Synkronisera en SharePoint 2010-lista med Access 2010

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan synkronisera data mellan en lista över SharePoint 2010 och Office Access 2010 och har båda uppsättningarna med data uppdaterad. Du kan till exempel vill underhålla försäljningskampanj spårningsinformation i en SharePoint-lista så att det är enkelt att samarbeta med andra i din grupp, men även göra periodiska rapportering, fråga, och större ändringar med hjälp av Access 2010.

I den här artikeln

Introduktion om att synkronisera en SharePoint-lista med Access

Synkronisera listdata med hjälp av kommandot Öppna med Access

Synkronisera listdata med hjälp av kommandot Spåra den här listan i databladsvyn

Synkronisera listdata med hjälp av kommandot SharePoint-lista från Access

Fördelar med att länka en Access-tabell till en SharePoint-lista

Uppslagsdata

Strukturella förändringar

Framträdande

Massredigering

Arbeta med data offline och lösa konflikter

Att tänka på vid synkronisering av data

Synkronisera en SharePoint-lista med Access

Uppdatera synkroniserade data

Introduktion om att synkronisera en SharePoint-lista med Access

Du kan synkronisera data mellan en SharePoint 2010-listan och Access 2010 och har båda uppsättningarna med data uppdaterad. Du kanske vill underhålla försäljningskampanj spårningsinformation i en SharePoint-lista så att det är enkelt att samarbeta med andra i din grupp, men även göra periodiska rapporterat kan ställa frågor, och större ändringar med hjälp av Access 2010.

Det finns tre olika sätt att synkronisera data mellan en SharePoint-lista och Access 2010. Oavsett vilket sätt du väljer sker synkroniseringen åt båda hållen. Alla ändringar av listdata som görs i Access överförs till SharePoint-servern och alla ändringar av SharePoint-listan som görs på servern hämtas till Access på din dator.

Om du vill synkronisera en SharePoint-lista måste Access 2010 vara installerat på klientdatorn och du måste ha behörigheten Delta för listan.

Få reda på mer om hur du använder SharePoint 2010 med Access 2010 i avsnittet Se även och i Access 2010 hjälpsystemet.

Obs!: Du kan inte synkronisera en extern SharePoint-lista med Access 2010.

Överst på sidan

Synkronisera listdata med hjälp av kommandot Öppna med Access

Du kan synkronisera data i en SharePoint-lista med Access 2010 genom att använda kommandot Öppna med Access i menyfliksområdet för listan. Det här kommandot innebär att en Access-tabell skapas som är länkad till SharePoint-listan. Dessutom skapas en kompletterande UserInfo-tabell som innehåller ytterligare information, t.ex. användarnamn, konton och e-postadresser.

Varje gång du öppnar SharePoint-listan eller den länkade Access-tabellen visas aktuella data. Allt eftersom SharePoint-listan uppdateras kan du också manuellt uppdatera den länkade Access-tabellen med de senaste liständringarna. Allt eftersom Access-tabellem uppdateras kan du också manuellt uppdatera SharePoint-listdata med de senaste Access-ändringarna.

Överst på sidan

Synkronisera listdata med hjälp av kommandot Spåra den här listan i databladsvyn

Du kan synkronisera en SharePoint-lista från databladsvyn genom att använda kommandot Spåra den här listan som finns i åtgärdsfönstret i databladsvyn. Detta innebär också att en länkad tabell skapas i Access. Med hjälp av andra kommandon i åtgärdsfönstret kan du också synkronisera listdata och göra följande:

  • Rapportera med Access.

  • Exportera till Access.

Mer information finns i hjälpen för databladsvyn (klicka på länken Hjälp längst ned i databladsvyn).

Överst på sidan

Synkronisera listdata med hjälp av kommandot SharePoint-lista från Access

Från Access 2010 kan du också länka en tabell till en befintlig SharePoint-lista med hjälp av kommandot SharePoint-lista i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.

Du kan också skapa en tom SharePoint-lista från Access. Gå till menyfliksområdet och klicka på SharePoint-listor i gruppen Tabeller på fliken Skapa. Klicka sedan på något av följande: Kontakter, Uppgifter, Ärenden, Händelser eller Anpassad.

Mer information om hur du använder Access finns i hjälpen för Access 2010.

Överst på sidan

Fördelar med att länka en Access-tabell till en SharePoint-lista

Oavsett hur du väljer att synkronisera en SharePoint-lista skapas en länkad tabell i Access 2010 som motsvarar strukturen och innehållet i SharePoint-listan. I Access väljs då rätt datatyp för varje fält som motsvarar en listkolumn. De här länkade tabellerna fungerar sedan som alla andra tabeller i Access, och du kan skapa frågor, formulär, rapporter, makron eller kod för att arbeta med informationen i Access 2010.

Överst på sidan

Uppslagsdata

I Access skapas också länkade tabeller för alla uppslagslistor automatiskt (om inte uppslagslistorna redan är länkade till databasen). Om uppslagslistorna innehåller kolumner som hämtar värden i andra listor tas även dessa listor med i länkningen, så att uppslagslistan för varje länkad tabell har en motsvarande länkad tabell i databasen. I Access skapas också relationer mellan sådana länkade tabeller.

Överst på sidan

Strukturella förändringar

Precis som med andra typer av länkade tabeller kan du inte lägga till, ta bort eller ändra fälten i en länkad tabell när du arbetar i Access. Om du vill ändra strukturen, till exempel ta bort eller ändra en kolumn, måste du öppna listan på SharePoint-webbplatsen. Från Access kan du gå till inställningssidan för SharePoint-listan om du vill ändra liststrukturen. Högerklicka på Access-tabellen i navigeringsfönstret, peka på Fler alternativ och klicka på Ändra kolumner och inställningar.

Strukturändringar som görs i en SharePoint-lista visas inte automatiskt i den länkade tabellen. Du uppdaterar en länkad tabell med den senaste liststrukturen genom att högerklicka på Access-tabellen i navigeringsfönstret, peka på Fler alternativ och klicka på Uppdatera lista.

Överst på sidan

Prestanda

Eftersom data från länkade SharePoint-listor automatiskt synkroniseras med lokala tabeller, och användare alltid arbetar med lokala data, har prestanda för länkade Access-tabeller förbättrats jämfört med tidigare versioner av Access.

Överst på sidan

Massredigering

Om du synkroniserar en SharePoint-lista med Access 2010 blir det mycket lättare att utföra massändringar av SharePoint-listdata. Om du vill lägga till, uppdatera eller ta bort stora mängder data i en SharePoint-lista kan du köra en tilläggs-, uppdaterings- eller borttagningsfråga i Access 2010 och därefter öppna eller uppdatera SharePoint-listan.

Överst på sidan

Arbeta med data offline och lösa konflikter

Om du behöver ta med dig arbete hem eller när du reser kan du arbeta offline med dina länkade SharePoint-listor genom att använda Access 2010. Du kanske till exempel behöver kunna tillhandahålla en reservdelskatalog till en kund när du inte är på kontoret. Du kan arbeta med data i Access 2010 och synkronisera dina ändringar när du senare återansluter till SharePoint-webbplatsen.

Om konflikter uppstår, till exempel om någon annan uppdaterar samma post på servern eller medan personen ifråga också arbetar offline, kan du lösa konflikten när du ansluter på nytt med hjälp av dialogrutan Lös konflikter. Den här dialogrutan innehåller information om konflikten, till exempel orsaken till felet, och alternativ som du kan använda för att försöka skicka din information igen eller ångra dina ändringar. Om det finns flera fel kan du visa närmare information om varje fel genom att klicka på knapparna Föregående och Nästa i dialogrutan. Vissa fel kan endast lösas genom att du ångrar dina ändringar.

Överst på sidan

Att tänka på vid synkronisering av data

Följande tabell innehåller några viktiga aspekter att tänka på när du synkroniserar data mellan en SharePoint-lista och en länkad Access-tabell.

Funktion

Jämförelse

Kolumner

Access stöder inte fler än 256 fält i en tabell, därför innehåller länkade tabeller bara de första 256 kolumnerna.

Mappar

Varje mapp i SharePoint-listan visas som en post i Access-tabellen. Element i mappen visas också som poster, direkt under posten som motsvarar mappen.

Uppslagskolumner

Om en kolumn slår upp värden i en lista som inte ingår i databasen skapas en länkad tabell automatiskt för den relaterade listan.

Obs!: En kolumn av typen Person eller Grupp är en särskild typ av uppslagskolumn som slår upp värden i listan med användarinformation. Om du länkar till en lista som innehåller en person- eller gruppkolumn skapas en länkad tabell automatiskt för listan med användarinformation.

Beräknade kolumner

Resultatet av beräkningar i en kolumn visas i motsvarande fält, men det går inte att visa eller ändra beräkningsformeln i Access.

Bifogade filer

Listans kolumn för bifogade filer visas som fältet Bifogade filer.

Skrivskyddade kolumner

Kolumner som är skrivskyddade i en SharePoint-lista skrivskyddas också i Access. Dessutom kanske det inte går att lägga till, ta bort eller ändra kolumner i Access.

Flervärdeskolumner

En kolumn av typen Alternativ eller Uppslag kan innehålla flera värden. För sådana kolumner skapas fält som har stöd för flera värden. Uppslagskolumner för flera värden skapas i den länkade tabellen om kolumnen är av typen Uppslag.

Listor som inte stöds

Följande typer av listor stöds inte:

  • Undersökningar

  • Diskussionstavlor

Överst på sidan

Synkronisera en SharePoint-lista med Access

  1. Navigera till den SharePoint-webbplats som innehåller den lista som du vill synkronisera med ett kalkylprogram.

  2. Klicka på listans namn i Snabbstart eller klicka på Webbplatsåtgärder, klicka på Visa allt webbplatsinnehåll och klicka på listans namn i rätt listområde.

    Obs!: Du kan ändra ganska mycket av utseendet och navigeringsmöjligheterna på en SharePoint-webbplats. Om du saknar t.ex. ett kommando, en knapp eller en länk kontaktar du administratören.

  3. Klicka på fliken Lista i menyfliksområdet och klicka sedan på Öppna med Access i gruppen Ansluta och exportera.

  4. Ange en plats för den nya eller befintliga databasen eller klicka på Bläddra och leta upp en databas.

  5. Markera Länka till data på SharePoint-webbplatsen och klicka på OK.

    Obs!:  Du kan också klicka på Exportera en kopia av data. När du exporterar data görs en engångskopiering av aktuella data, och ingen ytterligare synkronisering sker mellan den Access-tabell som skapas och SharePoint-listan (till skillnad från om du länkar data).

  6. Om du uppmanas att bekräfta åtgärden klickar du på OK.

  7. Klicka på Öppna i dialogrutan Filhämtning.

  8. Om du får frågan om dataanslutningar ska aktiveras på din dator klickar du på Aktivera om du tror att det är säkert att aktivera anslutningen till data på SharePoint-webbplatsen.

I Access 2010 skapas en Access-tabell som är länkad till SharePoint-listan, en UserInfo-tabell och ytterligare länkade tabeller om SharePoint-listan innehåller uppslagskolumner.

Överst på sidan

Uppdatera synkroniserade data

Varje gång du öppnar den synkroniserade SharePoint-listan eller den länkade Access-tabellen visas aktuella data. Om du vill vara säker på att du ser den senaste informationen när SharePoint-listan eller den länkade Access-tabellen är öppen kan du uppdatera data manuellt.

Uppdatera synkroniserade data genom att göra något av följande:

  • Gå till fliken Start i menyfliksområdet för den länkade Access-tabellen i Access 2010. Klicka på Uppdatera i gruppen Poster och klicka sedan på Uppdatera.

  • Gör något av följande från SharePoint-listan:

    • Klicka på fliken Lista i menyfliksområdet i databladsvyn och klicka sedan på Uppdatera data i gruppen Datablad.

    • Klicka på Uppdatera eller tryck på F5 i standardvyn eller i adressfältet i Internet Explorer.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×