Ta bort en eller flera poster från en databas

Om du tar bort felaktiga eller föråldrade data kan din Access-databas bli snabbare och enklare att använda. Om du flyttar data från föregående kalender eller räkenskapskvartal till en uppsättning arkivtabeller i en annan databas kan du minska storleken på din arbetsdatabas och få den att gå snabbare. Om du tar bort felaktiga eller duplicerade data kan du minska företagskostnaderna.

I den här artikeln förklaras hur du tar bort data från en Access-databas. Du får även veta hur du tar bort data från enskilda fält, en relativt enkel process, och hur du tar bort hela poster, en process som kan vara mycket mer komplex.

Obs!: För att du ska kunna förstå och använda informationen i den här artikeln måste du först förstå begreppen primär- och sekundärnycklar. Grundläggande information om primär- och sekundärnycklar finns i artikeln Grundläggande databasdesign.

Artikelinnehåll

Om att ta bort data

Ta bort data i ett fält

Ta bort data i en lista

Ta bort orelaterade poster från en databas

Ta bort relaterade poster från en databas med hjälp av en borttagningsfråga

Om att ta bort data

I Access finns flera typer eller nivåer av databorttagning. Du kan ta bort data från enskilda datapunkter från en post, du kan ta bort hela poster från en tabell och du kan även ta bort hela tabeller.

Du kan ta bort enskilda värden när du vill göra några eller alla datapunkter i en post tomma, men fortfarande låta själva posten (raden) vara kvar i tabellen. Det är relativt enkelt att ta bort ett datavärde – du markerar en del eller all information i fältet och trycker på Delete.

När du tar bort en hel post tar du bort alla data i samtliga fält samt nyckelvärdet som gör posten unik. Den här processen tar bort hela raden från tabellen. Du kan ta bort enskilda poster manuellt eller så kan du skapa borttagningsfrågor som tar bort många poster samtidigt.

Om de poster som du vill ta bort inte är relaterade till andra data i databasen är borttagningen ganska enkel. Du kan markera en hel rad och trycka på Delete, eller så kan du skapa och köra en borttagningsfråga. Men om posterna som ska tas bort är relaterade till andra data, och om de finns på den ”ensamma” sidan av en-till-många-relation, måste du utföra några ytterligare steg, eftersom det som standard inte är tillåtet att ta bort relaterade data i Access. Kom också ihåg att när du tar bort en hel post kan du inte ångra borttagningen. Därför bör du alltid säkerhetskopiera databasen innan du tar bort data.

Att ta bort hela tabeller är inte en lika komplicerad process som att ta bort data från fält eller ta bort hela poster, men kom ihåg att när du tar bort en hel tabell kan du råka bryta funktionaliteten i en del av (eventuellt hela) databasen, om du gör det på fel sätt. Dessutom försvinner alla data i den borttagna tabellen permanent. Därför bör du alltid säkerhetskopiera databasen innan du tar bort en tabell.

Slutligen kan du ta bort data snabbare och mer exakt om du förstår hur relationsdatabaser är utformade. Om du är nybörjare i Access eller vad gäller relationsdatabaser i allmänhet kan du läsa Grundläggande databasdesign.

I anvisningarna i följande avsnitt förklaras hur du tar bort data från enskilda fält, hur du tar bort hela poster och hur du tar bort hela tabeller. Varje avsnitt innehåller grundläggande information som du behöver för att slutföra en viss aktivitet.

Ta bort data i ett fält

Du kan ta bort data i enskilda fält när du har tabeller eller frågor öppna i databladsvyn Bild av knapp , och när du har formulär öppna i vyerna för formulär Bild av knapp och layout Knappbild .

Ta bort data från ett datablad

  1. Dubbelklicka på tabellen eller frågan i navigeringsfönstret som du vill använda. Då öppnas tabellen eller frågan i databladsvyn.

  2. Markera de data du vill ta bort.

    Du kan markera en del eller alla data eller bara placera markören i fältet.

  3. Om du markerar alla data i fältet trycker du på Delete.

    -eller-

    Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start.

    -eller-

    Om du placerar markören i fältet kan du trycka på Delete eller Backsteg efter behov.

Ta bort data från ett formulär

  1. Dubbelklicka på formuläret som du vill använda i navigeringsfönstret. Då öppnas formuläret i formulärvyn.

    -eller-

    Välj formuläret som du vill använda i navigeringsfönstret och klicka på Visa i gruppen Vyer, klicka på Visa och klicka sedan på Layoutvy.

  2. Markera de data du vill ta bort.

    Du kan markera en del eller alla data eller bara placera markören i fältet.

  3. Om du markerar alla data i fältet trycker du på Delete.

    -eller-

    Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start.

    -eller-

    Om du placerar markören i fältet kan du trycka på Delete eller Backsteg efter behov.

    Meddelanden: Det kan hända att det visas ett felmeddelande i Access och att du hindras från att ta bort data. Flera faktorer kan avbryta borttagningen:

    • Som standard kan du inte ta bort data från vissa typer av frågor    Du kan t.ex. inte redigera data som returneras av en korsfråga och du kan inte redigera eller ta bort beräknade fält, dvs. värden som en formel beräknar när du använder databasen, men som inte finns i en tabell. Om formuläret är baserat på en fråga som inte kan ta bort data, kan du inte ta bort data från formuläret.

    • Du har inte nödvändiga behörigheter för att ta bort data    Kontakta systemadministratören eller databasdesignern.

    • Fältet accepterar inte tomma eller nullvärden    Om du har rätt behörighet kan du öppna tabellen i designvyn och ändra den obligatoriska tabellegenskapen från Ja till Nej.

    • Du försöker ta bort information från en lista    I ett datablad för ett formulär kan du alltid hitta en lista – i Access placeras nämligen en nedåtpil i den ena änden, så här: En tom uppslagslista . Information om hur du tar bort värdena i en lista finns i nästa avsnitt i den här artikeln.

Överst på sidan

Ta bort data i en lista

Du kan ta bort data från två typer av listor: värdelistor och uppslagslistor. I värdelistor visas en uppsättning fördefinierade värden – värden som du eller databasdesignern anger manuellt. För uppslagslistor används däremot en fråga för att hämta värden från en annan tabell eller fråga, och de returnerade värdena fylls sedan på i listan.

Objekten i en värdelista finns i samma tabell som de övriga värdena i en post. Informationen i en uppslagslista finns däremot i en eller flera andra tabeller. Om du vill ta bort data från en värdelista öppnar du tabellen och redigerar objekten.

För att ta bort data från en uppslagslista krävs fler steg, och de stegen varierar beroende på om frågan för uppslagslistorna hämtar data från en tabell eller en annan fråga. Om frågan för uppslagslistan är baserad på en tabell kan du identifiera den tabellen och fältet som innehåller de data som visas i listan. Då kan du öppna källtabellen och redigera informationen i fältet.

Om frågan för uppslagslistan baseras på en annan fråga måste du öppna den andra frågan, hitta källtabellen och fältet som den andra frågan hämtar data från, och ändra värdena i den tabellen.

Nedan beskrivs hur du tar bort data i både en värdelista och en uppslagslista.

Ta bort data från en värdelista

  1. Högerklicka i navigeringsfönstret på tabellen som du vill ändra och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

  2. I den övre delen av rutnätet markerar du tabellfältet som innehåller värdelistan.

  3. I den nedre delen av rutnätet klickar du på fliken Uppslag och letar sedan upp egenskapen Radkälla.

    Som standard finns det dubbla citattecken runt objekten i en värdelista och de enskilda objekten avgränsas från varandra med semikolon: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Vid behov kan du ta bort objekten från listan. Kom ihåg att ta bort citattecken som omger varje borttaget objekt. Lämna inte kvar inledande semikolon och lämna heller inte par med semikolon tillsammans (;;), och om du tar bort det sista objektet i listan måste du ta bort det avslutande semikolonet.

    Obs!: Om du tar bort ett objekt från en värdelista och det finns poster i tabellen där det borttagna objektet redan används, förblir det borttagna objektet en del av posten tills du ändrar den. Anta att ditt företag har ett lager på orten A, men säljer den byggnaden. Om du tar bort ”Ort A” i listan med lager visas ”Ort A” i tabellen tills du ändrar de värdena.

Ta bort data från en uppslagslista

  1. Högerklicka i navigeringsfönstret på tabellen som du vill ändra och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

  2. Markera uppslagsfältet i den övre delen av designrutnätet.

  3. I den nedre delen av designrutnätet klickar du på fliken Uppslag och letar sedan upp egenskaperna Typ av radkälla och Radkälla.

    Egenskapen Typ av radkälla bör visa Tabell/Fråga, och egenskapen Radkälla måste innehålla en fråga som refererar till en tabell eller en fråga.

    Obs!: Frågor för uppslagsfält börjar alltid med ordet VÄLJ.

    I regel (men inte alltid) använder en urvalsfråga den här grundläggande syntaxen: VÄLJ [table_or_query_name].[field_name] FRÅN [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två satser (VÄLJ och FRÅN). Den första satsen refererar till en tabell och till ett fält i tabellen och den andra delen refererar endast till tabellen. Viktigt att komma ihåg: I satsen FRÅN anges alltid namnet på källtabellen eller källfrågan. VÄLJ-satser innehåller kanske inte alltid namnet på en tabell eller en fråga, även om de alltid innehåller namnet på minst ett fält. Men alla FRÅN-satser måste referera till en tabell eller fråga.

  4. Gör något av följande:

    • Om frågan i uppslagsfältet refererar till en annan fråga klickar du på knappen Skapa (på fliken Data på egenskapssidan klickar du på Knappen Verktyg Nästa) för att öppna frågan i designvyn. Anteckna namnet på den tabell som visas i den övre delen av frågedesignern och fortsätt sedan med steg 5.

    • Om frågan i uppslagsfältet refererar till en tabell antecknar du namnet på tabellen och fortsätter sedan till steg 5.

  5. Dubbelklicka på källtabellen i navigeringsfönstret för att öppna den i databladsvyn.

  6. Leta upp fältet som innehåller de data som används i uppslagslistan och redigera informationen efter behov.

Överst på sidan

Ta bort orelaterade poster från en databas

När du tar bort hela poster från en databas tar du även bort data i respektive fält, och du tar även bort nyckelvärdet – det värde som gör posten unik. Om posten som inte är relaterade till andra poster (dvs. om nyckelvärdet inte finns i andra poster eller tabeller i databasen) kan du ta bort posten genom att markera den och trycka på Delete. Om du vill ta bort ett stort antal orelaterade poster – fler än du vill ta bort manuellt – kan du använda en borttagningsfråga för att ta bort dem. I anvisningarna i följande avsnitt förklaras hur du utför båda uppgifterna.

Ta bort en orelaterade post manuellt

  1. Öppna tabellen eller frågan som innehåller de data som du vill ta bort i databladsvyn.

  2. Leta upp posten (raden) som du vill ta bort och klicka sedan på knappen Markera alla – kvadraten till vänster eller höger om posten. Du kan markera enskilda rader, eller klicka och dra för att markera en sammanhängande uppsättning rader, eller tryck på CTRL och klicka med musen om du vill markera flera ej sammanhängande rader.

    Då visas det en kantlinje runt hela posten (hela raden) eller blocket med markerade posterna i Access.

  3. Tryck på Delete-tangenten.

    -eller-

    Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start.

    -eller-

    Högerklicka på knappen Markera alla och klicka sedan på Ta bort post.

    Om du inte kan klicka på knappen Markera alla placerar du markören i ett fält i posten. Klicka sedan på nedåtpilen bredvid Ta bort och klicka på Ta bort post på fliken Start i gruppen Poster.

    Obs!: I det här läget kan ett felmeddelande visas i Access som säger att du inte kan ta bort posten eftersom den är relaterad till andra data. Om du ser ett sådant meddelande klickar du på OK och går till avsnittet Ta bort relaterade poster från en databas med hjälp av en borttagningsfråga längre ned i den här artikeln.

  4. Klicka på Ja när du uppmanas att bekräfta borttagningen i Access.

Ta bort orelaterade poster med hjälp av en borttagningsfråga

När du använder en borttagningsfråga för att ta bort data kan du utföra samma steg för både orelaterade och relaterade poster – du skapar först en urvalsfråga och ser till att den returnerar endast de poster som du vill ta bort, och omvandlar slutligen urvalsfrågan till en borttagningsfråga. I den grundläggande informationen och stegen i nästa avsnitt förklaras hur du tar bort orelaterade poster.

Ta bort relaterade poster från en databas med hjälp av en borttagningsfråga

Proceduren för att ta bort relaterade poster följer de här allmänna anvisningarna.

  • Planera borttagningen. Kontrollera att du har de behörigheter som krävs för att ta bort data, se till att alla andra användare har stängt alla objekt som använder de berörda tabellerna och säkerhetskopiera sedan databasen.

  • Ändra relationen mellan tabellerna som berörs av borttagningen. Aktivera specifikt alternativen Referensintegritet och Ta bort poster i relaterade tabeller. Det gör att borttagningen sprids i alla berörda tabeller så att alla relaterade data tas bort.

  • Skapa en urvalsfråga och lägg sedan till villkor efter behov tills frågan returnerar rätt uppsättning poster.

  • Omvandla urvalsfrågan till en borttagningsfråga och använd den sedan för att ta bort data.

Se Skapa och köra en borttagningsfråga för en fullständig beskrivning av den här processen.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×