Sortera poster i egen ordning

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Ibland kanske du vill sortera data i någon annan ordning än alfabetisk eller nummerordning, till exempel en egen eller logisk ordning. Att till exempel sortera veckodagarna så att måndag visas först är mer logiskt än att sortera dem i bokstavsordning, då fredag skulle visas först. Du kan sortera data i databladsvyn för en tabell eller fråga eller i formulärvyn för ett formulär.

Vad vill du göra?

Sortera en liten, begränsad antalet unika fältvärden

Sortera ett stort antal unika fältvärden

Sortera ett litet, begränsat antal unika fältvärden

I den här proceduren ska du skriva ett uttryck som använder funktionen IIf för att rangordna dina anställdas befattningar.

Skapa först en tabell som innehåller tre fält – Befattning, Förnamn och Efternamn. I fältet Befattning skriver du följande värden för fyra nya poster:

  • Försäljningskoordinator

  • Försäljningschef

  • Försäljare

  • Vice vd, försäljning

I fälten Förnamn och Efternamn skriver du valfria namn för de fyra posterna.

  1. Öppna tabellen i databladsvyn.

  2. Klicka på Avancerat på fliken Start i gruppen Sortera och filtrera och klicka sedan på Avancerat Filter/sortering.

  3. Lägg till de fält som du vill ha, till exempel Förnamn, Efternamn och Befattning i rutnätet.

  4. Högerklicka på raden Fält i den första tomma kolumnen, klicka på Zooma och skriv följande uttryck:

    OOM ([Rubrik] = "VD, Sales", 1, OOM ([Rubrik] = "Försäljning Manager", 2, OOM ([Rubrik] = "Säljare", 3, OOM ([Rubrik] = "inuti försäljning samordnare", 4, 5)))

    Befattning är namnet på fältet som innehåller värdena som ska rangordnas. Värdena inom citattecken är de enskilda värdena som lagras i fältet. Det numeriska värdet är den tilldelade rangordningen. I uttrycket ovan tilldelas 1 till och med 4 till fyra olika befattningar, och 5 tilldelas till alla andra. När du utför sorteringen tilldelas alla befattningar som inte anges i uttrycket samma rangordning (5).

  5. Klicka på Stigande i raden Sortera för kolumnen som innehåller uttrycket.

  6. Klicka på Filter av / på fliken Start i gruppen Sortera och filtrera.

    Funktionen IIf returnerar det numeriska värde som motsvarar värdet i fältet Befattning. Om till exempel värdet i fältet Befattning är Försäljningschef är det tilldelade numret lika med 2. Om det finns ett värde i fältet Befattning som inte finns med som argument i funktionen – till exempel Distriktskoordinator – tilldelas det nummer 5. Frågan sorterar sedan dessa nummer i stigande ordning.

Överst på sidan

Sortera ett stort antal unika fältvärden

Om du har ett stort antal värden som ska rangordnas, är det bättre att sortera data genom att skapa en uppslagstabell.

Anta att tabellen Anställda refererar till fler än 50 befattningar. Då ska du först skapa en uppslagstabell och förbereda den befintliga tabellen på att slå upp i den nya tabellen. Sedan relaterar du de två tabellerna och skapar en fråga.

Skapa en uppslagstabell och ändra den befintliga tabellen

  1. Skapa en ny uppslagstabell som ska innehålla befattningarna. Ge tabellen namnet tblBefattningar och ange fälten till de datatyper som visas inom parentes, enligt följande tabell:

TitleID
(räknare)

Rubrik
(Text)

1

Vice vd, försäljning

2

Försäljningschef

3

Försäljare

4

Försäljningskoordinator

  1. Ange fältet Befattningsnr som primärnyckel.

  2. Ändra tabellen Anställda så att den använder tblBefattningar som uppslagstabell.

    • Ändra namnet på fältet Befattning till Befattningsnr i designvyn.

    • Ändra Datatyp till Tal i kolumnen Datatyp.

  3. Ändra Fältstorlek till Långt heltal under Fältegenskaper på fliken Allmänt.

  4. Spara tabellen och ignorera varningen om att du kan förlora data.

  5. Växla till databladsvyn.

  6. Fyll i kolumnen Befattningar med det Befattningsnr-värde som motsvarar befattningsvärdet.

    För till exempel poster där värdet på Befattning är Försäljningschef ska du skriva 2. För Säljare skriver du 3.

  7. Spara och stäng tabellen.

Relatera de två tabellerna

  1. Klicka på Relationer i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

  2. Tabellnamn på fliken Design i gruppen Visa/Dölj.

  3. Markera tblBefattningar och Anställda och klicka på Lägg till för att lägga till dem i fönstret Relation. Stäng dialogrutan Visa tabell.

  4. Dra fältet Befattningsnr från tabellen tblBefattningar till fältet Befattningsnr i tabellen Anställda.

    Dialogrutan Redigera relationer öppnas.

  5. Se till att fältnamnet Befattningsnr visas i båda kolumnerna och att dialogrutan Relationstyp innehåller 1:N. Du kan ändra fältnamnen om det behövs.

  6. Markera kryssrutan Referensintegritet.

  7. Skapa relationen genom att klicka på Skapa.

    Dialogrutan Redigera relationer stängs och ändringarna sparas.

  8. Stäng fliken Relationer.

Skapa en fråga

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

  2. Klicka på fliken Tabeller i dialogrutan Visa tabell, dubbelklicka på Anställda och sedan på tblBefattningar.

  3. Stäng dialogrutan Visa tabell.

  4. Lägg till fälten Anställningsnr, Efternamn och Förnamn från tabellen Anställda och fältet Befattning från tabellen tblBefattningar i frågerutnätet.

  5. Växla till databladsvyn.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×