Stöd införandet av Project Online med en projekthanteringsavdelning (PMO)

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

< Mer hjälp för Project

Vad är en PMO?

Så du tänker använda Project Online i din verksamhet. Hur har du tänkt att använda det, eller för att uttrycka det på ett bättre sätt: vad är det för slags verksamhetsproblem som du försöker att lösa? Några exempel kan vara:

  • Mina chefer vill ha bättre insyn i projektets status.

  • Jag behöver ett bättre sätt att hantera mina resurser och koppla dem till projekt.

  • Jag vill enkelt kunna hålla reda på tiden som personer spenderar på sina uppgifter.

  • Jag vill ha ett mer robust sätt att spåra projektdata än att använda Excel-kalkylblad.

Organisationer som har lyckats bäst med att använda Project Online för att ta itu med verksamhetsproblem är de som skapar en uppsättning standarder, processer och rekommendationer för hur projekt ska hanteras i organisationen. Den person eller grupp som skapar och hanterar dessa regler gällande projekthantering kallas ibland för PMO (projekthanteringsavdelning).

Vad gör en PMO?

I de större företagen kan en PMO bestå av en avdelning som har hand om problem som rör projekthantering i organisationen, t.ex. styrning av projekthantering, implementering, utbildning, undersökning av projekthanteringsbehov eller att avgöra det bästa sättet att skapa användbara rapporter. I små och medelstora företag kan en PMO variera från en person till en liten grupp människor, men kan även anpassas för att försöka att ta itu med samma problem som de som återfinns i stora företag. De gemensamma målen för alla PMO:er omfattar emellertid att:

  • Driva och sprida användning av projekthanteringssystemet.

  • Förenkla projekthantering för organisationens användare genom att automatisera processer i verktyget.

  • Skapa policyer, procedurer och bästa praxis kring projekthanteringsfunktioner.

  • Att vara ämnesexperter inom projekthantering genom att fungera som ett ”kompetenscentrum” för allt inom projekthantering, och att tillhandahålla utbildning inom bästa praxis och verktyg för projekthantering.

  • Att vara stärkt av finansiering från ledningen för att göra och genomdriva förändringar genom deras rekommendationer.

Är du fortfarande förvirrad? Låt oss backa ett steg och använda ett exempel som andra kan relatera till – hur en familjeförsörjare tar hand om sin egen familj:

Behöver

Projekthanteringsavdelningen

Familj

PMO – Information

Projekthanteringsavdelningen hjälper till att upprätta ett effektivt sätt att leverera information till projektets intressenter via projektstatus och hälsorapporter. Det här kan innefatta undersökning av rapporteringsbehov, flytta data som krävs av systemet och att upprätta arbetsflöden för att säkerställa att de data som krävs för återkommande rapporter kommer till systemet i tid.

De ansvariga för hushållet kommer att behöva information om hur det går:

  • Kvartalsrapporter om barnens studier.

  • Månadsvisa kontoutdrag för att se hur det ligger till med ekonomin.

  • Årliga läkarbesök för att följa familjemedlemmarnas hälsa.

PMO – Information om vem som gör vad

Projekthanteringsavdelningen skapar processer för att få rätt data till projekthanteringssystemet för att tillhandahålla status på projektnivå till projektledare. Det förser även vägledning och bästa praxis gällande resurshantering.

Personer i familjen kommer att behöva att veta vem som gör vad. Detta kan innefatta:

  • Vem som ska plocka upp barnen från skolan, rasta hunden på kvällarna, laga middag, osv.

  • Om någon inte kan utföra sina vanliga uppgifter måste du veta vem som kan ta över deras uppgifter.

  • Det underlättar att visa allas schema för arbete och skola, samt tillgänglighet, på en central familjekalender. På det här sättet är det enkelt att se vem som kan schemaläggas för vad.

PMO – Forum för samarbete

Projekthanteringsavdelningen hjälper till att skapa webbplatser för projektsamarbete och anpassa dem för att bäst passa behoven hos webbplatsens användare.

Familjemedlemmar kommer att behöva ett forum där de kan samarbeta genom att till exempel:

  • Publicera viktiga händelser på en väggkalender i köket

  • Tala med varandra dagligen vid middagsbordet.

PMO – Utvärdera och minska risk

Projekthanteringsavdelningen är ansvarig för att konfigurera ett system för att sköta riskhantering.

De ansvariga för hushållet kan behöva planera för att minska risker genom att:

  • Avgöra försäkringsbehov för hälsosyfte.

  • Köpa ett medlemskap i ett hälsocenter.

  • Spara in mer för pensionen.

PMO – Fastställa regler och processer

Projekthanteringsavdelningen tittar på aktuella processer och arbetsflöden, och finner en metod för att automatisera dem via projekthanteringsverktyget som implementeras. Ett av dessa kan t.ex. handla om att fastställa drivrutiner för att välja vilka projekt som ska satsas på utifrån en viss budget (portföljanalys).

Ansvariga för hushållet kommer att upprätta regler och processer för familjen, som kan innefatta:

  • Att bestämma när barnet/barnen ska vara hemma eller sova

  • Ha flera faktorer i åtanke för att avgöra vilka inköp som kan göras (t.ex. "Ska vi köpa en bil, fixa taket eller åka på semester i år?").

  • Att ställa in timer på gräsmattans bevattningsystem.

  • Att bestämma när i veckan man ska handla mat och uträtta ärenden.

En projekthanteringsavdelning gör projekthanteringen i ett företag effektivare genom att göra till exempel följande:

  • Samla in information för att definiera vilka projekthanteringskrav som gäller för organisationen. Genom att exempelvis analysera organisationens affärsbehov, utforma processer för att tillgodose dessa behov och sedan mappa dessa processer till inställningar eller arbetsflöden i Project Online.

  • Regelbundet bestämma vilka data som är viktiga att granska, och samarbeta med projektadministratören för att dela dessa data med intressenter. Genom att exempelvis bestämma vilka data som krävs och vilken process som behövs för att få in datan i systemet, för att sedan kunna skapa en veckovis projektstatusrapport för att förse intressenter med en sammanfattning av status för pågående projekt.

  • Skapa regler för processer och arbetsflöden. Genom att exempelvis fastställa ett arbetsflöde där projektidéer genomgår en godkännandeprocess för att bli projekt i Project Online.

  • Flytta befintliga data från ditt nuvarande projekthanteringssystem till ett nytt. Genom att exempelvis söka efter det enklaste sättet att flytta resurs- och projektdata från Microsoft Excel-kalkylblad till Project Online, eller från Project Professional på varje persons dator till en centraliserad Project Online-miljö.

  • Tillhandahålla stöd för projektportföljhantering som underlättar projektprioritering och -prognosticering. Som de flesta företag har ni många projekt ni vill genomföra, men med en begränsad budget och begränsade resurser. Ni behöver ett sätt att avgöra vilka projekt som ni bör gå vidare med. Projektkontoret kan hantera projekt och programurval för att säkerställa att framtida investeringar är i linje med organisationens strategiska mål och tillväxtvision.

  • Hantera de känslomässiga förändringarna som användare kan ställas inför när de flyttar från sina aktuella projekthanteringssystem som de har vant sig vid. Genom att exempelvis på ett sympatiskt sätt övertyga projektledare till att gå från sin gamla process av att spara sina projektfiler på sina hårddiskar och dela dem genom att visa dem fördelarna med att publicera dem på Project Online. Projekthanteringsavdelningen kan göra detta genom att tillägna mer tid åt att övertyga flera högre projektledare först, och sedan hoppas på att deras inflytande över andra projektledare bidrar till att driva förändringsprocessen.

  • Hantera de tekniska utmaningarna som är förknippade med förändring genom att erbjuda goda utbildningsalternativ.

Varför behöver jag en projekthanteringsavdelning?

I exemplet med familjen kan konsekvenserna av att inte ta itu med några av behoven vara otrevliga. Att exempelvis inte kontrollera barnets betyg när det kommer kan leda till antagandet om att allt är bra, när det i själva verket skulle behövas mer tid för läxor eller en handledare. Likaledes kan distribution av Project Online utan att man har skapat en enhet för att underlätta standardisering och användning också ha skadliga konsekvenser. Upprättandet av en projekthanteringsavdelning kommer att öka möjligheterna för att distributionen av Project Online ska lyckas. Beroende på dina mål kan det här innebära ökad effektivitet inom projekthantering (t.ex. fler projekt slutförs i tid), vilket vanligtvis associeras med lägre kostnader för att hantera projekt (t.ex. fler projekt slutförs i tid eller utan att ha nått budgeten).

Vad är de första stegen i att skapa en projekthanteringsavdelning?

De första stegen i att skapa en projekthanteringsavdelning har antagligen redan uppfyllts om du har ansträngt dig i att leta efter den här artikeln. Om du är intresserad av att flytta till Project Online har du troligtvis redan en uppfattning om hur det kan förbättra effektiviteten eller lösa ett problem i företaget. När du tar steget mot att formalisera projekthanteringsavdelningen bör du tänka på följande:

Definiera vad du vill att projekthanteringsavdelningen ska göra

Det huvudsakliga målet med Projekthanteringsavdelningen kommer att vara att lösa ett visst företag problem? Du kanske vill implementera en tidrapportsystem för att få bättre kontroll över kostnadsanalyser. Eller så kanske har projektet data spridas över två eller till och med tre olika program och vill konsolidera data i ett enda system så att du kan hålla kan ge bättre insyn i genomförandet av projekt. Eller det bero på att du får du vägledning för hantering av pågående projekt och project manager utbildning behov. När du förstå varför Projekthanteringsavdelningen behövs kan vara det mycket enklare att hitta kraven finns i Skapa och underhålla den.

Få finansiering från ledningen

Se till att du har stöd från någon på en hög position. Det är viktigt att projekthanteringsavdelningen har finansiering från ledningen, eftersom avsaknaden av finansiering från ledningen är ett av skälen till varför projekthanteringsavdelningar misslyckas. Det är jättebra om du redan har en chef som känner till fördelarna och vikten av vad du försöker att åstadkomma! Annars är ett av de bästa sätten att vinna över dem till din sida att visa dem fördelarna med att flytta till ett projekthanteringssystem som t.ex. Project Online. Du kan göra det här genom att visa dem vilka företagsproblem som kommer att lösas. Du kanske redan har gjort detta till viss del när du först utvärderade Project Online, men du kan verkligen finna allierade i ledningen om du kan visa dem hur det fungerar med dina egna data i en demonstrationsmiljö. Att lyfta fram fördelar är nödvändigt för att få finansiering från ledningen.

Stark finansiering från ledningen kan även tjäna till att avvärja motviljan som användare kan känna inför att flytta från något som de är bekanta med, till ett nytt projekthanteringssystem, som t.ex. Project Online. Att sprida och främja fördelarna till andra inflytelserika intressenter, som till exempel projektledare, kan även bidra till att bryta känslomässiga band som andra användare har till systemet du flyttar från.

Bygga upp ett team

Följande är ansvar som måste uppmärksammas av roller i projekthanteringsavdelningen om du försöker att upprätta en projekthanteringsavdelning i ett stort eller litet företag:

Roll

Beskrivning

Driv igenom planen för antagandet av Project Online

Om du håller på att implementera Project Online, måste någon resurstilldelning påverkar det övergripande planen. Precis som med alla projekt måste planen för antagandet en ägare för att säkerställa att nödvändiga uppgifter samtalscenter och slutförd.

Undersök projekthanteringsbehov

Den här personen kommer att bedöma kraven på projekthantering inom organisationen. Den här personen måste tala med användare i hela företaget och på alla avdelningar för att ta reda på hur de för närvarande hanterar projekt, vad de kommer att ha för krav och hur dessa kan förbättras med implementeringen av Project Online. Dessa krav måste förmedlas till projektadministratören så att de kan implementeras ordentligt i Project Online. Den här personen måste ha god förmåga att hantera projekt, men bör också vara en person som är en god kommunikatör. Det är fullt möjligt att personer i företaget är känslomässigt förbundna till processen som du försöker att flytta dem från, så den här personen måste kunna ta itu med detta genom att visa dem hur det nya systemet kommer att göra det lättare för dem.

Utbildning, dokumentation och support

Den här personen kommer att utvärdera användarnas expertisnivå, och kommer att ansvara för att tillhandahålla utbildningsresurserna som krävs för att använda produkten. Det kan innefatta att skapa rollbaserad utbildning för projektadministratörer, projektledare, gruppledare och gruppmedlemmar. Även om det mesta av ditt arbete kanske går ut på att sammanställa utbildning åt projektledare eller administratörer, så är det möjligt att snabbreferenser, diagramblad, checklistor eller korta självstudiekurser är mest effektivt för gruppledare och gruppmedlemmar. Du måste också komma på hur du kan erbjuda support inom företaget till användarna, och en metod för att eskalera mer komplicerade frågor genom rätt kanaler.

Samordnare för IT-avdelning

Samarbete med IT-avdelningen är nödvändigt för att få dem att bidra i registreringen, installationen och konfigurationen av Project Online. Om du bara är i färd med att utvärdera Project Online kan detta vanligtvis skötas av någon från IT-avdelningen relativt enkelt genom att läsa dokumentationen Komma igång med Project Online.

Projekthanteringsavdelningen kommer att behöva att arbeta med IT-avdelningen för att hantera dessa två områden:

  • Office 365-administration: projekthanteringsavdelningen kommer att behöva att arbeta med Office 365-administratören för att koppla användare och licenser.

  • Project Online-administration: projekthanteringsavdelningen kommer också att behöva att arbeta med en Project Online-administratör gällande saker som t.ex. anpassade fält, resurser och konfiguration av tidrapporter. De kan också behöva arbeta med projekthanteringsavdelningen för att implementera processer i Project Online via arbetsflöden.

Vissa projekthanteringsavdelningar i större företag har också projektledare som kan bli inkopplade för att styra vissa projekt som behöver stöd. Detta kan handla om allt från att ge råd till projektägaren, till att verkligen tar över ägarskap, beroende på projektets omfattning.

Skapa en uppdragsbeskrivning för projekthanteringsavdelningen

Alla projekthanteringsavdelningar bör ha en uppdragsbeskrivning. Uppdragsbeskrivningen kommer att vara mycket enklare att skapa om du redan har gjort en bedömning av behovet för projekthanteringsavdelningen. Titta på företagets befintliga uppdragsbeskrivning, och försök att skapa en som passar in väl med den. Den behöver inte vara alltför komplicerad, men nog för att ge en grundläggande förståelse av varför projekthanteringsavdelningen finns och vad dess roll är i företaget.

Skapa en plan för att bygga projekthanteringsavdelningen

Efter att du har definierat uppgifterna som krävs för att skapa projekthanteringsavdelningen, så kanske du vill skapa en övergripande projektplan för den. Se på skapandet av projekthanteringsavdelningen som ett stort projekt, med tillhörande uppgifter, varaktighet och tilldelningar. Projektplanen kommer att bli mer definierad i takt med att du betar av några av de inledande uppgifterna, som t.ex. att göra en bedömning av miljön. Projektplanen förser projekthanteringsavdelningen med ett sammanställningsschema för att hålla reda på vad du har gjort, vad du arbetar med och vad du har kvar att göra för att skapa projekthanteringsavdelningen. Så här kan exempelvis ett par uppgifter för skapande av projekthanteringsavdelningar i en Project Online-projektplan se ut:

PMO-projektplan i Project Online

Läs mer om projekthanteringsavdelningar

Det kan kännas som en överväldigande uppgift att skapa en projekthanteringsavdelning om du inte redan har en. Även om företagets behov och krav kommer att driva projekthanteringsavdelning, så måste du lära dig hur man skapar ett ramverk för att etablera och utveckla projekthanteringsavdelningen. Beroende på dina mål så kanske du vill undersöka de olika process- och industrimetoderna som är förknippade med projekthanteringsavdelningar, eller se vilken PMO-modell som passar dig bäst. Det finns många böcker, kurser och resurser på nätet om hur du skapar och hanterar projekthanteringsavdelningar som kan hjälpa dig i ditt arbete.

Om du försöker att konfigurera en projekthanteringsavdelning och behöver hjälp kan du kontakta en certifierad Microsoft-partner eller Microsofts konsulttjänster. Vi har även interna konsulter på Microsoft med utmärkt erfarenhet av att konfigurera projekthanteringsavdelning för små, medelstora och stora företag.

Vad händer nu?

Är du redo att starta projekthanteringsavdelningen? Förhoppningsvis insåg du efter att ha läst den här artikeln att en projekthanteringsavdelning är en investering som kommer att vara väl värd tiden och pengarna. Det kommer att krävas mycket samarbete med anställda i företaget, och det kommer att vara viktigt att ha en högt uppsatt bundsförvant. Det kräver också att du söker efter mer information om hur du konfigurerar en projekthanteringsavdelning via de många resurser som finns tillgängliga. Hjälp finns att få hos Microsoft Certified Partners och Microsoft Consulting Services.

Om du arbetar i ett mindre företag kan omfattningen av allt detta verka överväldigande. Du kanske inte har resurserna som krävs för att anställa en person som ska ansvara för varje PMO-roll som anges i tabellen ”Bygga upp ett team”, och det behöver du inte heller. Men du bör vara medveten om att detta ansvar måste uppmärksammas vid något tillfälle, och i en utsträckning som passar dina behov. Observera också att det arbete som krävs kan anpassas efter företagets storlek och mål. En projekthanteringsavdelning i ett mindre företag kanske bara behöver träffa några projektledare i deras företag för att bedöma deras behov, kontra flera avdelningar med olika behov i ett större företag.

Etablering av en projekthanteringsavdelning kan bidra till att göra Project Online framgångsrikt, och användning av Project Online kan bidra till att projekthanteringsavdelningen blir framgångsrik. Lycka till med dina implementeringar!

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×