Ta bort en eller flera poster från en databas med hjälp av frågor

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I den här artikeln beskrivs hur du tar bort data från en Microsoft Office Access 2007-databas med hjälp av uppdaterings- och borttagningsfrågor. Du använder en uppdateringsfråga när du vill ta bort enskilda fält från posterna i en databas, och du använder en borttagningsfråga när du behöver ta bort hela poster från en databas, bland annat nyckelvärdet som gör posten unik. Tänk på att du också kan ta bort delar av eller hela poster manuellt.

Mer information om att ta bort poster manuellt finns i artikeln tar bort en eller flera poster från en databas.

Artikelinnehåll

Förstå använda frågor för att ta bort data

Planera borttagningen

Stoppa inaktivt läge en fråga inte ska spärras

Ta bort delar poster (ett eller flera fält)

Ta bort hela poster

Exempel på frågevillkor

Ta bort data med hjälp av frågor

Du kan ta bort data från en Access-databas med hjälp av två olika frågor. Vilken fråga som du ska använda är beroende av vilken typ av borttagning du vill göra.

  • När du behöver ta bort enskilda fält från posterna i en eller flera tabeller, ska du använda en uppdateringsfråga som ändrar de befintliga värdena till antingen ett null-värde (det vill säga inga data) eller en sträng med nollängd (två dubbla citattecken utan blanksteg mellan).

    Du använder en uppdateringsfrågan när du vill ta bort data i enskilda fält, eftersom borttagningsfrågor som standard bara tar bort hela rader. Så här tar du bort data med en uppdateringsfråga: Skapa en urvalsfråga och se till att den returnerar bara de data som du vill ta bort. Därefter konverterar du frågan till en uppdateringsfråga, antingen med NULL eller en sträng med nollängd som uppdateringsvärde, och kör sedan frågan för att uppdatera de befintliga data.

  • När du behöver ta bort hela poster (rader) använder du en borttagningsfråga.

    Borttagningsfrågor tar som standard bort alla data i varje fält, tillsammans med nyckelvärdet som gör posten unik. När du kör frågan tar den alltid bort hela raden från tabellen. Så här gör du det: Skapa en urvalsfråga, kontrollera att den returnerar de poster som du vill ta bort och konvertera sedan frågan till en borttagningsfråga och kör den så att data tas bort.

Kom ihåg att om de poster som du vill ta bort finns på ”1”-sidan av en 1: n-relation, måste du först ändra en egenskap för relationen innan du kör frågan när du fortsätter. Förberedelser för borttagning av relaterade data, senare i den här artikeln lär du dig hur du utför uppgiften. Du måste göra ytterligare ändringar eftersom som standard Access förhindrar att du tar bort data på ”1”-sidan av en 1: n-relation.

Om du behöver mer information om 1: n-relationer kan du läsa artiklar databasdesign och Skapa, redigera eller ta bort en relation.

Dessutom Kom ihåg att när du uppdaterar eller ta bort en del av eller hela poster, du inte kan ångra dina ändringar så att du alltid säkerhetskopiera dina data innan du kör en borttagningsfråga. Se Säkerhetskopiera databasen, senare i den här artikeln för mer information.

I procedurerna i de kommande avsnitten beskrivs hur du uppdaterar frågor och tar bort data från enskilda fält, och hur du skapar borttagningsfrågor som tar bort hela poster.

Obs!: Vanligtvis använder du bara uppdaterings- och borttagningsfrågor när du snabbt måste ändra eller ta bort stora mängder data. Om du vill ta bort en mindre mängd med poster – något som du tycker att du kan göra för hand – öppnar du tabellen i databladsvyn, markerar fälten eller raderna som du vill ta bort och trycker på DEL.

Mer information om andra sätt att ta bort data finns i artikeln tar bort en eller flera poster från en databas.

Överst på sidan

Planera borttagningen

Så här tar du bort poster med hjälp av en fråga:

  • Planera borttagningen. Se till att du har behörighet att ta bort information och att alla andra användare har stängt alla objekt som använder de berörda tabellerna, och säkerhetskopiera sedan databasen.

  • Kontrollera att databasen finns på en betrodd plats eller att det har signerats. Om ingen av dessa villkor använder väljer du att lita på databasen för den aktuella sessionen. Kom ihåg att de, som standard i Access spärras alla redigeringsfrågor (frågor ta bort, uppdatera och tabellfrågor) om du litar på databasen. Information om lita på en databas finns i Sluta inaktivt läge en fråga inte ska spärrassenare i den här artikeln.

  • Om du vill ta bort data från fler än en tabell, och dessa tabeller är relaterade, ska du aktivera alternativen Referensintegritet och Ta bort poster i relaterade tabeller för varje relation. Då kan frågan ta bort data från tabellerna på 1- och N-sidan i relationen.

  • Skapa en urvalsfråga och lägg sedan till de villkor som behövs tills frågan returnerar rätt uppsättning poster.

  • Om du vill ta bort enskilda fält från tabellen, konverterar du urvalsfrågan till en uppdateringsfråga, anger NULL eller en sträng med nollängd ("") som uppdateringsvillkor och kör frågan.

  • Om du vill ta bort hela poster konverterar du urvalsfrågan till en borttagningsfråga och kör sedan frågan.

Allmänna förberedelser

Utför följande uppgifter innan du tar bort delar av eller hela poster från en databas:

  • Se till att databasen inte är skrivskyddad. Det gör du genom att högerklicka på databasfilen (.accdb eller .mdb) i Utforskaren i Windows och sedan klicka på Egenskaper på snabbmenyn. Se till att kryssrutan Skrivskydd i dialogrutan Egenskaper är avmarkerad.

  • Kontrollera att du är behörig att ta bort poster från databasen. Om du är osäker kontaktar du systemadministratören eller databasdesignern.

  • Stäm av med andra användare så att borttagningen inte påverkar dem av misstag.

  • Be alla databasanvändare att stänga alla tabeller, formulär, frågor och rapporter som använder den information du vill ta bort. Då slipper du fillåsningsfel.

    Tips: Om en mängd användare ansluter till databasen kanske du måste stänga den och öppna den igen i exklusivt läge. Det gör du så här:

    1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

    2. Bläddra till och markera databasen, klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka på Öppna exklusivt.

      En fil öppnas i exklusivt läge

  • Säkerhetskopiera databasen innan du redigerar eller tar bort poster. En del borttagningsåtgärder kan ångras, men om du säkerhetskopierar kan du alltid återställa databasen.

    Säkerhetskopiera databasen

    1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen , peka på Hantera och klicka sedan på Säkerhetskopiera databas under Hantera den här databasen.

    2. Ange ett namn och en plats för säkerhetskopian i dialogrutan Spara som och klicka på Spara.

      Den ursprungliga filen stängs, säkerhetskopian skapas och sedan öppnas den ursprungliga filen igen.

      Om du vill återgå till säkerhetskopian, stänger du och byter namn på den ursprungliga filen så att säkerhetskopian kan använda namnet på den ursprungliga versionen. Tilldela säkerhetskopian namnet på den ursprungliga versionen och öppna sedan säkerhetskopian med det nya namnet i Access.

Förbereda för att ta bort relaterade data

Om du behöver ta bort data i relaterade tabeller ska du ha följande regel i åtanke: om data finns på N-sidan i en 1:N-relation kan du ta bort data utan att behöva ändra relationen. Men om data finns på 1-sidan av en 1:N-relation måste du först ändra relationen, annars går det inte att ta bort.

Så här tar du bort relaterade data:

  • Ta reda på vilka poster som finns på 1-sidan av relationen och vilka som finns på N-sidan.

  • Om du behöver ta bort poster på 1-sidan av relationen och relaterade poster på N-sidan, använder du en uppsättning regler som kallas för referensintegritet, och aktiverar sammanhängande borttagning. Anvisningarna i det här stycket beskriver referensintegritet och hur du utför båda åtgärderna.

  • Om du bara behöver ta bort poster på 1-sidan av relationen, tar du bort relationen och sedan data.

    eller

    Om du bara behöver ta bort data på N-sidan av relationen kan du skapa och köra borttagningsfrågan utan att ändra relationen.

Anvisningarna i de följande avsnittet beskriver hur du förbereder borttagning av relaterade data.

Ta reda på vilka poster som finns på 1-sidan och N-sidan av relationen

  1. Klicka på Relationer i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

    Fliken Relationer visas med alla tabeller i databasen samt relationerna mellan respektive tabell och alla andra tabeller. De olika relationerna anges med linjer som ansluter tabellerna mellan fälten.

    I följande bild visas en vanlig relation. Ofta har relationer i en databas en 1-sida och en N-sida (många). I relationsdiagrammet markeras 1-sidan med siffran ett (1) och N-sidan med symbolen för oändligt (8).

    En relation mellan två tabeller

    När du tar bort poster på "1"-sidan av relationen ska du som regel också ta bort alla relaterade poster på "n"-sidan. När du tar bort poster på "n"-sidan av en relation ska du vanligtvis inte ta bort posterna på "1"-sidan.

    Dessutom används alltid en uppsättning regler som kallas för referensintegritet. Dessa regler ser till att de externa nycklarna i en databas innehåller rätt värden. En extern nyckel är en kolumn vars värden matchar värdena i primärnyckelkolumnen i en annan tabell.

    Lär dig mer om reglerna för referensintegritet

    • Regel 1: Du kan inte registrera ett värde i fältet för extern nyckel i en relaterad tabell såvida värdet inte redan finns i primärnyckeln i primärtabellen. Du kan däremot ange ett null-värde i sekundärnyckelfältet.

    • Regel 2: Du kan inte ta bort en hel post från en primärtabell om matchande poster finns i en relaterad tabell.

      Kom ihåg att du kan kringgå regeln genom att aktivera en egenskap i relationen mellan de primära och sekundära tabellerna. Mer information om hur du gör detta finns i nästa procedur Redigera relationen.

    • Regel 3: Du kan inte ändra primärnyckelns värde i primärtabellen om den posten har relaterade poster.

      Du kan även kringgå den här regeln genom att aktivera en egenskap i relationen mellan de primära och sekundära tabellerna.

      Såvida du inte anger annat används alltid dessa regler automatiskt varje gång du lägger till, redigerar eller tar bort information i databasen. När en åtgärd bryter mot en regel visas ett meddelande som det i bilden nedan, och åtgärden avbryts.

      Meddelande: Det går inte att ta bort eller ändra posten.

    Även om referensintegritet används automatiskt i de flesta fall, måste databasen uppfylla följande villkor:

    • De matchande fälten från primärtabellen måste antingen vara en primärnyckel eller ha ett unikt index.

    • De relaterade fälten i primärnyckeln och den relaterade tabellen måste använda samma datatyp.

      Obs!: Det finns två undantag till den här regeln. Ett Räknare-fält kan vara relaterat till ett Tal-fält om det Tal-fältet har egenskapen Fältstorlek inställd på Långt heltal. Ett Räknare-fält som har egenskapen Fältstorlek inställd på ReplikeringsID kan också vara relaterat till ett Tal-fält som har egenskapen Fältstorlek inställd på ReplikeringsID.

    • Båda tabellerna måste tillhöra samma Access-databas.

      Obs!: Om tabellerna är länkade måste de vara i Access-format. Du måste dessutom öppna databasen som innehåller de länkade tabellerna och aktivera referensintegriteten. Du kan inte framtvinga referensintegritetsregler för länkade tabeller från databaser i andra format, till exempel Microsoft Office Excel 2007-arbetsböcker. Information om hur du aktiverar referensintegritet finns i nästa stycke.

  2. Anteckna namnen på tabellfälten på respektive sida av relationen.

  3. Öppna varje tabell och gå igenom informationen i alla fält för att kontrollera att fälten innehåller den information som du vill ta bort.

  4. Låt fönstret Relationer vara öppet och gå vidare till stegen i nästa stycke.

Redigera relationen

Du ska bara följa de här anvisningarna när du behöver ta bort data på 1- och N-sidan av en relation.

  1. Öppna fönstret Relationer om det inte redan är öppet.

    Klicka på Relationer i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

  2. Högerklicka på relationen (linjen) som ansluter tabellerna som berörs av borttagningen och klicka sedan på Redigera relation på snabbmenyn.

    Dialogrutan Redigera relationer visas.

  3. Se till att kryssrutan Referensintegritet är markerad.

  4. Markera kryssrutan Ta bort poster i relaterade tabeller.

    Obs!: När du tar bort en post på 1-sidan av relationen tas alla relaterade poster bort på N-sidan av relationen tills du inaktiverar den här egenskapen igen.

  5. Klicka på OK, stäng fönstret Relationer och gå vidare till nästa steg.

Ta bort en relation

  1. Öppna fönstret Relationer om det inte redan är öppet.

    Klicka på Relationer i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

  2. Anteckna vilka fält som ingår i relationen så att du kan återställa relationen efter att du har tagit bort data.

  3. Högerklicka på relationen (linjen) som ansluter tabellerna som berörs av borttagningen och klicka sedan på Ta bort relation på snabbmenyn.

    eller

    Markera relationen och tryck på DEL.

Obs!: Om du vill återställa relationen följer du anvisningarna ovan och öppnar fönstret Relationer och drar sedan primärnyckelfältet från 1-tabellen och släpper den på fältet för extern nyckel i N-tabellen. Dialogrutan Redigera relationer visas. Om den gamla relationen framtvingade referensintegritet markerar du Referensintegritet och klickar på Skapa. Annars klickar du bara på Skapa.

Överst på sidan

Ange att en fråga inte ska spärras i inaktivt läge

Om du öppnar en databas som inte är betrodd eller som inte finns i en betrodd domän, spärras som standard alla frågor.

Om du försöker att köra en redigeringsfråga men inget verka hända, kontrollerar du om följande meddelande visas i statusfältet:

Den här åtgärden eller händelsen spärras i inaktivt läge.

Om det meddelandet visas gör du så här:

Aktivera blockerat innehåll

  • Klicka på Alternativ i meddelandefältet.

    Dialogrutan Säkerhetsalternativ för Microsoft Office visas.

  • Klicka på Aktivera innehållet och sedan på OK.

  • Kör frågan igen.

Om meddelandefältet inte visas

  • Klicka på fliken Databasverktyg och sedan på Meddelandefält i gruppen Visa/dölj.

Mer information om inaktiverat läge och Access-säkerhet finns i artikeln säker en Access 2007-databas.

Ta bort delar av poster (ett eller flera fält)

I det här avsnittet förklaras hur du använder en uppdateringsfråga för att ta bort delar poster (enskilda fält) från tabeller på ”n”-sidan av en 1: n-relation. Du kan också följa de här stegen om du vill ta bort data från tabeller som inte är kopplade till andra data. Kom ihåg att köra en uppdateringsfråga om du vill ta bort data ändras din befintliga värden till NULL eller en tom sträng (två dubbla citattecken utan mellanslag i), beroende på de villkor som du anger. Mer information om hur du använder uppdateringsfrågor finns i artikeln Skapa och köra en uppdateringsfråga.

Skapa en urvalsfråga

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

    Frågedesignern öppnas, fliken Design visas och dialogrutan Visa tabell visas.

  2. Markera tabellen som innehåller de data du vill ta bort, klicka på Lägg till och sedan på Stäng.

    Tabellen visas som ett fönster i den övre delen av rutnätet. I fönstret visas alla fält i tabellen. I den här bilden visas en vanlig tabell i designern.

    En tabell i frågedesignern

  3. Lägg till fälten som du vill ange till NULL i raden Fält i designern. Du kan dubbelklicka på de olika fälten eller dra och släppa dem.

  4. Om du vill kan du ange villkor för ett eller flera fält i raden Villkor i frågedesignern.

    Du kan använda villkor för att returnera endast de poster som du vill ta bort. Annars anger uppdateringsfrågan till NULL alla poster i varje fält i frågan. Mer information om hur du använder villkor finns i exempel på frågevillkor, senare i den här artikeln.

  5. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Kontrollera att frågan returnerar de poster som du vill ange till NULL eller en sträng med nollängd. Om det behövs upprepar du steg 3-5 och ändrar fälten eller villkoren tills frågan bara returnerar de data som du vill ändra.

  6. Låt frågan vara öppen och gå vidare till nästa steg.

Konvertera urvalsfrågan till en uppdateringsfråga

  1. Klicka på Designvy för att växla från databladet till frågedesignern.

  2. Klicka på Uppdatera i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    Urvalsfrågan ändras till en uppdateringsfråga, raden Visa i den nedre delen av rutnätet döljs och sedan läggs raden Uppdatera till till.

    I raden Uppdatera till för varje fält som anger du NULL eller en nollängdssträng – två dubbla citattecken utan mellanslag (””).

  3. Klicka på Kör Bild av knapp .

    Du ombeds att bekräfta ändringen.

    Kontrollera att du verkligen vill ändra värdena och klicka på Ja.

Överst på sidan

Ta bort hela poster

Anvisningarna i det här avsnittet beskriver hur du tar bort hela poster från en tabell med hjälp av en borttagningsfråga.

Skapa en urvalsfråga

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

    Frågedesignern öppnas, fliken Design visas och dialogrutan Visa tabell visas.

  2. Markera tabellen på "1"-sidan av relationen, klicka på Lägg till och sedan på Stäng.

    Tabellen visas som ett fönster i den övre delen av rutnätet. I fönstret visas alla fält i tabellen. I den här bilden visas en vanlig tabell i designern.

    En tabell i frågedesignern

  3. Dubbelklicka på asterisken (*) för att lägga till alla fält i tabellen i rutnätet.

    Om du lägger till alla tabellfält kan du med hjälp av borttagningsfrågan ta bort hela poster (rader) från tabellen.

  4. Du kan också lägga till ett tabellfält så att du kan ange villkor.

    Anta att en kund upphör med verksamheten och du måste ta bort alla liggande beställningar för den kunden. Du hittar dessa poster genom att lägga till fälten Kundnr och Orderdatum i designrutnätet.

  5. Om du har följt de tidigare stegen anger du nu villkor i raden Villkor i rutnätet.

    Använd villkor om du vill returnera enbart de poster som du vill ta bort. Annars tas alla poster bort i tabellen. Om du vill fortsätta med exemplet från föregående steg registrerar du kundnumret för kunden som lagt ned verksamheten och det datum som kundens beställningar inte längre gäller från.

    Mer information om hur du använder villkor finns i exempel på frågevillkor, senare i den här artikeln.

  6. Om du har följt det föregående steget avmarkerar du kryssrutan Visa för alla villkorsfält.

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Kontrollera att frågan returnerar de poster som du vill ta bort.

  8. Låt frågan vara öppen och gå vidare till nästa steg.

Konvertera urvalsfrågan till en borttagningsfråga och ta bort information

  1. Klicka på Designvy för att växla från databladet till frågedesignern.

  2. Klicka på Ta bort i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    Urvalsfrågan ändras till en borttagningsfråga, raden Visa i den nedre delen av rutnätet döljs och sedan läggs raden Ta bort till.

    Se till att raden Ta bort i kolumnen * (alla fält) innehåller Från. Ordet Där ska visas i alla kolumner som du använder för villkoret.

  3. Se till att du vill ta bort data och klicka sedan på Kör Bild av knapp .

    Du ombeds att bekräfta borttagningen.

    Ta bort informationen genom att klicka på Ja.

Överst på sidan

Exempel på frågevillkor

I tabellen nedan beskrivs några exempelvillkor som du kan använda i en urvalsfråga så att den tar bort rätt data. Du kan anpassa dessa exempel efter eget behov. I vissa exempel används jokertecken.

Mer information om hur du använder jokertecken finns i artikeln referens till jokertecken i Access.

Villkor

Effekt

> 234

Returnerar alla tal som är större än 234. Om du vill hitta alla tal som är mindre än 234 använder du < 234.

>= "Cajhen"

Returnerar alla poster från Cajhen till och med slutet på alfabetet.

Mellan #02.02.07# Och #01.12.07#

Returnerar datum från 02.02.2007 till och med 01.12.2007 (ANSI-89). Om databasen använder jokertecken från ANSI-92 ska du använda enkla citattecken (') i stället för nummertecken (#). Exempel: Mellan '02.02.07' Och '01.12.07'.

Icke "Tyskland"

Hittar alla poster där det exakta innehållet i fältet inte är exakt detsamma som "Tyskland". Villkoret returnerar poster som innehåller tecken förutom "Tyskland", till exempel "Tyskland (euro)" eller "Europa (Tyskland)".

Icke "T*"

Hittar alla poster som inte börjar med bokstaven T. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).

Not "*t"

Hittar alla poster som inte slutar med bokstaven t. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).

In(Kanada,Storbritannien)

Hittar alla poster i en lista som innehåller Kanada eller Storbritannien.

Som "[A-D]*"

Hittar alla poster som börjar med bokstaven A till D i ett textfält. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).

Som "*ar*"

Hittar alla poster som innehåller teckensekvensen "ar". Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda procenttecken (%) i stället för asterisk (*).

Som "Hotel Star???"

Hittar alla poster som börjar med "Hotel" och innehåller en andra sträng på fem bokstäver där de första fyra bokstäverna är "Star" och den sista bokstaven är okänd. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken, ska du använda understreck (_) i stället för frågetecken (?).

#02.02.07#

Hittar alla poster för 02.02.07. Om databasen använder teckenuppsättningen ANSI-92 för jokertecken ska du omsluta datumet med enkla citattecken i stället för nummertecken ('02.02.07').

< Datum( ) - 30

Använder funktionen Datum för att returnera alla datum som är äldre än 30 dagar.

Datum( )

Använder funktionen Datum för att returnera alla poster som innehåller dagens datum.

Mellan Datum( ) Och DatumLäggTill("M", 3, Datum( ))

Använder funktionerna Datum och DatumLäggTill för att returnera alla poster mellan dagens datum och tre månader framåt.

Är Null

Returnerar alla poster som innehåller ett null-värde (tomma eller odefinierade).

Är Icke Null

Returnerar alla poster som innehåller ett värde (som inte är null).

""

Returnerar alla poster som innehåller en sträng med nollängd. Du använder strängar med nollängd när du behöver lägga till ett värde i ett obligatoriskt fält, men inte vet vilket det faktiska värdet är. Ett fält kanske ska innehålla ett faxnummer, men vissa av kunderna kanske inte har faxar. I så fall anger du ett par med dubbla citattecken utan blanksteg mellan ("") i stället för ett tal.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×