningar om hur du inaktiverar användaren.

Spärra en tidigare anställds åtkomst till Office 365-data

VIKTIGT! Det kan ta upp till 24 timmar innan blockeringen av ett konto börjar gälla. Om du behöver förhindra en användares inloggningsåtkomst omedelbart bör du återställa användarens lösenord och sedan initiera en engångshändelse som loggar ut användaren från Office 365-sessioner på alla enheter. Se Logga ut nu!

Så här blockerar du en användare från att logga in och komma åt Office 365 data:

  1. Logga in på Office 365 på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logga in med ditt konto som administratör för Office 365.

    Logga in på Office 365 med 21Vianet

  2. I Administrationscenter för Office 365 väljer du Användare.

    Klicka på Användare.

  3. Markera den anställda du vill blockera och välj sedan Redigera bredvid Inloggningsstatus i användarfönstret.

    Välj Redigera bredvid Inloggningsstatus
  4. I fönstret Inloggningsstatus väljer du Inloggning blockerad och sedan Spara.

Blockera en tidigare anställds åtkomst till e-post (Exchange Online)

Om du har Office 365-e-post som en del av din Office 365-prenumeration måste du logga in på Administrationscenter för Exchange och följa de här stegen för att blockera den tidigare anställde från att komma åt sin e-post.

  1. Logga in på Office 365 på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logga in med ditt konto som administratör för Office 365.

    Logga in på Office 365 med 21Vianet

  2. I det nedre vänstra navigeringsfönstret i Administrationscenter för Office 365 expanderar du Administratörscentra och väljer Exchange.

    Skärmen kan se ut som på någon av följande bilder:

    Administrationscenter för Office 365
  3. Gå till Mottagare > Postlådor i Administrationscenter för Exchange.

  4. Markera användaren och under Mobila enheter på sidan med användaregenskaper klickar du på Inaktivera Exchange ActiveSync och Inaktivera OWA för enheter och svarar Ja på båda.

  5. Under E-postanslutning klickar du på Inaktivera och svarar Ja.

Ta bort och radera Office 365-licensen från en tidigare anställd

När någon lämnar organisationen måste du ta bort hans eller hennes Office 365-licens och radera den så att du inte fortsätter betala för den. Om du väljer att inte radera licensen från prenumerationen kan du tilldela den till en annan användare.

När du tar bort licensen bevaras användarens alla data i 30 dagar. Du kan komma åt alla data, eller återställa kontot om användaren kommer tillbaka. Efter 30 dagar tas alla användarens data (utom dokument som lagras på SharePoint Online) permanent bort från Office 365 och kan inte längre återställas.

  1. Logga in på Office 365 på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logga in med ditt konto som administratör för Office 365.

    Logga in på Office 365 med 21Vianet

  2. I Administrationscenter för Office 365 väljer du Användare.

    Klicka på Användare.

  3. Markera den anställda du vill blockera och välj sedan Redigera bredvid Produktlicenser i användarfönstret.

    Välj Redigera bredvid Produktlicenser
  4. I fönstret Produktlicenser skjuter du licensindikatorn till läget Av och väljer sedan Tilldela för att ta bort licensen.

    Ta bort licenser

    När borttagningen är klar visas Produkter borttagna i fönstret.

Om du vill minska antalet licenser som du betalar för tills du anställer en annan person kan du göra följande:

  1. I Administrationscenter för Office 365 väljer du Fakturering > Prenumerationer.

  2. Radera licensen genom att välja Lägg till/ta bort så att du inte betalar för den förrän du anställer en annan person.

    Använd pilarna för att ta bort licenser från prenumerationen.

    När du lägger till en annan person i verksamheten uppmanas du samtidigt att köpa en licens med bara ett klick!

Läs mer om hur du hanterar användarlicenser för Office 365 för företag i artikeln om att tilldela licenser till användare i Office 365 för företag och artikeln om att ta bort licenser från användare i Office 365 för företag.

Ta bort en tidigare anställds användarkonto

När du har sparat och kommit åt den tidigare anställdes alla användardata kan du ta bort den tidigare anställdes konto.

  1. Ta inte bort kontot om du har konfigurerat vidarebefordran av e-post eller konverterat postlådan till en delad postlåda. Kontot krävs för att kunna använda vidarebefordran av e-post eller den delade postlådan.

  2. Logga in på Office 365 på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logga in med ditt konto som administratör för Office 365.

    Logga in på Office 365 med 21Vianet

  3. Välj Användare i administrationscentret.

    Klicka på Användare.

  4. Markera den anställda du vill ta bort och välj sedan Ta bort användare i användarfönstret. Därefter väljer du Ta bort > Stäng.

    Ta bort användare

När du tar bort en användare blir dennes konto inaktivt i ca 30 dagar. Du har tills dess på dig att återställa kontot innan det tas bort permanent.

Använder ni Active Directory i organisationen?

Om din organisation synkroniserar användarkonton till Office 365 från en lokal Active Directory-miljö, måste du ta bort och återställa dessa användarkonton i din lokala Active Directory-tjänst. Du kan inte ta bort eller återställa dem i Office 365.

Anvisningar finns i den här TechNet-artikeln: Delete a User Account (Ta bort ett användarkonto).

Om du använder Azure Active Directory refererar du till PowerShell-cmdleten Remove-MsolUser.

Vad du behöver veta om att avsluta en anställds e-postsession

Här finns information om hur du avslutar en anställds e-post (Exchange).

Vad du kan göra

Hur gör du det?

Avsluta en session (till exempel Outlook på webben, Outlook, Exchange ActiveSync, etc.) och framtvinga en ny session

Återställa lösenord

Avsluta en session och blockera åtkomst till framtida sessioner (för alla protokoll)

Inaktivera kontot. Till exempel (i administrationscentret för Exchange eller med PowerShell):

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

Avbryt sessionen för ett visst protokoll (till exempel ActiveSync)

Inaktivera protokollet. Till exempel (i administrationscentret för Exchange eller med PowerShell):

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

Åtgärderna ovan kan göras på 3 platser:

Om du avslutar sessionen här

Hur lång tid det tar

I administrationscentret för Exchange eller med PowerShell

Förväntad fördröjning mindre än 30 minuter

I Azure Active Directory-administratörcenter

Förväntad fördröjning mindre än 60 minuter

I en lokal miljö

Förväntad fördröjning 3 timmar eller mer

Använd administrationscentret för Exchange (använd PowerShell) eller administrationscentret för Azure Active Directory om du vill få ett snabbt resultat för en kontouppsägning. Det kan ta flera timmar att synkronisera förändringar genom DirSync i en lokal miljö.

Närliggande avsnitt

Återställa en användare

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×