Sortera poster efter text, numeriska värden eller datumvärden

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Datasorteringen spelar en stor roll när du vill göra en rapport eller ett formulär effektivt och lättanvänt. En produktkatalog som till exempel visar produkterna i alfabetisk ordning eller utifrån styckpris är mycket enklare att använda än en med slumpmässig ordning.

I det här avsnittet förklaras hur du sorterar poster när du visar och designar en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport.

Artikelinnehåll

Introduktion

Sortera poster i en vy

Ta bort en sorteringsordning

Spara en sorteringsordning tillsammans med ett objekt

Inledning

Flera av listorna som du ser till vardags är redan sorterade eller så kan du själv sortera dem som du vill. En kalender är sorterad efter datum. När du å andra sidan söker efter flygbiljetter eller bläddrar bland elementen i din e-post, kan du sortera efter flera olika fält. Du kan sortera biljetter efter pris, avgångstid eller flygbolag, och du kan sortera elementen i e-posten efter avsändare, ämne eller datum. En sorterad lista gör det enklare för användarna att granska och hitta det de vill ha utan att behöva söka igenom all information.

Du kan sortera posterna i en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport efter ett eller flera fält. Med en aning designarbete kan du och de som använder formuläret eller rapporten välja hur posterna ska sorteras.

När du till exempel designar en rapport med en produktkatalog, kan du välja att visa produkterna i alfabetisk ordning. Den ordning som du väljer när du designar ett objekt blir objektets standardsorteringsordning. Men när frågan eller rapporten visas, kan alla användare sortera posterna som de själva vill, till exempel efter pris eller leverantör.

Obs!: En vy kan sorteras efter valfritt fält som visas i vyn, förutom fält som innehåller bifogade filer eller OLE-objekt.

Du kan finjustera resultatet genom att sortera posterna efter flera fält. När du gör det är det viktigt att identifiera det som kallas för de yttersta och innersta sorteringsfälten. Du måste beteckna lämpliga fält som innersta och yttersta sorteringsfält för att kunna få det resultat som du vill ha. Anta att du vill sortera tabellen Kontakter efter fälten Förnamn och Efternamn. Om du vill att förnamnen ska sorteras från A to Ö (eller Ö till A) inom varje efternamn, är Förnamn det innersta fälten. Om du å andra sidan vill att efternamnen ska sorteras inom varje förnamn, är Efternamn det innersta fältet. Det innebär att posterna sorteras först (ytterst) efter Efternamn och därefter (innerst) efter fältet Förnamn.

Innersta och yttersta sorteringsfält

1. Efternamn är det yttersta fältet och Förnamn är det innersta fältet

2. Förnamn är det yttersta fältet och Efternamn är det innersta fältet

En sak som du måste komma ihåg när du använder en sorteringsordning, är att tal, text och specialtecken sorteras enligt de valda språk- och nationella inställningarna på datorn. Om de språk- och nationella inställningar som anges i dialogrutan Programinställningar inte matchar de som anges i Kontrollpanelen, kanske sorteringsordningen blir fel.

Granska eller ändra standardvärden för nationella inställningar

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen om du vill granska språkinställningarna i Access och klicka sedan på Access-alternativ. Under Konfigurera, granska eller ändra värdet i rutan sorteringsordning för ny databas. Ställ in alternativet på Allmänt om du vill använda något av dessa språk – Afrikaans, Albanska, arabiska, Baskiska, bulgariska, vitryska, katalanska, nederländska, engelska, färöiska, persiska, tyska, grekiska, hebreiska, Hindi, indonesiska, italienska, Malajiska, portugisiska, ryska, serbiska, Swahili och Urdu. Observera att den här inställningen påverkar endast nya databaser. Du vill använda den här inställningen till en befintlig databas, första Komprimera databasen.

Så här komprimerar du databasen:

  • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen , peka på Hantera och klickar sedan på Komprimera och reparera databas under Hantera den här databasen.

Om du vill granska de nationella inställningarna för datorn öppnar du Nationella inställningar och språkinställningar i Kontrollpanelen. Granska och ändra önskade inställningar på fliken Nationella inställningar. Mer information finns i hjälpen till Microsoft Windows.

Överst på sidan

Sortera poster i en vy

Obs!: I Access sorteras en rapport lite annorlunda än en tabell, en fråga eller ett formulär.

Sortera en rapport

Sortera en tabell, en fråga eller ett formulär

Sortera en rapport

  1. Öppna en rapport i layoutvyn eller designvyn.

  2. Om fönstret Gruppera, sortera och summera inte är öppen klickar du på Gruppera och sortera i gruppen gruppering / summor (på fliken Format i layoutvyn) eller på fliken Design i designvyn.

  3. Gör något av följande:

    • Om rapporten varken är grupperad eller sorterad klickar du på Lägg till en grupp i fönstret Gruppera, sortera och summera och markerar sedan det yttersta sorteringsfältet. Klicka på pilen för den andra nedrullningsbara listrutan och välj hur värdena ska ordnas. Klicka på Mer och sedan på pilen till höger om med ett rubrikavsnitt och markera utan ett rubrikavsnitt. Upprepa dessa steg för varje sorteringsfält, med det innersta sorteringsfältet längst ned.

    • Om rapporten redan är grupperad eller sorterad, granskar du de befintliga nivåerna och ändrar noggrant. Om du vill ändra ett fält, använder du pilen för den första nedrullningsbara listrutan. Om du vill ändra ordning, klickar du på pilen för den andra listrutan. Om du vill ändra grupperingsnivå till enbart en sorteringsnivå, ändrar du med ett rubrikavsnitt till utan ett rubrikavsnitt.

Tips: Om du vill sortera en rapport efter ett enda fält öppnar du rapporten i layoutvyn, högerklickar på fältet och markerar önskat sorteringskommando. Om du till exempel markerar fältet Ålder, klickar du i Sortera från minsta till största eller Sortera från största till minsta. Om rapporten är grupperad eller om du vill sortera efter flera fält, måste du använda fönstret Gruppera, sortera och summera.

Sortera en tabell, en fråga eller ett formulär

  1. Identifiera fälten som du vill sortera efter. Om du vill sortera efter två eller flera fält, identifierar du fälten som ska fungera som de innersta och yttersta sorteringsfälten.

  2. Högerklicka någonstans i kolumnen eller kontrollen som motsvarar det innersta fältet, och klicka på ett sorteringskommando. Kommandona varierar beroende på vilken datatyp som finns i det markerade fältet.

    Obs!: När du sorterar data för ett fält som är av datatypen Ja/nej, är värdet "Ja", "Sant" eller "På" lika med "Markerad". Värdet "Nej", "Falskt" eller "Av" är lika med "Avmarkerad". Standardvisningen för den här typen av fält är en kryssruta, men du kan ange att det ska visas som en textruta eller kombinationsruta. Om du ändrar visningen för den här typen av fält till en textruta eller kombinationsruta, sorteras det ändå som "Markerad" eller "Avmarkerad".

    Sorteringsalternativ

    1. Tal, Valuta och Räknare

    2. Text, PM och Hyperlänk

    3. Ja/Nej

    4. Datum/tid

  3. Upprepa föregående steg för alla sorteringsfält och sluta med det yttersta sorteringsfältet.

    Posterna ordnas efter sorteringsordningen.

    Obs!: Om ett textfält innehåller null- och tomma strängar, sorteras posterna med null-värden först, därefter de tomma stängarna och sedan poster med värden när de sorteras i stigande ordning.

    Lär dig mer om hur specialtecken, inledande blanksteg och negativa värden hanteras under sorteringen

    Om ett värde i ett fält inleds med ett specialtecken – till exempel bindestreck, parantes eller någon annan symbol – händer följande när du sorterar i stigande ordning:

    • Värden som inleds med ett blanksteg visas före alfanumeriska värden.

    • Värden inom citattecken kommer efter värden som inleds med blanksteg, men före alfanumeriska värden.

    • Värden som inleds med minustecken (-) visas före värden som inleds med plustecken (+).

    • För alla andra symboler bestäms ordningen utifrån tecknens ASCII-teckenkod. Koden för dollartecken ($) är exempelvis 36 och koden för likhetstecken (=) är 61, så värden som inleds med $ visas före värden som inleds med =.

      Om du vill åsidosätta den här ordningen, kan du ignorera det första tecknet i alla värden i fältet. Den här metoden fungerar om värdena i fältet alltid inleds med ett enstaka specialtecken, till exempel ett minustecken, eller med samma antal specialtecken – så att du vet hur många tecken som ska ignoreras. Steg-för-steg-anvisningar om hur du sorterar efter delar av värden, finns i artikeln Sortera poster utifrån delar av värden i ett fält. Om antalet tecken som ska ignoreras varierar, kan du ange en egen sorteringsordning. Steg-för-steg-anvisningar finns i artikeln Sortera poster i en egen ordning.

Kom ihåg att du inte kan ta bort en sorteringsordning från ett enskilt fält. Du tar bort sorteringsordningen från alla sorteringsfält genom att klicka på Ta bort alla sorteringar i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start och sedan tillämpa önskad sorteringsordning.

Fler sorteringsscenarier   

När du använder sorteringskommandona, används datatypen för fältet och de fullständiga värdena i varje fält för att fastställa ordningen på posterna. Men vad ska du göra om du vill sortera textvärden, till exempel måndag, tisdag och så vidare i en egen ordning och inte alfabetiskt? Eller om du vill sortera ett textfält som innehåller IP-adresser? I följande avsnitt finns mer information om de fall där sorteringskommandona inte räcker till:

  • Sortera poster utifrån delar av värden i ett fält Vill du sortera poster utifrån de första eller sista tecknen i ett fält? Om du klarar av att skriva enklare uttryck, får du i det här avsnittet en förklaring till hur du använder uttryck för att extrahera delar av värden.

  • Sortera poster i skiftlägeskänslig ordning I Access ignoreras textvärdenas skiftläge. Exempelvis värdena svensson och Svensson behandlas på exakt samma sätt, och du kan inte styra vilket som visas först. I det här avsnittet finns information om hur du sorterar skiftlägeskänsligt.

  • Sortera poster efter numeriska värden som lagras i ett textfält Ser du poster som är sorterade efter enskilda siffror och inte efter det numeriska värdet? Om till exempel poster med värdena 11 och 121 visas före värdena 2 och 25 läser du den här artikeln.

  • Sortera poster i egen ordning Om du vill sortera vissa värden, till exempel namn på dagar (måndag, tisdag och så vidare) eller befattningar (chef, arbetsledare) i en vettig ordning, läser du den här artikeln.

  • Sortera IP-adresser Ett fält som lagrar IP-adresser innehåller en mängd siffror och punkter (.), så en enkel text- eller numerisk sortering fungerar inte för IP-adresser. I det här avsnittet finns information om hur du sorterar IP-adresser.

Överst på sidan

Ta bort en sorteringsordning

  • Om du vill ta bort en sorteringsordning från en tabell, en fråga eller ett formulär klickar du på Ta bort alla sorteringar i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start.

    Då tas sorteringsordningen bort från alla fält i vyn.

  • Öppna fönstret Gruppera, sortera och summera genom att klicka på Gruppera och sortera i gruppen gruppering / summor (på fliken Format i layoutvyn, på fliken Design i designvyn) om du vill ta bort en sorteringsordning från en rapport. Därefter klickar du på Sortera nivå som du vill ta bort och klicka på Ta bort. En post som motsvarar ett sorteringsfält börjar med ord Sortera efter. Undvik att ta bort poster som börjar med alternativet Gruppera efter eftersom som ska ändra design på rapporten.

Överst på sidan

Spara en sorteringsordning tillsammans med ett objekt

Den senast använda sorteringsordningen sparas automatiskt tillsammans med tabellen, frågan, formuläret eller rapporten. Om du vill att den ska användas automatiskt nästa gång du öppnar objektet ser du till att egenskapen OrderByOnLoad för objektet anges till Ja.

Eftersom den senast använda sorteringsordningen ändras från gång till gång, kanske du vill definiera en permanent sorteringsordning (ett standardvärde). Du kan ange en standardsorteringsordning för en fråga eller rapport. Tänk på att även om standardsorteringsordningen inte skrivs över av den senast sparade sorteringsordningen, gäller den bara om den senast sparade sorteringsordningen tas bort från vyn.

  • Om du vill definiera en standardsorteringsordning för en fråga öppnar du den i designvyn. Lägg till sorteringsfälten i designrutnätet och ange sedan önskad ordning på raden Sortera.

  • Om du vill definiera en standardsorteringsordning för en rapport använder du fönstret Gruppera, sortera och summera i layoutvyn eller designvyn. Steg-för-steg-anvisningar finns i avsnittet Sortera en rapport.

Om du vill visa posterna sorterade i standardsorteringsordning, klickar du på Ta bort alla sorteringar i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start. Då tas det aktuella eller senast sparade filtret bort från vyn och du kan visa posterna i standardordningen.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×